Apa manfaat telepon conference pada perusahaan

Pengertian Teleconference

Mengutip dari merriam-webster.com, teleconference adalahpenyelenggaraan konferensi antara orang-orang yang jauh keberadaannya satu sama lain melalui perangkat telekomunikasi (seperti telepon atau terminal komputer).

Rapat adalah bagian penting dari pekerjaan, terutama jika Anda bekerja di bawah tim dalam sebuah perusahaan. Ini karena interaksi tatap muka (Face To Face) adalah standar tradisional yang menjadi dasar komunikasi dengan kelompok klien, dewan penasihat, dan kolega. Namun, pertemuan Face To Face mungkin merupakan cara yang kurang efisien dan mahal untuk menjalankan bisnis, terutama bila peserta harus menempuh jarak yang sangat jauh. Untuk itu, format pertemuan alternatif yang disebut teleconference lalu muncul dan menjadi solusi.

Mengutip dari joe.org, teleconference adalah komunikasi kelompok interaktif (tiga orang atau lebih di dua lokasi atau lebih) melalui media elektronik. Secara umum, teleconference dapat menyatukan orang dalam satu atap meskipun terpisah ratusan mil.Teleconference biasanya bersifat bisnis dan memerlukan fasilitator atau pemimpin untuk memimpin rapat. Mereka berguna untuk perusahaan yang beroperasi di banyak lokasi atau di berbagai negara di mana tidak semua anggotanya dapat hadir secara fisik di lokasi yang sama.

Montesari (2008:78) menyatakan teleseminar atau teleconference adalah sistem komunikasi langsung di antara beberapa orang yang biasanya dalam jarak jauh atau tidak dalam satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Menurut Frastian (2010:12) menyatakan bahwa teleconference juga dihubungkan dengan Video Streaming.

Video adalah teknologi pengiriman sinyal elektronik dari suatu gambar bergerak. Aplikasi umum dari sinyal video adalah televisi, tetapi dia dapat juga digunakan dalam aplikasi lain di dalam bidang teknik, saintifik, produksi dan keamanan. Sedangkan streaming adalah sebuah teknologi untuk memainkan ulang file audio (suara) dan video (gambar diam atau bergerak)
secara langsung ataupun dengan pre-recorder dari sebuah mesin server (web server).

Teleconference pertama kali diperkenalkan pada 1960-an oleh American Telephone dan Telegraph's Picturephone. Namun pada saat itu, tidak ada permintaan akan teknologi baru. Biaya perjalanan yang terjangkau dan konsumen tidak mau membayar biaya layanan bulanan untuk menggunakan telepon bergambar, yang dianggap lebih sebagai barang baru daripada sebagai alat komunikasi sehari-hari yang sebenarnya.

Teleconference hanya dapat memfasilitasi hubungan antar manusia dan tidak mengubah kompleksitas komunikasi kelompok. Meskipun mungkin lebih mudah bagi Anda untuk berkomunikasi dengan cara teleconference, namun cara ini juga mudah memancing atau menimbulkan miskomunikasi.

Jenis Dasar Teleconference

Saat ini, teleconference adalah metode pertemuan yang telah digunakan dalam banyak hal dan kesempatan. Terdapat tiga tipe dasar dari teleconference, yaitu:

1. Komunikasi seperti konferensi video-televisi ditambah dengan suara.
2. Komunikasi tercetak konferensi komputer melalui terminal keyboard.
3. Audio-konferensi-komunikasi verbal melalui telepon dengan kapasitas opsional untuk telewriting atau telecopying.

Kelebihan dan Kekurangan Teleconference

Kelebihan Teleconference

Salah satu kelebihan utama teleconference adalah potensinya untuk mengurangi biaya pertemuan kelompok. Penghematan terutama berasal dari pengurangan biaya perjalanan.

Faktanya, teleconference dapat mengurangi biaya terkait perjalanan bisnis nasional setiap tahunnya. Meskipun menghemat uang adalah kelebihan utama dari metode teleconference, terdapat beberapa kelebihan lainnya, yaitu:

• Orang-orang (termasuk pembicara tamu luar) yang biasanya tidak menghadiri pertemuan FTF yang jauh dapat berpartisipasi.
• Tindak lanjut dari pertemuan sebelumnya dapat dilakukan dengan relatif mudah dan sedikit biaya.
• Sosialisasi sangat minim dibandingkan dengan pertemuan FTF; Oleh karena itu, rapat lebih singkat dan lebih berorientasi pada tujuan utama rapat.
• Beberapa pertemuan rutin lebih efektif karena audioconference dapat dilakukan dari lokasi manapun yang dilengkapi dengan telepon.
• Komunikasi antara kantor pusat dan staf lapangan dimaksimalkan.
• Iklim atau cuaca yang buruk dan/atau transportasi yang tidak dapat diandalkan dapat diganti dengan pertemuan berbasis teleconference.
• Peserta umumnya lebih siap daripada pertemuan FTF.
• Metode teleconference sangat memuaskan untuk pemecahan masalah sederhana, pertukaran informasi, dan tugas prosedural.
• Anggota kelompok berpartisipasi lebih setara dalam telekonferensi yang dimoderasi dengan baik daripada dalam pertemuan FTF

Kekurangan Teleconference

Meskipun teleconference memiliki banyak kelebihan, metode ini tentu juga memiliki beberapa kekurangan seperti:

• Kegagalan teknis dengan peralatan, termasuk koneksi yang tidak stabil.
• Tidak memuaskan untuk komunikasi interpersonal yang kompleks, seperti negosiasi atau tawar-menawar.
• Impersonal, kurang mudah menciptakan suasana hubungan kelompok.
• Kurangnya keakraban peserta dengan peralatan, media itu sendiri, dan keterampilan pertemuan.
• Masalah akustik di dalam ruang teleconference.
• Kesulitan dalam menentukan urutan berbicara peserta; seringkali satu orang memonopoli rapat.
• Waktu persiapan pertemuan dan persiapan peserta lebih lama.
• Interaksi sosial informal, one-on-one, tidak dimungkinkan.

Untuk meminimalkan beberapa potensi masalah, pengguna harus mengevaluasi dengan hati-hati kebutuhan dan tujuan pertemuan mereka untuk menentukan apakah teleconference adalah metode komunikasi yang sesuai. Pengguna juga harus menilai audiens mereka.

Misalnya, pertimbangkan ukuran grup, tingkat pengalaman mereka dengan penggunaan teleconference, dan tingkat keakraban mereka satu sama lain. Tindakan pencegahan ini tidak akan menghilangkan semua masalah yang mungkin timbul, tetapi untuk mengurangi kemungkinan terjadinya masalah tersebut.