Apa saja yang diperlukan sebelum mengirim surat?

Pada zaman yang sudah serba modern ini, mengirim dokumen melalui lampiran email sudah bisa dilakukan dengan lebih mudah dan jangkauannya bisa ke luar negeri, harganya pun cukup murah, karena Anda henjadi anya memerlukan kuota internet saja.

Akan tetapi, teknologi ini ternyata masih belum digunakan oleh semua masyarakat Indonesia. Berbagai alasan digunakan oleh perusahaan atau institusi karena surat tersebut penting diterima dalam bentuk dokumen fisik.

Maka dari itu, sangat penting sekali ekspedisi jasa pengiriman surat dokumen tetap hadir di Indonesia sambil menunggu semua masyarakat mulai aktif menggunakan email dan media digital.

Apa saja dokumen yang masih bisa dikategorikan sebagai dokumen penting?

• Ijazah, KTP, SIM.
• Surat perjanjian kontrak sewa gedung, sewa truk, sewa apartement.
• Surat perintah, dan surat pengiriman barang.
• STNK, BPKB.
• Surat lamaran kerja
• Sertifikat seminar, sertifikat workshop.

Adapun cara-cara kirim dokumen penting antar kota dan antar pulau dapat Anda lihat pada uraian berikut ini.

Cara Kirim Surat Antar Kota dan Antar Pulau

1. Cek Tarif Kirim Surat Penting

Sebelum menuju langkah selanjutnya, sebaiknya Anda cek tarif terlebih dahulu untuk memastikan budget yang Anda miliki sesuai dengan tarif pengirimannya.

Bagaimana caranya?

• Kunjungi situs cek tarif.
• Pilih kota asal dan kota tujuan.
• Tentukan jenis layanan pengiriman. Jika ingin kirim satu hari sampai, maka sebaiknya gunakan paket express.
• Tekan klik tombol, “Cek Tarif”.

Mudah, bukan? Dengan mengetahui setidaknya apapun yang akan Anda lakukan di langkah selanjutnya tidak sia-sia hanya karena masalah tarif kirimnya tidak sesuai dengan budget.

2. Kemas Dokumen dengan Baik dan Benar

Langkah paling penting sebelum mengirim dokumen ke luar kota adalah membungkus paket dokumen menggunakan bahan packaging yang tidak mudah rusak, anti air dan diusahakan tidak membuat dokumen rusak.

Satu lagi yang penting adalah jangan membungkus surat penting hanya menggunakan amplop standar dengan ukuran yang sangat tipis, bahaya. Kenapa? surat dan dokumen yang akan dikirim menggunakan jasa ekspedisi akan lebih rawan hilang jika memiliki ukuran yang sangat kecil.

Kardus bekas laptop bisa seperti pada gambar di atas bisa Anda coba tiru sendiri di rumah.

Jasa antar dokumen satu hari sampai

3. Isilah Detail Surat dengan Jelas

Meskipun Anda telah memberitahukan kepada petugas ekspedisi, setidaknya jika Anda menginformasikannya kemabli, maka resiko terjadinya kehilangan akan lebih berkurang.

Apa saja detail yang perlu dicantumkan?

• Data diri penerima: Nama lengkap (sesuai KTP).
• Kontak yang bisa dihubungi: Nomor Hp atau telephone rumah.
• Alamat pengiriman: Nama jalan, nomor rumah, nomor RT/RW, nama kelurahan, nama kecataman, nama provinsi, dan kode pos.
• Data diri pengirim: Nama lengkap (sesuai KTP).
• Kotak pengirim yang bisa dihubungi: Nomor Hp atau telephone rumah.

4. Gunakan Asuransi

Seberapa pentingnya dokumen Anda? Bagaimana cara Anda melindungi isi dalam dokumen tersebut selagi dokumen dikirimkan ke luar kota lokasi tujuan?

Cara terbaik adalah menggunakan jasa asuransi pengiriman yang disediakan oleh ekspedisi yang telah Anda pilih. Meskipun ada biaya tambahan, asuransi akan melindungi dokumen surat Anda terhindar dari resiko kehilangan dan kerusakan, serta memudahkan proses klaim jika suatu waktu memang kecelakaan itu terjadi.

5. Siap Kirim!

JIka biasanya Anda menggunakan jasa ekspedisi pengiriman surat dan dokumen dari Pos Indonesia, JNE TiKi, J&T harus mengunjungi gerai toko agent terdekatnya, disini Anda tidak perlu melakukan hal itu.

Dijemput!

Bongkar muat dilakukan di tempat / alamat lokasi yang sudah diisi pada formulir yang tersedia oleh Anda sebagai pengirim.

Hal ini berlaku jika sebelumnya Anda telah melakukan deal transaksi dengan vendor menggunakan jenis layanan door to door. Apabila yang telah dipilih adalah port to port, maka Anda harus mengatarkan dokumen hingga ke pelabuhan tersdekat dari kota Anda.

Meski port to port terlihat ribet, tapi pengiriman dokumennya akan menjadi lebih murah dibandingkan dengan jenis layanan yang lainnya.

6. Terimalah Nomor Resi

Pengiriman dokumen dan surat pada intinya sama halnya seperti pengiriman barang lainnya, dimana Anda akan mendapatkan nomor resi yang akan digunakan untuk melakukan tracking pelacakan status pengiriman menggunakan aplikasi.

Nomor resi masing-masing ekspedisi memiliki kode yang berbeda-beda, baik dari nomor resi Pos Indonesia, JNE, J&T, TiKi maupun Kargo. Sedangkan untuk Kargo sendiri, contoh nomor resinya adalah dengan diawali huruf “A” sebanyak 3 kali kemudian diikuti dengan kode yang di-generate secara acak, seperti “AAA001167”.

Baca Juga: Tips Kirim Barang Antar Pulau Aman dan Murah

Itulah tentang cara pengiriman dokumen ke luar pulau dan luar kota agar menjadi lebih cepat dan aman versi Kargo Indonesia Online System sebagai Online Logistics Marketplace nomor 1 di Indonesia.

Tertarik untuk mencoba layanan fitur kami? Hubungi kami segera menggunakan link yang tersedia di bawah ini.