Apa yang dimaksud dengan time management?

Banyaknya pekerjaan yang menumpuk bisa menjadi masalah tersendiri bagi setiap orang, apalagi jika tidak memiliki kemampuan untuk mengatur waktu kerja dengan baik.

Sebenarnya semua tugas bisa selesai dengan baik dan tepat waktu, jika Anda mampu mengelola dan tahu cara manajemen waktu agar lebih produktif.

Kemampuan untuk mengatur waktu dengan baik sangat dibutuhkan oleh semua orang, termasuk bagi mereka yang berkecimpung di bisnis kecil.

Pasalnya, bisnis atau perusahaan kecil umumnya menugaskan karyawan untuk mengerjakan beberapa hal sekaligus mengingat keterbatasan karyawan yang dimiliki.

Pekerjaan bisa selesai sesuai jadwal jika seseorang dapat mengatur waktunya dengan baik. Sebelum mempelajari cara mengatur waktu, terlebih dahulu mari memahami pengertian time management.

Apa itu Time Management?

Time management adalah proses mengelola waktu secara efektif sehingga waktu yang tepat digunakan untuk aktivitas yang tepat.

Time Management Skill adalah kemampuan untuk merencanakan dan mengontrol cara seseorang mengelola jam-jam hidupnya setiap hari secara efektif untuk mencapai tujuan mereka.

Manfaat Time Management

Selain untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu, time management juga memiliki manfaat menarik lainnya, yaitu sbb.

1. Meningkatkan reputasi. Ketika Anda mengerjakan berbagai pekerjaan dengan cepat lebih dari harapan orang-orang atau minimal tepat waktu, Anda akan dianggap sebagai orang yang dapat dipercaya. Mereka yakin Anda mampu menjalankan tanggung jawab Anda dengan baik.
2. Lebih banyak waktu luang. Jika Anda dengan disiplin menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal, pekerjaan akan selesai lebih cepat dan Anda akan memiliki lebih banyak waktu luang.
3. Mengurangi stres. Ketika Anda tidak dikejar-kejar deadline karena pekerjaan telah selesai tepat waktu, stress Anda tentunya akan berkurang drastis
4. Mengurangi masalah. Seringkali karena seseorang stress dan terburu-buru, ia cenderung teledor dan menciptakan masalah yang lain. Selain itu keterlambatan juga seringkali menimbulkan masalah. Dengan time management yang baik, masalah tentu akan berkurang drastis.
5. Lebih banyak menyelesaikan pekerjaan. Ketika Anda mengatur waktu, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat. Dan setelah itu, Anda dapat mengerjakan pekerjaan yang lain. Dengan demikian, lebih banyak pekerjaan yang Anda selesaikan melalui pengaturan waktu yang baik.

Lalu bagaimana agar kegiatan Anda lebih teratur, rapi, produktif dan mampu mencapai tujuan yang diharapkan? Baca tips-tips berikut ini

1. Tetapkan Tujuan Anda

Pastikan Anda tahu apa yang ingin Anda capai, aktivitas-aktivitas apa yang mendukung pencapaian tersebut baik jangka panjang maupun jangka pendek. Kegiatan Anda sehari-hari harus fokus pada tujuan Anda, abaikan aktivitas lainnya yang sama sekali tidak berhubungan/tidak mendukung tujuan Anda.

Contoh :
Tujuan Anda adalah meningkatkan brand recognition bisnis Anda maka aktivitas-aktivitas utama Anda haruslah terkait dengan hal ini, misalnya seperti menyewa jasa Influencer, membuat konten yang berguna untuk konsumen Anda, memasang iklan sosial media atau memasang billboard.

2. Lihat Hal Apa Saja yang Bisa Membuang Waktu

Sering kali kita tidak sadar bahwa kita melakukan hal-hal tidak penting yang malah membuat waktu berharga terbuang percuma.

Berikut adalah beberapa contoh hal-hal yang dapat membuang waktu Anda:

1. Smartphone
Di satu sisi smartphone memudahkan kita untuk melakukan banyak pekerjaan. Namun, di sisi lain smartphone juga memberikan distraksi yang menyebabkan seseorang susah untuk konsentrasi.

2. Kantor yang ribut dan rekan kerja yang banyak bicara
Konsentrasi adalah hal yang penting dalam bekerja. Suara orang lain yang sedang berbincang-bincang, suara handphone maupun suara sendok menyentuh gelas dapat merusak konsentrasi yang kemudian menurunkan produktivitas Anda.

3.Tempat kerja yang berantakan (baik digital maupun fisik)
Tentu tempat yang berantakan akan menyulitkan seseorang dalam mengakses informasi. Data yang tidak terorganisir, meja yang penuh berisi kertas-kertas akan menyulitkan seseorang untuk bekerja karena butuh waktu untuk menemukan apa yang mereka cari.

4. Makanan tidak sehat dan dehidrasi
Kedua hal ini akan membuat Anda lemas dan tidak semangat bekerja. Nutrisi yang tepat akan membuat Anda bekerja penuh energi sepanjang hari. Kurang energi akan membuat Anda bekerja lebih lambat.

5. Meeting yang tidak perlu
Terkadang meeting sangat menghabiskan banyak waktu. Dan seringkali Anda kesulitan untuk keluar dari ruang meeting. Terlalu banyak mengikuti meeting dapat membuat pekerjaan Anda terbengkalai.

Menyadari apa saja hal-hal yang membuang waktu Anda akan sangat membantu Anda menggunakan waktu dengan baik.

3. Implementasikan Rencana Manajemen Waktu

Pertama-tama Anda harus menentukan goal-goal yang ingin Anda capai dalam periode tertentu. Kemudian buat daftar rencana hal-hal yang perlu dilakukan setiap hari untuk mencapai hal tsb.

Kedua, bedakan antara hal-hal yang mendesak dan hal yang prioritas. Lakukan dulu pekerjaan yang mendesak sehingga Anda tidak ketinggalan.

Ketiga, Tentukan hal-hal mana yang perlu dikerjakan duluan. Jika semuanya sama-sama penting, Anda sebaiknya mengerjakan tugas yang paling mudah dahulu kemudian yang paling sulit.

Dengan demikian, Anda akan merasa tenang karena sudah ada beberapa tugas yang selesai dikerjakan. Jika sebaliknya, Anda hanya akan fokus pada 1 pekerjaan sulit sehingga pekerjaan yang mudah terbengkalai tak dikerjakan.

Keempat, pastikan Anda membawa daftar tersebut kemanapun Anda pergi. Menentukan apa kegiatan yang perlu diprioritaskan, dan menggunakan waktu dengan tepat merupakan tantangan setiap orang.

4. Gunakan Tool untuk Mengelola Waktu

Hal yang pertama kali perlu Anda tahu adalah tentang penggunaan waktu Anda. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan suatu aktivitas. Apakah ada waktu yang terbuang melakukan suatu hal yang tidak penting? Apakah penggunaan waktu Anda efisien?

Gunakan tools pelacak waktu/time tracker baik itu melalui aplikasi web atau aplikasi smartphone. Anda juga dapat menganalisa aktivitas apa yang mendominasi waktu Anda selama ini.

Hal kedua yang terpenting yaitu pengatur jadwal. Setelah tadi Anda membuat list daftar pekerjaan-pekerjaan yang harus Anda lakukan, langkah selanjutnya adalah menyusun jadwalnya. Kapan mengerjakan, berapa lama waktu yang digunakan untuk mengerjakan hal-hal tersebut.

Hal ketiga yang utama adalah sebisa mungkin bekerja secara terkomputerisasi, kurangi pekerjaan yang dilakukan oleh manusia. Selain untuk meningkatkan produktivitas, penggunaan sistem yang efisien juga akan meningkatkan kontrol, mengurangi kecurangan juga kesalahan.

Terutama untuk departemen SDM, gunakan software HRIS untuk mengelola administrasi pegawai. Walau ada biaya, stres Anda akan banyak berkurang dan Anda akan menghemat banyak waktu.

5. Belajar untuk Meminta Tolong Kepada Orang Lain

Tidak semua orang bisa mempercayakan pekerjaan yang harus dilakukannya kepada orang lain. Namun untuk menjalankan sebuah bisnis, Anda harus menyadari bahwa tentu Anda tidak bisa mengerjakan semuanya seorang diri.

Belajar untuk bisa percaya kepada karyawan atau rekan kerja Anda dan minta bantuan mereka jika Anda kewalahan mengerjakan suatu tugas tertentu.

6. Buat Jadwal Rutinitas

Agar terbiasa dengan jadwal pengaturan yang baru, buat jadwal rutinitas harian yang harus Anda lakukan dan ikuti dengan baik.
Anda bisa misalnya mulai dari bangun tidur, olahraga, sarapan, perjalanan menuju kantor, jadwal olah raga di saat sore, memasak makan malam, mengevaluasi kegiatan sehari-hari dan waktu bersama keluarga.

Keberhasilan seseorang ditentukan oleh rutinitas hariannya. Pastikan Anda memiliki rutinitas yang produktif, sehingga tidak ada waktu Anda yang terbuang percuma.

Sebagai inspirasi berikut adalah video dari Thomas Frank mengenai rutinitas keseharian Ben Franklin (Bapak pendiri yang berkontribusi dalam draft deklarasi kemerdekaan dan konstitusi Amerika Serikat, seorang penemu, ilmuwan, pencetak, politisi, dan diplomat).

7. Biasakan Batasi Waktu untuk Melakukan Sesuatu

Dari semua hal yang telah disebutkan sebelumnya bukan berarti Anda dilarang untuk melakukan hal lain. Anda tetap bisa sedikit bersantai dengan mengobrol atau bermain media sosial agar tidak terlalu stress dengan pekerjaan. Namun ingatkan diri Anda sendiri untuk membatasi waktunya.

8. Pastikan Keperluan Pekerjaan Anda Tersimpan dengan Baik

Mencari file di komputer dapat menghabiskan waktu. Jumlah file yang terlalu banyak dapat membuat komputer menjadi lebih lambat. Pemilahan file dalam komputer untuk bekerja akan memudahkan pengguna menemukan file yang dicari.

Sisihkan waktu khusus untuk merapikan semua file di komputer. Begitu juga dengan kertas-kertas yang menumpuk di meja Anda. Dengan begini Anda bisa dengan mudah mendapatkan data yang diperlukan suatu waktu nanti.

9. Isi Waktu saat Menunggu

Jangan menunggu mulainya meeting atau pertemuan dengan klien hanya dengan berdiam diri. Manfaatkan teknologi untuk tetap aktif dan produktif melakukan sesuatu misalnya membalas email, memeriksa laporan atau merencanakan kampanye marketing bagi tim Anda.

Dari daftar aktivitas yang perlu Anda lakukan (poin no.3), pilih aktivitas yang kira-kira dapat dikerjakan dengan cepat (sekitar 15 menit). Dengan demikian, Anda selalu bisa menyelesaikan banyak pekerjaan di sela-sela waktu menunggu Anda.

Sumber:
TheBalance: 11 Time Management Tips That Work

__________
KaryaONE adalah Software HR dan Payroll System Indonesia yang membantu menyederhanakan proses administrasi SDM, sehingga Anda bisa lebih fokus pada bisnis Anda. Solusi yang kami berikan meliputi pengelolaan absensi, cuti, izin, lembur, penggajian, dan talent management. KaryaONE terjangkau bagi semua kalangan pelaku bisnis, mulai dari UKM, UMKM hingga korporasi. Gunakan KaryaONE sekarang juga, coba gratis 30 Hari atau undang demo.