Tertarik untuk bekerja sebagai admin gudang? Sebaiknya kamu harus tau terlebih dahulu apa saja tugas admin gudang beserta apa saja tanggung jawabnya. Administrasi adalah bagian yang pasti ada pada setiap perusahaan. Divisi ini dikerjakan oleh beberapa orang yang biasa dikatakan sebagai staff administrasi. Posisi ini dipegang oleh kepala administrasi yang bekerja memantau kinerja seluruh staff-nya.
Untuk kamu yang mempunyai background pengetahuan administrasi tentu kerap bertanya apa saja pekerjaan yang perlu dikerjakan bila benar-benar ditaruh di pergudangan. Tentunya pekerjaan itu tidak sama dengan bagian produksi.
Tugas detail staf admin gudang untuk masing-masing perusahaan bisa juga berbeda. Ini bergantung tipe, arah, dan tujuan dari perusahaan tersebut. Namun, pada umumnya tugas-tugas admin gudang dapat diringkas jadi beberapa point seperti berikut ini.
Tugas-tugas Admin Gudang
Lantas apa saja tugas dari admin gudang yang perlu diperhatikan? Sebenarnya tidak jauh berbeda dengan bidang administrasi lainnya hanya beberapa point yang membedakan. Berikut ini beberapa tugas admin gudang.
- Tiap barang harus diterima dan dihitung tiap item stok logistik. Selanjutnya di tulis secara manual yang nanti di input menggunakan computer
- Terima kiriman barang barang untuk di taruh di gudang atau ruangan stok khusus.
- Terus hitung dan memperbandingkan di antara jumlah stok dan data apa mempunyai ketidaksamaan atau kekeliruan
- Membereskan dan tempatkan barang stok dengan teratur dan rapi hingga barang dapat masuk keluar secara gampang.
- Sediakan akses penyimpanan yang lebih teratur
- Memberi tanda-tanda yang gampang dimengerti untuk semua orang pada tiap pengelompokan barang dan poin spesifik memakai tag pengenal/cap/stiker merek dan lain lain.
- Memelihara alat alat, suplai barang dan tempat penyimpanan gudang sesuai proses keselamatan kerja
- Menganalisis sistem penyimpanan yang terbaik berdasar turnover stok barang, lingkungan gudang dan kemampuan fasilitas di dalam gudang
- Menulis semua pemakaian stock dan pemakaian perlengkapan gudang
- Mengecek barang stok dan beberapa alat gudang dari kerusakan lingkungan
- Memberi instruksi ke karyawan lain di dalam lingkungan gudang untuk mempermudah pegawai lain.
- Membuat laporan harian berkenaan kondisi barang dan gudang
- Mengurus administrasi dan dokumentasi gudang
- Pastikan tiap barang yang masuk keluar di tulis secara pas dan tepat.
- Terima barang dan menghitung poin stock, dan menulis data dengan manual dan memakai computer
- Membungkus dan aktif bungkusan barang-barang untuk tersimpan di ruang stock, gudang, atau halaman penyimpanan [storage yards]
- Mengonfirmasi penghitungan inventory dengan membandingkan dengan penghitungan stock, dan menyelidiki perbedaan atau sesuaikan beberapa kesalahan
- Menyimpan barang-brang secara teratur dan mudah dibuka di gudang, ruang alat, ruang supply, atau lokasi yang lain.
- Menulis semua wujud keinginan pesanan untuk penuhi suplai gudang
- Membuat surat jalan setiap saat ada pengangkutan
- Memeriksa dan menulis seluruh data berkaitan keperluan pengangkutan
- Mengendalikan stock barang sama kelompoknya
- Menjadwal proses pembaruan fasilitas dan prasarana gudang secara periodik
- Membuat laporan mingguan
Tanggung Jawab Admin Gudang pada Perusahaan
Tidak hanya memiliki banyak tugas bagi yang berprofesi sebagai administrasi gudang tetapi juga memiliki tanggung jawab yang harus diberikan kepada perusahaan. Berikut ini beberapa tanggung jawabnya.
- Melengkapi pengangkutan dan penyimpanan barang lewat pemrosesan dan perintah pemuatan.
- Mengatur dan bertanggungjawab atas penyimpanan barang dari kehilangan, perampokan, kebakaran dan keusangan.
- Bertanggungjawab atas pelaksanaan bongkar muat barang di gudang dan turut tanda-tangani surat penerimaan barang dan surat jalan.
- Bertanggungjawab atas kebersihan dan kerapian dalam tempat gudang barang.
- Bertanggungjawab atas keakuratan laporan gudang
Kualifikasi untuk Menjadi Admin Gudang
Mempunyai pekerjaan menjadi seorang administrasi gudang mempunyai beberapa kwalifikasi yang perlu diperhatikan seperti berikut ini:
- Bisa menjalankan perangkat komputer seperti beberapa program seperti Excel, Word, Data Entry, dan beberapa program software computer yang lain. Ini disarankan sebab seorang admin gudang akan lakukan bermacam pekerjaan inventory dan pencatatan semua produk gudang lewat computer.
- Mempunyai kecermatan tinggi. Ini sebab pekerjaan admin gudang dituntut untuk mengecek tersedianya stock barang dan hitungnya secara cermat dan mengahasilkan laporan yang tepat.
- Komunikatif, ini udah tidak asing lagi tiap aspek pekerjaan akan memerlukan kwalifikasi komunikatif supaya semua pekerjaan yang dikerjakan bisa berjalan baik dan maksimal.
- Bisa bekerja dalam team, tentu saja seorang admin gudang akan terkait dengan semua staf pergudangan untuk mengoordinasikan semua pekerjaan dalam pergudangan seperti pemesanan barang, barang masuk, keluar dan lain-lain.
- Mempunyai rencana yang bagus di dalam mengendalikan semua gagasan administrasi dan pengendalian dalam pergudangan.
Itulah beberapa tugas administrasi gudang bererta tanggung jawab kepada perusahaan yang harus dipenuhi. Apakah kamu tertarik untuk menjadi admin gudang? Silahkan simak baik-baik ragkuman diatas yang harus kamu penuhi terlebih dahulu.
Sampingan — Dalam dunia logistik, admin gudang memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Peran admin gudang sangat berhubungan dengan pengelolaan gudang. Jika pengelolaan gudang buruk, akan menyebabkan kelambatan operasi dan dapat mengundang banyak komplain dari pelanggan sehingga menyebabkan perusahaan mengalami kerugian.
Nah, berikut beberapa tugas admin gudang beserta kualifikasinya.
Apa Itu Admin Gudang?
Admin gudang adalah profesi yang bertanggung jawab untuk mencatat dan mendokumentasikan barang yang ada di gudang. Peran utama seorang admin gudang adalah untuk mendata arus keluar masuk barang dari gudan dan juga mengklasifikasikan seluruh barang yang ada di gudang.
Tugas Admin Gudang dan Tanggung Jawabnya
Bertanggung jawab atas keluar masuknya barang di gudang, berikut beberapa tugas admin gudang yang harus kamu ketahui:
1. Mencatat barang yang masuk
Gudang menjadi tempat untuk hasil produksi atau pembelian dari pihak lain, sehingga barang yang disimpan di gudang akan didistribusikan lagi ke pihak lain hingga bisa sampai ke tangan konsumen dengan aman. Oleh karena itu, dibutuhkan orang yang bisa mencatat agar jumlah stock yang tersedia bisa diketahui saat proses distribusi barang hingga sampai di gudang. Selain itu, admin gudang bisa mencatat beberapa hal seperti jumlah stok barang yang tersedia di gudang, klaim pembayaran dari transaksi pembelian, dan juga pemesanan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam menganalisa penjualan.
2. Mengklasifikasikan barang yang masuk dengan sesuai
Mengingat barang yang masuk gudang beragam, maka peran admin gudang juga mampu menghitung jumlah barang yang masuk dan mampu mengklasifikasikannya ke produk sejenis. Dengan begitu, admin gudang bisa memverifikasi data yang tersedia dengan jumlah stok barang yang keluar masuk gudang.
3. Membandingkan data dengan jumlah stok barang yang tersedia
Tugas admin gudang lainnya adalah mampu melakukan input data inventori, yakni dengan mencatat keseluruhan aktivitas barang yang keluar masuk gudang. Oleh karena itu dibutuhkan ketajaman analisis dan ketelitian tinggi. Jika analisis dan hasil verifikasi sama, maka data tersebut valid.
4. Mengecek stok barang di gudang
Melakukan pengecekan stok barang di gudang seperti mengecek stok barang yang masuk, pembongkaran barang, penyimpanan dan juga distribusi barang. Aktivitas di gudang sangat banyak karena barang yang keluar masuk gudang tidak hanya ada satu jenis. Oleh karena itu, admin gudang harus memastikan barang yang keluar masuk sesuai dengan transaksi.
5. Melakukan pengawasan masa kadaluarsa produk
Peran admin gudang selanjutnya adalah memantau masa kadaluarsa dan juga berlaku produk yang ada di gudang. Admin gudang juga harus mampu mengatur barang yang didistribusikan terlebih dahulu, yakni barang yang memiliki masa kadaluarsa lebih cepat. Dengan begitu, tidak ada barang sisa atau yang tidak bisa didistribusikan karena masalah masa kadaluarsa.
6. Mengecek barang retur
Tugas admin gudang selanjutnya adalah memastikan atau mengecek barang retur yang datang dari konsumen sesuai dengan SOP yang diterapkan.
7. Membuat surat jalan
Admin gudang juga bertugas dalam pembuatan surat jalan pengiriman barang dari gudang ke konsumen untuk surat tugas supir atau kurir yang mengirimkan barang.
8. Mencatat penggunaan barang di gudang
Tugas lain admin gudang adalah mencatat semua penggunaan peralatan gudang untuk menjaga keawetan dan keberadaan berbagai peralatan di gudang. Tak hanya itu, admin gudang harus mampu berkomunikasi dengan karyawan yang berhubungan dengan gudang sehingga semua aktivitas gudang tidak terganggu.
Syarat-syarat untuk Menjadi Admin Gudang
Tak hanya bertanggung jawab atas kondisi gudang dan penyimpanan barang, admin gudang juga bertanggung jawab dan mengawasi pelaksanaan bongkar muat barang di gudang. Nah, jika kamu berniat menjadi admin gudang, berikut syarat menjadi admin gudang yang harus diketahui terlebih dahulu:
- Mempunyai keterampilan dan komunikasi yang bagus
- Mempunyai pengalaman dalam sektor serupa
- Mempunyai kemampuan supply chain dan management stock barang
- Teliti, prosedural, dan rapi
- Bertanggung jawab dan jujur
- Sudah terbiasa deadline dan bekerja di bawah tekanan
- Cepat tanggap, tegas dan rajin
- Menguasai perangkat komputer dengan baik
Skill Admin Gudang yang Dibutuhkan
Untuk skill yang dibutuhkan, berikut beberapa skill yang dibutuhkan oleh admin gudang:
1. Dapat mengoperasikan komputer
Sebagai admin gudang, sebuah kewajiban untuk menguasai komputer karena nantinya akan bekerja dengan data. Biasanya seorang admin gudang harus menguasai program komputer seperti Excel, Power Point, Word, dan lainnya.
2. Harus teliti
Karena seorang admin gudang selalu bekerja di bawah tuntutan dan kecepatan, maka sifat teliti dan tidak panik menjadi modal penting untuk menjadi admin gudang.
3. Bisa bekerja sama dengan tim
Syarat selanjutnya adalah bisa bekerja sama dengan tim. Nantinya seorang admin gudang akan bertemu dengan banyak karyawan lainnya sehingga dituntut untuk menjalin kerja sama yang harmonis.
Itu dia beberapa penjelasan seputar admin gudang, baik tugas dan skill yang harus dimiliki oleh admin gudang.
Jika tertarik untuk mencari pekerjaan admin gudang, kamu bisa download aplikasi Sampingan. Lewat aplikasi Sampingan, kamu dapat mencari berbagai jenis pekerjaan dengan pilihan lokasi sesuai dengan preferensi dan langsung melamar ke pekerjaan tersebut.
Tidak hanya pekerjaan part time, Sampingan juga menawarkan pekerjaan full time. Semua lowongan pekerjaan yang tersedia di aplikasi Sampingan telah diverifikasi oleh tim Sampingan. Lebih dari 1 juta pencari kerja di Indonesia sudah menggunakan aplikasi Sampingan. Download aplikasi Sampingan di Google Play Store sekarang.