Apakah tujuan dari adanya penggunaan peralatan kantor?
|
PENGERTIAN PERLENGKAPAN KANTOR (OFFICE EQUIPMENT) Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan kantor tidak akan tercapai tanpa adanya perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses suatu pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Perencanaan kantor yang baik, memerlukan pertimbangan dalam memilih jenis-jenis perlengkapan kantor (office equipment) yang
meliputi perbekalan kantor, mesin-mesin kantor, peralatan kantor, perabot kantor, interior kantor, atau hiasan kantor, berdasarkan urutan pekerjaan dan kecakapan yang diperlukan. Oleh karena itu, pengetahuan kantor sangat penting sebagai dasar menyusun perencanaan kantor. JENIS-JENIS PERLENGKAPAN KANTOR Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. sumber : http://leni-haryanti.blogspot.com/2012/11/perlengkapan-kantor_383.html Pemeliharaan dan perawatan barang kantor harus dilaksanakan secara tepat dan berkala, karena jika peralatan kantor tidak dirawat, maka barang dan alat-alat kantor menjadi cepat rusak sehingga akan mengganggu pelaksanaan kerja. Tentu kita tidak ingin peralatan dan perlengkapan barang rusak sebelum waktunya bukan? Pemeliharaan dan perawatan adalah suatu kegiatan yang harus diusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita mengatur barang-barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari berbagai kerusakan karena hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan tidak teratur dan lain sebagainya. Manfaat pemeliharaan dan perawatan adalah:
Pemeliharaan/perawatan barang dapat dilihat dari dua segi, yaitu :
Pemeliharaan sehari-hari, yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, dan dikerjakan oleh orang yang bertanggungjawab menggunakan barang tersebut. Pemeliharaan berkala, yaitu dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, (misalnya satu bulan sekali, tiga bulan sekali) dan dikerjakan sendiri maupun meminta bantuan orang lan.
Barang bergerak, misalnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya. Pemeliharaannya dapat dilakukan setiap hari atau berkala. Barang tidak bergerak, misalnya menutup keran air, memadamkan listrik. Pemeliharaan dapat dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan pencegah pemborosan. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor
MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN PERLENGKAPAN KANTOR Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran Manajemen Pendidikan Islam Kelas IV A dengan dosen pembimbing Bapak Ilham Fahmi, S.Pd., M.Pd Disusun Oleh : 1. Desi Puspitasari : 1510631120020 2. Lia Anisa : 1510631120039 MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM FAKULTAS AGAMA ISLAM UNIVERSITAS SINGAPERBANGSA KARAWANG Jl.H.S. Ronggowaluyo, Teluk Jambe Timur, Karawang 2017 KATA PENGANTARPuji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat limpahan rahmat dan nikmat kesempatan sehingga kita bisa menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya. Dengan judul yang kami bahas pada makalah kali ini mengenai “Perlengkapan Kantor”. Dalam pembuatan makalah ini tidak jauh dari dukungan berbagai pihak, baik dari teman - teman, keluarga, maupun dosen yang dengan setia memberi masukan yang sangat berharga bagi terciptanya makalah ini. Kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT, Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan karena sebagai manusia biasa kita tidak lepas dari kesalahan, maka dari itu kami mohon dukungan dari berbagai pihak demi kebaikan kedepannya. Demikianlah makalah ini kami buat, atas perhatian dan kesempatannya untuk membaca kami ucapkan terima kasih. Karawang, 18 April 2017 Penyusun DAFTAR ISIBAB I PENDAHULUAN BAB II PEMBAHASAN BAB III PENUTUP DAFTAR PUSTAKA BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar BelakangPekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka. Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor. Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor. 1.2 Rumusan Masalah1. Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor? 2. Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor? 3. Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor? 4. Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor? 1.3 Tujuan1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor 2. Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor 3. Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor 4. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor. BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Perlengkapan KantorPerlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapai secara efektif dan efisien. Kegunaan perlengkapan kantor yaitu: 1) Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor 2) Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor 3) Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan 4) Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor. 2.2 Jenis-Jenis Perlengkapan KantorPerlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. 1. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu: a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus, pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya. b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas, gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan sebagainya. 2. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan. 1. Bekal Kantor yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai. Misalnya: a. Kertas b. Karbon c. Pita d. Tinta e. Lem f. Pensil Warna g. Tipex h. Double tip
2. Peralatan Kantor Yaitu alat alat kecil yang digunakan untuk membantu menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun, namun tidak habis dipakai. Contohnya :
3. Mesin Kantor Yaitu rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah luput dari penggunaan mesin kantor.Mesin kantor meliputi:
4. Perabot Kantor Yaitu benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman, indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang tertarik dan betah berada di kantor. Misalnya:
5. Pesawat Kantor Yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk mengadakan komunikasi. Misalnya : a. Interkom b. Telepone c. Handphome d. Switch board e. Dictaphon f. Telek g. Faksimile h. Internet i. Sosial Media Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranyasebagai berikut: 1) Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat danefisien 2) Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luarkantor 3) Meningkatkan produktivitas kerja 4) Mempercepat proses pekerjaan. 6. Alat Peraga Bantu Peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran, penglihatan, dan praktik, melalui penggunaan alat-alat peraga tersebut. a. Fungsi alat bantu peraga 1) Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi); 2) Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam; 3) Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan; 4) Menimbulkan perhatian; 5) Mendorong untuk berpikir dan bertindak; 6) Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan dengan lancar dan mudah. b. Ruang lingkup alat bantu peraga Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu: 1) Tape recorder; 2) Video tape recorder; 3) Radio; 4) Televisi, dan lain-lain. Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu: 1) Slide projector; 2) Film strip; 3) Movie film; 4) Over head projector (OHP). Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu: a. Chalk board; b. Flip chart; c. White board; d. Flannel graph; e. Grapik; f. Formulir; g. Buku, dan lain-lain 2.4 Keuntungan dan Kerugian Menggunakan PeralatanKantora. Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain; 1) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan. 2) Menghemat tenaga dan waktu. 3) Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan. Memudahkan pengawasan. 4) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi. 5) Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak. 6) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan. 7) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan. b. Kerugiannya yaitu: 1) Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi. 2) Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya. 3) Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka. 4) Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan diterapkan. 5) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan. 2.5 Inventarisasi Kantor1. Pengertian Inventarisasi Kantor Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama – nama barang milik instasi.Menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan atau penyusunan daftar barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan. 2. Tujuan Inventarisasi a. Untuk mengetahui kekayaan suatu instasi, kantor, dan perusahaan b. Untuk menjaga penghematan c. Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit d. Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti e. Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan, atau instansi. BAB III PENUTUP A. KesimpulanBerdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien. B. SaranSaya menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu saya senantiasa dengan lapang dada menerima bimbingan dah arahan serta saran dan krtitik yang sifatnya membangun demi perbaikan makalah berikutnya. DAFTAR PUSTAKA Umam, Khairul. 2014. Manajemen Perkantoran. CV Pustaka setia : Bandung. Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta. Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-MesinKantor:Jakarta. Apa tujuan dari penggunaan peralatan kantor?Tujuannya yaitu dapat dipergunakan untuk melakukan setiap pekerjaan kantor agar terlaksana dengan baik dan dapat selesai dengan cepat dan tepat, sesuai dengan yang diharapkan dari perusahaan.
Mengapa peralatan kantor memiliki peranan yang sangat besar bagi organisasi?Jadi, peranan peralatan perkantoran sangat besar bagi suatu perusahaan atau instansi, karena sebagai alat bantu manusia dalam menyelesaikan pekerjaan dengan cepat dan tepat waktu.
Apa yang dimaksud dengan peralatan kantor menurut para ahli?3. Menurut The Liang Gie (2000:299), mengatakan bahwa peralatan kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan mengelola bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, elektronik, mengetik, atau secara kimiawi.
Apa fungsi dari peralatan?Alat atau perkakas adalah benda yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan kita sehari-hari.
|
