Bagaimana kamu mengatur waktu agar lebih efektif?

Halo, Perseners!

Bagaimana, nih, pengalamanmu selama #dirumahaja? Sudah mulai bosan? Lelah? Rindu dengan teman dan kerabat? Tentu, sebagai manusia, kita merindukan interaksi-interaksi bersama orang-orang terdekat yang dahulu bebas kita lakukan sebelum pandemi terjadi. Bagaimana tidak, kini kita harus membatasi interaksi kita dengan orang lain dengan tetap beraktivitas di rumah atau keluar rumah dengan peralatan tempur yang memadai, seperti hand sanitizer dan masker. Namun, setelah berbulan-bulan hidup di tengah pandemi, apakah kita harus terus dirundung kesedihan? Tentu tidak.

Sadar atau tidak, ada satu hal yang justru melimpah dalam hidup kita ketika sebagian besar aktivitas dapat kita lakukan di rumah. Bisa tebak? Ya, time! waktu. Bayangkan aja, ketika dahulu kita harus beraktivitas di banyak tempat dalam satu hari, berapa banyak waktu yang terbuang untuk berkomutasi? Ketika kalian ingin berangkat kerja atau kuliah, kalian harus bersiap beberapa jam sebelumnya, memilih pakaian yang hendak dipakai, mengemas barang-barang yang harus dibawa, dan berjuang menerobos hiruk pikuk kemacetan jalanan. Belum lagi kalau kamu harus menemui hal-hal tak terhindarkan, seperti misalnya ban yang bocor atau kecelakaan kecil di jalanan, yang semakin menguras waktu dan tenagamu. Ketika kamu mau mencari makan siang, kamu juga harus berpindah tempat mencari tempat makan yang kamu inginkan dan harganya pas di kantong, kemudian harus kembali ke kantor atau kampus. Bayangkan, berapa banyak waktumu yang terbuang akibat semua itu?

Photo by Simon Bak on Unsplash

Kini, kamu hanya perlu berjalan beberapa langkah untuk memulai aktivitasmu. Nyalakanlah gadget dan kamu sudah tersambung dengan tugas-tugas yang harus kau kerjakan di hari itu. Butuh cemilan atau makanan berat? Kamu tinggal sedikit berpindah tempat, membuka kulkas, dan menggapai yang kau butuhkan. Yap, semua serba cepat. Alhasil, kamu punya cukup waktu untuk tidur lebih lama di pagi hari dan waktu bersantai di malam hari. Eits, hati-hati. Waktu yang melimpah ini bukan alasan untuk malas-malasan, lho. Justru, ini saatnya memanfaatkan waktu-waktu yang kamu miliki dengan baik agar kamu dapat mengembangkan diri dengan maksimal.

Mengapa sih aku harus mengatur waktuku?

Alasannya simple, untuk membantu kamu mencapai lebih banyak hal dalam waktu yang lebih sedikit. Masih bingung maksudnya gimana? Gini, sering dengar nggak pepatah yang bilang kamu hanya boleh pilih dua dari tiga: tidur cukup, prestasi yang baik, atau kehidupan sosial yang bagus? Intinya, kalau kamu mau tidur cukup dan prestasi yang baik, kamu harus mengorbankan kehidupan sosialmu waktu bermain bersama teman-temanmu mungkin akan sangat berkurang. Namun, kalau kamu mau menjaga kehidupan sosial dan prestasimu, sudah tentu kamu harus siap kehilangan jam-jam tidurmu. Wah, kelihatannya sulit banget ya memilih di antara 3 aspek ini. Ternyata hidup nggak se-hitam putih itu, lho.

Banyak kok orang yang berhasil mendapatkan ketiga porsi tersebut. Rahasianya satu: time management yang baik. Semua orang mendapatkan waktu yang sama 24 jam sehari waktu yang dapat kamu manfaatkan untuk melakukan banyak hal. Caramu mengatur waktumu yang akan menentukan tingkat keberhasilanmu dalam segala aspek: keberhasilan dalam karier, keluarga, atau dalam aspek kesehatan mental dan fisik. Dengan time management yang baik, kamu bisa menghabiskan waktu lebih bersama keluarga dan teman, serta dapat terhindar dari rasa stress dikejar-kejar deadline. Alhasil, hidupmu terasa lebih menyenangkan dan tenang.

Gimana sih cara mengatur waktu?

Photo by Kevin Ku on Unsplash

Pertama-tama, kamu harus tahu bahwa tidak ada cara time management yang sempurna. Semua itu bergantung penuh kepada konteks aktivitas yang ingin kamu kerjakan dan kepribadianmu. Oleh karena itu, strategi mengatur waktumu harus fleksibel dapat kamu perbaiki atau sesuaikan sewaktu-waktu. Nah, berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat kamu praktikkan nih sembari merumuskan cara jitu mengatur waktu ala kamu!

1. Kenali dirimu dan tujuanmu

Seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, tidak semua orang cocok mempraktekkan strategi time management tertentu. Jadi, kamu harus memastikan dahulu kira-kira apa sih yang penting buatmu? Apa sih goal yang ingin kamu capai? Apakah kamu ingin prestasi yang baik? Apakah kamu ingin kualitas hubungan yang baik dengan orang-orang terdekat? Ataukah kamu mencari keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan lainnya?

Setelah kamu tahu nih goal cara hidup seperti apa yang ingin kamu capai, kamu juga harus mengetahui mengapa selama ini kamu belum berhasil mencapainya? Apakah kamu selalu menunda-nunda pekerjaan? Apakah kamu mudah lupa hal-hal yang seharusnya kamu kerjakan sehingga semuanya menumpuk di detik-detik terakhir? Setelah kamu menjabarkan secara jelas keinginanmu dan apa yang menghambatmu melakukannya, kamu dapat memfokuskan diri untuk memperbaiki hal-hal tersebut. Ingat, kamu harus menyampaikan kepada dirimu secara eksplisit, misalnya dengan menulisnya terlebih dahulu. Dirimu tidak akan benar-benar menyadarinya kecuali telah dijabarkan secara jelas.

2. Catat dan kelompokan yang penting dan yang tidak

Setelah kamu mengetahui tujuanmu, kamu tentu dapat semakin jelas membedakan yang mana yang penting untuk kamu lakukan dan yang tidak. Ingat, perlakukan waktu seperti uang. Uang itu terbatas jumlahnya kamu harus memperlakukannya secara bijaksana. Hal yang sama juga terjadi dalam hal waktu. Maka dari itu, kamu tidak mungkin dapat melakukan banyak hal dalam satu periode waktu. Lantas, apa yang harus dilakukan?Pertama-tama, kamu dapat mencatat apa yang perlu kamu lakukan atau yang dapat kamu lakukan. Hal yang perlu kamu lakukan contohnya adalah belajar atau bekerja. Hal yang dapat kamu lakukan misalnya mencari pekerjaan sampingan atau menghibur diri dengan streaming serial kesayanganmu. Dari seluruh elemen dalam daftarmu, kamu dapat menyusun prioritasmu. Untuk memetakan prioritasmu dan apa yang perlu dilakukan terhadapnya, kamu dapat menggunakan Eisenhower Matrix:

The Eisenhowen Decision Matrix by luxafor.com

Hal-hal yang penting dan mendesak penting untuk didahulukan untuk kamu lakukan. Sementara itu, hal-hal yang penting tetapi tidak mendesak dapat kamu jadwalkan agar tidak terlupa. Hal-hal yang tidak penting tidak perlu kamu lakukan, kamu dapat meminta bantuan orang lain atau bahkan tidak melakukannya sama sekali. Kemampuan menentukan prioritas ini sangat penting buatmu untuk memilih hal-hal yang perlu kamu kerjakan dan yang tidak. Menurut pakar psikologi Beverly Flaxington, fokuskan diri kepada Top 3 Prioritas di hari itu. Ingatlah ketiga hal itu sepanjang hari dan meskipun konsentrasimu terpecah, kembalilah menyelesaikan tiga hal itu. Tidak perlu banyak-banyak, 3 hal saja. Dengan memfokuskan diri kepada 3 hal penting di hari itu, kamu akan lebih fokus mengalokasikan waktu dan tenagamu untuk menyelesaikannya daripada melihat deretan panjang To-Do-List. Ketika melihat daftar panjang hal yang harus kamu lakukan, secara tidak sadar kamu merasa itu terlalu berat untuk dilakukan dan malah ingin menundanya. Sebaliknya, jika terlihat simple, tidak ada alasan untuk berpikir demikian.

3. Jabarkan hal yang harus kamu lakukan menjadi langkah-langkah kecil

Seperti yang telah disampaikan di atas, mengerjakan tugas yang besar, seperti membaca buku sebanyak 300 halaman dalam satu bulan mudah membuat kita merasa overwhelming dengan banyaknya tugas yang harus dikerjakan dan membuat kita bahkan tidak berniat memulai sama sekali. Oleh karena itu, breakdown hal-hal yang perlu kamu kerjakan dalam tindakan-tindakan kecil. Dalam kasus buku, kamu dapat menargetkan dirimu membaca 10 halaman sehari. Sekarang, terlihat mudah bukan? Kamu juga dapat memantau perkembanganmu dengan lebih mudah.

Tak hanya itu, kamu juga dapat mengelompokkan hal-hal serupa yang perlu kamu lakukan dalam satu waktu. Misalnya, ketika kamu harus membalas e-mail beberapa orang, daripada melakukannya pada waktu yang berbeda-beda, kamu dapat melakukannya dalam satu waktu. Hal ini karena untuk berganti kegiatan dari satu kegiatan ke kegiatan lainnya, kamu membutuhkan waktu untuk mengalihkan kemampuan kognitifmu. Bahkan, menurut Stephen Monsell dari University of Exeter, ketika kamu beralih antara satu aktivitas ke aktivitas lain, respon kognitifmu akan melambat, bahkan akan error sementara. Alhasil, untuk melakukan suatu kegiatan, butuh waktu yang lebih lama.

4. Be organized!

Tentu kamu tahu bagaimana rasanya kebingungan mencari barang hilang. Waktu dan emosi yang terbuang sepanjang kamu mencarinya tentu akan terbuang sia-sia. Padahal waktu dan emosimu itu dapat kamu manfaatkan untuk mengerjakan hal-hal lain. Tips paling jitu yang harus kamu lakukan untuk menghindarinya hanya satu: tatalah dokumenmu dengan rapi. Buatlah folder-folder khusus untuk dokumen-dokumen kalian, baik softcopy dan hardcopy. Dengan begitu, kamu dapat menemukan dokumen yang kamu butuhkan dengan lebih cepat. Ini juga berlaku untuk barang-barang lainnya. Jangan lupa juga untuk terus menaruh kembali barang atau dokumenmu ke tempat semula setelah memanfaatkannya.

Mengatur waktu memang bukan perkara mudah. Kamu dapat terus menerus menyesuikan diri dengan cara mengatur waktu terbaik versimu. Ingat, tidak perlu membanding-bandingkan dengan cara orang lain karena setiap orang punya kebutuhannnya dan caranya sendiri. Jika kamu perlu bantuan profesional, Satu Persen punya layanan yang cocok untukmu!

Masih penasaran soal strategi time management lainnya? Jangan lupa kamu juga bisa nonton video dari Satu Persen mengenai time management untuk mendapat lebih banyak pemahaman soal itu.

Kamu juga bisa membaca artikel Satu Persen lainnya soal self awareness salah satu kunci untuk menemukan formula time management terbaik buatmu. Semoga artikel ini bisa memberikan perspektif untukmu menjadi lebih baik setidaknya Satu Persen setiap harinya #MenujuHidupSeutuhnya.

Referensi:

Flaxington, B. (2015, July 27). Developing Time Management Skills. Retrieved September 02, 2020, from https://www.psychologytoday.com/us/blog/understand-other-people/201507/developing-time-management-skills

Kojic, M. (2019, September 13). The importance of time management. Retrieved September 02, 2020, from https://clockify.me/blog/productivity/importance-time-management/

Landau, P. (2020, July 02). How to Avoid Task Switching (A Guide for Managers). Retrieved September 02, 2020, from https://www.projectmanager.com/blog/avoid-task-switching-guide-managers

Sumber Gambar:

https://unsplash.com/photos/aiyBwbrWWlo

https://luxafor.com/the-eisenhower-matrix/

https://unsplash.com/photos/efpKvxhRT-k

https://unsplash.com/s/photos/in-station