2021-07-13
Prosedur pengelolaan arsip menyangkut teknik dan tahap-tahap yang harus dilaksanakan dalam pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip. Prosedur pengelolaan arsip inaktif meliputi kegiatan pemindahan arsip inaktif, menentukan kapan arsip inaktif dapat dipindah, menentukan arsip yang akan dipindah, menyiapkan arsip yang akan dipindah serta menyiapkan ruang simpan arsip.
Adapun penataan dan penyimpanan arsip inkatif dilakukan melalui prosedur sebagai berikut:
1. Arsip Tekstual / Arsip Kertas
Arsip tekstual atau arsip kertas yang disimpan di Pusat Arsip UNS adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau sering disebut arsip inaktif.
Prosedur penyimpanan arsip inaktif haruslah dilaksanakan secara sistematis, berkesinambungan dan dilaksanakan secara tertib. Proses Pengolahan arsip inaktif meliputi tahap :
a. Identifikasi Arsip
Identifikasi dilakukan untuk mengetahui konteks arsip dan system penataannya [semasa aktifnya]. Konteks arsip dapat diketahui melalui pemahaman tugas dan fungsi orgaisasi. Kegiatan yang dilakukan dalam identifikasi ini adalah mengelompokkan arsip berdasarkan kesamaan masalah bisa kesamaan kegiatan [rubriek], kesamaan urusan [dosier] dan kesamaan jenis [seri].
b. Pendeskripsian
Pengertian pendeskripsian arsip adalah pencatatan arsip berdasarkan ciri-ciri arsipnya. Kegiatan pendiskripsian ini menggunakan sarana berupa kartu fiches. Pendiskripsian arsip minimal terdiri dari 6 [enam] unsur yaitu bentuk redaksi, isi informasi, periode/kurun waktu arsip, volume/jumlah arsip, tingkat perkembangan/kealian, serta kondisi arsip. Disamping 6 unsur tersebut perlu ditambahkan lagi dengan beberapa keterangan yaitu kode inisial pelaksana dan unit kerja asal arsip.
c. Pembungkusan Arsip
Pelaksanaan kegiatan pembungkusan arsip bisa dilakukan dengan menggunakan kertas kraf atau kertas payung, hal ini bertujuan agar arsip-arsip tersebut lebih terawat dan tidak terkena debu. Pada sisi kanan atas ditulis kode inisial pelaksana dan nomor sementara berupa hasil pengerjaan.
d. Manuver Fisches
Setelah tahapan pediskripsian selesi dilaksanakan maka perlu penyusunan skema/bagan atau semacam klasifikasi arsip yang bertujuan unruk penyusunan kartu fisches/diskripsi. Dalam penyusunan kartu-kartu fisches setelah kartu dipilah berdasarkan masalah-masalah [klasifikasi arsip], kemudian diurutkan berdasarkan kurun waktunya mulai dari tahun yang tertua sampai dengan tahun yang termuda. Tahap ini disebut Manuver Fisches.
e. Penomoran Difinitif
Hasil penyusunan kartu deskripsi tersebut selanjutnya diberikan nomor urut 1, 2, 3, 4, dan seterusnya.
f. Daftar Pertelaan Arsip
Daftar Pertelaan Arsip [DPA] adalah daftar yang berisikan uraian arsip dan disusun berdasarkan hasil pendiskripsian arsip yang dilakukan pada tahap sebelumnya.
g. Penataan Fisik Arsip
Penataan fisik arsip dilakukan dengan memberikan nomor difinitif [nomor urut] sesuai dengan nomor urut yang tertera di DPA. Penulisan nomor difinitif dilakukan dikertas pembungkus dengan mencoret nomor sementara [berupa kode inisial dan nomor urut pengerjaan], kegiatan ini disebut dengan manuver fisik. Guna memudahkan penemuan kembali maka berkas yang telah diberi nomor definitif kedalam boks arsip secara lateral yaitu penataan berkas dari kiri ke kanan. Penempatan berkas-berkas dalam boks harus memperhatikan kapasitas boks [daya muat].
h. Pelabelan Boks
Pemberian label boks sangat diperlukan agar identitas nomor difinitif terlihat serta membantu dalam penemuan kembali.
i. Penetapan Boks dalam Rak
Tahap terakhir dari pelaksanaan penataan arsip yaitu menempatkan boks arsip yang telah diberi label, disimpan pada rak arsip sesuai dengan urutan nomor defifinifnya, disamping itu untuk mempermudah penemuan kembali, boks arsip perlu diberikan nomor urut dengan penempatan secara lateral.
2. Arsip Non Tekstual
a. Arsip Sound Recording
Yaitu arsip yang informasinya terekam dalam sinyal dan suara dengan menggunakan teknik perekaman tertentu. Pengolahan arsip ini adalah sbb:
1. Penerimaan
Kaset-kaset yang diterima perlu dicek apakah sudah sesuai dengan daftar atau tidak
2. Pelabelan
Dilakukan terhadap pembungkus dan pada kasetnya, untuk menghindari tercampurnya kaset dengan pembungkus kaset lainnya
3. Transkripsi
Memudahkan isi informasi yang terdapat dalam kaset rekaman suara ke dalam tulisan secara apa adanya tanpa menambah atau mengurangi. Unsur-unsur transkripsi antara lain judul, topik, tempat, tanggal dan tahun peristiwa
4. Indeks
Yaitu ringkasan isi kaset secara garis besar
5. Abstrasi
Yaitu intisari rekaman secara garis besar dalam suatu paragraf.
6. Penataan
Penataan dalam rak kaset dan disusun berdasarkan tahun dan subyek
7. Pembuatan Daftar
b. Arsip Kearsitekturan
Adalah arsip yang berupa gambar yang merupakan bentuk visual dari seorang arsitek. Pengolahan arsip kearsitekturan yaitu dengan membuat deskripsi atau gambaran secara terperinci tentang informasi yang terdapat dalam arsip kearsitekturan. Unsur-unsurnya meliputi pencipta, nomor kerja, nama arsitek, tanggal/bulan/tahun kearsitekturan dibuat, lokasi bangunan, nama bangunan, type bangunan, kode klasifikasi, keterangan, skala, satuan, tingkat perkembangan, kondisi fisik.Penyimpanan arsip kearsitektuaran ditempatkan pada laci kersitekturan dan diberi tanda untuk membedakan laci satu dengan lainnya berdasarkan subyek dengan urutan pengerjaannya nama instansi, subyek,judul/tahun. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan membuat daftar yang memuat unsur-unsur diskripsi arsip kearsitekturan.
c. Arsip Video
Adalah arsip yang isi informasinya berupa citrak bergerak [terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik yang penciptaannya menggunakan media teknologi elektronik. Pengolahan arsip video dimulai dengan melakukan pengecekan data secara teknik Pendiskripsian terdiri dari unsur-unsur Nomor urut pengerjaan, Judul, Masa Putar, Tempat/Tgl/Th, Produksi, Mutu Suara, Asal Koleksi, Keterangan. Penemuan kembali arsip dilakukan dengan membuat daftar yang memuat unsur-unsur diskripsi arsip foto
III. Ganepana ukara-ukara ing ngisor iki kanthi tembung sing trep! 1. Yen liwat sangarepe wong tuwa becike ngucapake...... 2. Ludruk iku kesenian saka …
media apa yang cocok denganmetode: penugasa, pengamatan, tanya jawab, diskusi dan ceramah
ada yang taucamilan tahun kabisat itu apaan? makanan teka teki ldk
buatlah pesan motivasi untuk tetap bertahan dalam nilai nilai kebaikan kristiani saat harus menghadapi perubahan, khususnya dalam penggunaan gadget
kete cuan zakat mal diba Soal Dalam keluarga Amin ada beberapa orang yang tinggal disana. Ayah dan ibu, adiknya, kakak perempuan bersama suaminya dan …
A. Prosedur Penyimpanan Arsip 1. Pengumpulan warkat Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada
satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip. 2.Memeriksa tanda-tanda pelepas Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari
pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file,
deeponer/disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan oleh
pimpian sebagai bukti tanda pelepas. 3. Penetapan indeks Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan
peraturan yang berlaku. 4. Pemberian kode warkat Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang
guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan. 5. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat berdasarkan kode yang
telah di tetapkan. 6. Penyimpaanan dan penataan warkat Menaruh/menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan kode yang
telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku. 7. Pemeliharaan, perawatan, penyiangan dan pemusnahan arsip menurut
peraturan yang berlaku. Dalam menetapkan judul surat harus di sesuaikan dengan filling system yang
di pakai, misalnya : Jika memakai filing system abjad maka caption/kata tangkap/judul surat dapat
di ambil dari : 1. Jika surat masuk maka kata tangkapnya adalah nama pengirim. 2. Jika surat keluar maka kata tangkapnya adalah nama yang dituju. 3. Jika memakai filing system masalah dan nomor maka kata tangkap suratnya
adalah inti/isi/perihal surat tersebut. 4. Jika memakai filing syste wilayah maka kata tangkapnya adalah asal/wilayah
surat tersebut. 5.Jika memakai filing system tanggal aka yang dijadikan capption surat
adalah tanggal, bulan dan tahun yang tercantum dalam surat.
B. Prosedur pencarian/penemuan kembali arsip
1. Menentukan jenis surat yang di butuhkan 2. Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks. 3. Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon pinjaman [out slip] bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya. 4. Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.