Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah

Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah
KARIER

6 Hal Penting yang Perlu Disiapkan Sebelum Meeting

Syarif Maulana
02-Jun-2020

Rapat atau meeting menjadi bagian dari sistem sebuah organisasi untuk menetapkan tujuan, mencapai hasil dan evaluasi sesuatu yang telah dikerjakan. Maka itu, meeting menjadi hal penting bagi sejumlah pihak yang saling bertemu untuk mencapai suatu tujuan.

Karena sifatnya penting, kita yang terlibat dalam sebuah pertemuan mesti mempersiapkan laporan, bahan diskusi atau usulan sebelum meeting dimulai. Ada enam hal yang harus dipersiapkan sebelum meeting dimulai dan membantu kita mencapai kesuksesan.

Mengetahui Tujuan Meeting

Mengetahui apakah meeting yang akan dihadiri membahas sesuatu, misalnya meeting untuk menyelesaikan masalah, mendiskusikan konsep atau membahas hal penting yang harus dilakukan sebuah organisasi atau perusahaan. Bila kita telah memahami tujuan meeting, maka kita dapat mempersiapkan hal-hal yang diperlukan terkait tujuan tersebut. Selain itu memberikan gambaran meeting untuk mendengarkan atau memberikan penjelasan, atau perundingan.

Mengetahui tujuan meeting memudahkan peserta untuk fokus dan tetap berada di materi meeting, alias tidak keluar dari pembahasan. Ini juga akan membuat meeting lebih efektif dan efisien. Sehingga tidak memakan waktu lama.

Identifikasi Siapa yang Hadir Dalam Meeting

Meeting yang efisien biasanya dihadiri sedikit peserta dibandingkan terlalu banyak. Ini untuk menjaga agar meeting tetap efisien. Jika meeting terlalu banyak dihadiri peserta, maka akan sulit menyimpulkan hasil meeting secara cepat. Dengan mengetahui daftar hadir peserta meeting akan membantu kita memaksimalkan tujuan meeting. Topik yang akan dibahas pun, tidak akan melebar dari yang direncanakan.

Mengidentifikasi peserta juga akan memudahkan kolaborasi selanjutnya yang akan dilakukan perusahaan. Satu divisi cukup diwakilkan satu orang saja sehingga tidak menggangu pekerjan yang lain. Sekedar saran, peserta yang hadir harus diberitahu sebelum meeting berlangsung agar menggunakan waktu meeting untuk berbicara secara efisien.

Persiapkan Peralatan

Meski dianggap hal kecil namun mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan saat meeting akan membantu keberlangsungan meeting berjalan lancar. Sehingga pada pelaksanaannya, kita tidak akan terganggu dengan hal-hal kecil dan fokus pada hal besar. Tentu, kita tidak ingin saat hendak memaparkan presentasi mesti mencari peralatan meeting, kan.

Sangat baik jika sebelum meeting dimulai peralatan yang dibutuhkan telah dipersiapkan. Begitu juga dengan tempat meeting telah dibersihkan agar peserta meeting merasa nyaman. Jangan buang waktu meeting yang berharga untuk menangani hal detail yang sangat teknis.

Jika memang perlu, susun duduk para peserta meeting. Umumnya, pengaturan duduk peserta meeting membentuk huruf U ini dinilai ideal jika peserta meeting kurang dari 20 orang. Sehingga memudahkan untuk berkomunikasi saat mengusulkan ide, berdiskusi atau melaporkan. Selain itu yang perlu diperhatikan adalah kesediaan minuman saat meeting, terkadang peserta merasa haus karena mengikuti meeting maraton. Agar tetap fokus dan tidak mondar-mandir mencari minuman lebih baik disiapkan terlebih dahulu.

Siapkan Presentasi Semenarik Mungkin

Apabila kita akan melakukan presentasi saat meeting berlangsung, maka siapkan presentasi secara ringkas, menarik dan profesional. Sebaiknya, jangan tunjukkan sebuah bagan yang tidak berujung karena justru akan membuat peserta tidak yakin akan presentasi kita. Sangat baik jika kita memahami dulu peserta meeting soal kebutuhan mereka saat rapat, baru menyusun paparan presentasi kita.

Sangat baik juga jika kita membuat salinan hasil presentasi dan membagikannya kepada peserta. Presentasi tersebut mungkin berisikan materi secara ringkas, hanya untuk memastikan peserta memahami materi yang kita angkat. Apabila ada pertanyaan saat meeting berlangsung, sebisa mungkin kita menyelesaikan pertanyaan tersebut dalam rapat.

Membaca Laporan Perusahaan

Mengetahui tentang kondisi terbaru soal perusahaan atau industri akan membantu kita menentukan keputusan rapat. Selain itu juga membantu kita untuk mengetahui kondisi kompetitor, masukan dari pasar hingga regulasi penting yang dikeluarkan pemerintah.

Jangan Batalkan Meeting

Membatalkan pertemuan kerap membawa pengaruh negatif terhadap kinerja peserta. Sebab tanpa disadari, justru akan menghambat motivasi para peserta meeting. Maka, pastikan waktu meeting sesuai dengan para peserta meeting, sehingga memang dihadiri dan dipersiapkan dengan sungguh oleh para peserta.

Walaupun terpaksa harus membatalkan meeting, lakukan pemberitahuan sebelum jadwal meeting datang. Sangat baik dilakukan satu hari sebelum waktu yang telah ditentukan. Jika memang terpaksa dilakukan saat itu juga, ada baiknya dilakukan satu jam sebelum meeting berlangsung.

Itulah beberapa hal penting yang harus kamu siapkan sebelum meeting agar meeting kamu sukses dan tidak ada hambatan.

#karier
Artikel Terkait
KARIER
23-Oct-2021

Selain Gaji Bulanan, Ini Pentingnya Punya Bisnis Sampingan

KARIER
11-Oct-2021

Beberapa Hal yang Bisa Kamu Lakukan Biar Nyaman dan Makin Produktif Saat Bekerja

KARIER
05-Oct-2021

Tips Ampuh Biar Pekerjaan Utama dan Sampingan Bisa Berjalan Mulus

KARIER
05-Oct-2021

5 Hal yang Membuat Kamu Kesulitan untuk Naik Jabatan di Kantor