Bisakah mail merge di excel?

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word Mudah

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word Mudah

  • Ridwan Karim
  • Insight
  • Maret 10, 2022

Bisakah mail merge di excel?

Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word dan Excel cukuplah Mudah apabila mengikuti panduan dan langkah-langkah berikut ini.

Jika sedang mencari tahu bagaimana cara membuat mail merge di Word maka kamu sudah menemukan sumber informasi yang tepat. Pada artikel ini akan dibahas mengenai langkah-langkah pembuatan mail merge di Microsoft Word. Salah satu fitur yang sangat membantu pekerjaan seorang admin maupun sekretaris. 

Fitur ini bisa dijumpai di Microsoft Word maupun di Excel, tidak tertutup kemungkinan ada aplikasi tertentu yang juga menyediakannya. Penggunaannya sendiri untuk menyusun surat yang nantinya akan dikirimkan ke banyak alamat atau penerima. Sehingga dengan fitur satu ini tidak perlu mengetik satu per satu. 

Hanya saja tahapan dalam membuat mail merge ini cukup lumayan, dan tentu tidak semua orang bisa dengan mudah mengingatnya. Namun tidak perlu cemas, karena yang namanya mail merge dan fitur lain di Microsoft Word yang terbilang rumit dijamin bisa dipelajari dan dipraktekan. Berikut informasinya. 

Baca Juga: Cara membuat KOP surat di word

Daftar Isi

Apa Itu Mail Merge? 

Dalam bahasa Indonesia istilah atau fitur mail merge diartikan sebagai “Surat Massal”, sebab fitur ini memang mendukung untuk pembuatan surat masal di Microsoft Word. Secara umum lagi, pengertian dari mail merge adalah suatu metode untuk membuat tulisan yang banyak dalam format yang sama secara lebih cepat dan praktis. 

Saat menggunakan fitur ini maka ada kebutuhan atau kewajiban untuk membuat dua jenis file yang berbeda. Satu file merupakan sumber data, dan dibuat di Microsoft Excel sedangkan file kedua adalah naskah utama yang dibuat di Microsoft Word. File naskah utama biasanya berisi badan surat maupun desain amplop pembungkus surat tersebut. 

KHUSUS HARI INI: 3 Ebook Gratis, Cara Meningkatkan Penjualan Produk [Terbaru]: Download Ebook

Adanya fitur ini sudah tentu akan membantu administrasi maupun sekretaris di suatu perusahaan untuk menyiapkan surat-surat penting. Misalnya saja perusahaan akan mengadakan acara launching produk baru dan akan mengundang sejumlah tamu penting. Isi surat undangan tentu sama, yang berbeda adalah siapa penerimanya. 

Menulis siapa saja penerima surat undangan tersebut tidak perlu lagi ditulis satu per satu di file Word berbeda. Cukup di satu file yang kemudian dipanggil fitur mail merge, maka si pembuat surat hanya perlu bermain dengan kursor di perangkat kerjanya. 

Kegunaan dan Fungsi dari Mail Merge 

Fitur mail merge kemudian memiliki banyak fungsi dan kegunaan, fungsinya sendiri adalah untuk:

Bisakah mail merge di excel?

  • Membantu membuat dokumen yang isinya sama dengan sedikit perbedaan pada data seperti nama, alamat, dan sebagainya. Sehingga cocok untuk membantu proses pembuatan surat, sertifikat, amplop, dan lain sebagainya. 
  • Membantu mempercepat pekerjaan menyiapkan dokumen yang isinya sama namun ditujukan untuk beberapa atau banyak orang (penerima). 

Mail merge kemudian menawarkan efisiensi, yang membuat proses pembuatan file dengan isi sama menjadi lebih cepat. Sehingga fitur ini sangat dibutuhkan dan jamak digunakan di berbagai perusahaan. Adapun bagian yang sering bersinggungan dengan fitur ini dimulai dari bagian administrasi, HRD, sekretaris, dan lain sebagainya.

Baca juga: Cara Mengatur Margin Skripsi Di Microsoft Word

Langkah Membuat Mail Merge di Word 

Sedangkan untuk tata cara membuat mail merge di Word sendiri pada dasarnya terdiri dari tiga tahapan utama, dan tahapan terakhir adalah penyimpanan dokumen sekaligus proses cetak. Mail merge yang umumnya digunakan untuk keperluan surat menyurat, memang dijamin akan dicetak pada proses akhir.

Bisakah mail merge di excel?
Membuat Mail Merge di Word

Adapun detail mengenai tahapan dari penggunaan fitur ini sebagai berikut:

Bisakah mail merge di excel?

Time Needed : 00 days 00 hours 15 minutes

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge di Word

  1. Membuat File Sumber Data

    Pada tahapan pertama, kamu perlu membuat file sumber data. Dibuat di Microsoft Excel yang sudah didesain khusus untuk membuat data secara manual. Adapun data ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Jika hendak mengirimkan surat ke banyak alamat. 

    Maka file data umumnya berisi data penerima tersebut. Mencakup nama penerima surat, alamat penerima, nomor telepon, dan data lain yang sekiranya diperlukan. Sehingga silahkan mulai dengan membuat file data ini di Excel. Berikut contoh data tersebut:

    Bisakah mail merge di excel?

  2. Membuat Naskah Utama

    Tahapan berikutnya adalah membuat naskah utama, naskah utama ini dibuat di Microsoft Word. Isinya tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan. Jika fitur mail merge ditujukan untuk membuat surat. Maka pada naskah utama berisi badan surat tersebut, bisa juga desain amplop untuk membungkus surat. 

    Selain untuk surat, mail merge juga bisa untuk keperluan lain. Misalnya untuk menyusun biodata siswa melalui Microsoft Word maupun untuk keperluan lainnya. Intinya, jika ingin praktis memasukan detail data diri, alamat, dan sebagainya. Maka fitur mail merge bisa digunakan. Berikut contoh naskah utama untuk surat.

    Bisakah mail merge di excel?


    Jadi, untuk file naskah utama pastikan menyediakan ruang kosong. Pada contoh di atas, ruang kosong berada setelah kata nama, alamat, dan nomor telepon. Ruang kosong ini nantinya akan diisi dengan data dari file sumber data utama ketika fitur mail merge diterapkan.

  3. Menghubungkan Naskah Utama dengan Sumber Data

    Setelah file sumber data dan file naskah utama sudah siap, maka tahap selanjutnya dalam cara membuat mail merge di Word adalah menghubungkan keduanya. Pada tahap inti ini akan terdiri dari beberapa langkah, ikuti langkah berikutnya.

  4. Buka fila naskah utama di Microsoft Word

    kemudian cari menu Mailings yang berada di sebelah menu References. Kemudian pilih sub menu Start Mail Merge. Lalu, pilih menu berikutnya sesuai kebutuhan. 

    Jika ingin mencetak amplop pembungkus surat berisi nama dan alamat penerima maka bisa memilih menu Envelopes, jika ingin membuat surat bisa memilih Letters dan seterusnya. Berhubung pada contoh akan dibuat badan surat, maka dipilih Letters.

    Bisakah mail merge di excel?

  5. Pilih menu Use Existing List

    Tahap selanjutnya, masih di menu Mailings kini beralih ke sub menu Select Recipient. Setelah itu pilih menu Use Existing List, kemudian kamu bisa mencari file sumber data utama yang tadi dibuat di Excel. Detailnya sendiri ada pada gambar di bawah ini.

    Bisakah mail merge di excel?


    Setelah memilih file sumber data utama dari Excel yang sudah dibuat, maka pada naskah utama di Microsoft Word statusnya sudah terhubung dengan file sumber data tadi.

  6. Pilih sheet data yang Sesuai

    Pilih sheet yang sesuai, sebab setelah memilih file sumber data nantinya akan muncul kotak dialog Select Table. Sesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang ada. Contohnya adalah sebagai berikut:

    Bisakah mail merge di excel?

    Berhubung sumber data utama yang dibuat ada di sheet pertama, maka tinggal klik tombol OK. Sebab pada sheet 1 sudah ada tanda bold berwarna biru seperti pada gambar di atas.

  7. Mengatur Tata Letak

    Setelah terhubung dengan sumber data utama, maka tahap selanjutnya adalah mengatur agar tata letak antara data di sumber data utama sesuai dengan tata letak di file naskah utama.

    Bisakah mail merge di excel?


    Misalnya, untuk kolom Nama, maka dihubungkan dengan data berisi nama di file sumber data utama. Letakan dulu kursor di sebelah kata Nama di file naskah utama. Sesuai dengan yang ada pada gambar di atas.

  8. Insert Merge Field

    Setelah kursor diletakan di sebelah kata Nama, maka pilih sub menu Insert Merge Field dan kemudian tinggal klik opsi Nama yang ada di bagian bawahnya. Detailnya seperti di gambar berikut:

    Bisakah mail merge di excel?

  9. Atur data Merge Field

    Lakukan hal serupa untuk kata alamat dan nomor telepon. Jika sudah dilakukan semuanya, maka tampilan di file naskah utama akan seperti gambar di bawah ini:

    Bisakah mail merge di excel?

    Sehingga tampak ada keterangan <> dan seterusnya.

  10. Melihat Hasil (Preview Result)

    Tahap berikutnya adalah melihat hasil, tinggal masuk ke sub menu Preview Result  yang masih ada di menu Mailings.

    Bisakah mail merge di excel?

  11. Pastikan Data Benar

    Saat diklik menu Preview Result maka di file naskah utama seketika keterangan <> dan seterusnya akan otomatis terisi data sesuai dengan urutan data dari file sumber data.

    Untuk melihat data lain, maka tinggal klik tombol Next Record maupun Previous Record jika ingin melihat hasil data sebelumnya. Detailnya seperti pada gambar berikut:

    Bisakah mail merge di excel?

  12. Menyimpan dan Mencetak

    Tahap akhir dalam cara membuat mail merge di Word adalah penyimpanan dokumen kerja. Penyimpanan dilakukan di Microsoft Word, dengan cara memilih sub menu Finish & Merge yang ada di menu Mailings. Saat di klik maka akan muncul tiga pilihan, yaitu: 

    Edit Individual Document, digunakan untuk menyimpan file hasil kerja dalam dokumen baru. Sehingga hasil penyimpanan akan berisi Microsoft Word baru dengan data sesuai sumber data utama. Jadi, jika di sumber data utama ada 10 data maka akan muncul 10 file naskah utama berisi masing-masing data. 
    Print Document, digunakan untuk mencetak dokumen mail merge secara langsung tanpa perlu disimpan terlebih dahulu. Hasil cetak akan sesuai dengan tampilan pada Microsoft Word, sehingga perlu diganti berkala jika ingin mencetak semua data di kertas berbeda. 
    Send Email Messages,  digunakan untuk mengirimkan file naskah utama. 

    Dari tiga pilihan tersebut, silahkan memilih yang dirasa paling sesuai dengan kebutuhan.

Tools
  • Microsoft Word
  • Microsoft Excel

Bagaimana Jika Data di Sumber Data Ditambah atau Dikurangi?

Setelah paham tata cara membuat mail merge di Word melalui penjelasan di atas, mungkin kamu bertanya. Bagaimana jika ada update data? Baik itu pengurangan (menghapus) maupun penambahan data di file sumber data. Sebab data dari file sumber data yang di update tidak otomatis ikut update juga di file naskah utama

Maka Kamu hanya perlu mengupdate data melalui file naskah utama di Microsoft Word. Caranya:

Bisakah mail merge di excel?

1. Masuk ke menu Mailings dan klik sub menu Edit Data Recipient. Berikutnya gambar penjelasannya.

Bisakah mail merge di excel?

2. Saat di klik, akan muncul kotak dialog Mail Merge Recipient, lihat ke bawah dan cari menu Data Source. Klik menu tersebut, kemudian klik tombol Refresh yang ada di bawahnya. Detailnya ada pada gambar berikut:

Bisakah mail merge di excel?

3. Terakhir, klik tombol OK pada kotak dialog Mail Merge Recipient tersebut. Maka secara otomatis data baru dari file sumber data akan masuk ke dalam Data Recipient. Silahkan dilihat dengan klik kembali menu Preview Result.

Baca juga: Review Buku Aplikasi Komputer : Belajar Microsoft Office Lebih Mudah

Penutup

Sebelum merefresh pastikan data di file sumber data sudah diupdate dan disimpan. Jika belum, maka data baru tidak akan bisa masuk ke Microsoft Word tersebut.

Bagaimana mudah bukan cara membuat mail merge di Word? Jika selama ini terbiasa memakai Microsoft Word dijamin tidak akan mendapatkan kendala berarti. Namun jika belum terbiasa maka akan merasa prosesnya sangat panjang dan ribet. Sebab perlu menghubungkan dua file berbeda dari dua jenis aplikasi berbeda. (Pujiati)

Baca juga artikel terkait tentang “cara membuat mail merge di word” berikut :

  • Cara agar semangat kuliah
  • Cara menghitung nilai IP dan IPK
  • Cara mudah mendapat IPK tinggi
  • Cara review jurnal
  • Cara membuat footnote di word
  • Cara menulis essay
  • Cara menulis footnote / catatan kaki
  • Cara merangkum buku
  • Cara menulis daftar pustaka dari skripsi
  • Cara membuat abstrak
  • Cara mengubah desimel ke persen
  • Cara mencari judul skripsi

Topik: microsoft word, tips menulis

Ingin dapat informasi Diskon Beli Buku Setiap Bulan? Yuk, isi emailmu!

Nama

Email

Dapatkan Info Promo

Bagikan Artikel Ini

Bisakah mail merge di excel?

Cara Membuat Halaman Di Word Secara Umum

Cara membuat halaman di word secara umum, sebagai mahasiswa, selain mengikuti perkuliahan, ada banyak tugas yang harus diselesaikan. Dimana saat mengerjakan tugas, seorang mahasiswa penting

Bisakah mail merge di excel?

7 Motivasi Kuliah Agar Tetap Semangat & Cepat Lulus

Memiliki motivasi kuliah sangatlah penting, sebab tanpa ada motivasi, banyak mahasiswa yang putus kuliah di tengah jalan bahkan DO.

Bisakah mail merge di excel?

Cara Berbicara di Depan Umum agar Tidak Grogi

Kegugupan dapat muncul karena banyak hal. Nah, baca artikel ini sampai selesai supaya tahu cara berbicara di depan umum agar tidak grogi.

Bisakah mail merge di excel?

7 Rekomendasi Buku Cerita Pendek (Cerpen), Banyak Genre!

Sedang mencari dan berencana membeli buku cerpen? Nih, ada 7 rekomendasi buku cerita pendek terbaik dan juga banyak genrenya.

Bisakah mail merge di excel?

5 Rekomendasi Buku Penelitian Kualitatif Best Seller

Rekomendasi buku metodologi penelitian kualitatif membahas mulai dari perencanaan penelitian hingga menyajikan hasilnya kepada kalayak umum

Bisakah mail merge di excel?

Kuliah Tanpa Skripsi: Ternyata Bisa, Gini Caranya!

Tahukah kamu bahwa mahasiswa dapat lulus kuliah tanpa menyusun skripsi? Ternyata bisa. Simak penjelasan ini cara lulus kuliah tanpa skripsi!

Apakah mail merge bisa digunakan di microsoft excel?

Berkenalan dengan Fitur Mail Merge Fitur mail merge di Microsoft Word atau Excel berguna untuk membuat banyak tulisan dalam format yang sama. Berkat kehadiran mail merge, kamu bisa memasukkan data di Word secara cepat dan praktis tanpa harus menulisnya satu-satu.

Database apa saja yang bisa digunakan dalam mail merge?

Sedangkan hal penting yang ada di mail merge adalah main document atau dokumen utama dan data source atau sumber data..
Microsoft Office Excel Worksheet..
Microsoft Office Word Table..
Microsoft Office Outlook Contact List..
Microsoft Office Access Database Tables..

Langkah pertama pembuatan mail merge melalui microsoft excel?

Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List… 2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi. 3. Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge.

Tuliskan langkah langkah cara menggunakan fitur mail merge dengan Microsoft Word dan excel?

Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word.
Buka menu pada Ms. Word. ... .
2. Buat format dokumen. ... .
3. Tulis naskah pada worksheet. ... .
Pilih penerimaan dokumen. ... .
Atur posisi naskah dan data. ... .
6. Cek format dokumen, pastikan sudah benar. ... .
7. Simpan file mail merge..