Buku Agenda yang dipergunakan mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah disebut Buku Agenda

Buku agenda ada 3 macam;

  1. Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman
  2. Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
  3. Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Buku Agenda yang dipergunakan mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah disebut Buku Agenda

Buku agenda adalah buku khusus yang dipakai untuk mencatat surat-surat yang masuk dalam perusahaan, bisnis, atau organisasi selama periode 1 tahun.

Buku agenda mempunyai banyak fungsi yang sangat bermanfaat untuk kelangsungan perusahaan, bisnis, atau organisasi.

Fungsi Buku Agenda

Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap yang masuk atau sampai keluar bisa diidentifikasi dengan mudah.  Pencarian berkas-berkas penting juga akan terbantu dengan adanya buku agenda kerja.

Terkadang ada keadaan di mana perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu melihat kembali berapa jumlah surat masuk maupun surat keluar dalam waktu tertentu. Dengan membuat rincian dalam buku agenda kerja, situasi seperti ini juga akan biisa dilewati dengan mudah.

Untuk mengeluarkan suatu surat, perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu membuat penomoran yang runtut dari satu surat ke surat yang lain. Jika daftar surat yang dikeluarkan sebelum-sebelumnya sudah terangkum dalam buku agenda kerja, maka pemberian nomor akan semakin cepat dilaksanakan.

Dalam keadaan tertentu, perusahaan, bisnis, atau organisasi mungkin perlu memilih surat-surat terdahulu yang sudah tersimpan. Dengan menuliskan identitasnya secara urut pada buku agenda kerja, maka pencarian tak akan memakan waktu lama.

Baca Juga :  Pengertian Pencemaran Udara

Macam-macam Buku Agenda

Jenis Buku Agenda ini cocok dipakai untuk pencatatan surat masuk serta surat keluar dengan penomoran sekaligus dengan berurutan pada setiap halaman untuk per halaman. Format dari buku agenda jenis ini biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, dan juga kode arsip.

Buku agenda jenis ini terdiri dari buku agenda surat masuk serta buku agenda surat keluar yang kolomnya dibedakan atau dibuat dengan terpisah. Penomoran dalam jenis buku agenda ini pun ikut dipisah. Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat masuk biasanya terdiri dari nomor, tanggal penerimaan surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tanggal dan nomor surat, perihal, lampiran, diteruskan kepada, keterangan, dan juga kode arsip.

Di sisi lain, Format dari buku agenda jenis ini pada tabel surat keluar biasanya terdiri dari nomor, nomor surat, tanggal surat, nama instansi atau perusahaan atau organisasi pengirim, tujuan pengiriman surat, lampiran, keterangan, dan juga file.

Istilah Dalam Buku Agenda

Buku ini merupakan buku yang dipakai untuk mencatat semua informasi yang  berhubungan dengan surat keluar selama 1 tahun. Banyak orang juga menyebut buku tersebut sebagai buku agenda keluar. Orang yang mengurus atau bertanggung jawab pada buku ini disebut dengan verbalis.

Buku ini adalah buku yang dipakai untuk mencatat semua informasi yang  berhubungan dengan surat yang akan disimpan. Penyimpanan surat diurutkan berdasarkan kode-kode surat sesuai dengan nomor urut yang ada pada surat.

Blanko atau formulir yang secara khusus dipakai untuk membuat konsep surat.

Baca Juga :  Pengertian Komunikasi Daring

Lembaran kertas surat yang sudah disertai dengan kepala surat yang telah tercetak. DIpakai untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

Format Buku Agenda Kerja

Buku Agenda yang dipergunakan mencatat surat masuk dan keluar secara terpisah disebut Buku Agenda

Demikianlah Artikel dari duniapendidikan.co.id tentang Apa itu Buku Agenda : Pengertian, Fungsi, Macam, Istilah, Beserta Format nya semoga bermanfaat bagi yang membacanya

mengapa kita harus mempercayai malaikat....​

tolong rubah ke latin​

tolong rubah ke latin makasih ​

tolong ubah ke latin makasih....​

Hasil pemangkasan yang rata dilakukan dengan melakukan teknik ​

tolong, I'rob kan 10 kata​

jelaskan terjadinya keseimbangan pasar dan berikan contohnya​

Berikan alasanmu mengapa teknologi tradisional melayu bersifat alami dan selaras dengan khazanah alam!​

contoh tentang pengalaman belajar bhs Inggris selama sekolah ​

11. Moal jadi jalma luhung,lamun teu munjung ka indung. Moal gede darajat,lamun teu hormat ka bapa. Jelaskeun arti sajak di luhur!​.

Penanganan Surat Sistem Buku Agenda

Penanganan surat sistem buku agenda adalah, sistem pengurusan surat menggunakan buku agenda dalam pencatatan surat masuk maupun surat keluarnya. Buku agenda adalah suatu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dan keluar dalam satu tahun. Petugas yang mengagendakan surat disebut agendaris.

surat sistem buku agenda

Buku agenda ada 3 macam;

Buku agenda tunggal/campuran adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus berurutan pada tiap halaman.

Buku agenda berpasangan adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk di halaman sebelah kiri dan surat keluar di sebelah kanan, atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.

Buku agenda kembar adalah buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar disediakan buku sendiri-sendiri.

Beberapa istilah dalam pengurusan surat sistem buku agenda yaitu:

Buku verbal adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama satu tahun. Disebut juga buku agenda keluar. Petugasnya disebut verbalis.

Buku ekspedisi adalah buku yang dipergunakan untuk mengantar surat dan sekaligus sebagai tanda terima surat. Petugasnya disebut ekspeditor.

Buku arsip/klaper, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan terbagi menurut kode-kode surat dengan nomor urutnya masing-masing.

Disposisi yaitu perintah pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang bersangkutan

Blanko konsep, yaitu blanko/formulir yang dipergunakan khusus untuk membuat konsep surat.

Blanko surat, yaitu lembaran kertas surat dengan kepala surat yang telah tercetak untuk membuat surat yang akan dikirimkan.

Taklik, yaitu suatu tanda (biasanya paraf) dari petugas yang bertanggung jawab meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.

Cap agenda, yaitu cap segi empat yang dibutuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda dan diisi menurut isian yang diperoleh dari buku agenda tersebut.

Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:

Penerimaan Surat

Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.

Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah yang sering kali menerima surat.

Tugas penerima surat adalah:

mengumpulkan setiap surat yang masuk,

meneliti ketepatan alamat

menandatangani bukti pengiriman bahwa surat sudah diterima. Jangan sampai ada surat yang salah alamat. jika alamat tidak tepat, maka surat itu harus dikembalikan kepada petugas pos atau kurir. Tetapi jika sudah tepat maka surat itu harus diberikan kepada petugas di bagian tata usaha atau bagian administrasi.

Penyortiran Surat

Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.

Pencatatan Surat

Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan.

Pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.

Berikut tampilan buku agenda tunggal yang digunakan diperus