Suara.com - Cara menggunakan autofill di Microsoft Excel yang dapat mempercepat proses pengerjaan data hanya cukup dengan mengikuti langkah berikut ini.
Jika Anda banyak melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan penomoran atau menggunakan data bulan yang berurutan maka tentunya perlu menggunakan fitur autofill agar lebih mudah dan cepat.
Autofill adalah fitur pada Microsoft Excel yang berfungsi untuk mengisi data secara otomatis berdasarkan pattern atau pola tertentu.
Penggunaan autofill sangat dipakai dalam Microsoft Excel untuk membuat penomoran dan copy formula dengan otomatis. tipe data yang dapat kita autofill adalah data berupa angka, teks, jam, tanggal, bulan, tahun, dan formula [rumus].
Baca Juga: Mudah Ini Cara Mengurutkan Data di Microsoft Excel
Cara penggunaan autofill dapat Anda lakukan dengan cara berikut ini.
- Cara Pertama menggunakan tools "FILL"
- Pilih Tab home yang berada pada grup editing
- Temukan menu Fill
- Maka secara otomatis akan terisi
Selain cara diatas ada cara yang lebih mudah dengan cara menggunakan drag mouse,
- Buat urutan / pola angka pada kolom atau baris
- Selanjutnya blok kedua baris tersebut
- Klik dan tahan tanda Plus di pojok kanan bawah cell
- Drag sesuai kebutuhan.
- Maka cell akan otomatis terisi sesuai dengan pola
Cara Membuat Custom List pada AutoFill Microsoft Excel
Anda juga dapat membuat custom list sehingga Microsoft Excel mengetahui maksud barisan data yang akan diisi pada sel berikutnya.
Hal ini tentunya dapat mempercepat pekerjaanmu ketika harus bersinggungan dengan data yang sudah berpola atau sumber data yang sudah tersedia dan berikut merupakan cara untuk menambah custom list.
Baca Juga: Cara Menemukan Data Ganda di Microsoft Excel
- Klik Tab Menu File pada Ribbon dan Pilih Options
- Pada dialog Excel Options Klik Advanced
- Scroll ke bawah pada bagian General klik Edit Custom Lists
- Biarkan keyboard hover pada "NEW LIST" dan memasukkan list data tiap baris pada kolom List Entries
- Klik OK pada Jendela Custom List
- Klik OK pada jendela Excel Options
- Kustom list berhasil ditambahkan
Nah mudah bukan menggunakan fitur autofill Microsoft Excel? kini pekerjaanmu akan semakin cepat dan lebih efisien tanpa harus membuang waktu lama lagi. [HiTekno.com/ Jeffry francisco].
Mencoba mengisi sel di Excel yang menggabungkan teks atau data dari beberapa sel lain dalam satu lembar bisa menjadi proses yang sangat memakan waktu. Ini terutama benar jika ada ratusan atau ribuan baris dalam spreadsheet.
Setelah Anda mengetahui cara menggunakan Flash Fill di Excel dengan benar, Anda dapat membiarkan Excel melakukan semua pekerjaan berat tersebut. Anda cukup menyediakan beberapa entri sel manual untuk membantu Excel memahami dengan tepat apa yang Anda coba lakukan. Kemudian, Excel melakukan sisa pekerjaan untuk sisa spreadsheet.
Jika ini terdengar seperti tip hemat waktu yang ingin Anda coba, mari kita lihat bagaimana Anda dapat menggunakan fitur ini untuk meningkatkan produktivitas Anda sendiri.
Catatan[Note] : Fitur Flash Fill di Excel hanya tersedia di Excel 2013 dan yang lebih baru.
Cara Menggunakan Isi Flash Di Excel
Aplikasi Flash Fill in Excel yang paling sederhana adalah menggabungkan dua kata menjadi satu[combining two words together] . Pada contoh di bawah ini, kami akan menunjukkan cara menggunakan Flash Fill untuk menggabungkan nama depan dan nama belakang dengan cepat ke dalam sel ketiga untuk nama lengkap.
Dalam contoh ini, kolom C berisi nama depan, kolom D berisi nama belakang, dan kolom E adalah kolom untuk nama lengkap.
- Pertama, ketikkan nama lengkap ke dalam sel pertama seperti yang Anda inginkan [menggabungkan konten sel Nama[First Name] Depan dan sel Nama Belakang.
- Setelah ini, mulailah mengetik hal yang sama ke sel berikutnya [ Nama Depan[First Name] dan Nama Belakang dari sel di sebelah kiri]. Anda akan melihat bahwa fitur Isi Flash[Flash Fill] Excel akan secara otomatis mendeteksi pola dari konten sel di atasnya yang Anda ketikkan secara manual.
Menggunakan "pembelajaran" ini, Excel akan memberikan pratinjau tentang apa yang menurut Anda ingin Anda ketikkan. Itu bahkan akan menunjukkan kepada Anda bagaimana sisa sel akan mengisi kolom lainnya.
- Cukup tekan Enter untuk menerima pratinjau ini. Anda akan melihat fitur Excel Flash Fill melakukan keajaibannya saat mengisi semua sel lainnya di kolom ini untuk Anda.
Seperti yang Anda lihat, fitur Isi Kilat[Flash Fill] dapat menghemat banyak waktu jika Anda membandingkan pengetikan satu sel secara manual dan Enter dengan keharusan mengetikkan nama untuk semua sel di kolom baru secara manual.
Jika Anda memperhatikan bahwa fitur Isi Kilat[Flash Fill] tidak berfungsi, Anda perlu mengaktifkan fitur Isi Kilat[Flash Fill] di Excel . Anda dapat melihat cara melakukannya di bagian terakhir artikel ini.
Opsi Isi Flash Excel
Saat Anda melakukan langkah Isi Kilat[Flash Fill] di atas, Anda akan melihat ikon kecil akan muncul di sebelah sel yang terisi. Jika Anda memilih panah tarik-turun di sebelah kanan ikon ini, Anda akan melihat beberapa opsi tambahan yang dapat Anda gunakan dengan fitur Isi Kilat[Flash Fill] .
Dengan menggunakan opsi Isi Kilat[Flash Fill] di kotak tarik-turun ini, Anda dapat:
- Undo Flash Fill : Membatalkan tindakan yang mengisi seluruh kolom setelah Anda menekan Enter
- Terima saran : Ini akan memberi tahu fitur [Accept suggestions]Isi Flash[Flash Fill] Excel untuk kolom ini bahwa Anda setuju dengan perubahan pada kolom dan ingin mempertahankannya
- Pilih xx sel kosong[Select xx blank cells] : Memungkinkan Anda mengidentifikasi sel apa pun yang tidak terisi dan kosong sehingga Anda dapat memperbaikinya jika perlu
- Pilih xx sel yang diubah[Select xx changed cells] : Memungkinkan Anda memilih semua sel yang secara otomatis berubah setelah fitur Isi Kilat[Flash Fill] memperbarui sel tersebut
Setelah Anda memilih Terima saran, Anda akan melihat bahwa angka "pilih" untuk "sel yang diubah" akan turun menjadi nol. Ini karena setelah Anda menerima perubahan, isi sel tersebut tidak lagi dianggap "berubah" oleh fitur Isi Kilat[Flash Fill] .
Cara Mengaktifkan Isi Flash Di Excel
Jika Anda memperhatikan bahwa Excel tidak menyediakan pratinjau Isi Flash[Flash Fill] saat Anda mulai mengetik sel kedua, Anda mungkin perlu mengaktifkan fitur tersebut.
Untuk melakukan ini:
Pilih File > Opsi[Options] > Lanjutan[Advanced] . Gulir ke bawah ke bagian Opsi pengeditan[Editing options] dan pastikan Aktifkan Pelengkapan Otomatis untuk nilai sel[Enable AutoComplete for cell values] dan Pengisian Flash Otomatis[Automatically Flash Fill] dipilih.
Pilih OK untuk menyelesaikan. Sekarang, saat berikutnya Anda mulai mengetik di sel kedua setelah mengisi sel pertama, Excel akan mendeteksi pola dan memberi Anda pratinjau tentang bagaimana Anda ingin mengisi sisa sel di kolom.
Anda juga dapat mengaktifkan fitur Isi Kilat[Flash Fill] untuk sel yang telah Anda soroti dengan memilih ikon Isi Kilat di menu [Flash Fill]Data di bawah grup Alat Data[Data Tools] di pita.
Anda juga dapat menggunakannya dengan menekan Ctrl + E pada keyboard.
Kapan Menggunakan Flash Isi Excel
Menggabungkan nama lengkap dari dua kolom adalah contoh sederhana tentang bagaimana Anda dapat menggunakan Flash Fill di Excel , tetapi ada banyak kegunaan lanjutan untuk fitur canggih ini.
- Ekstrak substring dari string besar [seperti kode pos dari alamat lengkap] di kolom lain
- Tarik[Pull] angka dari string alfanumerik
- Hapus spasi dari sebelum atau sesudah string
- Masukkan[Insert] substring [seperti koma atau tanda hubung] ke string yang ada
- Format ulang tanggal
- Ganti[Replace] bagian dari string dengan teks baru
Ingatlah bahwa, betapapun bergunanya fitur Isi Flash[Flash Fill] , fitur ini tidak akan diperbarui secara otomatis saat Anda mengubah sel asli.
Misalnya, dalam contoh nama depan dan belakang di bagian pertama artikel ini, Anda dapat mencapai hasil yang sama dengan menggunakan fungsi Gabungkan[Concatenate function] lalu mengisi kolom lainnya dengan fungsi tersebut.
=CONCATENATE[C2,” “,D2]
Saat Anda melakukan ini, jika salah satu dari dua sel pertama berubah, Nama Lengkap[Full Name] akan diperbarui. Salah satu kelemahannya adalah jika Anda menghapus salah satu dari dua kolom pertama, kolom Nama Lengkap[Full Name] akan menghapus atau menampilkan kesalahan.
Inilah sebabnya mengapa fungsi Isi Kilat[Flash Fill] di Excel paling baik digunakan saat Anda ingin mengonversi kolom asli secara penuh dan permanen menjadi string atau angka yang baru diformat.