Cara inventory management yang kita gunakan bisa membuat konsumen tetap bertahan atau pergi meninggalkan kita. Sebagai ilustrasi, pernah tidak kita mengalami kekecewaan bertubi-tubi ketika membeli sesuatu? Katakanlah, saat kita membeli makanan di restoran. Bukan karena rasanya yang tidak enak, melainkan ada hal lain yang membuat kita menanyakan keseriusan restoran tersebut, “Niat jualan nggak sih?” Kita pesan menu A, kosong. Menu B, kosong juga. Begitu seterusnya hingga hanya tinggal beberapa menu yang dijual.
Mulai Jualan Online dengan LummoSHOP!
Dengan website toko online yang lengkap dan praktis, tidak ada lagi penghalang untuk optimalkan peluang pertumbuhan bisnismu.
Kosongnya menu bukan karena habis dipesan konsumen, melainkan karena alasan lain yang sebenarnya bisa diantisipasi, seperti kurangnya bahan baku misalnya. Kita pesan nasi goreng pedas sebagaimana yang ada pada menu, tapi pegawai restoran bilang menu tersebut tidak ada karena cabenya kosong. Atau kita pesan minuman A, B, C, dll, tapi jawabannya juga sama. Kalau memang sudah tak menjual menu-menu tersebut, kenapa tak dicoret saja dari daftar? Kenapa masih tercantum, seolah-olah sengaja memberi harapan palsu pada konsumen?
Ilustrasi di atas adalah untuk menggambarkan betapa pentingnya inventory management. Sebagai konsumen, wajar jika besok tak mau lagi ke restoran “PHP” tersebut. Padahal dari sisi pebisnis restoran, bisa saja kekacauan inventory tersebut lebih karena tak sengaja dengan beragam alasan, mulai dari penyimpanan yang tidak rapi, tidak adanya catatan, hingga barang rusak, tapi tak terdeteksi.
Dalam lingkup rumah tangga saja, cara inventory management memengaruhi kelancaran kegiatan sehari-hari, bukan? Jika semua barang tertata dengan baik, misalnya, maka drama pagi-pagi mencari kaos kaki mungkin tak akan pernah terjadi. Rumah yang penataannya rapi tidak akan menyusahkan pemiliknya. Bisnis pun serupa. Apa pun bidangnya, cara inventory management yang baik adalah keharusan.
Apa Itu Inventory Management?
Sebelum beranjak ke masalah menerapkan inventory management yang baik, kita harus paham dulu pengertiannya. Inventory management adalah kegiatan pengaturan semua barang-barang yang berkaitan dengan kegiatan bisnis, mulai dari pengaturan bahan baku, barang jadi, barang pelengkap, dan semacamnya. Semua benda berwujud yang berkaitan dengan kegiatan operasional bisnis yang bisa memperlancar kegiatan sehari-hari, itu disebut dengan inventory. Jadi, kamu tak sebatas mengatur barang-barang yang akan kamu jual, tapi juga barang-barang lain [jika ada].
Agar ada bayangan lebih konkret, dalam contoh kasus restoran di atas, misalnya, berikut ini adalah beberapa inventory yang harus dikelola:
- Persediaan barang dagang, seperti makanan dan minuman
- Barang-barang penunjang, seperti piring, garpu, tisu, dan yang sejenis
- Bahan baku seperti sayur, buah, bumbu, dan yang serupa
- Barang titipan [konsinyasi] bila ada
Pentingnya Inventory Management
Sebenarnya jawabannya sudah jelas yakni karena hal tersebut sangat memengaruhi kelancaran bisnis, termasuk juga laba. Bayangkan kalau semua barang hanya tergeletak begitu saja tanpa pengaturan dan pencatatan. Kamu pasti sudah bisa menebak selanjutnya bagaimana. Bila menguraikannya lebih jauh, beberapa keuntungan dari inventory management yang baik adalah:
- Tahu kapan harus restock, misal untuk bisnis restoran di atas, kamu jadi tahu kapan harus beli bahan baku lagi.
- Mengetahui barang mana yang perputarannya cepat karena banyak peminatnya. Pengetahuan ini bermanfaat untukmu dalam membuat strategi selanjutnya
- Bisa mengontrol dengan lebih bijak, misal, tak perlu lagi beli bahan baku A karena ternyata tidak tahan lama.
Beberapa keuntungan pengelolaan inventory management yang baik ujung-ujungnya akan membuat bisnismu makin berkembang. Jika sudah begini, kamu sebagai pemilik bisnis yang meraup untung.
Penerapan inventory management dalam bisnis tentu saja menyesuaikan dengan keunikan suatu bidang usaha. Misalnya, cara inventory management bisnis makanan mungkin berbeda dengan bisnis furniture. Begitu pula yang lain.
Cara Menerapkan Inventory Management
Melansir dari efinancemanagement.com, pada dasarnya memang ada beberapa cara inventory management yang bisa kamu terapkan untuk bisnismu. Berikut cara-caranya:
Just in Time
Taiichi Ohno, ahli teknik industri dari Toyota Motor Manufacturing, memperkenalkan dan mengembangkan metode ini sekitar tahun 1970-an. Tujuan utamanya saat itu adalah untuk memperbaiki kualitas dan meminimalisir pemborosan dengan cara mengoptimalkan persediaan yang ada [tak ada persediaan yang terbuang sia-sia]. Metode tersebut rupanya cukup sukses. Bahkan, karena jasanya tersebut, Taiichi Ohno kemudian mendapat julukan The Father of Just in Time. Pada perkembangannya, metode Just in Time banyak diadopsi oleh perusahaan-perusahaan besar lain, seperti Hewlet Packard, dan Harley Davidson.
Sebagaimana namanya, metode Just In Time atau yang kerap disebut dengan JIT ini membuatmu sebagai pebisnis tak perlu repot-repot menyetok bahan baku. Kamu bisa menyetok secukupnya saja. Bagaimana jika ternyata kurang? Kamu bisa menghubungi supplier kamu untuk mengirimkannya segera.
Problem stok
Metode ini mungkin membuat jantung berdebar-debar karena stok persediaan bahan baku dalam bisnis tak melimpah. Tapi, keuntungannya adalah kamu tak perlu menyiapkan ruang yang besar untuk menyimpan itu semua. Kamu juga bisa berhemat biaya penyimpanan. Tak hanya itu, kemungkinan bahan baku rusak karena terlalu lama disimpan pun bisa diminimalisasi.
Namun, metode JIT ini bukannya tanpa tantangan. Kamu harus punya hubungan yang baik dengan supplier dan kalau bisa jangan hanya satu. Mereka adalah support system utamamu. Ketika bisnismu kekurangan bahan baku karena banyaknya permintaan mereka, kepada supplier-lah kamu meminta pertolongan. Pastikan juga untuk bekerja sama dengan supplier yang baik.
Bila menyimpulkan dari uraian di atas, metode JIT baru bisa kamu terapkan dalam bisnismu jika memiliki beberapa syarat berikut ini:
- Memiliki supplier yang sangat bisa diandalkan.
- Merekrut pegawai yang berkualitas, misalnya bisnismu di bidang kuliner pastikan kalau tukang masaknya memang mumpuni.
- Memiliki perkiraan jumlah konsumen jadi bila pun kamu memiliki persediaan, jumlahnya bisa tepat [tak kelebihan juga tak kekurangan]. Perkiraan ini bisa kamu dapatkan dari pengalaman di masa lalu. Misalnya, bisnismu bidang kuliner, berdasarkan pengalaman sebelumnya jumlah konsumen minuman akan meningkat drastis saat Ramadan, dengan kondisi tersebut kamu bisa menyetok jumlah sirup/yang berkenaan dengan itu dengan jumlah lebih banyak daripada sebelumnya.
Kira-kira, bisnismu bisa menerapkan metode JIT-kah? Pastinya, kamu tidak perlu memaksa karena nyatanya memang tak semua bisnis bisa begitu. Jika bisnismu saat ini tidak memungkinan menerapkan metode JIT, mungkin metode kedua bisa kamu praktikkan.
Metode ini berlangsung dengan membuat rangking barang-barang yang ada dalam bisnis. Misalnya, untuk barang jadi atau barang dagangan, kamu bisa membuat rangkingnya seperti ini: barang yang paling laku, barang yang biasa saja, barang yang kurang laku, dan sebagainya. Pun dengan bahan baku, kamu pun bisa menggolongkannya ke bahan baku yang tahan lama, bahan baku yang tidak tahan lama, dan lain-lain. Cara seperti itu pastinya akan memudahkanmu.
Metode ABC ini terinspirasi dari Hukum Pareto. Hukum tersebut mengatakan bahwa apa pun itu selalu memiliki nilai minimal 20% yang berdampak besar terhadap sisanya 80%. Nah, 20% yang bisa “mengendalikan/berefek” terhadap 20% itulah yang akan dioptimalkan.
Contoh sederhana dari metode ini adalah ketika kamu memiliki toko buku atau memproduksi film. Dari semua judul buku yang kamu jual atau semua judul film yang tayang di bioskop, apa iya semuanya terserap di pasaran dengan baik? Apa benar semuanya akan laris manis? Bukan berarti tidak mungkin, tapi di antara semua buku yang kamu jual atau semua film yang kamu tawarkan, pastinya ada yang “Ter” atau “Paling”. Nah, yang “Ter” atau “Paling” inilah yang kamu fokuskan untuk terus kamu promosikan agar bisa menutup semua biaya produksi yang telah keluar. Yang “ter” atau “paling” itulah yang kamu beri perhatian khusus agar mendapatkan keuntungan yang kamu inginkan.
Metode ABC baru bisa kamu terapkan setelah bisnismu berjalan selama beberapa waktu. Misalnya, kamu bergelut di bidang kuliner. Setelah beroperasi selama beberapa bulan, kamu bisa merangking, produk mana yang paling banyak peminat dan yang tidak. Untuk yang paling banyak peminat, kamu bisa menyetok bahannya lebih banyak. Pun sebaliknya.
Metode Material Requirement Planning atau MRP
Jika metode JIT dikembangkan oleh Toyota, maka metode MRP dikembangkan oleh Joseph Orlicky, insinyur IBM. Metode ini adalah kebalikan dari JIT. Jika JIT, kamu menyetok persediaan barang sesedikit mungkin demi efisiensi, barulah nanti kalau ada kenaikan permintaan kamu menghubungi supplier. Maka, dalam metode MRP ini, kamu sudah menentukan persediaan sejak awal. Misal, untuk contoh kasus restoran di atas, kalau kamu menggunakan metode MRP, maka kamu sudah menentukan stok minyak goreng di awal dan membelinya meskipun saat itu tak terlalu butuh karena konsumen masih sedikit.
Sebagaimana JIT yang memiliki kelebihan dan kekurangan, begitu juga dengan MRP. Sisi positif metode MRP adalah kamu bisa terhindar dari kenaikan harga bahan baku karena sudah memiliki stok [tentu saja dengan maksud tidak untuk menimbun ya alias stok yang kamu miliki masih dalam keadaan wajar]. Sehingga ketika harga bahan baku naik drastis karena suatu hal, kamu tak perlu pusing karena kamu sudah membelinya saat harga murah.
Namun, sisi negatifnya adalah kamu harus memastikan bahwa barang-barang tersebut memang kamu gunakan dalam proses produksi. Itu artinya, kamu harus memastikan bahwa konsumen berdatangan membeli produkmu. Jika tidak, yang ada hanyalah biaya atau beban persediaan yang tinggi untuk hal yang tidak perlu.
Kamu bisa menggunakan metode ini di bisnis konveksimu misalnya. Kamu membeli bahan kain dulu, menyetoknya saat harga murah. Nanti ketika tahun ajaran baru atau hari besar, kamu bisa memproduksi dan menjualnya dengan harga NORMAL atau wajar. Meskipun demikian, kamu tetap mendapatkan laba karena kamu membeli bahan-bahannya saat mereka murah-murahnya.
Ketahui yang Terbaik
Dalam praktiknya, kamu juga bisa menggabungkan ketiga metode seperti di atas. Misalnya, untuk barang-barang yang sudah pasti ada pembelinya, kamu menggunakan metode MRP. Sementara untuk barang-barang yang masih belum jelas pasarnya, kamu menggunakan JIT. Kemudian, dalam perjalanannya, kamu juga bisa menggunakan metode ABC untuk mengelompokkan barang berdasarkan kriteria yang sudah kamu tentukan.
Cara inventory management sangat berpengaruh pada kelangsungan bisnismu. Meskipun kamu butuh mengalokasikan waktu di awal untuk membuat sistemnya, tapi semua tak akan rugi ketika kamu melihat hasilnya. Bagaimana pun juga inventory yang terkelola dengan baik dan yang tidak, pasti ada bedanya. Semangat, ya!
Mulai Jualan Online dengan LummoSHOP!
Dengan website toko online yang lengkap dan praktis, tidak ada lagi penghalang untuk optimalkan peluang pertumbuhan bisnismu.
Baca juga artikel lain yang terkait
- Masalah Inventory Management yang Kerap Terjumpa [lummoshop.co.id]
- Begini Cara Atur Stok Barang Bila Kerja Bareng Dropshipper [lummoshop.co.id]
- Yuk Kenalan dengan Fitur Order Management System di LummoSHOP