Cara Paste Special di Excel Android

Mengenal Paste Special Excel Beserta Cara Menggunakannya

Diposting oleh Eman Mendrofa 2 comments
Mengenal jenis-jenis paste special yang tersedia pada Microsoft Office Excel 2007, 2010, 2013, 2016 atau versi lainnya. Sekaligus akan diuraikan dan dijelaskan bagaimana cara menggunakannya.


Cara Paste Special di Excel Android

Paste Special Excel - Tahukah teman-teman kegunaan paste special excel?

Tak jarang dari kita yang pernah menggunakan aplikasi excel pasti pernah memanfaatkan tools ini?? ayo ngaku?? atau teman-teman sama sekali belum pernah menggunakannya??

Kalau pernah berarti sobat tahu donk manfaat dari tools ini. Ada banyak manfaat lho dari tools ini.

Tools ini mempunyai kelebihan bila dibandingkan dengan paste biasa yang sering kita gunakan selama ini. Tapi sayangnya pilihan paste special yang tersedia di excel lebih banyak (lengkap) bila dibandingkan dengan di word dan power point.

Namun, bila teman-teman sama sekali belum pernah menggunakan paste special atau teman-teman pernah menggunakannya tetapi tidak tahu-menahu semua manfaat pilihan yang ada didalam paste special, tidak jadi masalah.

Pada kesempatan ini, saya akan memperkenalkan kepada teman-teman semua manfaat dari masing-masing pilihan yang tersedia pada tools paste special beserta cara-cara menggunakannya.

Tetapi sebelumnya izinkan saya memberikan sedikit informasi tentang paste special ini.



PASTE SPECIAL DAN PASTE


Paste special adalah sebuah fitur atau tools yang tersedia pada aplikasi excel yang muncul apabila kita menyalin (mengcopy) data yang ada di sel/array ke sel/array lainnya didalam sebuah sheet yang sama atau berbeda di excel.

Berarti paste special sama dengan paste? ya, sama bila dilihat dari pengertiannya saja, sama-sama menyalin. Tetapi dari segi pilihan yang tersedia jelas berbeda sekali.

Untuk lebih jelas perhatikan contoh berikut:

Cara Paste Special di Excel Android

Misalkan kita akan menyalin/mengcopy nilai yang sama persis dari sel E3 sampai E6 yaitu 77,5; 90; 77,5; dan 85, kemudian kita paste ke sel I3 sampai I6.

Sel E3 memuat rumus yaitu =AVERAGE(B3:C3), maksudnya nilai E3 diperoleh dari perhitungan rata-rata B3 dan C3, hasilnya 77,5. Begitu juga dengan perhitungan rata-rata E4 sampai E6, mempedomani rumus yang digunakan di E3 hanya saja referensi selnya berbeda.

Bila kita perhatikan dengan seksama, tipe data yang digunakan dari sel E3:E6 adalah tipe data angka.

Kemudian kita salin data sel E3:E6 dengan menekan tombol shortcut Ctrl + C, lalu kita paste ke sel I3:I6 dengan menekan tombol shortcut Ctrl + V, maka hasilnya adalah akan muncul pesan error.

Ini terjadi karena excel memaste-kan rumus yang sama persis dengan yang ada di sel E3 sampai sel E6 dengan referensi sel yang berbeda-beda. Dari contoh yang saya buat, I3 nilai yang terpaste adalah =AVERAGE(F3:G3). Tentu hal ini memunculkan pesan error karena nilai F3 dan G3 tidak ada (kosong). Informasi lengkap tentang pesan error bisa sobat baca mengenal dan tips mengatasi pesan error excel.

Nilai ini bukanlah yang kita kehendaki dari awal. Pemakaian paste tidak tepat dalam hal ini.

Untuk mendapatkan nilai yang diinginkan, lebih tepatnya kita gunakan paste special. Hasilnya bisa dilihat seperti pada sel I9:I12.

Hal yang membedakan penggunaan paste dan paste special adalah pada saat menyalin data dengan menggunakan paste maka hasil yang diperoleh pada sel tujuan adalah format lengkap sel asal seperti rumus formula, format sel, comment, sementara dengan paste special hanya menyalin sesuai dengan pilihan yang kita pilih.


MENGENAL DAN CARA MENGGUNAKAN PASTE SPECIAL EXCEL


Untuk memunculkan dan menggunakan paste special, berikut langkah-langkahnya:
  1. Pertama-tama copy sebuah sel atau rentang sel. Misalkan dari contoh di atas kita pilih sel E3:E6. Bloklah sel E3 sampai E6, kemudian tekan Ctrl + C.

  2. Sel E3:E6 akan terseleksi, ditandai dengan munculnya garis putus-putus di sel E3:E6.

    Cara Paste Special di Excel Android

  3. Arahkan kursor ke sel yang ingin hendak dipaste. Misalkan kita akan paste ke sel I9:I12. Aktifkan sel I9 atau bisa juga dengan mem-blok sel I9 sampai I12.

  4. Tempatkanlah kursor didalam sel yang sudah diblok (sel I9:I12), seperti tampak pada gambar berikut.

    Cara Paste Special di Excel Android

  5. Kemudian klik kanan mouse, lalu muncul kotak pilihan seperti pada gambar berikut.

    Cara Paste Special di Excel Android

  6. Pada kotak pilihan ini, ada 2 cara dalam memilih pilihan yang ada pada paste spesial yaitu:

    Cara I:

    Dengan memilih langsung icon paste special yang sudah tersedia, misalnya kita pilih icon paste special values. Caranya dengan meng-klik salah satu icon yang sudah saya beri kotak warna merah.

    Cara Paste Special di Excel Android

    Hanya saja, icon-icon yang tersedia pada pilihan ini terbatas atau hanya sebagian saja dari keseluruhan pilihan-pilihan paste special. Pilihan yang tersedia disini hanya icon untuk mempermudah akses saja. Bila ingin menampilkan keseluruhan pilihan paste special maka lakukan cara II.

    Cara II:

    Menampilkan keseluruhan pilihan paste special, berikut caranya:

    Cara Paste Special di Excel Android

    Akan tampil jendela paste special. Silahkan pilih values, kemudian klik OK

    Cara Paste Special di Excel Android

    Baik cara I maupun cara II hasilnya seperti gambar berikut:

    Cara Paste Special di Excel Android

    Hasilnya adalah dengan menggunakan paste special values maka akan menyalin nilai yang persis sama dengan nilai yang ada di sel E3:E6, nilainya dalam bentuk angka dan tidak menyalin format apapun seperti warna sel, rumus, dll yang ada di sel asal/sumber data.

Dari langkah-langkah di atas telah dijelaskan salah satu kegunaan pilihan paste special yaitu mengenai values. Lebih lengkapnya, berikut penjelasan dari pilihan-pilihan yang ada.

Cara Paste Special di Excel Android

  • All digunakan untuk menyalin semua isi sel, seperti format data, fill color, border, comment, rumus, dll. Rumus yang disalin dalam keadaan tidak terkunci. Pilihan All paste special ini mempunyai kegunaan yang sama dengan Paste.

  • Formulas digunakan untuk menyalin rumus saja, rumus yang disalin tidak terkunci.

  • Values digunakan untuk menyalin nilai/data yang tampil di sel awal tanpa ikut menyalin rumus atau format data lainnya.

  • Formats digunakan untuk menyalin format data saja.

  • Comments digunakan untuk menyalin hanya commentnya saja.

  • Validation digunakan untuk menyalin aturan validasi data saja. Untuk membuat validasi data silahkan baca Membatasi Pilihan Validasi dengan Fungsi INDIRECT.

  • All using Source theme digunakan untuk menyalin semua isi sel, seperti format sel, fill color, border, rumus dll. Rumus yang di salin dalam keadaan terkunci.

  • All except borders digunakan untuk menyalin semua format/isi sel, kecuali garis border.

  • Column Widths digunakan untuk menyalin ukuran lebar sebuah sel atau kolom ke kolom lain, bisa ke satu kolom atau ke beberapa kolom sekaligus.

  • Formulas and number formats digunakan untuk menyalin hanya formula/rumus dan semua format nomor saja.

  • Values and number formats digunakan untuk menyalin hanya nilai-nilai dan semua format nomor saja.

  • All merging conditional formats digunakan untuk menyalin format merge, jika yang disalin adalah sel yang sudah di merge/digabungkan.

Dibawah pilihan paste, terdapat opsi tambahan yaitu Operation. Kita bisa mengkombinasikannya dengan pilihan paste special agar dapat menghasilkan fungsi tambahan. Opsi ini akan berfungsi bila tipe data yang disalin adalah numeric (angka). Berikut penjelasannya.
  • None sebagai pengaturan tetap/default yang menandakan bahwa tidak ada operasi lain yang aktif atau diterapkan. Artinya hanya opsi paste spesial saja yang berlaku.

  • Add digunakan untuk menentukan bahwa data yang disalin akan ditambahkan ke data dalam sel tujuan.

  • Substract digunakan untuk menentukan bahwa data yang disalin akan dikurangi dari data dalam sel tujuan.

  • Multiply digunakan untuk menentukan bahwa data yang disalin akan dikalikan dengan data dalam sel tujuan.

  • Divide digunakan untuk menentukan bahwa data yang disalin akan dibagikan dengan data dalam sel tujuan.

Opsi yang ada di operation tidak bisa dikombinasikan dengan pilihan paste special formats, comments dan validation. Biasanya opsi tambahan operation akan dinonaktifkan bila memilih ketiga jenis pilihan paste special ini.

Opsi tambahan lainnya yaitu:
  • Skip blanks digunakan untuk menghindari nilai-nilai kosong yang dipaste mengganti/me-replace nilai-nilai yang ada pada daerah paste.

  • Transpose digunakan untuk merubah susunan data dari kolom (tegak) menjadi baris (datar) atau dari baris ke kolom.

  • Paste link digunakan untuk menghubungkan data tiap-tiap sel ke sel lain dalam lembar kerja aktif. Bisa juga ke sel yang ada di sheet lain atau ke file excel yang berbeda.


CONTOH PENGGUNAAN PASTE SPECIAL EXCEL


Seperti penjelasan sebelumnya bahwa paste special hanya muncul ketika kita sudah memilih sumber data (bisa berupa sel/rentang sel) yang hendak dicopy.

Adapun shortcut yang bisa digunakan dalam paste spesial yaitu copy sumber data dengan Ctrl + C (tekan tombol Ctrl dan tombol C secara bersamaan) kemudian arahkan kursor untuk mengaktifkan sel tujuan kemudian tekan tombol Alt + E , S (tekan tombol Alt dan tombol E secara bersamaan kemudian lepas lalu tekan tombol S ), akan muncul jendela paste spesial. Lanjutkan dengan memilih pilihan yang tersedia.

Penggunaan paste special bisa dengan menggunakan pilihan yang ada di paste, bisa juga menggabungkannya dengan pilihan yang ada di operation.

Berikut beberapa contoh menggunakannya:

1. Contoh penggunaan paste special Formulas dan Transpose

Buatlah contoh seperti gambar berikut:

Cara Paste Special di Excel Android

Pada contoh di atas, rumus jumlah sel D3 adalah =B3+C3, untuk D4 yaitu =B4+C4, dan demikian untuk seterusnya.

Sumber data yaitu sel B2:D6, kita copy ke sel I2:M4. Ketentuannya yaitu kita salin sel B2:D6 lengkap dengan rumus kemudian disusun secara tegak.

Dalam hal ini kita gunakan paste special formulas dan transpose. Cara melakukannya adalah copy sel B2:D6, kemudian arahkan kursor ke sel I2. Klik kanan, lalu klik opsi paste special, akan muncul jendela paste special. Lebih mudahnya gunakan shortcut Alt + E , S .

Cara Paste Special di Excel Android

Pada jendela paste special, pilih formulas lalu centang Transpose, kemudian klik OK. Hasilnya seperti gambar berikut.

Cara Paste Special di Excel Android

Berdasarkan opsi ini, rumus yang ada di sel B2:D6 ikut disalin kemudian datanya disusun menjadi tegak. Rumus jumlah J4 menjadi =J2+J3. Format sel seperti warna dan garis tidak ikut di salin.

Bila teman-teman hanya ingin menyalin rumusnya saja tanpa mengubah susunan data maka teman-teman tidak perlu centang transpose, cukup dengan memilih opsi formulas kemudian klik OK. Shortcut untuk paste special formulas yaitu Alt + E , S , F , Enter

2. Contoh penggunaan paste special All using Source theme dan Add

Buatlah contoh seperti gambar berikut:

Cara Paste Special di Excel Android

Untuk menghitung jumlah D3 gunakan rumus =SUM(B3:C3) atau =B3+C3. Berlakukan rumus yang sama untuk menghitung jumlah D4, D5, D6, dan juga K3 sampai K6, hanya saja sesuaikan referensi sel-nya. Untuk K3 rumusnya =SUM(I3:J3) atau =I3+J3

Misalkan kita akan melakukan paste dengan menggunakan all using Source theme dan add. Sumber datanya adalah D3:D6, kita copy ke sel tujuan yaitu K3:K6.

Copy sel D3:D6, kemudian arahkan kursor ke K3, lalu tekan shortcut Alt + E , S , silahkan pilih All using Source theme dan Add, terakhir klik OK.

Hasilnya seperti pada gambar berikut.

Cara Paste Special di Excel Android

Hasil yang kita dapatkan adalah tersalinnya semua isi sel D3:D6, seperti format sel, fill color, border, rumus dll. Hanya saja karena kita sudah pilih operation add maka rumus yang dicopy dari sel D3:D6 akan ditambahkan ke sel tujuan K3:K6. Dari gambar di atas bisa kita lihat bahwa untuk K3 rumusnya menjadi =(SUM(I3:J3))+(SUM(I3:J3)).

Demikianlah tutorial paste special Excel beserta cara dan contoh penggunaannya, semoga bermanfaat. Salam Ono Niha - Ya'ahowu.

Share