Cara print collate dari excel

Artikel ini membahas tentang tips mencetak atau print di excel supaya dokumen terlihat rapi, tabel tidak terpotong, ukuran huruf tidak terlalu kecil atau besar dan hasil cetak (print out) bisa full halaman kertas F4 menggunakan microsoft excel 2007, 2010, 2013, 2016, dan 2019

Biasanya setelah selesai mengetik di excel, tahap akhir yang akan kita lakukan adalah mencetak atau mencetak dokumen excel. Entah secara kebetulan terkadang hasil cetak yang kita dapatkan tidak seperti tampilan dilayar desktop

Ya, mungkin saja hasilnya tidak rapi, sebagian tabel terpotong, skala cetak kecil, tidak full kertas F4, dll. Padahal jelas-jelas dilembar kerja dokumen excel yang kita buat terlihat tabel yang sudah diatur dan dalam keadaan utuh serta menyatu, ukuran margin kertas sudah diperbaiki, skala juga sudah ditentukan tapi entah kenapa setelah dicetak ukuran hurufnya sangat kecil atau bahkan semakin besar, hasil cetak terbagi menjadi beberapa bagian atau tidak full halaman, sebagian malah hasilnya tidak berada ditengah-tengah halaman, terlalu ke samping kiri atau kanan (berat sebelah)

Lantas, apakah ada kesalahan saat mencetak??

Sebenarnya ini murni bukan kesalahan teman-teman, semua juga pernah mengalami hal ini. Akan tetapi setelah dokumen diketik jangan buru-buru dicetak. Sebelum mencetak (menge-print) ada baiknya diperhatikan dulu beberapa tips yang akan saya uraikan pada artikel ini

Mencetak dokumen excel tidak sama seperti dokumen word, walaupun keduanya merupakan satu aplikasi yang tergabung dalam Microsoft Office. Word menyediakan pengaturan margin dan ukuran kertas sebelum pengguna mengeprint

Sementara excel tidak seperti itu

Kalau sekedar mengatur margin, ya sama dengan word, akan tetapi excel tidak memberikan pilihan custom untuk mengatur ukuran kertas seperti word. Kita hanya diberi kesempatan untuk memilih salah satu pilihan dari jenis kertas yang disediakan seperti A3, A4, A5, Letter, Legal, dll

Namun ini hanya bagian kecil kelemahannya saja kok. Sebenarnya excel punya kelebihan tersendiri, salah satunya kita bisa menyesuaikan skala print out yang dimana fitur ini tidak tersedia di word. Selain itu, excel juga sering digunakan untuk mengolah data penelitian dan bisa menampung database dalam jumlah yang besar

Cara print excel agar tidak terpotong adalah sebuah tips yang diuraikan secara mendetail agar membantu teman-teman semua dalam mencetak file excel (. xls atau. xlsx) agar memperoleh hasil dokumen yang rapi, tidak berat sebelah serta full kertas F4 atau sesuai jenis kertas yang digunakan

Dari pada teman-teman bosan karena banyak basa basi, langsung saja begini cara mencetak (print) file atau dokumen excel yang benar agar rapi dan tidak terpotong

Dear Cepat Cetak Dokumen Excel

Untuk mencetak dokumen di excel caranya cepat dan relatif mudah. Cara print excel bisa dilakukan dengan dua cara yaitu

1. Menggunakan cara cepat dengan menekan shortcut print Ctrl + P dari keyboard

2. Mengaktifkan perintah excel dengan cara klik menu FILE disudut kiri atas layar kemudian pilih Print

Kedua cara di atas akan menampilkan pengaturan print pada backstage view seperti gambar berikut. Backstage view ini hanya bisa ditemui pada excel mulai dari ayat 2010, 2013, 2016, hingga 2019

Berikut penjelasan tentang opsi pada tampilan penghaturan print microsoft office excel yaitu

1. Salinan. mengatur jumlah penyelesaian lembaran dokumen yang ingin dicetak

2. Mencetak. menjalankan perintah cetak dokumen setelah mengatur opsi seperti jumlah penyelesaian lembaran dokumen yang dicetak, jenis printer, ukuran kertas, dll

3. Pencetak. menampilkan kemudian memilih jenis printer yang ingin kita gunakan untuk mencetak dokumen excel

4. Properti Pencetak. menampilkan jendela properti printer, biasanya tampilan jendela ini berbeda-beda, sesuai dengan jenis printer yang kita gunakan, berikut contoh jendela properti printer canon iP2700 series

   
   




5. Pengaturan

   • Cetak Lembar Aktif. mencetak sheet yang aktif saja

   • Cetak Seluruh Buku Kerja. mencetak semua lembar

   • Seleksi Cetak. mencetak bagian jangkauan yang terseleksi

   
   




6. halaman. mencetak sesuai nomor halaman. Misalnya kita ingin mencetak nomor halaman 3 sampai 7 maka pada kotak isian nomor halaman kita ketik 3 sampai 7. Kalau hanya satu halaman saja yang kita cetak misalnya halaman 5, maka kita ketik 5 to 5

7. Memilih urutan berdasarkan jumlah pencetakan dokumen (salinan). Misalkan jumlah penyelesaian dokumen ada tiga rangkap dan banyak halaman yang dicetak ada 3 halaman, maka jika memilih Collated maka pencetakan rangkap pertama akan dicetak dari halaman awal hingga akhir demikian seterusnya(1,2,3; 1,2,3; 1,2, 3). Sementara bila memilih Uncollated maka rangkap pertama pencetakan hanya halaman awal saja demikian seterusnya (1,1,1; 2,2,2; 3,3,3)

8. Memilih jenis orientasi halaman yang dicetak (Lanskap/Potret)

9. Memilih jenis ukuran kertas yang digunakan untuk mencetak misalnya Legal, A4, dll

10. margins atau batas tepi pada kertas cetak

11. bagian skala pencetakan

    • No Scaling - Mencetak dengan skala normal (skala 100%)

    • Fit Sheet on One Page - Menyusutkan semua bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja

    • Fit All Column on One Page - Menyusutkan lebar bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja

    • Fit All Row on One Page - Menyusutkan tinggi/panjang bagian yang dicetak ke dalam 1 halaman saja




12. Menampilkan jendela Page Setup untuk mengatur Page, Margins, Header/Footer, dan Sheet

    
    

Setiap pengaturan yang kita lakukan akan ditampilkan langsung melalui print preview disebelah kanan bilah pengaturan print (bila menggunakan excel 2010 ke atas). Jika sudah sesuai, langkah terakhir yang kita lakukan adalah dengan memilih tombol Print

Sepintas dari penjelasan penghaturan cetak ini tidak ada masalah yang begitu memberatkan. Tentu teman-teman juga sudah memahami pengaturan ini kan??

Lalu dengan pengaturan ini apakah hasil cetak dokumen excel sudah langsung rapi?

Selanjutnya ikutilah tips-tips cara print excel berikut

Tips Mencetak (Cetak) Dokumen Excel

Seperti yang kita ketahui bersama bahwa lembar kerja excel tidak seperti lembar kerja word. Tampilan lembar kerja word sudah sesuai dengan ukuran kertas cetak

Lain halnya dengan excel yang menampilkan lembar kerjanya berbasis spreadsheet yang terdiri atas kumpulan sel hasil pertemuan antara kolom dan baris yang sangat banyak

Tentu teman-teman bisa membayangkan bilamana bekerja dengan excel. Lembar kerja yang dipenuhi dengan sejuta sel, tentu bingung sendiri bagaimana kita tahu ukuran kertas yang mau kita gunakan. Sepertinya ujung kertas tidak kita temui sebagaimana lembar kerja yang ada di word

Namun demikian, lembar kerja excel bisa kita cetak dengan skala tertentu sehingga tampilan hasil cetak lembar kerja bisa diperbesar ataupun diperkecil dari ukuran yang sebenarnya

Untuk itu ada beberapa tips yang sobat perhatikan sebelum mencetak dokumen (print excel), yaitu

1. Sobat harus pandai-pandai untuk mempercantik dan mengatur lebar kolom dan juga tinggi baris agar muat dalam satu lembar kerja terutama bila menggunakan jumlah kolom yang sangat banyak

2. Sobat pastikan sudah mengatur ukuran kertas cetak

3. Jangan lupa mengatur margin (batas tepi) kertas cetak

4. Manfaatkan fitur Page Layout untuk melihat tampilan dokumen sebelum sobat memutuskan untuk mencetak

5. Bila dokumen yang sobat buat menggunakan jumlah kolom yang banyak, sebaiknya sobat gunakan orientasi halaman landscape atau halaman mendatar

6. Sesuaikan Area Cetak yang akan dicetak bilamana sobat hanya mencetak sebagian dari lembar kerja yang sudah dibuat

7. Jika dokumen yang sobat buat terdiri dari beberapa halaman, sebaiknya sobat gunakan fitur Page Break untuk memastikan pergantian setiap halaman sudah benar

8. Terakhir, sesuaikan skala pencetakan bilamana hasil pra-cetak (bisa dilihat melalui pratinjau cetak) masih terpotong dan berada di luar batas tepi kertas cetak

Agar lebih jelas, masing-masing tips by diatas akan saya jelaskan melalui uraian berikut

Cara Cepat Print Excel Supaya Tidak Terpotong, Rapi dan Full Kertas F4

Cara print excel supaya tidak terpotong adalah langkah-langkah yang perlu sobat lakukan agar dokumen excel yang mau dicetak benar-benar sesuai dengan tampilan dokumen yang diketik pada layar desktop / PC

Dengan mempelajarinya maka sobat tidak lagi khawatir akan hasil print out yang didapatkan, dokumen sobat terlihat rapi dan full kertas F4, tidak berat sebelah karena sesuai dengan margin yang telah diatur sebelumnya

memasang Lebar Kolom dan Tinggi Baris Dokumen Excel

Anggaplah teman-teman sedang membuat dokumen seperti gambar berikut

Coba perhatikan, dokumen ini membutuhkan banyak kolom. Nah, sebelum membuatnya teman-teman perkirakan dulu atau bisa juga dengan menghitung berapa banyak kolom yang digunakan (misalkan setelah dihitung ada 43 kolom). Jika sudah tahu berapa banyak jumlah kolom, sekarang aturlah lebar kolom (width) dan tinggi baris (height) dengan ukuran yang sama, misalnya dicontoh ini kita atur menjadi 20 pixels

Mula-mula pilih dengan cara memblok ke-43 kolom. Kemudian aturlah lebar kolom dengan menggulir lebar salah satu kolom dari ke-43 kolom ke sebelah kiri hingga hasilnya adalah Width. 2,14 (20 piksel)

Lanjutkan dengan mengatur tinggi baris. Blok baris sebanyak mungkin, kemudian aturlah salah satu baris tinggi hingga hasilnya yaitu Height. 15.00 (20 piksel)

Walaupun yang kita atur hanya salah satu lebar kolom dan juga tinggi baris saja, tetapi kolom dan baris lainnya akan mengikuti sesuai ukuran yang kita tetapkan. Dengan cara seperti ini semua sel yang sudah kita blok menjadi kotak berbentuk persegi

Cara seperti ini akan memudahkan kita mengetik teks didalam dokumen dan juga mengetahui batas tepi dokumen sebelah kiri dan kanan. Jadi, kita tahu sampai dimana batas kita harus mengetik isi dokumen. Batas tepi yang tidak jelas akan mempengaruhi hasil cetak dokumen excel lho, misalnya terpotong, terbagi menjadi beberapa halaman dan tidak memenuhi ukuran satu halaman kertas

sakit Ukuran Kertas Cetak

Langkah selanjutnya yang perlu sobat lakukan adalah dengan mengatur ukuran kertas

Upayakan ukuran kertas yang digunakan sesuai dengan jenis kertas yang tersedia di printer yang sobat gunakan

Jenis dan ukuran kertas yang tersedia di excel biasanya mengikuti printer bawaan laptop/komputer. Untuk menambah jenis kertas F4 di excel sobat bisa membaca artikel yang berjudul cara membuat jenis kertas F4 permanen di excel

Untuk mengatur ukuran kertas cetak bisa sobat lakukan dengan cara klik tab PAGE LAYOUT kemudian pilih Size lalu pilih salah satu jenis dan ukuran kertas misalnya jenis kertas F4

Teman-teman juga bisa melakukannya dengan memilih tab PAGE LAYOUT lalu pada group Page Setup klik ikon kecil yang ada disudut kanan bawah

Akan muncul jendela Page Setup, kemudian pilih tab Page lalu pilih salah satu jenis kertas yang tersedia di Paper size dengan menggulir mouse, misalnya jenis kertas yang dipilih yaitu F4. Terakhir klik OK

harga Margin Kertas Cetak

Selanjutnya yang tak kalah penting yang perlu di atur adalah margin (batas tepi) halaman kertas cetak

Cara sederhananya bisa kita lakukan dengan memilih Margins yang ada di tab PAGE LAYOUT

Margins excel sudah menyediakan empat nilai default margin yaitu Last Custom Setting, Normal, Wide, dan Narrow. Sobat bisa memilih salah satunya. Namun, bila sobat menginginkan pengatan Margins secara manual, pilih menu terakhir Custom Margins

Pilihan menu ini akan memunculkan jendela Page Setup. Kita bisa mengatur batas tepi atas, bawah, kiri, kanan serta header dan footer melalui jendela ini. Untuk ukuran batas tepi header dan footer biasanya dikasi nilai 0, kecuali dokumen yang sobat buat memuat teks pada header atau footer seperti nomor halaman dan indeks tertentu

Selain itu ada opsi tambahan untuk membuat hasil print excel berada di posisi tengah kertas (center) baik secara horizontal maupun vertikal. Perhatikan kotak merah pada gambar berikut

Apabila sobat mencentang opsi ini, maka hasil print dokumen excel tetap berada ditengah halaman kertas. Perhatikan perbedaanya melalui preview jendela page setup gambar berikut dengan gambar sebelumnya

Melihat Tampilan Hasil Cetak Dengan Page Layout

Sebelum teman-teman memutuskan untuk mencetak dokumen excel sebaiknya teman-teman melihat tampilan hasil cetak lebih dulu melalui Page Layout yang ada di tab VIEW

Fitur ini sangat membantu untuk melihat hasil print out dokumen excel apakah sudah rapi dan tidak terpotong. Tampilan ini jelas persis sama dengan hasil yang kita peroleh saat dokumen telah dicetak

Dengan melihat tampilan ini tentu kita bisa mengedit kembali jikalau masih ada yang kurang rapi entah itu menyesuaikan kembali margin, mengatur lebar kolom dan sebagainya

halaman Orientasi

Secara default, orientasi halaman microsoft excel adalah portrait (tegak)

Tidak mungkin kemungkinan kita mengubah orientasi halaman menjadi landscape (mendatar) bila hasil tampilan pra cetak dari Page Layout ternyata terpotong

Opsi ini menjadi pilihan yang tepat bila ternyata dokumen yang kita buat terdiri dari kolom yang sangat banyak

Tampilan halaman secara mendatar memungkinkan semua kolom bisa termuat dalam satu halaman saja. Dengan posisi mendatar maka bisa leluasa sedikit dan lebar kertas jauh lebih panjang dibanding portrait sehingga tampilan kolom tidak terpotong bahkan jaraknya bisa diatur agar tidak padat dan huruf pada teks juga tidak terlalu kecil

Memilih orientasi halaman bisa sobat lakukan dengan cara klik tab PAGE LAYOUT lalu pilih Orientation kemudian pilih salah satu dari opsi yang tersedia, misalnya landscape

Sesuaikan Area Cetak

Secara default seluruh bagian sel yang sudah terisi di excel akan ikut dicetak. Padahal tidak semua data yang sudah dientri harus diprint. Mungkin hanya digunakan sebagai database atau pendukung data saja. Nah, untuk menghindari hal ini kita bisa mengatur dan menyesuaikan sendiri area halaman tertentu yang akan dicetak (Print Area)

Dear menyesuaikan area print excel yaitu

1. Tentukan range sel atau bagian sel yang akan diprint, misalnya dari kolom A sampai kolom AQ

2. Bloklah kolom A hingga AQ, kemudian pada tab PAGE LAYOUT pilih Print Area lalu pilih Set Print Area

Print area excel juga bisa dilakukan dengan cara klik tab PAGE LAYOUT lalu pada group Sheet Options klik ikon kecil yang ada disudut kanan bawah

Akan muncul jendela Page Setup. Pastikan tab Sheet sedang aktif. Lalu klik ikon sebelah kanan Print Area

Jendela Page Setup akan mengecil kemudian kita mencari berbagai sel sebagai area yang akan diprint. Tampilannya kurang lebih seperti gambar berikut

Jika sudah selesai klik ikon yang saya kasi kotak warna merah untuk kembali ke posisi jendela sebelumnya. Lalu klik OK untuk mengakhiri

Pada jendela ini, sobat juga bisa mengatur judul kolom agar bisa ter-print setiap halaman excel secara otomatis yang tutorialnya bisa sobat baca disini

Pastikan Pergantian Setiap Halaman Benar Dengan Page Break

Oleh karena lembar kerja halaman excel sudah menyatu, terkadang pergantian antar halaman tidak sesuai dengan yang kita inginkan. Terlebih bila dokumen yang kita buat terdiri dari baris yang sangat banyak

Sebelum diprint baiknya sobat pastikan dulu pergantian halaman sudah benar dengan memanfaatkan fitur Page Break. Fitur ini akan menampilkan seluruh sheet atau lembar kerja dokumen excel yang terbagi dalam beberapa halaman

Teman-teman bisa mengaktifkannya di tab VIEW lalu pilih Page Break Preview

Dari tampilan Page Break Preview atas, excel akan mencetak area cetak yang terpilih menjadi 2 halaman. Area tersebut ditandai dengan background warna putih dan didalam berada garis warna biru. Sementara bagian luar garis biru tidak ikut dicetak

Selain itu terdapat garis putus-putus di baris 86. Garis ini menunjukkan page break atau pergantian halaman pertama dan ke-dua

Pergantian halaman ini bisa kita atur tanpa harus mengikuti pergantian otomatis excel

Biasanya garis page break bisa kita geser ke sebelah kanan dan kiri ataupun kesebelah atas dan bawah

menambah atau Menambah Page Break Excel

Sesuai contoh di atas, misalkan sobat ingin halaman pergantian berada di antara baris 84 dan 85. Sehingga teks DATA AYAH KANDUNG tercetak dari halaman ke-dua

Ada 2 cara yang bisa sobat lakukan untuk mengatur page break, yaitu

Cara pertama, letakkan kursor tepat pada garis putus-putus lalu tekan klik kiri mouse dan tahan. Lalu tarik ke arah atas hingga garis tersebut tepat berada di antara baris 84 dan 85. Jika teman-teman sudah melakukannya dengan benar, page break yang awalnya garis putus-putus berubah menjadi garis biasa

Yang kedua, letakkan kursor di sel A85. Kemudian pada tab PAGE LAYOUT klik menu Breaks lalu pilih Insert Page Breaks. Hasilnya adalah akan ada garis page break diantara baris 84 dan 85

Menghapus Page Break Excel

Tidak mungkin kemungkinan adanya garis page break yang tidak digunakan atau berlebihan. Garis tersebut bisa sobat hapus

Caranya pun cukup mudah. Letakkan saja kursor pada salah satu sel dibawah garis page break yang ingin dihapus kemudian pilih Remove Page Breaks

Apabila sobat ingin mengembalikan letak page break seperti semula, sobat tinggal pilih Reset All Page Breaks

menyesuaikan Skala Pencetakan

Tahap akhir dan cukup menentukan agar hasil cetak excel rapi dan tidak terpotong adalah menyesuaikan skala pencetakan dokumen

Walaupun sebenarnya dengan pengaturan letak garis page break juga akan ikut menyusutkan proporsi skala pencetakan

Skala pencetakan bisa dilihat dan disesuaikan melalui tab PAGE LAYOUT kemudian tambah atau kurangi proporsi skala di menu Scale pada grup Scale to Fit

Yang terpenting adalah proporsi skala kecil hanya untuk dokumen yang cukup lebar saja sementara untuk dokumen yang lebih baik sobat gunakan proporsi skala yang besar

Setelah semua hal di atas sudah sobat lakukan, sekarang lakukan pengecekkan melalui Print Preview untuk memastikan hasil print out nantinya sudah sesuai dengan kebutuhan dan yang sobat inginkan

Jika sudah sesuai maka dokumen excel yang sobat buat siap untuk dicetak atau diprint dengan printer kesayangannya

Kesimpulan

Dengan membaca artikel ini, sobat sudah mendapatkan informasi lengkap yang bermanfaat seputar cara print excel agar file/dokumen yang dicetak bisa rapi, tidak terpotong dan full kertas F4. Selain itu, teman-teman juga sudah mengetahui seluruh istilah dan fitur yang tersedia pada print dokumen excel. Semoga hasil dokumen yang sobat cetak sesuai dengan yang diinginkan

Akhir kata sekian ulasan tentang cara print excel agar dokumen rapi, tidak terpotong dan full kertas F4, semoga bermanfaat. Salam Ono Niha - Ya'ahowu

Bagaimana sayang mencetak file Excel?

Bagaimana cara print file excel agar tidak terpotong?

Dimana letak Set print Area?

Mengapa file Excel terpotong saat dicetak?