Pengetahuan dan kedisiplinan dalam cara penulisan saat taking order sangat menentukan kecepatan dan keakuratan penyajian order atau pesanan makanan dan minuman. Jika terjadi kesalahan sedikit saja dalam penulisan order atau pesanan tamu, maka sudah dipastikan akan terjadi complaint dari tamu karena ke-tidak-sesuaian antara apa yang dipesan dan disajikan. Disini peran Waiter dan Waiteress sangat menentukan mutu layanan sebuah restoran.
Disini, jelas sangat diperlukan pengetahuan dan kedisiplinan dalam taking order. Untuk itu, Restofocus mencoba memberikan cara taking order yang baik dan benar yang berguna bagi staff Waiter dalam menjalankan tugas nya setiap hari.
Adapun cara taking order yang baik dan benar adalah sebagai berikut :
1. Berdiri sempurna minimal 1 langkah dari meja tamu
Jangan menekuk atau melipat kaki. Sikap anda yang disiplin akan memberi kesan yang baik kepada tamu.
2. Tanyakan dengan sopan apa pesanan tamu
Berbicaralah dengan nada yang halus dan tidak terlalu keras. Jangan lupa untuk tersenyum sebagai tanda anda senang melayani tamu.
3. Dengarkan dengan seksama dan tuliskan di buku atau bill Order.
Tuliskan dengan rinci jika ada pesanan yang bersifat khusus misalnya tidak pakai Cabe, tidak pakai Merica, dan hal lainnya.
4. Pisahkan antara pesanan Makanan dan Minuman
Berilah jarak baris untuk memudahkannya. Ini berguana saat nanti anda mengulang pesanan tamu, dengan susunan menu makanan dan minuman, tamu akan terinformasikan dengan baik mengenai apa saja yang telah mereka pesan.
5. Konfirmasikan pesanan tamu
Setelah tamu selesai pesan, maka bacakanlah kembali apa yang sudah dicatat di buku atau bill Order untuk konfirmasi apabila terjadi kesalahan atau kekeliruan pencatatan pesanan.
6. Jika tamu sudah mengiyakan atau menyatakan bahwa apa yang sudah dibacakan itu benar. barulah katakan terima kasih untuk pesanannya dan permisi untuk meninggalkan tamu.
Terkadang ada tamu yang sibuk mengobrol atau bicara sendiri sebelum anda mendapat kepastian dari tamu apakah pesanan nya sudah benar atau belum. Jangan sungkan untuk menanyakannya kembali kepada tamu untuk menghindari kesalahan. Ini jauh lebih baik daripada anda disalahkan karena salah mencatat pesanan karena dianggap tidak konfirmasi.
Cara taking order di atas jika dijalankan dengan benar dan penuh disiplin akan sangat meminimlkan jumlah complaint atau keluhan tamu seperti salah pesanan dan terlambatnya pesanan sampai di meja tamu.
Demikian artikel cara taking order yang baik dan benar. Bagi Anda yang ingin bertanya atau berkomentar seputar artikel cara taking order yang baik dan benar, silahkan menuliskannya di kolom komentar. Semoga bermanfaat.
Written By
Admin
Sunday, April 12, 2020
Edit
Room Service adalah bagian F&B Service yang menyediakan pelayanan makanan dan minuman di dalam kamar.
Perbedaan pelayanan di restaurant dengan Room Service adalah:
- Di restaurant guest (tamu) dapat memesan langsung dengan waitres tapi, dalam room service guest (tamu) hanya memesan makanan dan minuman melalui telepon saja.
- Di restaurant menu makanan lebih bervariasi namun, di room service untuk pilihan menu cenderung sedikit.
- Pelayanan di restaurant tergantung dari buka/tutupnya restaurant tetapi, untuk bagian room service pelayanannya buka selama 24 jam.
- Di restaurant tamu yang datang untuk makan sementara, di room service server yang akan datang ke kamar dengan membawa makanan dan minuman yang telah dipesan.
Dalam bagian room service terbagi menjadi beberapa tahapan jabatan beserta dengan tugas-tugasnya, antara lain:
- Bertanggung jawab sepenuhnya atas jalannya operasi di room service.
- Membuat rencana dan jadwal kerja untuk bawahannya, mengingat operasi room service yang selama 24 jam.
- Mengawasi pelaksanaannya.
- Bertanggung jawab atas seluruh keperluan bawahan seperti peningkatan pengetahuan dan keterampilan, serta appearance bawahannya.
- Bertanggung jawab kepada F&B manager.
- Bertugas memeriksa kehadiran dan appearance waiters, menyediakan segala sesuatu untuk service serta mengawasi persiapan dan service yang akan dilaksanakan.
- Captain bertugas sebagai quality control dengan memeriksa ketepatan dan mutu pesanan yangakan dikirim kekamar tamu.
- Captain bertugas membuat laporan pertanggungjawaban kepada room service manager.
Room service order taker mempunyai peranan yang penting dalam operasi room service. Order taker bertugas dalam menerima dan mencatat pesanan makanan dan minuman tamu terutama melalui telepon. Karena berhubungan langsung dengan tamu, maka seorang order taker haruslah orang yang mempunyai kemampuan komunikasi bagus, sopan, serta memiliki pengetahuan yang luas tentang menu. Seorang order taker harus mencatat semua pesanan tamusecara tepat dan benar untuk selanjutnya diserahkan kepada waiters.
Bertugas untuk menyiapkan segala peralatan dan keperluan untuk service sertamenyiapkan nampan dan trolley. Tugas pokok room service adalah untuk menyajikan makanandan minuman dikamar tamu, termasuk menyiapkan pesanan tamu, melayani tamu, danmelakukan clear up kamar tamu serta menyampaikan tagihan pelayanan kamar (bill).
- Telephone
- Denah kamar
- Kertas dan pulpen
- Rak
- Bill
- Telephone
- Daftar menu
- Door knob menu
- Mini bar
- Pulpen
- Telephone
- Dnor knob menu
- Daftar menu
- Slip order
- Table acesoris
- Chinaware = macam-macam plate, soup cup and saucer
- Tableware = mengacu pada semua jenis sendok dan garpu
- Glassware = water goblet, red wine glass, white wine glass
- Lenan = table cloth, slip cloth, serbet tamu (goest napkin
- Baki/tray
- Built in rechaud (alat pemanas)
- Cover food
- Meja dorong dan meja lipat (rolling tables and folding tables) adalah suatu meja khusus yang memiliki roda pada keempat kakinya sehingga memudahkan untuk didorong.
- Room service electric car adalah sebuah kendaraan khusus yang diciptakan sedemikian rupa untuk membawa makanan ke kamar- kamar tamu di resort.
- Plastik pembungkus (plastic wrap) adalah plastik tipis bening yang dipergunajan untuk menutupi pesanan khususnya makanan dingin.
- Thermos digunakan untuk diisi air panas/dingin berdasarkan permintaan tamu untuk keperluan di dalam kamarnya.
- Cepat - Dering pesawat telephone sebaiknya tidak lebih dari 3 kali dan yang paling baik adalah menjawab panggilan telephone sesegera setelah dering pertama berhenti.
- Tepat - Jawaban paggilan telephone secara tepat dengan mengatakan “Selamat pagi / selamat siang / pelayanan kekamar/ room service…..”.
- Konsentrasi - Pusatkan perhatian pada pembicaraan tamu agar tidak terjadi kesalahan. Tamu tidak mau tau apakah kita sedang sibuk atau tidak, karena telephonya sangat penting. Cara yang terbaik adalah pusatkan perhatian pada pembicara/tamu, janganlah menjawab sambil berbicara dengan teman pada waktu melaksanakan tugas.
- Terang dan Jelas
- Tenang - Jangan berbicara terlalu cepat sebab ada kemungkinan keseleo lidah. Selain itu kalau berbicara terlalu cepat tamu akan merasa seakan–akan diburu–buru dan hal ini merupakan sesuatu yang tidak menyenangkan buat tamu.
- Jarak - Perhitungan jarak antara mulut dengan transmitter yang terdapat ada gagang telephone. Terlalu dekat akan menyusahkan kita dalam berbicara, sedang jarak yang terlalu jauh akan berakibat bahwa suara kita akan susah di dengar dari seberang sana.
- Menyanangkan - Bicaralah seakan-akan kita sedang berhadapan dengan orangnya. Berteriak, berbisik ataupun bergumam semuanya adalah hal yang tidak berkenan di hati tamu. Berbicaralah dengan suara alamiah yang anda miliki.
- Nama tamu - Panggilah tamu dengan namanya setelah kita tau hal ini akan dapat memberikan kesan kepada tamu bahwa sangat diperhatikan di hotel kita, terlebih bila dia orang yang sangat pentig disebuah hotel.
- Bersifat menelong - Untuk dapat memberikan bantuan kepada tamu pada waktu berbicara melalui telephone, seorang order taker harus menyiapkan dirinya sebaik mungkin. Pengetahuan mengenai menu adalah syarat utama selanjutnya pengetahuan penunjang lainya juga sangat diperlukan.
- Meminta maaf - Mungkin semuanya berjalan tidak sesuai dengan yang kita inginkan, maka dalam hal ini jangan segan untuk lansung meminta maaf kepada tamu dengan cara yang sopan.
- Berterimakasih - Jangan lupa untuk selalu mengucakan terimakasih setelah pembicaraan selesai.
Order taker adalah petugas room service yang bertanggung jawab sepenuhnya terhadap pemesan tamu yang ia terima melalui telepon. Adapun tugas order taker yaitu:
- Menerima telephone dari tamu
- Menjawab telephone dengan ramah, ucapan selamat pagi / malam, dengarkan pesananan tamu dengan baik.
- Mencatat pesanan®Mencatatan pesanan pada buku pesanan dalam 3 rangkap dengan data yang benar.
- Mengulang pesanan tamu.
- Mengucapkan terima kasih.
- Menyiapkan peralatan.
Syarat-syarat petugas order taker:
- Berpengalaman di public area, room, dan outlet-outlet lain.
- Menguasai product knowledge.
- Mampu berbahasa inggri dan bahasa lainnya.
- Mampu menggunakan telepon sesuai dengan standar perusahaan.
- Mampu mengoprasikan computer.
- Mempunyai keahlian dalam administrasi.
- Sikap professional (professional appearance).
- Ramah, sopan santun, empati, tanggung jawab, jujur ,fleksible
OT : “Selamat pagi Ibu Wati, dengan tanti dari petugas room service. Ada yang bisa saya bantu?”TAMU : “Saya ingin memesan makan kekamar.”OT : “Iya Ibu Wati. Mungkin ingin coba menu spesial hari ini, kami ada fuyunghai seafood untuk minumanya hot milk mungkin mau coba bu?”TAMU :“Oh iya mbak saya mau fuyunghai sefood dan hot milk untuk dua orang ya mbak.”OT :“Maaf bu. untuk pesanannya saya ulang ya bu, untuk makanannya funyunghai seafood dan minumanya hot milk untuk 2 orang , apakah benar bu? apakah ada tambahan yang lain bu?”TAMU :“Benar mbak. Tidak ada. Itu saja sudah cukup mbak.”OT :“Baik ibu, untuk pesananya kami antar 20 menit lagi ke kamar 123atas nama Ibu Wati. Mohon ditunggu ibu, terima kasih. Selamat pagi”
Tugas dan tanggug jawab order taker :
- Membaca logbook, functions sheet, expected arrival, dan expected departure.
- Membagikan kunci kepada roomboy sesuai dengan bagiannya.
- Memeriksa status kamar setiap awal kerja.
- Mencatat semua informasi yang diterima pada logbook.
- Memberikan informasi status kamar kepada roomboy.
- Bertanggung jawab atas pengeluaran ekstra item untuk tamu.
- Mengerjakan administraasi dan pembukuan atas pengeluaran item-item dan guest supplies secara rinci.
- Selalu menangani tindakan follow up segera atas permintaan atau keluhan yang diterima.
- Elakukan penyimpanan lost and found sesuai prosedur di housekeeping office secara sistematis.
- Menjalankan tugas yang diberikan oleh atasan di housekeeping.
- Menindaklanjuti pesanan tamu.
- Menghidangkan fruit basket di kamar bagi tamu baru datang (Check-in).
- Menata peralatan dan pesanan tamu diatas tray atau trolley.
- Memeriksa pesanan sebelum di kirim ke kamar tamu.
- Mengantarkan pesanan ke kamar tamu.
- Menata dan menyajikan pesanan di kamar tamu.
- Menyodorkan rekening/bill tamu dengan benar.
- Mengangkat peralatan kotor dari kamar tamu.
- Sift malam bertugas mengumpulkan door knob menu dan menyiapkan peralatannya.
- Melaporkan kegiatan kepada room service captain
- Melayani tamu dengan sopan dan baik.
- Mengantar pesanan ke kamar tamu.
- Set up pesanan Room Service.
- Clear Up Room Service.
Standar set up tray dan trolley untuk room service menggunakan equipment yang sama dengan standar set up di restoran. Tetapi ada beberapa peralatan yang tidak diperlukan seperti; meja, tablecloth, table number, dan ashtray.Adapun jenis-jenis penataan tray dan trolley meliputi:a. Breakfastb. Lunchc. Dinner
Pada prinsipnya standar set up di room service akan menggunakan peralatan yang sama dengan direstoran seperti:1. Tray 9. Folded napkin 2. Main knife 10. Teaspoon3. Main fork 11. Flower vase4. Side plate 12. Cup & saucer5. Tray cloth 13. Tea pot6. Side knife 14. Sweetener7. Water goblet 15. Creamer8. Salt & pepper cruets 16. Jam container
Peralatan yang digunakan:1. Tray 6. Main knife 2. Tray cloth 7. Side plate 3. Side knife 8. Main fork 4. Water goblet 9. Flower vase
5. Folded napkin 10. Salt & pepper cruet
- Ambil tray bersihkan bagian atas, bawah dan pinggirnya
- Lengkapi dengan tray cloth atau tray mat yang bersih
- Lipatlah napkin menyerupai bantal atau lipatan yang lain yang sesuai.
- Masukanlah dinner knife kedalam folded napkin disebelah kanan, dengan mata pisau menghadap ke kiri dan dinner fork disebelah kiri. Dan letakanlah disebelah kanan bawah
- Letakanlah side knife disebelah bawah kiri tray
- Letakan center equipment ditengah-tengah sebelah atas tray
- Letakan water goblet disebelah kanan atas tray
- Letakan cup and saucer sebelah kanan bawah tray.
- Sebelum mengambil makanan dan minuman harus dilakukan pemeriksaan terhadap kebersihan tray dan peralatan yang digunakan, kelengkapan dan ketepatan peralatan khususnya cutlery yang digunakan.
- Ambilah makanan yang dingin sebelum yang panas dan pastikan bahwa semua accompaniments (seperti: tomato ketchup, tartar sauce, mustard, berbagai macam dresing untuk salad, milk, cream, lime, sausage, bacon, ham, jam, marmalade, honey, sambal, dll) untuk masing-masing makanan tersebut sudah lengkap.
- Makanan dan minuman harus diperiksa, dengan memperhatikan sedetail mungkin seperti:Food and beverage temperatures, Portion size, Visual presentation as per recipe standards, Wine details, including vintage.
- Suhu makanan dan minuman harus diperhatikan dari waktu pengambilan sampai pada pengirimannya.
- Penutup makanan (plate cover) dan atau hot boxes harus digunakan untuk mempertahankan suhu makanan.
- Ambilah bill atau check tamu dan komfirmasikan apakah sudah sesuai dengan pesanannya.
Bila semua item sudah diperiksa seperti: service equipment, kesesuaian dengan pesanan makanan dan minuman dan bill. Makanan dan minuman tersebut harus segera dikirim ke kamar tamu dan tidak boleh ditunda.
Penelusuran yang terkait dengan Room Service
- peralatan room service
- materi room service pdf
- peralatan yang dibutuhkan untuk room service
- room service equipment
- mengapa tamu hotel menggunakan jasa room service jelaskan alasannya
- jelaskan tugas atau fungsi dari room service
- pengertian room service pdf
- perbedaan room service dan restoran
