Jelaskan langkah membagikan atau mengirim dokumen dalam aplikasi Google Docs?

Google Docs merupakan salah satu layanan gratis dari Google untuk digunakan sebagai program pengolah kata, spreadsheet, presentasi, hingga penyimpanan data yang berbasis web. Google Docs sangat memungkinkanmu untuk mengedit file secara online saat berkolaborasi dengan orang lain secara real time. Buat kamu yang belum familiar dengan teknologi ini, yuk, simak cara membuat Google Docs di bawah ini!

1. Buat Akun di Google

Cara membuat Google Docs yang pertama kali harus kamu lakukan adalah dengan membuat akun terlebih dahulu di Google. Membuat akun ini gratis dan memberi kamu akses pada layanan lain seperti Drive, Youtube, Maps, dan Gmail. Kamu bisa kunjungi laman https://docs.google.com untuk membuat akunmu terlebih dahulu untuk kemudian langsung membuat Google Docs.

Pada laman pendaftaran, masukkan nama, alamat email, dan tanggal lahir. Klik Langkah Berikutnya atau Next. Lanjutkan untuk membaca Kebijakan Privasi dan Ketentuan Layanan. Jika sudah, klik Agree. Sekarang, kamu sudah memiliki akun di Google. Kini, tinggal mempelajari cara membuat Google Docs.

Baca Juga: Panduan Lengkap Cara Membuat Google Form yang Mudah dan Jelas

2. Buka Google Docs

Kamu bisa mengakses Google Docs melalui aplikasi yang bisa diunduh di App Store atau Google Play. Bisa juga dengan klik ikon Aplikasi di pojok kanan atas beranda Google. Selanjutnya, klik Documents. Bisa juga melalui Google Drive dengan memilih Documents di menu My Drive.

Cara lain yang lebih mudah adalah klik kanan, pilih New/Baru, lalu pilih Documents. Kalau kamu membuka lewat website pada komputer / laptop, bisa langsung ke https://docs.google.com.

Berikut tampilan Google Docs yang diakses daribrowserkomputer.

3. Buat Dokumen di Google Docs

Setelah mengetahui cara buat Google Docs, kini kamu siap memulai bekerja dengan membuat dokumen baru. Melalui halaman utama Google Docs,ada banyak layout dokumen yang ingin kamu buat. Seperti resume, surat, resep, hingga proposal bisnis. Kamu bisa melihat semua template dokumen yang ada di Google Docs melalui pilihan Galeri Template pada bagian sisi kanan laman.

Untuk membuat dokumen baru di Google Docs, kamu hanya tinggal pilih gambar kertas kosong dengan tanda tambah biru di tengahnya. Letaknya ada di bagian kiri laman Google Docs.

Baca Juga: Cara Mudah Ganti Password di Gmail

4. Mulai Gunakan Google Docs

Setelah kamu membuat pilihan membuat dokumen baru di Google Docs, sekarang saatnya memasuki tahap bekerja dengan Google Docs. Tampilan halaman Google Docs ini mirip dengan tampilan Microsoft Word, begitu pula dengan pilihan editing-nya.

Kamu bisa mengatur jenis font, ukuran, dan pilihan lain yang kurang lebih ada pada Microsoft Word. Karena kamu membuka dan bekerja dengan Google Docs melalui browser laptop/komputer, maka setiap perubahan yang kamu buat akan otomatis tersimpan.

Jadi kamu tidak perlu repot klik Save seperti saat menggunakan Microsoft Word. Sehingga tak perlu khawatir juga dokumen akan hilang jika laptop/komputer tiba-tiba mati.

Lewatkan kursor pada tombol Share untuk melihat pengaturan yang ada.

Untuk mengubah pengaturannya, klik tombol Share. Muncul layar Share with others.

Dari layar Share with Others, Anda bisa memasukkan sejumlah nama atau alamat email kepada siapa Anda ingin membagikan dokumen di Google Docs.

Ketikkan nama orang dari daftar kontak Anda atau alamat email orang yang Anda ingin membagikan dokumen dengannya.

Klik tombol Send setelah Anda memasukkan beberapa nama atau alamat email.

Lanjutkan menambah nama dan alamat email siapa saja yang Anda ingin membagikan dokumen dengan mereka. Anda juga bisa menambahkan catatan untuk mereka yang berkolaborasi di kotak Add a note.

Klik tombol Send di sebelah kiri bawah layar begitu Anda selesai menambahkan kolaboratornya.

Langkah 2. Bagaimana Menghidupkan Tautan Opsi Visibilitas

Anda juga bisa menggunakan layar Share with others di Google Docs untuk menghidupkan opsi visibilitas. Jika tautan opsi visibilitas diaktifkan, semua orang yang punya tautan ke dokumen Anda akan bisa mengaksesnya.

Klik tautan di sudut kanan atas untuk mendapatkan tautan yang bisa dibagikan.

Untuk mengaktifkan opsi Link Sharing, klik ikon tautan di sudut kanan atas layar. Akan muncul layar berisi tautan.

Bagikan tautannya untuk membagikan dokumen yang dimaksud.

Sistemnya menyediakan tautan yang bisa Anda bagikan dengan orang lain.

Catatan: Penting untuk diingat bahwa mengaktifkan opsi tautan berbagi mengurangi intensitas kontrol yang Anda miliki terhadap siapa saja yang bisa melihat dokumennya. Salah satu dari mereka yang punya akses bisa membagikan tautan dengan orang lain, dan orang lain tersbeut bisa mengakses dokumen Anda.

Langkah 3. Menggunakan Advanced Sharing Options di Google Docs.

Anda bisa mendefinisikan lebih jauh siapa yang bisa melihat dokumen Anda. Mulai dari layar Share with others.

Klik tautan Advanced untuk membuka menu Sharing Settings.

Lalu, pilih Advanced. Di menu Sharing settings, Anda akan bisa mengubah siapa saja yang bisa melihat dokumennya.

Daftar orang yang bisa mengakses dokumen.

Perhatikan Owner settings di bagian bawah halaman. Pengaturan-pengaturan tersebut hanya tersedia bagi pemilik dokumen. Pengaturan tersebut memungkinkan Anda membatasi apa yang bisa dilakukan para kolaborator terhadap dokumennya.

Langkah 4. Mendefinisikan Opsi Link Sharing

Dari menu Sharing settings, pilih Change untuk menampilkan opsi-opsi link sharing.

Dari menu Sharing settings, pilih Change untuk menampilkan pelbagai opsi lainnya.

Berikut adalah penjelasan bagi tiap opsi tersebut:

1. Specific People

Untuk memungkinkan orang tertentu melihat dokumennya, pilih Save, yang selanjutnya akan mengembalikan Anda ke menu Sharing settings. Ketik alamat email orang-orang yang akan memiliki akses terhadap dokumen di bagian bawah menu, pada Invite people.

Dari menu Sharing settings di Google Docs, masukkan saja alamat-alamat email orang yang butuh akses terhadap dokumen Anda.

2. Anyone With the Link

Untuk memberikan akses kepada sekelompok besar orang yang ditentukan, pilih Anyone with the link dari opsi Visibility. Pilih Save untuk kembali ke menu Sharing settings. Dari menu Sharing settings, Anda bisa menyorot tautan ke dokumen dan membagikannya melalui email, media sosial, atau pesan teks.

Dari menu Sharing settings, sorotlah tautan yang akan dibagikan. Copy dan paste tautan tersebut untuk didistribusikan kepada siapa saja yang butuh akses terhadap dokumen yang dimaksud.

3. Public on the Web

Ingin tahu cara membagikan dokumen di Google Docs kepada khalayak umum di web? Mudah saja di Google Docs. Untuk memberikan akses kepada siapa saja untuk menempelkan suatu dokumen Google Docs di halaman webnya, pilih Public on the web dari opsi Visibility. Piih Save untuk kembali ke menu Sharing settings. Dari menu Sharing settings, Anda bisa menyorot tautan ke dokumen dan membagikannya di media sosial untuk memberi akses pada siap saja ke dokumen Anda.

2. Collaborator Options

Di bagian ini, pelajari bagaimana membagikan dokumen Google Docs dengan lebih banyak kontrol dengan cara mengatur para kolaboratornya. Ada empat Collaborator Options yang memberikan tingkat akses berbeda terhadap dokumen Anda bagi orang-orang tertentu. Pemilik dokumen bisa mengotorisasi orang lain untuk melihat, berkomentar, mengedit, atau menjadi pemilik dokumen.

Untuk melihat opsi Collaborator, pilih tombol Share di kanan atas dokumen Anda. Pilih Advanced. Di menu Sharing settings, undang orang-orang atau kelompok orang tertentu dengan menggunakan alamat email atau grup kontak email.

Ketika memasukkan alamat-alamat email, opsi Collaborator akan nampak. Jika Anda mengklik panah arah ke bawah di dekat ikon pensil di sebelah tiap nama. Di sini, Anda bisa memilih opsi: Can edit, can comment, atau can view.

Begitu Anda mengklik opsi tanda panah di sebelah pensil, Anda bisa mengubah opsi Collaborator dari menu drop-down.

Berikut adalah penjelasan tiap opsi:

1. Can Edit

Opsi Collaborator ini memungkinkan tiap orang mengedit dokumennya. Para kolaborator bisa bekerja pada suatu dokumen secara simultan pada waktu yang sama, sehingga tidak butuh untuk saling mengemailkan perubahan ke sana ke mari.

Tiap editor yang mengerjakan dokumen akan terlihat sebagai ikon di kanan atas layar, di sebelah tombol Comments. Tiap kolaboratorakan memiliki warna yang berbeda di sekeliling ikonnya, dan pada bagian dokumen yang sedang mereka edit akan tampak kursor yang warnanya sama dengan ikon tadi.

2. Can Comment

Dengan opsi Collaborator ini, setiap orang yang kepadanya dibagikan dokumen Google Docs, akan bisa melihat dan mengomentari dokumen, tetapi tidak akan mampu mengubah dokumennya dengan cara apapun. Opsi ini bermanfaat untuk mendapatkan umpan balik bagi suatu proyek, tapi tidak dikehendaki adanya perubahan informasi tanpa sepengetahuan Anda.

Untuk berkomentar pada suatu dokumen, sorot teks yang akan dikomentari dan klik kanan untuk memilih Comment. Anda juga bisa menggunakan jalan pintas keyboard Ctrl-Alt-M, atau tombol Comments di kanan atas layar, di sebelah Share. Pemilik dokumen akan melihat bagian yang disorot dan kotak komentar di sebelah kanan layar mereka.

3. Can View

Untuk memungkinkan orang lain bisa melihat saja suatu dokumen, pilih opsi Can view. Opsi ini berguna khususnya untuk membagikan templat yang akan digunakan oleh orang lain. Dengan mengatur opsi Collaborator menjadi Can view, mereka akan dipaksa untuk membuat salinan (Make a copy) suatu dokumen agar biisa mengubahnya, ini memastikan tak seorangpun bisa mengubah templat secara langsung.

Opsi Colaborator keempat, Owner, hanya tersedia jika Anda sudah membagikan dokumen di Google Docs dengan orang lain. Setelah dokumennya dibagikan, nama pemilik akan muncul di daftar Who has access di menu Sharing settings.

Anda bisa mentransfer penetapan Is owner kepada kolaborator lainnya di Google Docs.

Opsi owner terakhir ini memungkinkan Anda mentransfer kepemilikan dokumen kepada orang lain. Ini muncul di menu drop-down di sebelah nama kolaborator jika Anda lah sang pemilik dokumen.

Pilih menu Is owner untuk mengubah kepemilikan dokumen di Google Docs.

Secara default pemilik dokumen adalah yang membuat dokumen tersebut. Jika kepemilikan dokumen dipindahkan pada orang lain, ada beberapa hal yang tidak bisa lagi dilakukan oleh pemilik dokumen, yaitu:

• menghapus kolaborator
• membagikan dengan orang lain sebanyak yang Anda suka
• mengubah opsi visibilitas
• memungkinkan kolaborator mengubah hak-hak akses tertentu bagi orang lain
• secara permanen menghapus sesuatu dari Google Drive Setelah dihapus, tidak ada yang bisa mengaksesnya, termasuk kepada mereka yang dokumennya dibagikan kepadanya.

3. Menambahkan Komentar

Kolaborator yang diatur Can comment atau Can edit bisa meninggalkan komentar pada dokumen yang dibagikan di Google docs. Komentar yang ada mungkin memerintahkan pemilik dokumen untuk mengubah kesalahan ejaan sederhana, atau bisa membuka dialog tentang bagian tertentu suatu dokumen.

Langkah 1. Menambahkan Komentar

Untuk menambahkan komentar pada suatu dokumen Google Docs yang dibagikan, sorot bagian dokumen yang Anda ingin komentari. Bisa jadi yang disorot adalah kata tertentu, kalimat tertentu, atau seluruh paragraf. Setelah menyorot bagian yang dimaksud, klik kanan dan pilih Comment.

Begitu Anda selesai menyorot teks yang akan dikomentari, klik kanan dan pilih Comment.

Suatu kotak teks dengan nama Anda akan muncul di sisi kanan jauh layar sebelum Anda memasukkan komentar.

Suatu kotak teks seperti contoh di atas akan muncul di sisi kanan jauh dokumen tersebut. Ketik di dalam kotak dan klik Comment.

Jika ada yang menulis komentar pada dokumen Anda, Anda bisa memulai dialog dengan membalas komentar mereka. Di bawah komentar, akan muncul kotak teks bertuliskan Reply. Di sini, Anda bisa mengetikkan respon Anda.

Untuk membalas komentar, klik kotak komentarnya dan ketikkan di dalam kotak teks di bagian bawah.

Jika komentarnya adalah tentang perbaikan sederhana yang tidak butuh respon, Anda bisa melakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap dokumen dan menunjukkan bahwa komentar tersebut telah dituntaskan dengan mengklik tombol Resolve di sebelah komentar. Dengan menuntaskan suatu komentar, maka komentar tersebut akan disembunyikan. Untuk membuka lagi komentar tertentu, klik tombol Comment di sisi kanan atas dokumen.

Langkah 2. Membuka Komentar yang Telah Dituntaskan (Resolved Comment)

Meskipun suatu komentar telah dituntaskan, Anda masih bisa melihatnya lagi. Klik tombol Comments di bagian kanan atas dokumen Anda.

Gunakan tautan Re-open untuk membuka kembali komentar yang telah dituntaskan di dokumen Google Docs yang dibagikan.

Untuk membuka lagi komentar yang telah dituntaskan, klik tautan biru reopen di sebelah dokumen. Komentar akan ditambahkan kembali ke dokumen.

Memberikan Notifikasi pada Kolaborator

Di bagian ini, kami sampaikan juga cara membagikan dokumen Google Docs dengan notifikasi yang sesuai. Anda bisa secara otomatis memberikan notifikasi pada para kolaborator melalui email ketika ada perubahan pada dokumen yang dibagikan. Fitur ini bermanfaat jika Anda mengerjakan suatu dokumen dan butuh kolaborator Anda tahu apa saja yang Anda edit.

Langkah 1. Aktifkan Notifikasi

Buka dokumen Anda Pastikan dokumen Anda dibagikan minimal dengan satu orang lainnya.

Klik tombol Comments di sisi kanan atas dokumen. Klik tombol Notifications di bawahnya.

Klik tombol Notifications untuk menampilkan menu drop-down notifikasi.

Setelah Anda mengklik tombol Notifications, akan muncul menu drop-down yang menampilkan opsi-opsi notifikasi Anda.

Pilih opsi notifikasi Anda dari menu drop-down tersebut.

Anda bisa mengubah opsi notifikasi dari menu drop-down di dokumen Google Docs yang dibagikan, dengan pengaturan ini:

1. All

Untuk mengirimkan notifikasi email kepada semua orang yang kepadanya dibagikan dokumen yang dimaksud, pilih opsi All. Ini adalah pilihan yang bagus apabila dokumennya ditulis bersama oleh suatu tim.

2. Only Yours

Untuk mengirim email notifikasi hanya kepada diri Anda sendiri ketika ada komentar masuk atau dokumennya dimodifikasi, pilih opsi Only yours. Ini adalah pilihan yang bagus terutama jika Anda adalah penulis utama dan butuh tinjauan umpan balik, tapi peninjau tidak harus saling melihat komentar yang lain.

3. None

Untuk mematikan notifikasi email pilih opsi None. Ini adalah pilihan yang bagus jika tidak penting bagi Anda melihat dan mengedit komentar secepatnya.

Langkah 2. Melihat Notifikasi Email

Jika Anda menghidupkan notifikasi email, Anda akan menerima email yang meringkas notifikasi begitu notifikasinya dibuat. Buka kotak masuk Anda untuk melihat notifikasinya. Lihat contoh email berikut:

Bukalah kotak masuk email Anda untuk melihat notifikasi email dari dokumen Google Docs yang Anda bagikan.

5. Menghapus Kolaborator

Terkadang Anda mungkin butuh untuk menghapus seorang kolaborator dari suatu dokumen. Ini bisa terjadi apabila ada anggota tim yang meninggalkan tim dan tidak lagi butuh akses dokumen. Berikut adalah cara menghapus kolaborator dari suatu dokumen yang dibagikan di Google Docs.

Catatan: Hanya pemilik dokumen yang bisa menambah atau menghapus kolaborator dari suatu dokumen.

Pertama, pastikan Anda mengerjakan suatu dokumen yang ada kolaboratornya.

Mulai dari menu Sharing settings di dalam dokumen Anda. Anda akan melihat tanda x di sebelah masing-masing nama dalam daftar Who has access.

Klik tanda x untuk menghapus kolaborator tertentu dari dokumen yang dibagikan tersebut.

Untuk menghapus salah satu kolaborator dari dokumen yang dibagikan tersebut, klik tanda x di sebelah nama orang tersebut. Nama orang itu akan menghilang dari daftar.

6. Contoh Kolaborasi

Mengedit di waktu yang sama di Google Docs memungkinkan Anda berkolaborasi dengan siapa saja, di mana saja, tanpa harus bingung atau ribet. Berikut ini adalah dari suatu sekolah. Mereka menggunakan Googe Docs sebagai sarana Pengumuman Paginya.

Para guru bisa menambah pengumuman ke halam tersebut untuk even-even khusus, dan mereka bisa menggunakan proyektor untuk menampilkan pengumumannya di waktu bersamaan ketika kelas akan dimulai. Ini akan menghemat waktu dan gangguan yang mungkin ada. Di bagian atas halaman Anda bisa melihat guru lain yang sedang mengedit atau menampilkan pengumuman, dan bahkan bisa melihat langsung bagian dokumen yang mereka edit.

Pengumuman pagi akan tampak seperti ini apabila dikerjakan bersama oleh para guru  tersebut.

Di sini Anda bisa melihat seperti apa jika berbagai orang berkolaborasi pada dokumen yang sama di saat yang sama di Google Docs.

Suatu ikon muncul di puncak dokumen bagi tiap orang yang mengerjakannya. Kursor di dokumen warnanya persis dengan warna ikon orang yang mengedit dokumen.

Kapan Membagikan Dokumen di Google Docs

Googe Docs memudahkan berbagi dan berkolaborasi pada dokumen, spreadsheets, dan presentasi dan ada banyak cara untuk memanfaatkannya. Sekarang Anda tahu cara membagikan dokumen di Google Docs, dan bisa mengontrol sejumlah pengaturan yang berguna, kini saatnya memanfaatkannya.

Meskipun Anda tidak membutuhkan orang lain untuk mengedit tiap baris di dokumen yang Anda buat, membagikan dokumen di Google Docs bisa sangat membantu. Berikut beberapa contoh yang Anda mungkin butuh untuk berkolaborasi dan memanfaatkan fasilitas berbagi di Google Docs:

• membuat satu catatan rapat dalam sebuah dokumen yang kolaboratif
• curah pendapat dalam grup untuk ide bagi proyek yang akan datang
• membuat daftar untuk pesta makan malam Anda, dan mengundang tamu untuk menampung tentang apa yang mereka rencanakan untuk dibawa
• memungkinkan teman untuk mengomentari sambutan yang Anda tulis untuk pesta pernikahan sahabat
• menugaskan sebagian proyek pada orang yang berbeda-beda, tetapi semua orang melaporkan temuannya pada dokumen yang sama
• membagikan daftar belanja dengan pasangan Anda, dan daftar tugas dengan anak-anak atau teman sekamar Anda.

Jika ada pertanyaan, atau Anda ingin membagikan contoh bagaimana Anda menggunakan Google Docs untuk dibagikan dan dikolaborasikan, tuliskan komentardi bawah ini.

Dan jika Anda ingin membawanya ke tingkat yang lebih lanjut dann ingin mengimpor dokumen Google Docs Anda langsung ke WordPress sebagai kiriman atau halaman, manfaatkan plugin WordPress Google Docs.

Catatan Editor: Kiriman ini aslinya diterbitkan tahun 2014. Dan telah direvisi secara komprehensif agar kekinian, akurat, dan sesuai dengan perkembangan terbaru—dengan bantuan spesial dari Laura Spencer.