Jelaskan penyebab KEGAGALAN membangun sistem informasi bisnis sebuah perusahaan

Tugas : Individu Ujian Tengah Triwulan / E52 Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen Dosen : Prof.Dr. Ir. Imam Suroso, Msc(CS) Batas : 17 Januari 2015 FAKTOR FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEGAGALAN DAN KESUKSESAN PENERAPAN DARI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI PERUSAHAAN Oleh: HANKY AKLA HAFIZ/P056133492.52E PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR JANUARI 2015

DAFTAR ISI Halaman Daftar Isi... 2 PENDAHULUAN.... 3 Latar Belakang... 3 Perumusan Masalah... 4 Tujuan Penulisan... 4 TINJAUAN PUSTAKA... 5 Definisi Sistem Informasi Manajemen... 5 Peranan Sistem Informasi Manajemen Dalam Perusahaan... 7 PEMBAHASAN...... 9 Kesuksesan dalam sistem informasi perusahaan... 9 Kegagalam dalam sistem informasi perusahaan.... 11 PENUTUP...... 14 Kesimpulan...... 14 DAFTAR PUSTAKA 15 2

I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penggunaan informasi dan komunikasi berbasis teknologi pada suatu organisasi ataupun perusahaan semakin tidak dapat dihindari. Persaingan bisnis yang sangat ketat di segala bidang industri baik dari sektor riil maupun sektor keuangan membuat setiap perusahaan membutuhkan suatu sistem yang terintegrasi yang mendukung kegiatan usahanya secara menyeluruh agar dapat mencapai apa yang menjadi tujuan perusahaan tersebut. Suatu sistem informasi yang baik tentunya juga harus disesuaikan dengan kebutuhan dari industri perusahaan dan budget yang telah dianggarkan oleh perusahaan. Sistem informasi ini akan membantu proses berjalannya roda bisnis melalui sistem yang dikembangkan di setiap divisi divisi perusahaan dengan proses pengolahan informasi yang diawali dengan penginputan data hingga mengeluarkan output data yang berkualitas. Data yang berkualitas yang dimaksud adalah keluaran data yang menjadi instrumen sebagai pertimbangan manajemen perusahaan untuk mengambil suatu keputusan penting bagi perusahaan. Penggunaan sistem informasi manajemen dewasa ini tidak hanya digunakan sebagai instrumen support bagi internal perusahaan saja, semakin banyak yang menggunakan pengembangan sistem informasi ini untuk eksternal perusahaan atau bahkan untuk pelanggan sebagai upaya langsung untuk meningkatkan profit perusahaan. Dikarenakan hal tersebut diatas, menjadikan alasan mengapa suatu sistem informasi manajemen sangat dibutuhkan mutlak di era global saat ini. Suatu sistem yang terintegrasi dengan baik akan menjadikan perusahaan semakin bertumbuh, begitupun sebaliknya apabila sistem informasi manajemen tidak berjalan sesuai dengan ekspektasi atau miss investment perusahaan akan membuat perusahaan tidak berkembang bahkan yang sangat parah dapat merusak operasional dan berujung pada kerugian besar perusahaan. Banyak perusahaan di Indonesia yang menggunakan sistem informasi manajemen dengan teknologi baik perangkat keras maupun perangkat lunak yang mutakhir. Para teknisi atau penggiat teknologi di Indonesia semakin mahir dalam menciptakan sistem sistem teknologi informasi sehingga saat ini kita tidak perlu sepenuhnya bergantung pada 3

teknologi dari asing. Namun perusahaan juga harus teliti dan prudence untuk menentukan investasi teknologi informasi yang sesuai bagi manajemen suatu perusahaan. Faktor faktor yang menjadi kesuksesan dan kegagalan oleh manajemen perusahaan dalam memanfaatkan sistem informasi manajemen harus dapat diketahui sepenuhnya oleh manajemen perusahaan. 1.2. Perumusan Masalah Agar penerapan suatu sistem informasi manajemen dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan maka sangat penting untuk menelaah penggunaan dari sistem informasi manajemen dan tidak menjadikan perusahaan lalai dalam menginvestasikan dana perusahaannya untuk suatu sistem. Berdasarkan hal tersebut maka perumusan masalah yang akan dibahas: 1. Faktor faktor apa yang membuat kesuksesan dari penerapan sistem informasi manajemen perusahaan? 2. Dan faktor faktor apa yang juga membuat kegagalan dalam penerapan sistem informasi manajemen perusahaan? 1.3. Tujuan Penulisan Tujuan penulisan ini adalah untuk mengetahui faktor faktor yang menyebabkan kesuksesan dan kegagalan sistem informasi manajemen suatu perusahaan. 4

II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Definisi Sistem Informasi Manajemen Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem ini bisa terdiri dari bagian bagian sistem atau disebut juga subsistem. Sebagai contoh, sistem yang akan dibahas pada khususnya adalah yang terkait dengan informasi manajemen yang menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer. Perangkat pada sistem tersebut terkait dengan prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan juga sebuah basis data (data base). Komponen komponen yang terkait didalam suatu sistem informasi manajemen adalah organisasi, sumber daya manusia, dan teknologi. Gambar 1. Komponen Sistem Informasi (Sumber: O Brien) Fungsi sistem yang utama adalah menerima masukan, mengolah masukan dan menghasilkan keluaran. Agar fungsi tersebut dapat berjalan, sistem akan memiliki komponen komponen masukan (input), proses, keluaran (output), dan kontrol untuk menjamin bahwa semua fungsi dapat berjalan baik. 5

Sistem informasi manajemen (SIM) adalah penerapan dari sistem informasi di dalam organisasi atau perusahaan untuk mendukung, menjabarkan, dan mengolah informasi informasi yang dibutuhkan untuk manajemen sebagai salah satu instrumen dalam mengambil keputusan. Menurut Gordon B. Davis (1995), Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem manusia / mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen (taktis), dan pengambilan keputusan (strategis) dalam sebuah organisasi. Sedangkan menurut Laudon-Laudon (2006) Sistem informasi adalah suatu kesatuan dari komponen komponen yang saling berhubungan, yang mengumpulkan, mencari kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk tujuan memfasilitasi perencanaan, pengawasan, koordinasi, analisis dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Menurut teori, sebenarnya komputer tidak harus digunakan dalam sistem informasi manajemen, tetapi pada realitanya suatu sistem informasi manajemen yang kompleks akan sulit untuk berfungsi tanpa melibatan elemen komputer. Pada akhirnya, sistem informasi manajemen selalu dihubungkan dengan pengolahan informasi yang berbasiskan pada komputer atau sering disebut computer-based information prcessing. SIM yang merupakan kumpulan dari sistem sistem informasi berkembang sesuai dengan fungsi dari penggunaan sistem sistem informasi itu sendiri, pengembangan SIM tersebut tergantung dari seberapa besar atau kecil organisasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Sistem informasi personalia (personnel information systems) 2. Sistem informasi distribusi (distribution information systems) 3. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems) 4. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems) 5. Sistem informasi akuntansi (accounting information system) 6. Sistem informasi pemasaran (marketing information system) 7. Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems) 8. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems) 9. Sistem informasi teknik (engineering information systems) 6

10. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information system). Semua sistem informasi diatas dapat bekerja secara terintegrasi untuk mengolah dan memberikan informasi kepada manajemen dari top hingga lower level manajemen perusahaan dalam mengambil suatu keputusan. 2.2 Peranan Sistem Informasi Manajemen dalam bisnis perusahaan Dalam perspektif bisnis, sistem informasi dianggap sebagai solusi dalam manajemen organisasi yang berbasiskan teknologi yang digunakan untuk menghadapi tantangan persaingan bisnis saat ini. Sistem informasi manajemen tidak hanya terdiri dari software (perangkat lunak) yang digunakan saja, tetapi keseluruhan dari proses bisnis dan sumber daya yang digunakan secara bersamaan dari sistem yang taktis dan fungsional. Data informasi yang diinput dan diolah sesuai dengan kemudahan pemakainya (user friendly) sehingga dapat digunakan manajer dari level bawah hingga level atas untuk mengambil suatu tindakan atau keputusan bisnis perusahaan. Keseluruhan sistem didesain agar dapat memenuhi tujuan perusahaan. Meskipun saat ini semakin banyak aplikasi perangkat lunak (software) yang semakin terus berkembang dan semakin mutakhir, namun ada beberapa alasan fundamental agar sistem informasi yang semakin mutakhir dapat diaplikasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis suatu perusahaan. O Brien menyebutkan bahwa tiga nilai fundamental tersebut sebagai berikut: 1. Sistem informasi harus dapat mendukung proses dan operasi suatu bisnis. 2. Sistem informasi harus mendukung dalam pengambilan keputusan baik karyawan maupun manajer. 3. Sistem informasi harus dapat mendukung strategi untuk keuntungan yang kompetitif. Didalam struktur organisasi perusahaan, secara umum terdapat empat tingkatan yaitu karyawan non-manajemen, manajemen level bawah, manajemen level menengah, serta manajemen level atas. Masing masing memiliki peranan yang penting dalam suatu struktur organisasi perusahaan. Sistem informasi yang didesain dan digunakan dalam perusahaan harus dapat mengakomodir setiap level dalam struktur organisasi perusahaan 7

agar setiap level tersebut dapat membantu dalam menjalankan operasional dan pengambilan keputusan serta informasi yang disampaikan secara vertikal dari level bawah ke level atas dapat sesuai dengan sasaran dan strategi yang ingin dicapai. 8

III. PEMBAHASAN Pengembangan suatu solusi sistem informasi yang sukses dan bermanfaat optimal bisnis perusahaan menjadi salah satu fokus utama bagi perusahaan dan tantangan bagi para profesional dan manajer perusahaan. Sistem informasi yang terintegrasi terkadang memiliki pengalokasian dana yang cukup besar bagi perusahaan. Namun kesuksesan dalam suatu sistem informasi tidak hanya diukur dalam dari segi efisiensi dalam mengelola biaya, waktu, dan penggunaan sumber informasi saja. Kesuksesan tersebut juga diukur dari efektifitas dari bagaimana teknologi informasi dapat mendukung strategi bisnis perusahaan, mengelola proses bisnis, meningkatkan struktur organisasi dan budaya, bahkan meningkatkan nilai bisnis dan pelanggan dari perusahaan. Maka dari hal ini diperlukan adanya pembahasan mengenai faktor faktor yang mempengaruhi baik kesuksesan maupun kegagalan penerapan suatu sistem informasi perusahaan. 3.1. Kesuksesan Sistem Informasi Perusahaan Pengembangan solusi sistem informasi yang baik dipaparkan oleh O Brien (2005) dan dapat dimplementasikan serta dikelola melalui beberapa tahapan proses atau siklus yaitu investigasi (investigate), analisa (analyze), desain (design), implementasi (implement), dan memelihara (maintain). Gambar 2. Siklus Pengembangan Sistem Informasi (Sumber: O Brien) 9

Kesuksesan sistem informasi menurut Rosemary Cafasso dalam O brien (2005), antara lain disebabkan oleh: 1. Keterlibatan pengguna dalam proses implementasi Pengguna sistem informasi dalam perusahaan harus terlibat secara keseluruhan dan memahami dengan baik bagaimana sistem informasi diimplementasikan. Pemetaan dari para pengguna sistem informasi yang terlibat juga harus sesuai. Keterlibatan ini juga terkait dengan desain dan operasi sistem yang memiliki prioritas dan memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. Desain dan operasi sistem yang mudah dipahami dan digunakan akan membantu para pengguna untuk terlibat penuh dan mengolah data informasi menggunakan sistem informasi dengan optimal. 2. Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi Apabila suatu sistem informasi telah didesain dan dioperasikan, maka dibutuhkan dukungan dari manajemen perusahaan agar implementasi dari penggunaan sistem informasi dapat berjalan dimasing masing level manajerial. Dukungan manajemen yang cukup akan membantu dalam kesuksesan suatu sistem informasi seperti dalam hal dana perawatan perangkat lunak sistem serta pengembangan sistem informasi. 3. Kejelasan pernyataan kebutuhan Kebutuhan akan sistem informasi yang akan digunakan oleh perusahaan harus dijabarkan dengan jelas dan terperinci oleh perusahaan, agar sistem yang didesain sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan. Walaupung suatu sistem dikembangkan dengan teknologi yang mutakhir namun tidak dapat digunakan dengan baik maka dapat menyebabkan kerugian. Kejelasan dan kompleksitas dari suatu sistem informasi harus disesuaikan dengan kebutuhan. 4. Perencanaan yang tepat Perencanaan penggunaan sistem informasi yang tepat juga sangat diperlukan dalam implementasi sistem informasi. Tepat dalam penggunaan waktu, dana, dan sumber daya diperlukan rencana yang terperinci. 10

5. Harapan yang realistis Ekspektasi akan suksesnya suatu sistem informasi dapat berjalan juga harus diimbangi dengan realistis. Agar sistem informasi yang sudah didesain dan diimplementasikan sesuai dengan ekpektasi yang ditentukan pada awal pembuatan sistem informasi tersebut. Contoh kesuksesan dalam penerapan sistem informasi perusahaan telah dijalankan oleh industri perbankan di Indonesia. Salah satunya adalah penerapan dari pengembangan sistem informasi untuk mendukung analisa kredit yaitu sistem informasi debitur atau sering kali disebut Bank Indonesia (BI) Checking System. Sistem informasi ini didesain dan dikembangkan oleh pemerintah yaitu Bank Indonesia untuk melaporkan record (sejarah) perjalanan kredit bagi setiap debitur baik perusahaan maupun pribadi. Sistem ini menjadi sistem yang wajib digunakan oleh institusi keuangan yaitu Bank dan Perusahaan Pembiayaan untuk melaporkan setiap record debitur setiap bulannya. Laporan ini nantinya dapat diakses secara rahasia oleh seluruh institusi yang menjadi anggota tersebut sebagai instrumen yang sangat penting dan utama dalam pengambilan keputusan kredit di seluruh Indonesia. 3.2. Kegagalan dalam Sistem Informasi Perusahaan Kegagalan kinerja sistem informasi perusahaan dapat terjadi dikarenakan dari beberapa hal yang mungkin disebabkan bisa dari dalam (internal) lingkup proyek itu sendiri dan juga dalam (eksternal) luar lingkup perusahaan. Dari beberapa contoh proyek yang gagal kebanyakan yang disebabkan karena kurang komunikasi antara pihak customer dan pihak perusahaan yang melaksanakan proyek atau vendor, sehingga terkadang dapat mempengaruhi hasil dari proyek atau bahkan kesalahanpahaman yang terjadi dari hasil proyek. Menurut Rosemary Cafasso dalam O Brien (2005), kegagalan dalam penerapan sistem informasi perusahaan disebabkan oleh: 1. Kurangnya input dari pengguna sistem informasi Dalam proses sistem informasi dikarenakan suatu proses memiliki tahapan input, proses, dan output (IPO), maka dalam pelaksanaan tahap sistem informasi adalah 11

inputan awal dari sistem informasi dimana suatu hasil keluaran dan proses yang baik berasal dari data masukan yang dilakukan dari awal oleh pengguna. Kekurangan masukan sebagian data walaupun kecil dapat mempengaruhi proses pengolahan sistem informasi. 2. Kurangnya dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif) Sistem informasi yang diimplementasikan dalam perusahaan membutuhkan pengawasan pemeliharaan yang baik. Terkadang dana pemeliharaan tersebut membutuhkan dana yang sama besarnya dengan desain awal sistem informasi tersebut. Namun bila perawatannya tidak dilakukan maka sistem tersebut tidak dapat berjalan sesuai dengan perkembangan pasar, maka dukungan dari pimpinan secara vertikal kebawah from top to lower level management sangat diperlukan. Pimpinan manajemen perusahaan juga harus memahami bagaimana sistem informasi tersebut berfungsi secara optimal bagi perusahaan. 3. Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi Ketidakjelasan mengenai pernyataan kebutuhan akan model dan desain sistem informasi kepada pembuat sistem atau vendor dapat menyebabkan ketidaksesuaian program sistem informasi. 4. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah ubah Penyampaian kebutuhan dan spesifikasi dari pengguna kepada pembuat sistem atau vendor dengan berubah ubah. Hal ini dikarenakan kurang perencanaan dan koordinasi yang tepat dari seluruh manajemen perusahaan, sistem seperti apakah yang benar - benar akan dibutuhkan dan berjalan dengan baik dalam jangka waktu yang ditentukan. Desain dan model informasi yang disampaikan oleh perusahaan harus memiliki spesifikasi dalam jangka beberapa tahun kedepan. Agar perubahan atau pengembangan dari sistem lama ke sistem baru sesuai dengan perencanaan waktu yang ditetapkan. 12

5. Inkompetisi secara teknologi Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat cepat, menuntut perusahaan agar dapat menganggarkan dana untuk teknologi tersebut. Ketidakmampuan perusahaan untuk mengikuti teknologi yang berkembang dapat juga menyebabkan kegagalan dari penerapan sistem informasi perusahaan. 13

IV. PENUTUP 4.1 KESIMPULAN Sistem informasi manajemen (SIM) adalah penerapan dari sistem informasi di dalam organisasi atau perusahaan untuk mendukung, menjabarkan, dan mengolah informasi informasi yang dibutuhkan untuk manajemen sebagai salah satu instrumen dalam mengambil keputusan. Komponen komponen yang terkait didalam suatu sistem informasi manajemen adalah organisasi, sumber daya manusia, dan teknologi. Fungsi sistem yang utama adalah menerima masukan, mengolah masukan dan menghasilkan keluaran ataupun dikenal dengan IPO (Input, Proses, Output). Alasan fundamental bagi perusahaan untuk menggunakan suatu sistem informasi haruslah berdasarkan bahwa sistem informasi yang akan digunakan nantinya dapat mendukung strategi dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan strategi bisnis dan memberikan keunggulan yang kompetitif. Faktor faktor yang mempengaruhi kesuksesan dalam penerapan sistem informasi perusahaan antara lain; Keterlibatan pengguna dalam proses implementasi, Tingkat dukungan manajemen bagi upaya implementasi, Kejelasan pernyataan kebutuhan, Perencanaan yang tepat dan harapan yang realistis. Faktor faktor yang mempengaruhi kegagalan dalam penerapan sistem informasi perusahaan antara lain; Kurangnya input dari pengguna sistem informasi, Kurangnya dukungan dari pimpinan (manajemen eksekutif), Tidak lengkapnya pernyataan kebutuhan dan spesifikasi, Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang senantiasa berubah ubah, dan inkompetisi secara teknologi. 14

Daftar Pustaka Davis, B. Gorgon. 1995. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. Jakarta. Penerbit: PT. Gramedia. Laudon, K; Laudon, J. 2006. Management Information Systems: Managing the Digital Firm 9 th Edition. Prentice Hall. O,Brien J. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis Dan Manajerial. Jakarta: Salemba Empat. O Brien, JA and George Marakas 2011. Management Information Sistem. 10 th Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston. Sutono, D. 2007. Sistem Informasi Manajemen Edisi Keempat. Penerbit: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP. Website: http://www.kuliah.dinus.ac.id/ika/asi/modul.htm. Diakses 14 Januari 2015. Website: http://www.stmikmj.ac.id. Website: http://id.wikipedia.org/. 15