tirto.id - Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia [KBBI] surat diartikan sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis [berbagai-bagai isi maksudnya]. Atau, secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu. Diartikan juga sebagai sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan.
Table of Contents Show
- Surat Pribadi
- Surat Dinas
- Unsur-unsur Surat Dinas
- 1. Kop Surat atau Kepala Surat
- 2. Tanggal Surat
- 3. Hal/Perihal Surat
- 4. Nomor Surat
- 5. Lampiran
- 6. Alamat Surat
- 7. Pembuka Surat
- 8. Isi surat
- 10. Pengirim Surat Dinas
- Video yang berhubungan
Seiring dengan perkembangannya surat tidak hanya menggunakan media kertas, tetapi juga bisa disampaikan lewat elektronik, salah satunya e-Mail. Yustinah dan Ahmad Iskak dalam buku Bahasa Indonesia [2006] menuliskan, surat dibagi menjadi empat macam, yakni: surat pribadi, surat pemerintah, surat niaga dan surat sosial.
Kendati demikian, yang akan dibahas secara spesifik dalam tulisan ini adalah surat pribadi dan surat dinas. Berikut penjelasan secara lebih lengkapnya.
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Dalam menuliskan surat pribadi, tak jarang seorang penulis menyebut dirinya dengan kata saya. Oleh karena sifatnya yang akrab dan santai, surat pribadi biasanya menggunakan bahasa ragam santai atau tidak resmi.
Sementara itu, dinukil dari buku Be Smart Bahasa Indonesia [2008] oleh Ismail Kusmayadi Dkk, surat pribadi sangat bergantung pada siapa surat itu hendak dikirimkan. Namun demikian, berdasarkan isinya, surat pribadi pun dibedakan menjadi dua macam yakni, surat pribadi yang bersifat privat dan surat pribadi yang isinya bersifat resmi.
Surat pribadi yang bersifat privat artinya adalah surat yang dikirimkan kepada sahabat, anggota keluarga, kenalan dan lain sebagainya. Sementara surat pribadi yang bersifat resmi adalah surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi. Misalnya, surat lamaran pekerjaan.
Baca juga:
- Mengenal Apa Itu Surat Resmi, Fungsi, Serta Cara Membuatnya
- Bagaimana Membuat Surat Lamaran Kerja yang Baik?
- Contoh Surat Lamaran Kerja: Cara Membuat dan Menulisnya
Surat Dinas
Surat dinas biasa disebut pula dengan surat resmi, yang dikirim untuk kepentingan dinas atau untuk kepentingan administrasi pemerintah. Surat dinas biasa juga berisi masalah kedinasan atau pemerintahan.
Surat resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan bisa dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Misalnya, surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.
Berdasarkan ketentuannya, surat dinas harus ditulis dengan mengikuti ketentuan-ketentuan baku. Surat juga harus dibikin dengan teknik penyusunan yang benar, seperti kepala surat [kop surat], nomor lampiran dan perihal surat, tanggal surat, penulisan alamat surat dan memperhatikan bentuk penulisan surat.
Selain itu, isi surat resmi juga harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Bahasa yang digunakan juga formal/baku sesuai dengan kaidah penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Surat dinas juga harus ditulis secara efektif. Artinya, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa yang efektif harus memenuhi unsur sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan dan menarik.
Baca juga:
- Apa Itu Kalimat Slogan: Pengertian, Ciri-ciri dan Contohnya
- Huruf Kapital Digunakan pada Apa Saja? Ini Aturannya Menurut PUEBI
- Aturan dan Cara Penulisan Waktu Menurut PUEBI serta Contohnya
Baca juga artikel terkait SURAT PRIBADI atau tulisan menarik lainnya Alexander Haryanto
[tirto.id - ale/ale]
Penulis: Alexander Haryanto
Penyelia: Iswara N Raditya
Subscribe for updates Unsubscribe from updates
Jakarta -
Surat dinas dibuat untuk kepentingan kedinasan baik pemerintah maupun swasta. Surat dinas dapat ditulis oleh instansi kepada instansi, atau dari instansi untuk individu.
Bentuknya bisa berupa pengumuman, surat izin, surat tugas, dan sejenisnya untuk keperluan kedinasan.
Coba lihat contoh surat dinas berikut ini:
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH [OSIS] SMP NEGERI 1 MERAL
Jalan Raja Usman No.1, Desa Sungai Pasir, Kelurahan Meral, Kabupaten Karimun
17 Februari 2021
Nomor : 011/OSIS/SMPN-01/II/2021 Lamp. : -
Hal : Permohonan Izin
Yth. Lurah Meral Kota Kecamatan Meral
Kabupaten Karimun
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kemah bakti siswa-siswi SMP Negeri 1 Meral di wilayah Bapak, kami mengajukan permohonan izin menggunakan Lapangan Sepak Bola Sungai Pasir dan lingkungan sekitarnya.
Adapun waktu pelaksanaannya:
hari : Sabtu s.d. Minggu tanggal : 10 - 11 Agustus 2021
Kami berharap Bapak berkenan memberikan izin pada kami untuk menggunakan sarana-sarana tersebut.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.
Salam hormat kami,
Mengetahui: Pembina OSIS,
Hafnidah, S.E. NIP. 19691204200701202
Ketua OSIS,
Hanifah
Tembusan:
1. Kepala SMP Negeri 1 Meral
2. Kepala Kepolisian Sektor Kecamatan
Meral
Unsur-unsur Surat Dinas
Berikut unsur-unsur surat dinas dan penjelasannya:
1. Kop Surat atau Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri dari nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.
2. Tanggal Surat
Dalam surat dinas, tanggal surat ada di sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu lagi ditulis, karena nama tempat sudah ada di kepala atau kop surat.
Namun, pada surat pribadi atau surat lamaran kerja, nama tempat harus dicantumkan. Nama bulan dan tahun ditulis lengkap tanpa tanda titik di akhir.
Contoh: 21 Juli 2020
3. Hal/Perihal Surat
Hal/perihal surat adalah yang menunjukkan isi atau inti dari surat secara singkat.
Perihal berbentuk frase yang dimulai dengan huruf besar dan tidak diakhiri tanda titik serta tidak diberi garis bawah.
Contoh: Permohonan Izin Tempat
4. Nomor Surat
Surat dinas adalah surat resmi yang harus diberi nomor surat, kode, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga mempunyai kode atau urutan penulisan kode dalam membuat nomor.
Contoh: 29/BB/PKBM/2019
5. Lampiran
Lampiran adalah lembar tambahan yang bisa dilampirkan. Lampiran ini bisa dalam bentuk lembaran atau dokumen lain.
Jika tidak ada lampiran, biasanya ditulis dengan tanda hubung. Lampiran dapat ditulis singkat atau ditulis semua secara lengkap.
Sedangkan penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.
Contoh:
Lamp: tiga lembar
atau
Lampiran: tiga lembar
6. Alamat Surat
Dalam menulis alamat surat, ada ketentuan yang harus dipenuhi:
Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabat, dan bukan pada nama kantor pejabatnya
Jika sudah menggunakan kata 'Kepada' diikuti jabatan atau instansi, atau 'Kepada' diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak perlu memakai 'Yth'. Gunakan salah satu saja.
Penulisan nama sapaan [misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara] tidak perlu diikuti jabatan.
Dalam menulis kata sapaan, kata sapaan harus digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.
Penulisan nama jalan tidak boleh disingkat.
Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.
Contoh: Yth. Lurah Meral Kota Kecamatan Meral
Kabupaten Karimun
7. Pembuka Surat
Pembuka surat dapat ditulis dalam beberapa variasi. Di antaranya yaitu:
Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan:
Dengan ini kami beritahukan ..., Bersama ini kami sampaikan ...
Jika sebagai surat balasan:
Membalas surat Saudara tertanggal ..., Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal..., nomor ... dengan ini diberitahukan bahwa ... Surat untuk menunjuk pada dasar surat:Berdasarkan surat edaran ..., Sehubungan dengan surat ... Surat yang menyatakan sebuah tujuan:
Dalam rangka memperingati ..., Dalam upaya meningkatkan ...
8. Isi surat
Berisi inti surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat, harus sesuai dengan subjeknya
9. Penutup
Penulisan penutup pada surat dinas juga memiliki aturan yang harus diketahui, di antaranya:
Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma [,]
Terdapat variasi ungkapan. Berisikan ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan
10. Pengirim Surat Dinas
Pengirim surat dinas berisikan tanda tangan, nama terang, nama jabatan, dan NIP. Penulisannya pengirim/penulis surat adalah:
a. Nama terang ditulis dengan tanpa kurung b. Penulisan a.n., diketik pada sebelah kiri nama jabatan
c. Ditulis tanpa menggunakan nama kantor.
Ada juga beberapa surat dinas yang memiliki tembusan. Namun, khusus tembusan adalah bagian yang tidak wajib ada di dalam surat dinas. Tembusan hanya dipakai bila ada pihak yang membutuhkan tembusan atau salinan surat selain yang dialamatkan.
Setelah mengetahui unsur surat dinas dan penjelasannya, apakah detikers sudah paham mengenai surat dinas?
Simak Video "KuTips: Cara Baca Al-Qur'an dengan Tanda Waqaf"
[Gambas:Video 20detik]
[nwy/nwy]