Jelaskan tanggung jawab dari kepala bengkel di dalam struktur organisasi bengkel sepeda motor
Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, serta wewenang bagian-bagian penting dalam struktur organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation cabang Bogor Siliwangi : 1. Kepala Cabang (Branch Head) Tugas dan Tanggung jawab :
3. Membuat perencanaan strategis, policy, arah dan target cabang sesuai dengan guide line dari Pusat. Wewenang :
2. Kepala Bengkel (Workshop Head) Tugas dan Tanggung jawab :
3. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan bengkel (dan performance jajaran personel bengkel). 4. Mengontrol stock gudang bengkel (parts) sesuai dengan target service rate.
Wewenang : 1. Memutuskan pemberian/penolakan diskon untuk customer/Perjanjian Kerja Sama sesuai Standard Operating Procedure (SOP). 2. Menentukan penggunaan kendaraan operasional servis cabang (Home Service). 3. Menegur, mengarahkan dan memberikan reward and punishment kepada karyawan bawahannya. 4. Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau melakukan PHK karyawan bawahannya. 3. Instruktur Servis (Service Instructor) Tugas dan Tanggung jawab :
2. Menganalisa dan Mengontrol kebutuhan equipment, tools, dan SST 3. Membantu personel bengkel dalam menangani masalah di bengkel 4. Menganalisa pekerjaan Job Return 5. Membantu kepala bengkel dalam hal EHS 6. Menghitung insentif man power bengkel Wewenang : 1. Membuat jadwal dan mengadakan training di Bengkel 2. Merencanakan dan mengirim Mekanik, Foreman dan SA untuk training ke kantor pusat / TAM berdasarkan koordinasi dengan kantor pusat 3. Mengusulkan penambahan, perbaikan peralatan bengkel. 4. Service Advisor Tugas dan Tanggung jawab :
Wewenang : Melakukan estimasi biaya perbaikan dan waktu perbaikan. Menentukan harga dan memberikan diskon pada customer untuk perbaikan kendaraan sesuai standar yang ditetapkan. Memutuskan kendaraan boleh keluar atau tidak setelah diperbaiki. 5. Koordinator THS (THS Coordinator) Tugas dan Tanggung jawab :
Wewenang : 1. Mendistribusikan pekerjaan pada mekanik THS. 2. Mengusulkan training bagi mekanik THS. 6. Partman Tugas dan Tanggung jawab : 1. Melakukan order parts ke Sub Depo atau TAM, baik untuk keperluan gudang parts maupun parts pesanan Indirect. 2. Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat memberikan informasi yang akurat terhadap parts pesanan next internal customer. 3. Mencatat order atau permintaan yang tidak dapat dipenuhi, dan melakukan follow-up kepada next internal customer atas kondisi order tersebut. 4. Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi fisik dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. 5. Menginformasikan kepada next internal customer apabila parts yang dipesan telah tersedia. 6. Menyimpan parts untuk stock sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan, membuat lokasi baru untuk parts baru dan menyimpan parts pesanan indirect di intransit area. 7. Memelihara dan menjaga kondisi fisik stock parts dan menjaga kebersihan lokasi dan ruang yang ada di gudang. 8. Mengatur lay out gudang agar menjadi efektif dan efisien. 9. Melakukan evaluasi terhadap lokasi dan penempatan parts di gudang, evaluasi parameter-parameter dan update terhadap data-data inventory yang berhubungan dengan standar pengelolaan Toyota parts. 10. Mengelola stock sesuai standar-standar dan target inventory yang telah ditetapkan. 11. Memberikan informasi-informasi yang diperlukan oleh next internal customer dalam bidang parts, seperti informasi harga, stock, kondisi order dan kedatangan parts pesanan. 12. Membuat, melakukan register, filing dan menyimpan dokumen-dokumen order, penerimaan, pengeluaran, claim, transfer, berita acara dan laporan-laporan yang berhubungan dengan bidang kerjanya. 13. Memberikan saran, usulan dan berkonsultasi dengan kepala bengkel dalam mencari solusi terhadap masalah parts. 14. Melakukan sampling stock opname secara rutin. 15. Membuat retur dan claim bagi parts yang rusak atau kurang dalam penerimaan dari TAM atau Sub Depo. 16. Melakukan transfer parts antar cabang apabila dibutuhkan. Wewenang : 1. Melakukan order ke TAM atau Sub Depo sesuai permintaan. 2. Melakukan pemesanan untuk item-item stock baru, berdasarkan analisa demand. 3. Mengusulkan pembelian parts lokal, jika tidak tersedia di gudang/Depo. 7. Gudang Bahan Tugas dan Tanggung jawab : 1. Menjaga ketersediaan bahan, material dan oli yang dibutuhkan mekanik. 2. Memberikan bahan, material dan lain-lain kepada mekanik sesuai dengan permintaan yang tertulis di Perintah Kerja Bengkel (PKB). 3. Membuat permintaan pembelian bahan dan lain-lain yang dibutuhkan bengkel. 4. Menerima kiriman bahan dan lain-lain dari supplier dan menyimpannya di gudang bahan. 5. Memproses Order Pembelian Bahan (OPB), Surat Penerimaan Gudang (SPG) dan Bukti Pencatatan Hutang (BPH). 6. Membuat Memo Expenses untuk bahan yang dipakai bengkel. 7. Memelihara dan menjaga kebersihan tempat dan area kerja (5R). 8. Administrasi Servis (Service Administration) Tugas dan Tanggung jawab :
9. Administration Billing Unit Tugas dan Tanggung jawab : 1. Menerima PKB yang telah selesai diproses oleh bengkel. 2. Melakukan pekerjaan Billing dan Invoice dari PKB yang telah dinyatakan selesai oleh Service Advisor. 3. Membuat registrasi Kuitansi Manual THS. 4. Mendistribusikan Kuitansi THS yang selesai (asli/sistem) kepada pelanggan sebagai pengganti Kuitansi Manual THS. 5. Melakukan monitoring terhadap PKB yang belum selesai (WIP). 6. Membuat dan mengembangkan Filing System dan regristrasi copy kuitansi, OPL, dan lain-lain. 7. Membuat laporan mingguan dan bulanan WIP, Faktur Pajak, Memo Pembebanan dan lain-lain. 10. Memelihara dan menjaga kebersihan tempat dan area kerja (5R). 10. Mekanik THS Tugas dan Tanggung jawab :
11. Kepala Regu (Foreman) Tugas dan Tanggung jawab : 1. Mengembangkan Menganalisa PKB dari Service Advisor untuk mendistribusikan job kepada mekanik. 2. Mengawasi kerja mekanik sesuai PKB dan flate rate yang ditetapkan. 3. Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik, dengan menjelaskan cara “ Trouble Shooting “. 4. Mendukung mekanik dalam penyedian suku cadang dan penyediaan tools. 5. Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi untuk diserahkan pada atasan. 6. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan PKB. 7. Menjelaskan pada pelanggan tentang kondisi kendaraan yang sedang diperbaiki. 8. Melakukan test drive terhadap kendaran yang telah selesai diperbaiki. Wewenang : 1. Membuat Mendistribusikan pekerjaan pada mekanik. 2. Menolak / menerima usulan penggantian parts setelah dikonfirmasikan ke Service Advisor. 3. Mengusulkan training bagi mekanik. 4. Memberhentikan untuk sementara unit yang sedang ditangani mekanik, jika terjadi kerusakan lain yang tidak ada dalam PKB, dimana memerlukan parts yang tidak tersedia di gudang. 12. Mekanik Tugas dan Tanggung jawab : 1. Mengerjakan perbaikan / perawatan kendaraan sesuai perintah yang ada pada PKB, sesuai dengan standar pengerjaan dan standar K3 yang berlaku. 2. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di kolom PKB dan mencatat waktu kerja (waktu mulai dan waktu penyelesaian pekerjaan) pada kertas kerja atau Check sheet yang berlaku untuk menentukan flate rate. 3. Menginformasikan kerusakan yang ditemukan diluar PKB pada Foreman / Karu untuk ditindak lanjuti. 4. Memeriksa ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB yang telah diisi kepada Kepala Regu / Foreman untuk diperiksa. 5. Memelihara (menjaga kebersihan dan kelengkapan) peralatan kerja, menjaga kerapian dan kebersihan tempat kerjanya. |