Mungkin saat ini adalah hari-hari terkahir ketika akuntan biasa mencatat transaksi akuntansi dengan menggunakan buku besar dan pena / pensil. Pertama, teknologi komputerisasi akuntansi telah mencatat kemajuan pesat dalam 3 dekade terakhir di setiap industri.
Sebelumnya, komputerisasi hanya digunakan di bidang sains dan teknologi. Namun baru-baru ini, organisasi menemukan pentingnya komputer modern untuk melaksanakan perencanaan ekonomi dan proses peramalan.
Organisasi sekarang juga menggunakannya di bidang akuntansi. Oleh karena itu, sistem komputerisasi akuntansi telah menjadi hal yang lumrah di banyak perusahaan, dari perusahaan Fortune 100 hingga bisnis berskala kecil.
Apa itu Komputerisasi Akuntansi?
Sistem akuntansi terkomputerisasi adalah software yang membantu bisnis untuk mengelola transaksi keuangan besar, data, dan laporan keuangan dengan efisiensi tingkat tinggi, kecepatan, dan akurasi yang lebih baik.
Kualitas kerja yang lebih baik, biaya operasi yang lebih rendah, efisiensi yang lebih baik, akurasi yang lebih tinggi, kesalahan minimum adalah beberapa keuntungan dari Akuntansi Terkomputerisasi.
Jenis Software Akuntansi
1. Software Siap Pakai
Pertama, perangkat lunak semacam ini cocok untuk usaha kecil yang transaksi akuntingnya sangat sedikit. Biaya perangkat lunak ini sangat rendah. Oleh karena itu, biaya perusahaan tidak akan meningkat.
Basis pengguna juga sangat sedikit. Perangkat lunak semacam itu rentan terhadap risiko karena kurang aman. Tidak perlu pelatihan khusus untuk menggunakannya dan mungkin tidak sesuai dengan sistem informasi lain.
2. Software Kustomisasi
Terkadang perangkat lunak disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan khusus pengguna. Itu terjadi ketika perangkat lunak umum tidak membantu. Sangat cocok untuk bisnis menengah dan besar.
Oleh karena itu, perusahaan dapat menggunakannya dengan banyak Sistem Informasi. Biaya perangkat lunak ini relatif tinggi dan termasuk modifikasi dan penambahan perangkat lunak dasar.
Tidak seperti software siap pakai, ini lebih aman. Biaya pelatihan relatif tinggi. Oleh karena itu, biaya perusahaan akan meningkat.
3. Software yang Disesuaikan
Perangkat lunak ini cocok untuk organisasi besar yang memiliki berbagai divisi. Ini membantu ketika basis pengguna tersebar secara geografis. Sebaliknya, biayanya sangat tinggi.
Pelatihan khusus diperlukan untuk menggunakan perangkat lunak ini. Oleh karena itu, biaya perusahaan akan meningkat, namun disisi lain software ini sangat aman.
Fitur Umum yang Harus Ada dalam Komputerisasi Akuntansi
Sistem akuntansi ini dan fungis dari fitur yang ada di dalamnya telah menjadi kebutuhan di lingkungan usaha saat ini. Bisnis dalam bidang dan ukuran apa pun bergeser dari praktik mengelola akun secara manual ke proses komputerisasi. Banyak bisnis menyadari bahwa proses manual lebih memakan waktu dan rentan terkena human error.
Penyimpanan dan pengambilan data dan pembuatan laporan tidak dapat dipastikan secara real time dalam sistem tradisional.
Ada kebutuhan untuk beralih ke sistem komputerisasi akuntansi, sistem telah memberdayakan bisnis untuk memproyeksikan informasi kinerja keuangan yang akurat.
- Sederhana dan Terintegrasi: Membantu semua bisnis dengan mengotomatiskan dan mengintegrasikan semua aktivitas bisnis. Aktivitas tersebut dapat berupa penjualan, keuangan, pembelian, inventaris, dan manufaktur, dll. Ini juga memfasilitasi pengaturan informasi bisnis yang akurat dan terkini dalam bentuk yang siap digunakan.
- Akurasi & Kecepatan: Akuntansi terkomputerisasi memiliki templat khusus untuk pengguna yang memungkinkan entri data yang cepat dan akurat. Jadi, setelah mencatat transaksi itu menghasilkan informasi dan laporan secara otomatis.
- Skalabilitas: Memiliki fleksibilitas untuk mencatat transaksi dengan volume bisnis yang berubah.
- Pelaporan Instan: Dapat menghasilkan laporan berkualitas secara waktu nyata karena kecepatan dan akurasi yang tinggi.
- Keamanan: Data dan informasi yang diamankan dapat dijaga kerahasiaannya dibandingkan dengan sistem akuntansi tradisional.
- Pengambilan Keputusan Cepat: Sistem ini menghasilkan laporan keuangan untuk kebutuhan manajemen yang komprehensif dan real-time dan memastikan akses ke informasi yang lengkap dan penting, secara instan.
- Reliabilitas: Ini menghasilkan laporan dengan konsistensi dan akurasi. Meminimalkan kesalahan membuat sistem lebih dapat diandalkan.
Kelebihan Menggunakan Komputerisasi Akuntansi
- Kualitas Pekerjaan Lebih Baik: Akun yang disiapkan dengan menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi biasanya seragam, rapi, akurat, dan lebih terbaca daripada pekerjaan manual.
- Biaya Pengoperasian yang Lebih Rendah: Komputer adalah perangkat yang andal dan hemat waktu. Volume pekerjaan yang ditangani dengan bantuan sistem komputerisasi menghasilkan penghematan dan biaya pengoperasian yang lebih rendah. Biaya pengoperasian keseluruhan sistem ini rendah dibandingkan dengan sistem tradisional.
- Meningkatkan Efisiensi: Sistem ini lebih efisien dibandingkan dengan sistem tradisional. Komputer memastikan kecepatan dan keakuratan dalam menyiapkan catatan dan akun dan dengan demikian, meningkatkan efisiensi karyawan.
- Memfasilitasi Pengendalian yang Lebih Baik: Dari sudut pandang manajemen, ada kemungkinan kendali yang lebih besar dan lebih banyak informasi mungkin tersedia dengan penggunaan komputer dalam akuntansi. Ini memastikan kinerja yang efisien dalam catatan akuntansi.
- Lebih Akurat: Akuntansi terkomputerisasi memastikan akurasi dalam catatan dan laporan akuntansi. Ini mencegah kesalahan administrasi dan kelalaian dalam catatan.
- Meringankan Pekerjaan Monoton: Akuntansi terkomputerisasi mengurangi kemonotonan melakukan pekerjaan akuntansi yang berulang yang melelahkan dan menyita waktu.
- Memfasilitasi Standardisasi: Akuntansi terkomputerisasi menyediakan standardisasi rutinitas dan prosedur akuntansi. Oleh karena itu, dengan menggunakan komputerisasi dalam akuntansi juga memastikan standarisasi dalam pencatatan akuntansi.
- Meminimalkan Kesalahan Matematis: Saat melakukan pekerjaan matematika dengan komputer, kesalahan secara virtual dihilangkan kecuali data dimasukkan secara tidak benar ke dalam sistem.
Kekurangan Menggunakan Komputerisasi Akuntansi
Potensi Penipuan
Ketergantungan pada komputer terkadang menyebabkan masalah yang lebih besar. Dengan lebih banyak data perangkat lunak yang disimpan di cloud, ada lebih banyak peluang bagi peretas untuk mendapatkan data keuangan bisnis Anda dan menggunakannya.
Ini menempatkan aset pada risiko dan menciptakan potensi pembobolan data jika peretas menggunakan identifikasi data diri pemilik untuk membuka kartu kredit dan pinjaman bisnis.
Ada juga risiko seseorang dalam bisnis mengakses informasi, mungkin mencuri uang dari simpanan harian dan mengubah data dalam program. Pemilik bisnis harus dengan rajin melindungi informasi keuangan dan membackup data yang ada jika sistem yang Anda gunakan tidak memiliki fitur backup data otomatis.
Masalah Teknis
Saat berurusan dengan komputer, masalah bisa muncul. Anda mungkin sedang mengisi data akhir tahun untuk akuntan Anda dan mengalami pemadaman listrik. Komputer mungkin terkena virus dan gagal. Ada juga potensi pengguna salah melakukan tugas perangkat lunak yang tidak mereka kenal.
Jika pengguna mencoba melakukan satu hal tetapi secara tidak sengaja melakukan sesuatu yang lain, mungkin perlu beberapa upaya untuk mengurungkan kesalahan tersebut.
Informasi yang Salah
Pencatatan pembukuan hanya sebaik data yang dimasukkan ke dalam sistem. Pemilik bisnis yang tidak meluangkan waktu untuk membuat kategori akun dengan benar dapat memasukkan data dan menghasilkan laporan yang tidak akurat.
Pemilik bisnis dapat melakukan banyak hal untuk mengurangi kerugian dan potensi masalah yang terkait dengan akuntansi terkomputerisasi dengan perencanaan yang tepat dan integrasi perangkat lunak. Meluangkan waktu untuk membangunnya dengan benar lebih mudah dan lebih murah daripada mencoba mundur karena ketika masalah terjadi.
Kesimpulan
Komputerisasi akuntansi merupakan kemajuan teknologi di bidang akuntansi bisnis. Apakah Anda menggunakan akuntansi terkomputerisasi dalam bisnis Anda? Jika ya, seberapa penting keuntungan di atas untuk kelangsungan bisnis Anda?
Ingin artikel seperti ini ada di website perusahaan Anda? Atau sedang mencari jasa penulis artikel? Hubungi kami melalui tautan ini.
Berikut adalah artikel akuntansi menarik lainnya yang bisa Anda baca: