Kegiatan menganalisis data dan informasi yang tersedia termasuk tahapan
|
Public Relations merupakan suatu bentuk kegiatan komunikasi yang lebih menitik beratkan pada usaha untuk menumbuhkan suasana kerjasam...
 Public Relations merupakan suatu bentuk kegiatan komunikasi yang lebih menitik beratkan pada usaha untuk menumbuhkan suasana kerjasama, menciptakan saling pengertian antara publik yang berkepentingan dengan perusahaan guna mendapatkan tujuan kedua belah pihak dalam suasana yang saling menguntungkan.
Baca juga: Fungsi Komunikasi Nonverbal Dalam melaksanakan kegiatan Public Relations tersebut, dikenal tahapan-tahapan untuk mencapai tujuan yang efektif. Tahapan-tahapan tersebut merupakan pola kegiatan komunikasi atau proses Public Relations. Adapun tahapan-tahapan itu menurut Cutlip dan Centre dalam Rachmadi (2001: 111) dibagi ke dalam empat tahap, yaitu: 1. Fact Finding Fact finding adalah pencarian fakta, data atau informasi yang mendukung program humas. Data-data dan fakta dapat diperoleh melalui survei pendapat, baik yang bersifat internal public maupun yang bersifat eksternal publik dengan menggunakan beberapa pendekatan. Dalam fase pencarian dan penemuan data atau fakta ini, maka konsultan Public Relations dituntut untuk melakukan hal-hal sebagai berikut :
2. Planning (perencanaan) Perencanaan ini tidak boleh diabaikan, namun harus dipikirkan secara matang karena turut menentukan suksesnya pekerjaan Public Relations secara keseluruhan. Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan Public Relations. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. 3. Communication (komunikasi) Tahap berikutnya adalah tahap komunikasi atau pelaksanaan kegiatan. Agar dalam pelaksanaannya diperoleh hasil yang diharapkan maka prinsip-prinsip dalam komunikasi perlu diperhatikan. Agar proses komunikasi dapat berjalan dengan baik, maka beberapa hal perlu diperhatikan yaitu kredibilitas, keterkaitan, isi, kejelasan, keberlanjutan dan konsistensi, saluran/media dan kemampuan khalayak. Komunikasi ini terbagi menjadi dua hal yaitu internal dan eksternal.
4. Evaluation (Mengevaluasi) Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengetahui apakah kegiatan Public Relations benar-benar dilaksanakan menurut rencana hasil penelitian berdasarkan hasil dari penelitian atau tidak. Jadi, tahapan evaluasi sangat penting, karena tanpa adanya penilaian, maka tidak akan diketahui sampai dimana kelancaran kegiatan Public Relations yang telah dilakukan oleh perusahaan. Pada tahap ini, praktisi Public Relations dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang ada. Akan tetapi, perlu diingat bahwa nama tengah seorang praktisi PR adalah ‘krisis’. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk mendapatkan masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang.
Public Relations (PR) bukanlah kegiatan yang sembarangan, justru kegiatan ini membutuhkan perencanaan yang berkelanjutan untuk menguntungkan pertumbuhan perusahaan. Hal ini didasari oleh keyakinan bahwa kehidupan perusahaan akan bergantung pada opini publik. Oleh karena itu, kegiatan PR harus dilakukan untuk membentuk respon positif dari opini publik tersebut. PR adalah seni dan ilmu dalam menganalisis suatu isu, memprediksi konsekuensi, mengorganisasi permasalahan, dan mengimplementasikan program rencana untuk melayani organisasi dan publik. Hubungan PR merupakan hubungan dua arah. Di satu sisi, fungsinya adalah untuk menafsirkan sebuah organisasi untuk masyarakat. Sementara di sisi lainnya, kegiatan PR mampu melahirkan informasi mengenai apa yang diharapkan oleh publik. Untuk melaksanakan kegiatan PR dengan baik, maka diperlukan proses. Mengingat, kegiatan PR tidak hanya mementingkan hasil akhir, namun juga cara yang ditempuh untuk memperoleh hasil akhir tersebut. Dalam memahami dan menyelesaikan permasalahan yang ada dalam lingkungan, seorang praktisi PR harus memiliki tahap-tahap dalam melakukan kegiatannya. Menurut Cutlip dan Center, ada empat proses public relations. Proses tersebut bersifat dinamis, sehingga setiap unsur yang ada pun berkesinambungan. Keempat proses tersebut adalah: 1. Research (penelitian) Seorang praktisi PR harus jeli dalam melihat data dan fakta yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang akan digarap. Segala keterangan harus diperoleh selengkap mungkin. Dalam tahap mendefinisikan penilitian, seorang praktisi PR harus meng-olah data faktual yang telah ada, mengadakan perbandingan, melakukan pertimbangan, dan menghasilkan penilaian, sehingga dapat diperoleh kesimpulan dan ketelitian dari data faktual yang telah didapat. Proses PR tidak sesederhana pengumpulan data dan fakta, namun juga harus mengedepankan pengolahan, penelitian, pengklasifikasian, dan penyusun-an data sedemikian rupa sehingga memudahkan pemecahan masalah nantinya. Penelitian dalam pencarian data ini dapat dilakukan dengan cara-cara: survei dan poling, wawancara, focus group discussion, wawancara mendalam, dan walking around research. 2. Planning (perencanaan) Perencanaan disusun atas data dan fakta yang telah diperoleh, bukan berdasarkan keinginan PR. Berdasarkan pada rumusan masalah, dibuat strategi perencanaan dan pengambilan keputusan untuk membuat program kerja berdasarkan kebijakan lembaga yang juga disesuaikan dengan kepentingan publik. Kata kunci dari tahap ini adalah, “What should we do and why?” 3. Action and Communication (aksi dan komunikasi) Tujuan dan objektivitas yang spesifik harus dikaitkan untuk mencapai aksi dan komunikasi yang akan dilakukan oleh praktisi PR. Ia harus mampu mengkomunikasikan pelak pelaksanaan program sehingga dapat mempengaruhi sikap publiknya yang kemudian mendorong mereka untuk mendukung pelaksanaan program tersebut. Selain itu, ia juga harus melakukan aksi dan melakukan kegiatan PR sebaik-baiknya. Kegiatan aksi ini merupakan kegiatan komunikasi, selayaknya komunikasi kelompok, komunikasi massa, dan komunikasi organisasional. 4. Evaluation (evaluasi) Tujuan utama dari evaluasi adalah untuk mengukur keefektifan proses secara keseluruhan. Pada tahap ini, ia pun dituntut untuk teliti dan seksama demi keakuratan data dan fakta yang telah ada. Akan tetapi, perlu diingat bahwa nama tengah seorang praktisi PR adalah ‘krisis’. Oleh karena itu, setelah selesai satu permasalahan, tidak menutup kemungkinan untuk menghadapi masalah baru lagi. Dengan demikian, tahap ini juga sebagai acuan perencanaan di masa mendatang. Singkat kata, “How did we do?” menjadi acuan dalam tahap ini. _____________________________________________________ http://catatankomunikasi.blogspot.co.id/2013/07/4-tahapan-dalam-proses-public-relations.html |
