Kenapa arsip tentang kebuktian suatu instans statusnya permanen

(1)

ANALISIS PELESTARIAN ARSIP STATIS DI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KABUPATEN ACEH UTARA

SKRIPSI

Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos)

dalam bidang Ilmu Perpustakaan

MIFTAH FARID 140709070

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA

PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN MEDAN

2019

(2)(3)(4)

PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.

Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.

Medan, Januari 2019 Penulis

Miftah Farid 140709070

(5)

ABSTRAK

Farid, Miftah. 2019. “Analisis Pelestarian Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara”. Universitas Sumatera Utara Fakultas Ilmu Budaya Program Studi Ilmu Perpustakaan, Medan.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pelestarian arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara. Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif dengan metode kualitatif. Teknik untuk menentukan informan dilakukan secara purposive, informan berjumlah tiga orang.

Teknik pengumpulan data dengan wawancara, observasi dan dokumentasi.

Hasil penelitian menunujukkan bahwa (1) Preservasi dilakukan dengan cara menyediakan sarana dan prasarana perlindungan arsip, termasuk penyimpanan arsip dan perbaikan fisik seperti memilah tingkat kerusakan arsip (2) Konservasi dilakukan dengan cara menjaga suhu ruangan menggunakan AC agar tidak mudah terkena rayap, membersihkan arsip-arsip secara rutin, membersihkan debu dan noda-noda pada dan pemberian kapur barus/kamper (3) Penyimpanan arsip menggunakan sistem sentralisasi dan tata cara atau penyimpanan arsip dimulai dengan mengumpulkan sesuai jenis arsipnya terus dimasukkan ke filebox dan disusun rapi dan disimpan ke rak berdasarkan kebutuhan yang sering digunakan. (4) Faktor kerusakan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Aceh Utara disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal sedangkan usaha-usaha yang dilakukan dalam mencegah hama atau perusak arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Aceh Utara yaitu dengan menjaga kebersihan ruangan dan rak-rak arsip, menyemprot obat anti rayap dan melakukan pembersihan secara rutin dan juga fumigasi.

Kata Kunci : arsip statis, pelestarian arsip statis,penyimpanan arsip statis.

(6)

KATA PENGANTAR

Alhamdullillahi robbil alamin, puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan kesehatan dan kesempatan untuk menyelesaikan skripsi yang berjudul “Analisis Pelestarian Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara”. Skripsi ini diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) pada Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

Secara khusus penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih yang sebesar- besarnya kepada ayahanda H.Syarifuddin Beuransah dan ibunda tercinta Hj.Nursiah S.Pd, yang telah banyak berkorban, membesarkan, mendidik, memotivasi dan memenuhi kebutuhan penulis serta selalu setia mendoakan dan memberikan dukungan kepada penulis sehingga bisa menyelesaikan skripsi ini.

Penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu penyusunan skripsi ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

Pada kesempatan ini penulis juga ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Bapak Dr. Drs. Budi Agustono, M.S. selaku Dekan Fakultas Ilmu

Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Ishak, S.S., M.Hum, selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara dan juga dosen penguji I yang telah memberikan saran yang bermanfaat dalam menyelesaikan skripsi ini sehingga menjadi lebih baik lagi.

3. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos., M.P. Selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

(7)

4. Seluruh staf pengajar beserta staf administrasi Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU yang telah membimbing dan memberikan wawasan kepada penulis selama masa perkuliahan.

5. Kakak dan abangku tersayang Kurniadi, Rachmad Agustian, Safriansyah, Muhammad Mirza,dan Muhammad Rizqi yang selalu memberikan cinta kasih dan motivasinya.

6. Sahabat-sahabat terbaik dan tersayang penulis : admin jurusan Ilmu Perpustakaan Ibnu Handoyo S.Sos, Harits Hafizh S.Sos ,Adrian Rukmana yang selalu memberikan dukungan dan doa kepada penulis hingga skripsi ini selesai.

7. Untuk seluruh teman-teman angkatan 2014

(8)

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun agar penulis dapat meningkatkan kemampuan menulis dimasa yang akan datang. Akhir penulis berharap dan berdoa semoga Allah SWT melimpahkan rahmat dan hidayahnya serta memberikan imbalan dan pahala yang berlipat ganda kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.

Penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat dan berguna bagi semua pihak yang membacanya.

Medan, Januari 2019 Penulis,

Miftah Farid 140709070

(9)

DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

KATA PENGANTAR ... ii

DAFTAR ISI ... v

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

1.4. Manfaat Penelitian ... 4

1.5. Ruang Lingkup Penelitian ... 4

BAB II TEORITIS 2.1. Pengertian Arsip ... 5

2.1.1. Pengertian Arsip Statis ... 6

2.1.2. Jenis-Jenis Arsip ... 8

2.1.3. Tujuan Arsip Statis ... 12

2.1.3. Strategi Pengaturan Arsip Statis ... 13

2.2. Pelestarian Arsip Statis ... 15

2.2.1. Preservasi Arsip Statis ... 16

2.2.1. Konservasi Arsip Statis ... 19

2.1.3. Tujuan Arsip Statis ... 12

2.3. Penyimpanan Arsip Statis ... 21

2.3.1. Sistem Penyimpanan Arsip Statis ... 21

2.3.2. Alat-alat Perlengkapan Arsip Statis ... 24

2.4. Faktor Penyebab Kerusakan Arsip Statis ... 26

2.4.1. Faktor Kerusakan dari Dalam (Internal) ... 26

2.4.2. Faktor Kerusakan dari Luar (Eksternal) ... 27

2.5. Nilai Guna Arsip Statis ... 29

BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian ... 32

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 32

3.3. Proses Penelitian ... 32

3.4. Penentuan Informan ... 33

3.5. Jenis dan Sumber Data ... 33

(10)

3.6. Teknik Pengumpulan Data ... 34

3.7. Analisis Data ... 35

3.8. Keabsahan Data ... 36

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Profil KPAD Kabupaten Aceh Utara ... 38

4.1.1. Visi dan Misi KPAD Aceh Utara ... 39

4.1.1.1. Visi ... 39

4.1.1.2. Misi ... 39

4.2. Karakteristik Responden ... 39

4.3. Pelestarian Arsip Statis KPAD Aceh Utara ... 41

4.3.1. Preservasi Arsip ... 42

4.3.2. Konservasi Arsip ... 44

4.3.3. Penyimpanan Arsip ... 45

4.3.4. Faktor Perusak Arsip ... 47

4.4. Rangkuman Penelitian ... 48

3.5. Jenis dan Sumber Data ... 33

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan ... 51

5.2. Saran ... 52

DAFTAR PUSTAKA ... 54 LAMPIRAN ...

(11)

BAB. I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam organisasi baik instansi pemerintah maupun swasta dalam usahanya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, perlu adanya pekerjaan ketatausahaan. Salah satu unsur kegiatan tata usaha tersebut adalah aktifitas penyimpanan informasi, penyimpanan surat-surat yang dinamakan bidang kearsipan. Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 pasal 1 ayat 2 yaitu Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan masyarakat berbangsa dan bernegara.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan kumpulan dokumen, gambar, dan tulisan yang memiliki nilai sejarah yang digunakan secara tidak langsung untuk kepentingan umum, masyarakat, dan perseorangan, dan sewaktu waktu dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Terry seperti yang dikutip oleh Martono (1979:140) menyebutkan bahwa : pekerjaan arsip bukan saja menyimpan surat-surat hanya dengan maksud mengutamakan dan memeliharanya, akan tetapi mencakup juga menempatkan surat-surat dengan cermat dan sistematis, sehingga bila dibutuhkan surat-surat tersebut bisa dengan cepat dan mudah ditemukan.Biasanya dalam penyimpanan

(12)

arsip inilah timbul kendala-kendala seperti, minimnya peralatan/perlengkapan pengarsipan, terbatasnya sumber daya manusia yang paham akan sistem pengarsipan, dan juga prosedur kerja yang terlalu rumit. Ini dibuktikan masih banyaknya pegawai yang belum paham akan sistem pengarsipan seperti sistem kartu kendali, cara disposisi surat, pengkodean, pemberian indeks, dan lain-lain.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara berdiri sejak tahun berdiri pada tahun 1990 sebagai Unit Pembantu Teknis ( UPT ) dan pada tahun 1996 berdasarkan SK Menteri dalam Negeri no 061-256 tahun1995 tentang pembentukan 75 perpustakaan umum sehingga statusnya berubah menjadi kantor perpustakaan umum kabupaten aceh utara dan pada tahun 2000, statusnya berubah menjadi Dinas perpustakaan dan Kearsipan daerah kabupaten aceh utara berdasarkan qanun kabupaten aceh utara. Karena arsip ini menjadi hal yang penting dan berharga dan untuk menjaganya juga dibutuhkan tenaga ahli yang terampil dan kompetitif di bidangnya. Ini diperlukan agar tidak ada lagi arsip- arsip yang menumpuk, rusak, bahkan hilang. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung. Arsip statis juga dapat diartikan sebagai dokumen yang disimpan dan memiliki nilai sejarah yang disimpan selama- lamanya untuk memudahkan dalam penemuan kembali sewaktu-waktu dibutuhkan, pokok yang sangat penting yaitu untuk meningkatkan penyelamatan dan pelestarian nilai-nilai sejarah arsip, khususnya pada bagian penyimpanan arsip statis.

(13)

Berdasarkan hasil survei awal di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara, khususnya di sub tata usaha masih terlihatnya fenomena ataupun gejala diantaranya:

1. Masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan dalam lemari tidak tersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali apa bila diperlukan.

2. Terjadinya banjir arsip yaitu arsip yang sama disimpan diberbagai tempat penyimpanan atau arsip yang tidak penting dan tidak berguna lagi masih tetap disimpan. Hal ini menyebabkan arsip menjadi banyak, sedangkan tempat untuk arsip tersebut tidak ditambah bahkan sangat minim, sehingga terjadi penumpukkan arsip.

Dari penjelasan latar belakang di atas penulis tertarik melakukan penelitian skripsi dengan judul “Analisis Pelestarian Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka dapat disimpulkan rumusan masalah sebagai berikut : Bagaimanakah Pelestarian Arsip Statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara ?

1.3 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut untuk mengetahui pelestarian arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara.

(14)

1.4 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten Aceh Utara, sebagai bahan masukan untukpelestarian arsip statis pada bagian penyimpanan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara.

2. Bagi peneliti lanjutan, sebagai bahan rujukan bagi peneliti lain, yang ingin meneliti tentang pelestarian arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara.

3. Bagi penulis dan pembaca, untuk menambah pemahaman dan pengetahuan penulis dan pembaca mengenai pelestarian arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara.

1.5 Ruang Lingkup Penelitian

Agar penelitian ini tetap terarah, maka ruang lingkup dalam penelitian di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara dibatasi dan difokuskan pada pelestarian arsip statis meliputi : preservasi dan konservasi arsip statis,dan penyimpanan arsip statis.

(15)

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

2.1 Pengertian Arsip

Arsip adalah kumpulan dokumen yang diatur, disusun, dan ditata berdasarkan sistem tertentu sesuai dengan kegunaan dan tipe berkas yang bersangkutan. Penataan berkas adalah kegiatan mengatur, menyusun dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis, agar setiap diperlukan dapat ditemukan kembali dengan kecepatan dan ketepatan yang optimal. Tujuan penataan arsip adalah menyimpan arsip secara sistematis dan logis, setiap saat diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali dengan cepat, tepat dan lengkap.

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa :

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Lebih lanjut Siahaan (2013: 26) menjelaskan bahwa :

Arsip dapat digunakan sebagai media pembentukan dan pembangunan karakter bangsa melalui pembelajaran arsip, antara lain yang pertama, arsip yang ditulis menjadi sejarah mengajarkan kita untuk mencontoh nilai-nilai luhur, kebaikan dan nasionalisme. Yang kedua, arsip yang ditulis menjadi sejarah mengajarkan kita untuk mencontoh nilai-nilai perjuangan para pahlawan nasional untuk membebaskan diri dari penindasan bangsa asing.

Selanjutnya menurut Zulkifli (2003: 3) :

Arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai

(16)

arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro- film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy, dan lain-lain.

Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa arsip adalah salah satu faktor penting yang menunjang kelancaran penyelenggaraan aktivitas suatu organisasi/instansi, arsip tersebut berupa suatu dokumen, tulisan, rekaman, atau surat-surat yang memiliki nilai sejarah yang disimpan selamanya dan dilestarikan agar nilai kesejarahan dari arsip-arsip tersebut tidak hilang. Arsip mempunyai tujuan sebagai memori kolektif suatu instansi, arsip harus dikelola dengan baik agar fisik dan informasi arsip dapat terhindar dari segala kerusakan. Selain itu, agar informasi dalam arsip tersebut dapat berguna sebagai bahan rujukan informasi utama yang dibutuhkan oleh instansi penciptanya. Maka dari itu perlu dilakukan penyelamatan arsip yang disebut sebagai preservasi dan konservasi arsip statis.

2.1.1 Pengertian Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Menurut Barthos (2000:12) ketentuan fungsi arsip tersebut menegaskan adanya dua jenis sifat dari arsip secara fungsional yaitu :

a. Arsip dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

b. Arsip statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi khusus sebagai bahan pertanggungjawaban nasional /pemerintah.

(17)

Menurut Sulistyo Basuki (2003:13), “arsip dinamis adalah informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakkan sebagai bukti aktifitas tersebut”.Arsip dinamis aktif dibedakan menjadi dua :

a. Arsip dinamis aktif

Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

b. Arsip dinamis Inaktif

Arsip dinamis in aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa arsip statis adalah sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi yang memiliki nilai kesejarahan, yang tidak secara langsung digunakan untuk kepentingan organisasi dan sangat diperlukan dalam rangka kegiatan perencanaan, pertanggungjawaban dan penilaian, arsip statis juga merupakan arsip yang bersifat dipermanenkan.

Arsip statis sudah tidak digunakan lagi oleh organisasi, tetapi karena nilai informasinya cukup tinggi masih tetap dipelihara dan di simpan. Informasi yang terkandung di dalam arsip statis kegunaannya beralih kepada kegunaan yang lebih luas. Arsip juga disebut sebagai pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

(18)

2.1.2 Jenis-Jenis Arsip

Arsip dapat dibedakan menjadi beberapa jenis, berikut akan dijabarkan berbagai jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisik, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat dan berdasarkan fungsinya.

Menurut Hasugian (2003: 2) Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya, antara lain:

1. Berdasarkan Fungsi.

Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan administrasi perkantoran.

b. Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

2. Berdasarkan Nilai Guna

Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:

Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna primer meliputi:

a. Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan padakegunaan untuk pelaksanaan tugas dan fungsilembaga/instansi pencipta arsip.

b. Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.

c. Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawabankeuangan.

d. Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.

Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan kepentingan umum di luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna sekunder, juga meliputi:

(19)

a. Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

b. Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.

3. Berdasarkan sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :

a. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.

b. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum

4. Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas:

a. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

b. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau Arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip unit.

c. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

5. Berdasarkan keasliannya

Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

6. Berdasarkan subyeknya

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.

7. Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti:

naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita

(20)

rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.

8. Berdasarkan Sifat Kepentingannya

a. Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non- esensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen.

b. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa,dsb.

Berdasarkan jenis-jenis arsip di atas yang membahas tentang arsip sudah melengkapi standar arsip yang dibutuhkan dan penjelasan jenis jenis arsip statis.

Menurut Sugiarto dan wahyono (2014: 53) jenis jenis arsip terdiri dari beberapa dimensi sebagaiberikut:

1. Arsip menurut subjek atau isinya, ada bermacam-macam arsipyaitu:

a. Arsip keuangan, contohnya; laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah membayar dan sebagainya.

b. Arsip kepegawaian, contohnya: data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan rekamanresensi.

c. Arsip pemasaran, contohnya; surat penawaran, surat perjanjian pesanan, surat pesanan dan daftar pelanggan.

d. Arsip pendidikan, contohnya; kurikulum, satuan pelajaran, transkip mahasiswa.

2. Arsip menurut bentuk dan wujudnya

a. Surat, contohnya; naskah perjanjian, laporan tabel dan sebagainya.

b. Gambar, foto, peta.

c. Compact Disk (CD),DVD.

d. Mikrofilm, disket,dll.

3. Arsip menurut Nilai atau Kegunaannya

Menurut nilai dan kegunaannya, ada bermacam-macam arsip yaitu:

a. Arsip bernilai informasi, contohnya;

pemberitahuan, pengumuman, pemberitahuan dan undangan.

b. Arsipbernilai administrasi, contohnya; ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas

(21)

pegawai.

c. Arsip bernilai hukum, contoh; akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan.

d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat

e. Arsip bernilai ilmiah, contohnya; hasil penelitian f. Arsip bernilai keuangan, contohnya; kuitansi,

bon penjualan, laporan keuangan.

g. Arsip bernilai pendidikan, contohnya; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran.

4. Arsip menurut sifat kepentingannya

Menurut sifat kepentingannya, ada bermacam-macam arsip yaitu:

a. Arsip tidak berguna (nonesensial),contohnya;

surat undangan dan memo

b. Arsip berguna, contohnya; presensi pegaai, surat permohonanizin.

c. Arsip penting, contohnya; surat keputusan, daftarkepegawaian.

d. Arsip vital. Contohnya; akte pendirian perusahaan, buku induk pegawai.

5. Arsip menurut fungsinya

Arsip menurut fungsinya, ada dua jenis arsip sebagai berikut;

a. Arsip Dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi sehari-hari.

b. Arsip Statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan organisasi sehari-hari.

6. Arsip menurut tempat/tingkat pengelolaannya

Arsip menurut tempat/ tingkat pengelolaannya, dapat dibedakan menjadi:

a. Arsip pusat yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada dipusatorganisasi.

b. Arsip unit yaitu arsip yang berada diunit-unit dalam organisasi.

7. Arsip menurut keasliannya

arsip menurut keasliannya dapat dibedakan sebagai berikut:

a. Arsip asli yaitu dokumen utama yang dibuat dan ditujukan pada pihak yang paling berkepentingan (pihak utama).

b. Arsip tembusan yaitu merupakan dokumen yang biasanya bersamaan dibuat dengan arsip asli atau dokumen utama, namun ditujukian kepada pihak berkepentingan selain pihak petama.

c. Arsip salinan yaitu merupakan dokumen tiruan yang dibuat dengan cara duplikasi.

d. Arsip petikan merupakan arsip yang dibuat dengan cara mengutip sebagian dari dokumen lain.

8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum

Arsip menurut kekuatan hukum terbagi dua macam, sebagai berikut:

a. Arsip Otentik yaitu arsip yang di atasnya terdapat tandatangan

(22)

asli dari tinta sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dijadikan bukti hukum yang sah.

b. Arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya tidak terdapat tandatangan asli dengan tinta. Arsip ini merupakan fotocopy, film dan mikrofilm.

2.1.3 Tujuan Arsip Statis

Arsip statis tentu mempunyai tujuan. Beberapa tujuan arsip statis menurut para ahli, sebagai berikut:

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dinyatakan bahwa tujuan kearsipan ialah:

Untuk menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

Tujuan arsip statis pada umumnya yaitu:

1. Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman, jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali ketika dibutuhkan.

2. Sebagai bahan pertanggungjawaban suatu organisasi tentang pelaksanaan pengelolaan kegiatan organisasi tersebut.

Salah satu tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan dan pelaksanaan. Dari penjelasan di atas maka dapat dikatakan bahwa tujuan arsip statis ialah untuk menjaga, merawat dan menyelamatkan arsip-arsip dari kepunahan, karena arsip- arsip tersebut mempunyai nilai kesejarahan dan sebagai sumber ingatan yang harus dijaga dan digunakan kembali untuk kepentingan kebangsaan dan kemasyarakatan.

(23)

2.1.4 Strategi Pengaturan Arsip Statis

Untuk mencapai tujuan pengaturan arsip statis, maka lembaga kearsipan perlu memiliki konsep atau strategi pengaturan arsip statis. Alur pikir strategi pengaturan arsip statis menurut Azmi (2010: 4) adalah :

1. Ilmu Kearsipan (Archival Science)

Mengolah arsip adalah mengolah informasi, sehingga dalam pengolahannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan.

Pemahaman akan konsep, teori dan prinsip-prinsip kearsipan statis harus dijadikan pijakan bagaimana informasi arsip statis diolah. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol pelaksanaan pengaturan arsip statis. Tanpa didasari ilmu kearsipan akan menjadikan informasi arsip statis sebagai informasi pada umumnya (pustaka/museum), bukan lagi sebagai informasi yang unik.

2. Standar Deskripsi (Description Standard)

Arsip yang disimpan di Lembaga Kearsipan merupakan informasi yang tidak begitu saja dapat diakses, tetapiharus diolah terlebih dahulu sehingga dapat dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan oleh publik atau masyarakat. Pengaturan arsip yang telah diserahkan oleh lembaga penciptanya ke lembaga kearsipan hingga menjadii sumber informasi yang senantiasa dapat diakses dilakukan melaui kegiatan penataan fisik dan informasi arsip statis.

3. Koordinasi(Coordination)

Koordinasi (coordination) adalah proses sinkronisasi dan pembentukan hubungan fungsional antar unsur-unsur darisuatu sistem atau sub- sistem, untuk mencapai tujuan tertentu (Soekamto,1983:69).

Koordinasi, merupakan suatu istilah singkat/pendek yang terkadang mudah untuk diverbalkan tetapi sulit diimplementasikan.

4. Ruang Pengolahan (DescriptionRoom)

Pekerjaan mengolah arsip adalah proses kerja kearsipan yang cukup panjang, mulai dari survei, identifikasi, deskripsi, labeling, hingga penyusunan finding aid. Karena itu pekerjaan mengolah arsip membutuhkan suatu ruang khusus sebagai unsur pendukung pelaksanaan pengaturan arsip statis. Ruang pengolahan yang ada harus dapat menciptakan efisiensi, efektivitas, perlindungan/keamanan arsip, serta kenyamanan dan kreativitas bekerja Arsiparis.

5. Peralatan (Tools)

Penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam pengaturan arsip berupa penempatan arsip dalam sarana kearsipan, misalnya boks, amplop, can, rak atau lemari arsip sesuai dengan jenis arsip dan perencanaan tata letak yang ditetapkan.

(24)

6. SDM (Human Resources)

Arsip statis dikelola sebagai informasi mengandung pengertian bahwa : a. pengaturan arsip tidak semata-mata dari aspek fisik atau

otentisitasnya, melainkan justru terutama pada aspek informasi atau reliabilitasnya. Artinya baik untuk arsip konvensional maupun audio visual atau pun arsipelektronik,

b. pengaturannya harus ditekankan padapengelompokan berdasarkan unit-unit informasi kegiatan yang siap pakai (ready to use) untuk kepentingan akses dan mutu layanan kepada publik.

Penataan arsip yang pada dasarnya adalah pengelolaan aspek fisik, hanya dapat dilakukan setelah arsip dideskripsikan sesuai dengan ketentuan yang teknis yang berlaku sehingga mencerminkan kelanjutan dari pengaturan aspek intelektualnya. Ketepatan identifikasi arsip yang dibuat dalam rangka penataan informasinya menjadi amat penting dalam penataan arsip karena berkaitan langsung pada kemudahan temu baliknya.

Untuk mendukung aspek fungsi kultural arsip statis tersebut, maka sangat diperlukan SDM kearsipan yang profesional untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kerja. Penerapan strategi pengaturan arsip statis yang didasarkan atas konsep pengelolaan arsip statis (archives management) pada hakekatnya adalah bagaimana menempatkan Lembaga Kearsipan pada strategi yang tepat, yakni menciptakan posisi Lembaga Kearsipan sebagai organisasi yang unik (rareness) dan bernilai (value). Karena dalam menjalankan fungsi dan perannya, Lembaga Kearsipan sangat memahami apa yang harus dilakukan, mampu melakukan trade- off dalam berkompetisi, bertindak dengan ukuran-ukuran, bekerja didasarkan konsep dan standar, senantiasa menciptakan keharmonisan kerja, melayani mayarakat/publik, dan memperhatikan kepentingan stakeholders.

(25)

2.2 Pelestarian Arsip Statis

Secara konsep, istilah pelestarian arsip sering disebut juga dengan istilah Preservasi (Preservation) arsip. Preservasi atau pelestarian arsip adalah perlindungan fisik arsip terhadap kerusakan atau unsur perusak. Pelestarian arsip langsung adalah menyediakan sarana dan prasarana perlindungan arsip, termasuk bangunan, metode, penyimpanan arsip dan perbaikan fisik. Pelestarian tidak langsung adalah mengusahakan alih media dari arsip kertas ke mikrofilm, kaset video, kaset rekaman suara dan sebagainya. Pada umumnya, Preservasi dan konservasi sebenarnya sama yaitu sama-sama menjaga, merawat, melindungi, atau melestarikan. Bedanya preservasi digunakan untuk objek yang tidak digunakan oleh subjek, sedangkan konservasi masih digunakan oleh subjek sehingga jika tidak dilestarikan objektersebut bisa rusak atau musnah karena digunakan oleh manusia. Menurut Erviantono (2014) pemeliharaan dan perawatan arsip sebagai berikut:

Pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Untuk lingkungan, terutama berkaitan dengan gedung arsip, perlu penggunaan sistem pendingin 24 jam, cukup fentilasi udara dan cahaya, serta peralatan pengamanan gedung /alarm, smoke detector dan sebagainya. Untuk fisik arsip dilakukan usaha penghilangan asam (deacidification) pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip, dan fumigasi; merestorasi arsip dengan cara laminasi dan enkapsulasi; dan peleslarian arsip kertas utamanya dengan cara alih media ke mikrofilm. Dengan cara demikian akan terlaksana usaha/perawatan dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan.

(26)

Menurut Dewi (2007) ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pelestarian arsip, yaitu :

Mempertahankan otentisitas dan reliabilitas arsip, arsip permanen, Menyimpan arsip berdasarkan medianya, Ruang penyimpanan yang bersih dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil, serta AC selama 24 jam per hari dalam setahun, Melakukan perawatan terhadap arsip yang rapuh atau rusak dengan hati-hati.

Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa pelestarian arsip statis harus dilaksanakan agar tidak terjadi kepunahan arsip.

2.2.1 Preservasi Arsip Statis

Preservasi arsip secara sederhana dapat dikatakan adalah semua usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan (Suhardi dan Daryan, 1998:141).

Preservasi arsip merupakan program untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip.

Program ini dilakukan sebagai usaha untuk memperpanjang usia simpan arsip, dan melestarikan arsip yang masih utuh maupun arsip yang fisiknya sudah rusak terutama pada arsip statis yang yang terekam dalam media kertas atau arsip konvensional. Pemeliharaan arsip statis juga dapat dilakukan dengan menyimpanan arsip pada ruangan khusus atau lemari besi. Sistem penyimpanan dengan cara tersebut dimasukkan agar arsip tetap terpelihara dengan baik dan tidak merusak fisik dari arsip ataupun isi yang terdapat didalamnya. Pemeliharaan harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat menyebabkan kerusakan pada arsip.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 63 preservasi arsip statis sebagai berikut:

(27)

(1) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf c dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis.

(2) Preservasi arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara preventif dan kuratif.

Upaya melakukan preservasi arsip bertujuan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis, yang dilakukan secara preventif dan kuratif.

a. Preservasi Preventif

Preservasi Preventif merupakan upaya pemeliharaan dengan melakukan tindakan preventif dan menghindari dari semua bahaya yang akan mengancam kelestarian arsip. Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Kemudian perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Menurut Zega (2014) Pelaksanaan preservasi preventif adalah sebagai berikut:

a) Pemilihan Sarana Simpan

Dalam pelaksanaan penyimpanan arsip, sarana simpan arsip statis harus diperhatikan agar arsip dapat tetap terjaga dan tersimpan dengan baik.

Sarana simpan yang perlu diperhatikan adalah almari arsip, boks arsip, kertas bungkus (casing) yang layak dan memenuhi standar penyimpanan arsip statis.

b) Pengaturan Pencatatan Suhu dan Kelembapan Pengaturan suhu dan kelembapan berfungsi untuk mencegah kerusakan arsip dari berbagai faktor. Kelembapan dalam ruangan yang terlalu tinggi, dapat menyebabkan udara menjadi lebih dingin dan arsip menjadi mudah sobek. Selain itu kelembapan tinggi dapat menyebabkan tumbuhnya biota seperti jamur dan hama perusak arsip seperti tikus. Sebaliknya jika kelembapan terlalu rendah, udara dalam ruangan menjadi kering dan menyebabkan arsip menjadi kering, rapuh, ruangan berdebu dan arsip cepat hancur.

c) Pengaturan Cahaya dan Sirkulasi Udara

Cahaya matahari yang masuk secara langsung dalam Depo arsip dan cahaya tambahan yang berlebihan dapat merusak fisik arsip karena radiasi sinar Ultraviolet mempercepat kekeringan kertas. Alat yang digunakan untuk menjaga sirkulasi udara dalam Depo arsip adalah

(28)

blower (exhaustfan) yang dipasang di dinding depo arsip dan dinyalakan selama 24 jam. Selain membantu sirkulasi udara, alat ini juga berfungsi untuk menyaring debu dan mengeluarkannya dari dalam depo arsip, dan menghilangkan dan mencegah bau kertas dalam depo arsip.

d) Pencegahan Hewan Perusak Arsip

Kelalaian dalam sebanyak 3-5 butir di dalam boks arsip dan drowing ube pada arsip kartografi. Pemberian silica gel berfungsi untuk menyerap kadar air yang ada dalam boks arsip dan drowing tube pada arsip kartografi.

e) Pembersihan Lingkungan

Debu dapat merusak fisik arsip, jika tidak dilakukan pembersihan secara berkala dapat menyebabkan fisik arsip kotor dan terkikis secara perlahan.

b. Preservasi Kuratif

Preservasi kuratif adalah preservasi arsip bersifat perbaikan/perawatan terhadap arsip yang mulai/ sudah rusak, kondisinya memburuk, sehingga dapat memperpanjang umur arsip.

Menurut Sugiarto: (2015) perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar. Preservasi kuratif terdapat beberapa kegiatan yaitu : laminasi arsip, enkapsulasi arsip, reproduksi arsip.

a. Laminasi Arsip

Laminasi arsip merupakan kegiatan memperbaiki atau restorasi fisik arsip konvensional yang rusak seperti sobek, pengaruh faktor usia kertas, bagian kertas dimakan serangga dan sebagainya. Sehingga selain memperbaiki fisik arsip, tujuan lain dari laminasi adalah untuk mengawetkan arsip agar tahan lama serta tetap menjaga keutuhan isi dari arsip tersebut. Proses laminasi arsip adalah menambal bagian arsip yang sobek atau rusak menggunakan lem MC dan kertas tisu jepang pada bagian depan atau belakang arsip agar lebih kuat dan dapat menyatu dengan sempurna.

b. Enkapsulasi Arsip

Enkapsulasi merupakan kegiatan perawatan arsip dengan menggunakan pelindung untuk menghindari dari kerusakan yang bersifat fisik, dengan teknik setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik polyster dengan bantuan double tape. Kegiatan enkapsulasi merupakan kegiatan yang dilakukan secara manual dan prosesnya sangat mudah dan cepat.

(29)

Tujuan enkapsulasi hanya untuk melindungi fisik arsip, tidak ada unsur lain untuk memperbaiki fisik arsip.

c. Reproduksi Arsip

Reproduksi arsip merupakan perawatan arsip dengan cara melakukan penciptaan dengan ulang arsip dalam bentuk media lain.

d. Menambal danMenyambung

Yaitu mengisi lubang-lubang dan bagian-bagian yang hilang pada kertas, dengan menggunakan kertas tisu, perekat dan sarana lainnya.

e. Penjilidan

Yaitu memperbaiki atau mereparasi arsip-arsip dalam bentuk buku atau bandelan yang rusak agar arsip tidak bercerai berai.

Sedangkan menurut Dewi, (2007) Ada tiga tujuan utama melakukan reproduksi, yaitu :

Mengawetkan gambar dan suara dalam keadaan stabil untuk batas waktu yang lama. Menentukan keamanan dan melindungi informasi jika aslinya rusakatau hilang. Membuat duplikasi sebagai pengganti yang asli agar tidak cepat rusak karena sering dipinjam dan digunakan.

Bedasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan merupakan program untuk pemeliharaan dan perlindungan arsip agar tidak terjadi kerusakan terhadap arsip.

2.2.2 Konservasi Arsip Statis

Konservasi arsip statis merupakan kegiatan perawatan arsip yang dilakukan oleh arsiparis untuk melindungi arsip-arsip dari kerusakan, baik disebabkan kerusakan internal maupun kerusakan eksternal.

Konservasi adalah sebuah konsep yang mencakup konservasi preventif (pencegahan) yang bermaksud mengurangi risiko penurunan : kontrol lingkungan, perawatan dan perlindungan rutin koleksi arsip dengan menggunakan penanganan yang memadai, sarana anti pencurian dan membuat dokumen tiruan bagi dokumen asli yang sering digunakan.

(30)

Menurut Daryana, dkk (2007:15) juga menjelaskan bahwa kegiatan perawatan arsip adalah kegiatan yang berhubungan langsung dengan tata cara perawatan arsip yang mengalami degradasi baik oleh karena factor internal arsipnya itu sendiri atau disebabkan oleh faktor eksternalnya. Perawatan arsip merupakan proser kerja yang tugasnya meliputi pelaksanaan penyimpanan, perawatan, penataan, pengolahan, pengaturan arsip-arsip untuk kepentingan penelitian dan pelayanan umum (Suhardi dan Daryan, 1998:107).

Di dalam kegiatan konservasi tercakup kegiatan pemeliharaan arsip.

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan dalam rangka menyelamatkan dan mengamankan arsip baik dari segi fisik maupun informasinya. Dalam kegiatan ini termasuk juga perawatan arsip dengan menggunakan teknik tertentu (Daryan, 1998:130). Tujuan pemeliharaan ini mengarah pada usaha untuk melestarikan bahan arsip dari kerusakan. Dengan demikian arsip wajib dipelihara, dirawat serta dihindarkan dari unsur-unsur kerusakan arsip.

Dari pengertian di atas dapat dikatakan bahwa pelaksanaan preservasi dan konservasi sangat diperlukan untuk pelestarian arsip statis guna untuk melindungi arsip-arsip dari kerusakan. Pemeliharaan dan perawatan dilakukan terhadap lingkungan dan fisik arsip. Pada pemeliharaan terutama berkaitan dengan gedung arsip, perlu memperhatikan pendinginan 24 jam, fentilasi udara dan pencahayaan pada ruangan. Pada fisik arsip pemeliharaan yang dilakukan yaitu membersihkan arsip secara berkala, melakukan fumigasi, menghilangkan noda, penghilangan asam pada kertas, boks arsip, pembungkus arsip dan pemeliharaan arsip yang mendukung terlestarinya arsip dari kepunahan.

(31)

2.3 Penyimpanan Arsip Statis

Salah satu hal yang sangat penting untuk diperhatikan ialah masalah ruangan atau tempat penyimpanan arsip. Menyimpan arsip-arsip bukanlah disembarang tempat, akan tetapi ruangan penyimpanan arsip harus terhindar dari kemungkinan- kemungkinan serangan api, air, serangga dan lain-lain.

Tempat penyimpanan arsip harus kering, kuat, terang dan berfentilasi yang baik. Penataan arsip perlu dilakukan untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip setiap saat diperlukan dengan cepat dan tepat, sehingga perlu dilakukan metode penyimpanan atau sistem penataan arsip (Filing System).

Filing sistem adalah pengaturan dan penyusunan berkas secara tertib dan sistematis, penyimpanan atau perawatannya untuk digunakan secara aman.

2.3.1 Sistem Penyimpanan Arsip Statis

Menurut Sugiarto (2015: 4) Sistem penyimpanan Arsip adalah sistem yang dipergunakan pada dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu waktu dibutuhkan. Pusdiklat ANRI, (2007: 24) dalam menyimpan arsip diperlukan pengaturan dokumen, pelabelan, pengemasan serta penyimpanan dalam boks.

a) Pengaturan dokumen dapat dilakukan dengan cara menangani arsip dengan baik, memastikan tangan bersih saat memegang arsip, menggunakan pensil serta baliklah halaman dengan hari-hati. Selain itu gunakanlah kertas untuk penanda halaman dan jangan gunakan selotape serta penjepit berkarat.

b) Pelabelan yang jelas pada boks atau pembungkus lainnya dapat mengurangi pengaturan arsip yangditerima.

c) Pengemasan dilakukan untuk setiap jenis arsip. Jika terdapat arsip yang terlepas, kemaslah dengan selotape dari kapas. Boks arsip harus sesuai dengan ukuran arsip.

(32)

d) Penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan cara meletakkan bagian punggung dokumen pada bawah boks, dokumen yang tersendiri dapat diletakkan secara datar pada bagian bawah boks, beri dokumen penyangga jika dokumen telah rapuh. Jangan mengisi boks terlalu penuh atau kosong.

Menurut Wursanto (2004: 87) Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:

a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

c. Pengembalian arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah.

Dengan cara demikian arsip tidak akan mudah dan cepat rusak karena sering diambil dari tempat penyimpanan.

Menyimpan arsip harusnya di tempat yang memenuhi syarat.

Pergunakanlah rak logam daripada menggunakan almari yang tertutup.

Ukuran antara rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci. Karena hal ini akan memudahkan udara bergerak dengan bebas, di samping itu pula untuk memudahkan membersihkan lantai di bawah rak tersebut.

(Barthos, 2007:57).

Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis Pasal 14 ayat (1)(2)(3):

1. Penyimpanan arsip statis oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Privinsi, dan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota dilaksanakan pada tempat khusus penyimpanan arsip statis.

2. Penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) dilaksankan sesuai dengan persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis.

3. Ketentuan mengenai persyaratan tempat dan tata cara teknis penyimpanan arsip statis sebagaimana dimaksud dalam ayat (2), diatur lebih lanjut oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia.

(33)

Menurut Liang Gie (2000) sistem penyimpanan arsip ada 4, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem penyimpanan arsip menurut abjad, yaitu cara menyimpan arsip menurut abjad nama orang, organisasi, atau wilayah..

b. Sistem penyimpanan arsip menurut pokok soal, yaitu jika pokok masalah sangat luas dapat dipecah menjadi masalah dan sub masalah.

c. Sistem penyimpanan arsip menurut nomor, yaitu cara menyimpan arsip menurut urutan angka dari angka 1 terus meningkat ke angka yang lebih besar.

d. Sistem penyimpanan arsip menurut tanggal, yaitu cara menyimpan arsip menurut urutan tanggal, metode ini digunakan untuk menyimpan arsip yang memperhatikan jangka tertentu.

Menurut Agus ( 2015: 45) sistem penyimpanan arsip ada 6, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem abjad yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan abjad dari kata nama dokumen tersebut.

b. Sistem geografis yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pengelompokan menurut nama tempat. Sistem ini sering juga disebut sistem lokasi atau system tempat.

c. Sistem subjek yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan atau subjek.

d. Sistem nomor yaitu sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan disebut sistem nomor (numeric filing system).

e. Sistem Kronologi yaitu sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, dekade atau abad.

f. Sistem warna yaitu penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen.

Menurut Amsyah (2003: 64) langkah Penyimpanan adalah memeriksa, mengindeks, memberi tanda atau kode, menyortir dan menyimpan.

Menurut Kristina (2008) Peralatan yang digunakan untuk penyimpanan ada berbagai macam, tergantung pada tujuan dan anggaran yang disediakan.

(34)

Adapun langkah-langkah kerja atau prosedur penyimpanan arsip dapat dirinci sebagai berikut:

1. Mengumpulkan

Yaitu kegiatan mengumpulkan surat atau warkat baik surat masukataupun surat keluar dalam perusahaan yang bersangkutan.

2. Memeriksa

pertama semua surat atau dokumen yang akan disimpan diperiksa secara teliti apakah semua benar-benar sudah harus disimpan, hal ini perlu dilakukanuntuk menghindari surat-surat atau arsip yang masih dalam proses atau masih harus diedarkan ke unit-unit kerja lain.

3. Menggolongkan

merupakan suatu kegiatan dimana surat-surat tersebut diklasifikaikan menurut golongan masing-masing yaitu sesuai dengan kegunaannya dan masa daya lakunya.

4. Mengindeks

mengndeks adalah memilih kata tangkap untuk petunjuk pada label- label map.

5. Mengkode

mengkode adalah pekerjaan memberi tanda atau kode terhadap kata tangkap yang dipilih pada pekerjaan mengindeks atau menambah kata tangkap baru yang sebelumnya tidak terdapat pada arsip.

6. Menyortir

jika surat yang dipinjam cukup banyak, perlu dilakukan penyortiran terlebih ddahulu untuk memindahkan pekerjaan penempatannya ditempat penyimpanan.

7. Penyimpanan

menyimpan surat-surat ataupun warkat menurut penggunaannya.

Apakah surat tersebut masih sering digunakan dalam pekerjaan sehari- hari.

Berdasarkan pendapat di atas dapat dinyatakan bahwa penyimpanan arsip statis dapat dipergunakan pada dokumen, agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan untuk penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat ditemukan dengan cepat.

2.3.2 Alat-Alat Perlengkapan Arsip Statis

Menyimpan dokumen arsip tidak lepas dari menggunakan peralatan arsip.

Peralatan arsip merupakan sarana yang digunakan pada bidang kearsipan, kualitas

(35)

peralatan arsip yang baik secara tidak langsung akan memperlama umur suatu arsip. Peralatan ini pada umumya menggunakan bahan-bahan yang tahan lama seperti, logam, kayu, aluminium, besi, plastik maupun bahan kuat lainnya. Fungsi peralatan tersebut yaitu sebagai sarana penyimpanan arsip, alat bantu untuk mempercepat, meringankan dan mempermudah pekerjaan dibidang kearsipan dan sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan, sehingga arsip dapat bertahan lama. Peralatan arsip yang baik tentunta akan mendukung penyimpanan arsip secara maksimal.

Menurut Wursanto (2000: 32) pada umumnya peralatan yang dipergunakan dalam kearsipan statis adalah sebagai berikut :

1. Filing cabinet

Peralatan ini merupakan peralatan yang paling dikenal dalam kearsipan, lemari ini terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan yaitu 4 dan 5 laci. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk memasukkan dan mengeluarkan arsip dari dalam laci.

2. Rotary ( alat penyimpanan berputar)

Semacam filing cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat seperti logam atau besi.

3. Guide (Petunjuk dan Pemisah)

Guide yaitu petunjuk tempat berkas-berkas arsip disimpan dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.

4. Lemari Arsip

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk arsip.

Penyusunan arsipdapat dilakukan dengan cara berdiri menyamping dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan kedalam lemari atau tumpukan secara mendatar.

5. Rak Arsip

Rak arsip merupakan lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu dimasukkan kedalam kotak arsip. Kotak arsip

(36)

ditempatkan di rak arsip sehingga tampak punggung dari kotak arsip, yang berguna menempatkan label/judul arsip yang ada di dalamnya.

6. Map Arsip

Map arsip adalah lipatan kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip.

Dari pernyataan di atas dapat dikatakan bahwa tempat penyimpanan arsip perlu di perhatikan untuk keselamatan arsip-arsip agar terhindar dari berbagai serangan faktor kerusakan arsip. Ruang penyimpanan arsip harus dibangun dan diatur sebaik mungkin hingga mendukung keawetan arsip.

2.4 Faktor Penyebab Kerusakan Arsip Statis

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal. Faktor internal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari dalam. Sedangkan faktor eksternal adalah faktor-faktor kerusakan yang disebabkan dari luar arsip.

Faktor penyebab kerusakan arsip menurut Sugiarto (2005: 84) dapat dibedakan menjadi dua yaitu faktor intern dan faktor ekstern.

Pertama, faktor intern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip itu sendiri, misalnya kualitas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain-lain.

Kedua faktor ekstern ialah penyebab kerusakan yang berasal dari luar arsip, yaitu lingkungan fisik, organisme perusak, dan kelalaian manusia, faktor ekstern dapat merusak arsip berasal dari faktor fisika, biota, penggunaan dan penanganan yang salah dan faktor bencana alam.

2.4.1 Faktor Kerusakan Dari Dalam (Internal)

Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur unsur kertas, tinta, pasta atau lem.

1. Kertas

Unsur-unsur yang terdapat dalam kertas antara lain:

a. Bahan Baku Kertas

(37)

Kertas dapat dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas,dan kayu.

Dari bahan apapun kertas dibuat, cellulose di dalam kertas akan mengandung beberapa sifat pengawet dan sifat penghancur terhadap kertas itu sendiri.

b. Air

Air yang dipergunakan dalam proses pembuatan kertas kemungkinan air yang tidak bersih, sehingga kertas mengandung bakteri-bakteri merusak kertas.

c. Bahan Lapisan Kertas

Untuk membuat kertas menjadi halus, licin dipergunakan bahan- bahan seperti: kanji, cuka, garam mineral, dan sebagainya yang akan menimbulkan masalah-masalah itu sendiri.

2. Tinta

Tinda atau ink atau ink (Belanda) adalah alat tata usaha berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan di atas kertas.

3. Pasta atau Lem

Pasta atau lem dipergunakan sebagai perekat. Agar kertas-kertas arsip tidak mudah rusak, pergunakanlah lem atau perekat yang baik, jangan mempergunakan lem atau perekat yang terbuat dari getah arab atau Cellulose tape.

Dari penjelasan di atas dapat dinyatakan bahwa faktor kerusakan dari dalam misalnya kualiatas kertas, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat dan lain sebagainya. Kertas dibuat dari bahan campuran mengandung unsur-unsur kimia.

Karena proses kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan kerusakan. Proses kerusakan itu bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat menyebabkan proses kimia yang merusak kertas.

2.4 Faktor Kerusakan Dari Luar (Eksternal)

Selain faktor internal, faktor eksternal juga mempengaruhi kerusakan pada arsip statis. Menurut Rusidi (2014: 1) penyebab kerusakan arsip sebelum mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus dapat mengetahui dan memahami mengenai penyebab kerusakan arsip. Adapun faktor penyebab

(38)

kerusakan yang berasal dari luar benda arsip antara lain:

a. Faktor Biologis

Kategori penyebab kerusakan arsip menurut faktor biologis adalah mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lain yang digunakan.

b. Faktor Fisika

Kategori penyebab kerusakan arsip terjadi karena adanya cahaya, panas matahari dan air yang dapat menyebabkan perubahan photochemical pada kertas atau keasaman kertas. Di dalam ruang penyimpanan energi menyebabkan arsip menjadi rapuh, sinar ultraviolet dari cahaya lampu ataupun matahari dan energi radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip.

c. Faktor kimiawi yaitu kerusakan arsip yang lebih diakibatkan oleh merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dari bahan arsip. Zat kimia yang merusak ruang penyimpanan dan mengenai arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dantinta.

d. Faktor Lingkungan

Seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia. Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan arsip tersebut, arsiparis menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk kegiatan preservasi.

Kerusakan akibat serangan dari luar juga bisa berupa berupa:

a. Kelembapan udara b. Debu

c. Rayap d. Jamur e. Gegat

f. Sinar matahari g. Api

h. Kelalaian Manusia i. Bencana alam

Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak kertas arsip.

Berdasarkan penjelasan di atas, arsip-arsip yang mengalami kerusakan disebabkan kurangnya perhatian khusus dari arsiparis yang melakuakan tugas

(39)

sebagai perawatan dan pemeliharaan arsip yang ada. Oleh sebab itu, arsiparisharus melakukan tugasnya dengan baik agar arsip dapat terawat dan terpelihara dengan baik. Untuk perawatan dan pemeliharaan yang baik, arsiparis harus mengetahui prosedur-prosedur dalam perawatan dan pemeliharaan arsip denganbenar.

2.5 Nilai Guna Arsip Statis

Nilai guna arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya. Arsip merupakan sumber informasi bagi organisasi dalam rangka menjalankan usaha, maka arsip juga memiliki nilai guna.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2003) menjelaskan bahwa nilai guna arsip dibedakan atas:

1. Nilai guna primer

Nilai guna primer adalah nilai guna arsip berdasarkan kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip, dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan masa yang akan datang, meliputi:

a. Nilai guna administrasi

Dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi antara lain meliputi :

- Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pelaksanaan.

- Arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur personalia, daftar pegawai dan pedoman kerja lainnya.

- Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya termasuk arsip-arsip tentang keputusan suatu kebijaksanaan, perubahan kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan dan program kerja.

b. Nilai guna keuangan

Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contohnya,

(40)

berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji dan laporan pertanggungjawaban keuangan.

c. Nilai guna hukum

Nilai guna hukum mengandung pengertian bahawa arsip tersebut memberikan informasi-informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa menyewa dan lain sebagainya.

Contohnya, Undang-Undang, Peraturan, Surat keputusan dan sebagainya.

d. Nilai guna ilmiah dan teknologi

Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan. Contohnya, laporan hasil penelitian.

2. Nilai guna sekunder

Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional. Arsip dikatakan memiliki nilai guna kebuktian jika mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga atau instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan serta hasil kegiatan yag dilakukan.Nilaiguna sekunder diberlakukan jika arsip-arsip tidak lagi ada kegunaannya bagi kepentingan lembaga/instansi pencipta arsip, arsip bernilaiguna sekunder diserahkan ke Arsip nasional RI sehingga pihak lain di luar pencipta arsip dapat menggunakan dan memanfaatkannya.

Nilai guna sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan atau kepentingan umum pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan pertanggung jawaban, meliputi:

a. Nilai guna kebuktian

Arsip yang menjelaskan fakta dan arsip yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, dan dilestarikan.

b. Nilai guna informasional

Arsip yang memiliki nilai guna informasional ialah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi penelitian dan sejarah. Nilai guna informasional arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga/instansi penciptanya, yaitu informasi mengenai orang, tempat, benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

(41)

Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan dan kepentingan pengguna arsip dan setiap arsip memiliki nilai guna kesejarahannya masing-masing.

(42)

BAB III

METODE PENELITIAN 3.1 Jenis Penelitian

Metode penelitian adalah suatu cara yang digunakan untuk penelitian sehingga mampu menjawab rumusan masalah dan tujuan penelitian. Jenis penelitian yang dilakukan adalah jenis penelitian deskriptif dengan menggunakan metode penelitian kualitatif.

Menurut Aman (2007) penelitian kualitatif adalah sebagai berikut :

Penelitian kualitatif adalah Penelitian yang lebih mengutamakan pada masalah proses dan makna/persepsi, dimana penelitian ini diharapkan dapat mengungkap berbagai informasi kualitatif dengan deskripsi analisis yang teliti dan penuh makna, yang juga tidak menolak informasi kuantitatif dalam bentuk angka maupun jumlah.

Metode kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan atau dari bentuk tindakan kebijakan (Moeleong, Lexy J. 2002:112).

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara yang beralamat di Jalan Gampong Meunasah, Ranto, Lhoksukon, Kabupaten Aceh Utara.

3.3 Proses Penelitian

Proses pada penelitian adalah mengkaji tentang pelestarian arsip statis di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara.

(43)

3.4 Penentuan Informan

Penentuan informan pada penelitian ini didasarkan atas pihak-pihak yang menguasai masalah, memiliki data, dan yang bersedia memberikan data, disamping itu penentuannya juga didasarkan atas kriteria tujuan dan manfaatnya.

Menurut Bungin (2007: 111) “Informan adalah orang yang diwawancarai, diminta informasi oleh pewawancara, orang yang diperkirakan menguasai dan memahami data, informasi, ataupun fakta dari suatu objek penelitian”. Informan pada penelitian ini adalah arsiparis bagian preservasi, bagian konservasi arsip, bagian penyimpanan dan penyelamatan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara

Sebelum melakukan penelitian terlebih dahulu melakukan pemilihan informan. Teknik yang digunakan untuk menentukan informan dilakukan secara purposive. Menurut Sugiyono (2008: 300) Purposive sampling adalah teknik pengambilan sampel sumber data dengan pertimbangan tertentu. Dalam penelitian ini informan berjumlah 3 orang yang terdiri dari Arsiparis bagian preservasi, bagian konservasi arsip, bagian penyimpanan dan penyelamatan arsip Dinas Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten Aceh Utara

3.5 Jenis dan Sumber Data

Jenis dan sumber data yang digunakan pada penelitian ini adalah : 1. Data Primer

Data primer adalah sumber data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber aslinya yang berupa wawancara, pendapat dari individu ataukelompok (orang) maupun hasil observasi dari suatu

(44)

objek, kejadian atau hasil pengujian. Jenis data ini diperoleh langsung dari hasil wawancara dan pengamatan peneliti.

2. Data Sekunder

Data sekunder adalah pengumpulan data yang diperoleh dari hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti serta dari studi pustaka seperti:

buku cetak, e-book, jurnal elektronik, dan dokumen-dokumen laainnya yang berhubungan dengan penelitian.

3.6 Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah dengan menggunakan teknik wawancara, observasi dan studi dokumentasi.

a. Wawancara

Wawancara adalah pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit (Sugiyono 2008, 194). Wawancara yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengajukan pertanyaan secara langsung oleh pewawancara kepada responden dan jawaban-jawaban responden dicatat atau direkam dengan alat rekam. Kemudian hasil rekaman wawancara selanjutnya dibuat dalam bentuk tertulis dan kemudian diteliti ulanguntuk mendapatkan data yang benar. Wawancara mendalam dilakukan secara langsung dengan Kepala Arsip dan arsiparis bagian tertentu di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Aceh Utara.