Keuntungan apa saja yang dapat diperoleh organisasi jika memiliki sistem struktur organisasi yang baik?

Pernahkah Anda berpikir tentang pentingnya struktur organisasi? Sebelumnya jawablah pertanyaan ini, apa yang dibutuhkan perusahaan dan organisasi untuk sukses?

Ada banyak jawaban untuk pertanyaan itu. Beberapa orang akan mengatakan dengan memiliki misi yang efektif; yang lain akan mengatakan dangan menjual produk atau layanan yang permintaannya tinggi menandakan organisasi tersebut sukses.

Pada akhirnya, struktur organisasi perusahaanlah yang membantu menentukan kesuksesan.

Struktur organisasi didefinisikan sebagai “sistem yang digunakan untuk mendefinisikan hierarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi. ” Suatu struktur kemudian dikembangkan untuk menetapkan bagaimana organisasi beroperasi untuk melaksanakan tujuannya.

Ada banyak jenis struktur organisasi. Setiap struktur organisasi memiliki kelebihan dan kekurangan yang berbeda dan hanya dapat berfungsi untuk perusahaan atau organisasi dalam situasi tertentu atau pada titik tertentu dalam siklus hidupnya.

Menurut Gill Corkindale dari Harvard University “Desain dan struktur organisasi yang buruk menghasilkan kontradiksi yang membingungkan: kebingungan dalam peran, kurangnya koordinasi antar fungsi, kegagalan untuk berbagi ide, dan pengambilan keputusan yang lambat membuat manajer menjadi kompleks, stres dan konflik,”.

“Seringkali mereka yang berada di puncak organisasi tidak menyadari masalah ini atau, lebih buruk lagi, menganggapnya sebagai tantangan untuk diatasi atau peluang untuk berkembang.”

Pada akhirnya, penting untuk memperbaiki struktur organisasi grup agar tujuannya agar berhasil.

Pengertian Struktur Organisasi

Struktur organisasi adalah suatu sistem yang digunakan untuk mendefinisikan suatu hirarki dalam suatu organisasi. Ini mengidentifikasi setiap pekerjaan, fungsinya dan ke mana ia melapor ke dalam organisasi.

Struktur ini dikembangkan untuk menetapkan bagaimana bisnis beroperasi dan membantu usaha dalam mencapai tujuannya untuk memungkinkan pertumbuhan di masa depan. Struktur diilustrasikan menggunakan bagan organisasi.

Struktur organisasi juga menentukan bagaimana informasi mengalir antar level dalam perusahaan. Misalnya, dalam struktur terpusat, keputusan mengalir dari atas ke bawah, sedangkan dalam struktur desentralisasi, kekuatan pengambilan keputusan didistribusikan di antara berbagai tingkatan organisasi.

Memiliki struktur organisasi memungkinkan perusahaan untuk tetap efisien dan fokus.

Fungsi Struktur Organisasi bagi Bisnis

Bisnis membutuhkan struktur untuk tumbuh dan menguntungkan, jika tidak, Anda akan membuat orang-orang menarik ke segala arah yang berbeda.

Perencanaan struktur memastikan ada cukup sumber daya manusia dengan keterampilan yang tepat untuk mencapai tujuan perusahaan, dan memastikan bahwa tanggung jawab ditetapkan dengan jelas.

Setiap orang memiliki deskripsi pekerjaan yang menguraikan tugas, dan setiap pekerjaan menempati posisinya sendiri di bagan organisasi perusahaan. Berikut adalah beberapa fungsi struktur organisasi bagi bisnis:

1. Struktur Memungkinkan Komunikasi Lebih Baik

Karena arus informasi sangat penting untuk kesuksesan organisasi, struktur organisasi harus dirancang dengan jalur komunikasi yang jelas.

Misalnya, departemen perencanaan dan analisis keuangan mungkin melapor kepada Kepala Pejabat Keuangan dan Wakil Presiden Senior Pemasaran, karena kedua anggota tim manajemen puncak ini bergantung pada informasi dan laporan yang disediakan oleh perencanaan keuangan.

1. Hubungan Pelaporan yang Jelas

Hubungan pelaporan harus jelas sehingga semua anggota organisasi memahami apa tanggung jawab mereka dan tahu kepada siapa mereka bertanggung jawab; Jika tidak, tanggung jawab untuk suatu tugas mungkin akan gagal.

Hubungan yang jelas ini memudahkan manajer untuk mengawasi mereka yang berada di tingkat organisasi yang lebih rendah.

Setiap karyawan mendapatkan keuntungan dengan mengetahui kepada siapa mereka dapat meminta arahan atau bantuan. Selain itu, manajer menyadari siapa yang berada di luar lingkup kewenangan mereka, sehingga mereka tidak melampaui batas dan mengganggu tanggung jawab manajer lain.

1. Pertumbuhan dan Ekspansi

Perusahaan yang tumbuh pesat adalah perusahaan yang memanfaatkan sumber dayanya dengan sebaik-baiknya, termasuk bakat manajemen. Struktur organisasi yang baik memastikan bahwa perusahaan memiliki orang yang tepat di posisi yang tepat. Struktur tersebut mungkin menunjukkan titik lemah atau kekurangan dalam tim manajemen perusahaan saat ini.

Seiring pertumbuhan perusahaan, struktur organisasi harus berkembang bersamanya. Banyak kali lebih banyak lapisan manajemen dibuat, ketika satu kepala departemen memiliki terlalu banyak individu yang melapor kepadanya pada satu waktu untuk memberikan perhatian dan arahan yang diperlukan setiap karyawan agar karyawan tersebut berhasil.

1. Penyelesaian Tugas yang Efisien

Struktur organisasi yang dirancang dengan baik memfasilitasi penyelesaian proyek. Manajer proyek dapat mengidentifikasi dengan lebih baik sumber daya manusia yang tersedia bagi mereka jika cakupan tanggung jawab masing-masing departemen – dan kemampuan setiap anggota tim – jelas.

Sebuah proyek untuk mengembangkan produk baru akan membutuhkan riset pasar, misalnya. Manajer proyek perlu mengetahui siapa dalam organisasi yang dapat menyediakan penelitian ini, dan izin siapa yang harus diperoleh agar penelitian dapat dilakukan.

1. Menyesuaikan Kebutuhan Perusahaan

Perusahaan di industri yang berbeda membutuhkan campuran bakat yang berbeda dan penekanan yang relatif lebih besar pada fungsi manajemen tertentu.

Perusahaan pengembang aplikasi bisnis misalnya, sering kali memiliki staf pengembangan yang besar. Penataan hubungan pelaporan dalam tim pengembangan sehingga kreativitas dan produktivitas dimaksimalkan, dan tenggat waktu terpenuhi, sangat penting untuk jenis kesuksesan perusahaan.

Perusahaan seringkali harus melalui fase reorganisasi dimana posisi individu atau bahkan seluruh departemen direposisi pada bagan organisasi dalam upaya untuk lebih memanfaatkan sumber daya manusia perusahaan dan membuat operasi berjalan lebih lancar.

1. Mengetahui Apa yang Salah

Organisasi yang terstruktur dengan buruk menemukan bahwa tenggat waktu kritis tidak terpenuhi karena tidak ada sumber daya manusia yang cukup di setiap departemen untuk menyelesaikan semua bagian dari tugas yang diberikan, atau karena tidak jelas tanggung jawab utama siapa proyek tersebut.

Jika individu tidak yakin kepada siapa mereka melapor, mereka mungkin menemukan bahwa mereka diberi tugas yang bertentangan oleh dua atau lebih manajer di atasnya.

Faktor yang Mempengaruhi Struktur Organisasi

• Ukuran Organisasi

Small Business Administration mendefinisikan rata-rata bisnis kecil di dunia sebagai perusahaan yang menghasilkan $ 750.000 hingga $ 35 juta per tahun, dan memiliki 100 hingga 1.500 karyawan. Ini adalah cakupan yang luas, itulah sebabnya ukuran organisasi Anda memainkan peran penting dalam pilihan struktural yang Anda buat.

Misalnya, bisnis yang hanya memiliki 10 karyawan, paling baik dilayani oleh struktur sederhana, di mana Anda membuat dan menerapkan semua strategi dan proses, dengan sedikit atau tanpa keterlibatan manajemen menengah.

Namun, jika Anda memiliki bisnis yang memiliki 1.000 karyawan, Anda dapat memilih struktur top-down, yang mencakup manajemen senior, manajemen menengah, manajemen bawah, serta karyawan Anda, untuk memastikan bahwa visi Anda diterapkan dengan benar.

• Tahap Pengembangan Bisnis

Pilihan struktural organisasi juga ditentukan oleh tahap siklus hidup bisnis Anda. Dalam banyak kasus, perusahaan yang berada pada tahap awal perkembangan mereka cenderung memusatkan kekuasaan dan otoritas di tangan pendiri, dan pada sekelompok kecil penasihat tepercaya.

Banyak perusahaan pada tahap ini belum memiliki desain formal, karena pemilik bisnis belum menguasai faktor-faktor yang mempengaruhi struktur organisasi. Namun, saat perusahaan memasuki fase pertumbuhan, kendali sering bergeser dari manajemen tingkat atas ke struktur yang lebih menyerupai piramida, di mana otoritas diberikan di berbagai tingkatan.

• Jenis Strategi Bisnis

Saat mencoba memahami faktor mana yang memengaruhi struktur organisasi, Anda harus mempertimbangkan cara Anda memposisikan perusahaan Anda di pasar.

Misalnya, jika Anda mengejar strategi diferensiasi untuk menjadi perusahaan pertama di industri Anda yang merilis produk atau layanan terbaik, Anda perlu memiliki struktur yang gesit yang dapat merespons perubahan dengan cepat.

Struktur datar akan ideal dalam skenario ini, karena karyawan diberdayakan untuk membuat keputusan cepat tanpa persetujuan pengawas.

Di sisi lain, jika bisnis Anda mengejar strategi inovasi produk dan layanan yang ada, maka efisiensi adalah kunci sukses, yang kemungkinan membutuhkan struktur tinggi atau top-down di mana terdapat rantai komando yang jelas. Dengan menyelaraskan strategi Anda dengan contoh prinsip desain organisasi yang paling penting, Anda akan memaksimalkan peluang Anda untuk sukses yang berkelanjutan.

Pembentukan struktur organisasi yang sederhana

1. Direktur

Adalah pimpinan tertinggi sebuah perusahaan yang memimpin beberapa manajer yang ada di bawahnya seperti manajer pemasaran, manajer keuangan, manajer bagian produksi.

Tugas seorang direktur adalah mengembangkan perusahaan secara menyeluruh, bertanggung jawab penuh atas seluruh karyawan dan pengembangan jangka panjang perusahaan, dapat mengangkat dan memberhentikan manajer, mengambil keputusan-keputusan penting dalam perusahaan.

Di samping itu seorang direktur sebaiknya orang yang mempunyai banyak ide segar yang dapat membantu perusahaan berkembang dan bersaing di dunia usaha.

1. Manajer Pemasaran atau Marketing

Manajer pemasaran biasanya membawahi bagian penjualan. Jika sebuah perusahaan tidak memiliki manajer penjualan yang handal, dapat dipastikan itu akan mengganggu kelangsungan hidup perusahaan tersebut.

Dalam hal ini manajer pemasaran yang handal mampu bertanggung jawab pada sisi penjualan perusahaan dan bertanggung jawab kepada direktur.

Tugas umum seorang manajer penjualan adalah membuat metode pemasaran yang strategis dan berkembang, memonitoring dan mengarahkan sistem pemasaran dan penjualan yang sedang berlangsung, memberikan inputan yang positif kepada pihak perusahaan yang terkait dengan pemasaran.

Terkadang manajer pemasaran juga mengambil keputusan tentang stok dan pengadaan barang berkaitan dengan pemasaran yang ada.

1. Manajer Administrasi dan Keuangan

Adalah bagian dalam perusahaan yang mengurus administrasi pembukuan dan keuangan yang keluar dan masuk. Manajer administrasi dan keuangan bertanggung jawab langsung kepada direktur.

Tidak ada pergerakan data dan uang dalam perusahaan yang tidak diketahui oleh manajer administrasi dan keuangan ini.

Tugas seorang manajer administrasi dan keuangan adalah mengawasi keuangan perusahaan, mengumpulkan dan melakukan pendataan terhadap faktur penjualan dan faktur pembelian, mempelajari aktivitas keuangan perusahaan.

Kesimpulan

Setiap organisasi berbeda dan tidak ada struktur organisasi yang sempurna, tetapi salah satu jenis struktur organisasi di atas mungkin tidak semuanya terbaik untuk perusahaan Anda.

Selain menerapkan struktur organisasi, salah satu cara mengelola perusahaan untuk terus berkembang adalah dengan mengelola proses keuangan dan akuntansi secara efektif. Pengelolaan keuangan perusahaan juga membutuhkan koordinasi antara semua divisi.

Anda bisa mencoba untuk menggunakan software akuntansi dan aplikasi ERP dari Jurnal by Mekari yang dapat memudahkan Anda dalam melakukan pengelolaan keuangan perusahaan secara lebih andal dan aman. Jurnal by Mekari memiliki beberapa fitur unggulan yaitu laporan keuangan bisnis, aset, rekonsiliasi transaksi otomatis, manajemen inventori dan masih banyak lagi.

Jika tertarik Anda bisa mencoba menggunakan Jurnal by Mekari secara gratis selama 14 hari