Mengapa komunikasi yang efektif sangat penting bagi seorang manajer?

Kenapa Komunikasi Penting bagi Manejer?

Sumber: http://contentgroup.com.au

                     Komunikasi merupakan proses pengiriman informasi antara dua orang atau lebih yang terbagi atas pengirim (sender) dan penerima (audience). Jadi komunikasi dapat dilakukan apabila adanya dua peran yaitu pengirim dan penerima. Komunikasi akan lebih efektif apabila pengirim (sender) dan penerima (audience) saling mengerti maksud dari komunikasi tersebut, yaitu dengan melakukan feedback. Komunikasi terbagi menjadi dua macam, yaitu verbal (percakapan) dan nonverbal (seperti: gestur, attitude, eyes contact).

               Seorang manajer pasti berhubungan dengan orang lain dalam mengatur komunikasi. Tanpa adanya komunikasi maka rencana yang telah dibuat oleh manajer tidak akan tercapai. Sebenarnya hal apa saja yang membuat komunikasi itu penting bagi manajer? Berikut ini alasan pentingnya komunikasi bagi manajer.

             Setiap informasi yang jelas membuat pegawai atau karyawan yang diperintahkan manajer dapat melaksanakan tugasnya sesuai dengan harapan manajer. Penjelasan membuat seorang manajer dapat mencapai targetnya. Manajer Pemasaran, Operasional, Keuangan, dan Sumber Daya Manusia pasti memiliki cara tersendiri yang dalam berkomunikasi. Salah satunya manajer keuangan pada saat presentasi pasti kata-katanya berbeda dengan manajer pemasaran.

         Adanya komunikasi membuat masalah di dalam perusahaan jelas dan mendapatkan titik temu untuk menyelesaikannya. Komunikasi yang baik itu saat seseorang menyatakan dengan sejelas-jelasnya dan membuat orang lain tahu maksudya. Contoh komunikasi yang tidak jelas, yaitu ketika seorang pemilik perusahaan menyuruh manager pemasaran membuat poster dengan tema ramadhan dan meningkatkan penjualan. Itukan tidak clarity dan seharusnya pemilik perusahaan itu menjelaskan lebih detail apa yang dia inginkan.

                  Manajer perlu berkomunikasi untuk mengajak seseorang. Terutama dalam negosiasi dan pemasaran produk. Selain itu mengajak seseorang juga bermanfaat jika kita ingin memperngaruhi orang lain untuk melakukan sesuatu apa yang kita inginkan. Contoh dalam hal pemasaran kita harus mempengaruhi konsumen agar membeli produk perusahaan yang kita jual. Hal ini akan mengakibatkan penjulan naik yang artinya profit perusahaan akan naik.

                Clarity dan persuade dapat dilakukan dengan cara menulis, mendengar, dan berbicara. Setiap orang perlu mengembangkan tiga hal tersebut untuk meningkatkan komunikasi. Kemampuan menulis itu tidak mudah, kita harus banyak membaca dan mendengar agar kosakata kita dalam menulis itu beragam. Sehingga untuk menjadi seorang manajer yang hebat harus giat berlatih dalam tiga hal tersebut terutama menulis.

            Dalam suatu organisasi pasti diisi oleh berbagai jenis manusia, dengan memiliki pemikiran dan sifat yang berbeda-beda. Untuk mewujudkan organisasi yang maju dan berkembang, diperlukan suatu interaksi antara satu sama lain. Proses interaksi itulah yang dapat disebut juga sebagai proses berkomunikasi.

            Menurut Redding dan Sabborn sebagaimana dikutip dalam (Muhammad 1995:66) komunikasi organisasi adalah “Pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks”. Jadi dapat dikatakan bahwa komunikasi organisasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan informasi di dalam suatu organisasi yang amat rumit dan kompleks.

            Pada dasarnya komunikasi di dalam organisasi , terbagi menjadi tiga bentuk :

1.   Komunikasi Vertikal

Bentuk komunikasi ini merupakan bentuk komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah dan sebaliknya. Artinya komunikasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik.

Fungsi komunikasi ke bawah digunakan pimpinan untuk :

-       Melaksanaan kebijakan, prosedur kerja, peraturan, dan instruksi;

-       Memonitor pelaksanaan kerja bawahan;

-       Menyampaikan pengarahan, evaluasi, dan teguran;

-       Memberikan informasi mengenai tujuan organisasi, kebijakan-kebijakan organisasi, dan insentif.

Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya dan memahami cara mengambil kebijakan-kebijakan terhadap bawahannya. Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanaan yang tepat, dan seorang pimpinan yang memiliki jiwa kepimimpinan yang baik. Kedua hal tersebut merupakan modal utama kemajuan organisasi yang dipimpinnya.

Fungsi komunikasi ke atas digunakan untuk :

-       Memberikan pengertian mengenai laporan kerja, saran, usulan , opini, permohonan bantunan dan keluhan;

-    

Memperoleh informasi dari bawahan mengenai kegiatan dan pelaksanaan pekerjaan bawahan dari tingkat yang lebih rendah.

2.   Komunikasi Horisontal

Bentuk komunikasi dalam organisasi ini adalah secara mendatar. Komunikasi ini berlangsung diantara sesama karyawan/pegawai dan sebagainya. Komunikasi horisontal ini biasanya berlangsung di dalam situasi yang tidak formal. Komunikasi horisontal ini berlangsung dengan cara tatap muka, melalui media elektronik seperti telepon, maupun pesan tertulis

3.   Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi dalam organisasi ini sering juga disebut komunikasi silang. Proses ini berlangsung dari seseorang ke orang lain dalam posisi yang berbeda.

Sesuai dengan pendapat dari Redding dan Sabborn sebagaimana dikutip dalam (Muhammad 1995:66) dapat disimpulkan bahwa keberhasilan sebuah organisasi ditentukan oleh keberhasilan proses komunikasi antara atasan dan bawahan. Ketika para pemimpin dapat berkomunikasi dengan efektif dengan bawahan maka pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik.

Dalam suatu organisasi, komunikasi yang efektif memiliki peranan penting yaitu :

-          Meningkatkan Produktivitas

-          Mengatasi atau menghindari adanya suatu konflik

-          Membantu mengembangkan potensi setiap karyawan/pegawai

-          Membentuk suasana yang kondusif dan profesional

Komunikasi yang efektif berperan penting dalam penyampaian informasi yang harus diketahui oleh setiap karyawan/pegawai. Informasi tersebut berupa instruksi kerja, target dari organisasi tersebut, peran yang harus dijalankan oleh masing-masing karyawan/pegawai, sampai masalah masalah yang sedang dihadapi oleh masing-masing karyawan/pegawai.

Dengan demikian komunikasi yang efektif memiliki peranan penting di dalam sebuah organisasi. Dari komunikasi yang efektif akan menciptakan hasil yang selaras dan tercapainya target/visi dan misi dari organisasi tersebut. 

Dwiki Achmad Giffary - KPKNL Pangkalan Bun