Setiap organisasi yang aktif pasti memiliki kegiatan untuk menunjukan eksistensinya. Ketika suatu kegiatan selesai dilakukan, anggota organisasi yang bertanggung jawab diwajibkan untuk membuat laporan pertanggungjawaban atau LPJ.
Laporan ini biasanya dibuat setelah sebuah kegiatan atau event berakhir. Tanpa adanya LPJ, maka kegiatan yang dilaksanakan disangsikan kebenarannya. Sebab, LPJ merupakan bukti bahwa suatu kegiatan telah benar-benar dilakukan.
Laporan pertanggungjawaban atau LPJ sendiri merupakan dokumen atau laporan tertulis yang berisi tentang suatu kegiatan yang telah dilakukan. Biasanya LPJ ditulis oleh unit lembaga atau organisasi yang lebih rendah kepada unit yang lebih tinggi sebagai bahan evaluasi.
Baca juga : Sistem Ekonomi: Pengertian, Fungsi dan Jenisnya
Isi Laporan Pertanggungjawaban
Ketika anggota organisasi membuat dan melaksanakan suatu kegiatan, setelah kegiatan tersebut berakhir dibutuhkan sebuah laporan untuk memberitahu pihak atasan mengenai kegiatan yang telah dijalankan. Laporan yang selanjutnya disebut sebagai laporan pertanggungjawaban tidak bisa ditulis seenaknya.
Terdapat aturan dan standar yang baku dalam menulis sebuah LPJ. Selain itu, isi dari laporan pun telah ditentukan sebelumnya, yakni mengenai pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana.
1. Laporan Pelaksanaan Kegiatan
Ketika menulis laporan sebagai bentuk pertanggungjawaban, keberjalanan kegiatan yang dilaksanakan merupakan hal utama yang harus ditulis.Laporan pelaksanaan kegiatan juga perlu mencantumkan manfaat dan tujuan dari kegiatan yang dilakukan.
Selain itu, perlu dijelaskan pula secara rinci kronologi atau proses berjalannya kegiatan dari awal hingga akhir, serta hambatan yang ditemui selama kegiatan berlangsung.
Melalui laporan ini, pihak atasan akan mengetahui apakah suatu kegiatan telah tepat sasaran atau belum. Laporan ini juga berguna sebagai bahan evaluasi demi kegiatan yang lebih baik ke depannya.
Baca juga : 10 Rahasia Membuka Toko Kelontong Yang Sukses
2. Laporan Penggunaan Dana
Pelaksanaan kegiatan bukanlah satu-satunya yang ditulis pada LPJ. Ada juga laporan penggunaan dana, yang juga tidak kalah pentingnya. Laporan penggunaan dana berisi tentang asal sumber dana dan rincian penggunaan dana tersebut.
Pada perusahaan, laporan penggunaan dana wajib disertakan dalam laporan pertanggungjawaban. Sebab, dari laporan penggunaan dana inilah, nantinya perusahaan akan membuat laporan keuangan perusahaan.
Sedangkan laporan keuangan perusahaan merupakan hal yang sangat krusial bagi sebuah perusahaan karena digunakan untuk mengetahui apakah perusahaan mengalami keuntungan atau kerugian.
Baca juga : 15 Strategi Sukses Dalam Membangun Bisnis Ritel
Tujuan dan Fungsi Laporan Pertanggungjawaban
LPJ merupakan hal yang wajib ditulis oleh anggota organisasi atau tim pelaksana kegiatan yang pernah membuat suatu acara atau event. Penulisan laporan dilakukan sebagai bentuk tanggung jawab tim pelaksana kepada pihak atasan organisasi.
Melalui LPJ, pihak atasan dapat mengetahui dengan jelas apa saja yang terjadi selama kegiatan berlangsung. Secara umum LPJ ditulis untuk mencapai dan mendapatkan hal-hal berikut.
1. Informasi jalannya suatu kegiatan.
Ketika suatu kegiatan dijalankan, yang mengetahui secara pasti jalannya kegiatan tersebut adalah panitia pelaksana. Sedangkan, pihak perusahaan atau lembaga yang tidak terlibat langsung oleh kegiatan tersebut tidak akan mengetahui jalannya kegiatan tersebut. Oleh karena itu, laporan pertanggungjawaban sangat dibutuhkan.
Dalam LPJ tersimpan banyak informasi mengenai jalannya suatu kegiatan dari awal hingga akhir. Hambatan dan kesulitan selama jalannya kegiatan juga ditulis dalam LPJ.
2. Evaluasi Keberjalanan Kegiatan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa LPJ berisi mengenai informasi keberjalanan dari suatu kegiatan. Dari hasil laporan tersebut, pihak penyelenggara dapat melakukan evaluasi terhadap jalannya kegiatan.
Melalui laporan kegiatan maupun penggunaan dana yang tercantum dalam LPJ, dapat diketahui pula capaian dari kegiatan dan seberapa besar kegiatan tersebut mencapai target yang diharapkan.
Setelahnya, pihak-pihak yang terkait bisa melakukan perbaikan berdasarkan hasil laporan yang ditulis. Hal tersebut dilakukan agar ke depannya kegiatan yang akan diselenggarakan bisa mencapai target dan tepat sasaran.
Baca juga : Etika Bisnis : Pengertian, Tujuan, Contoh, dan Manfaatnya untuk Bisnis
3. Mengukur Kemampuan Tim Pelaksana
Dalam laporan pertanggungjawaban, selain tertulis mengenai informasi kegiatan, tersirat pula informasi mengenai kinerja dan kemampuan tim pelaksana. Karena itulah, LPJ bisa dijadikan sebagai indikator untuk mengukur kemampuan tim pelaksana dalam mengadakan kegiatan.
Selain itu melalui LPJ dapat diketahui bagaimana tim pelaksana bertanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan kegiatan termasuk bagian keuangan yang meliputi pendapatan, dan pengeluaran kegiatan.
Prinsip Laporan Pertanggungjawaban
Tidak seperti penulisan non fiksi atau penulisan laporan lainnya, LPJ memiliki unsur-unsur yang harus dipenuhi. Apabila salah satu dari unsur tersebut tidak ditemukan dalam LPJ, maka informasi yang harusnya disampaikan tidak dapat tersampaikan.
1. Rinci
Karena laporan pertanggungjawaban memuat informasi kegiatan termasuk di dalamnya keberjalanan kegiatan dan penggunaan dana, maka laporan harus ditulis secara rinci.
Setiap tahapan dan data kegiatan harus dijelaskan secara detail tanpa ada yang terlewat. Selain itu, penggunaan dana yang meliputi sumber dana, pendapatan dan pengeluaran juga harus ditulis secara rinci.
Dengan menuliskan LPJ secara rinci tanpa ada yang terlewat baik itu penggunaan dana atau pelaksanaan kegiatan, maka pembaca dapat dipahami dengan baik bagaimana kegiatan dilaksanakan. Alhasil, evaluasi kegiatan semakin mudah untuk dilaksanakan.
Baca juga : Mengetahui Consumer Insight untuk Bisnis yang Lebih Baik
2. Transparan
Dalam menuliskan laporan, kerincian isi laporan bukan satu-satunya hal yang penting, melainkan juga transparansi isi laporan. Transparansi yang dimaksud yakni penulisan laporan harus dilakukan apa adanya sesuai dengan jalannya kegiatan dan pemasukan serta pengeluaran.
Berdasarkan hal tersebut, dapat disimpulkan bahwa ketika menulis laporan, penulis LPJ tidak diperkenankan untuk menambah atau mengurangi isi laporan.
Oleh karena itu penulisan LPJ dapat disebut baik apabila sesuai dengan keadaan, termasuk juga dalam menuliskan laporan penggunaan dana.
Penulis LPJ bisa menuliskan berapa jumlah uang yang masuk dan asal uang. Selain itu penulis juga sebaiknya melampirkan kwitansi atau nota agar menjadi bukti agar lebih terpercaya dan kredibel.
Baca juga : Mengenal Contoh Struktur Organisasi Pada Perusahaan
3. Sistematis dan Terpadu
Penulisan LPJ tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Laporan ini memiliki sifat sistemis dan terpadu. Artinya, LPJ harus ditulis dengan runtut dan sesuai dengan urutan yang menjadi standar. Tidak diperkenankan bagi penulis LPJ untuk mengurangi atau menambah isi laporan apalagi mengganti urutannya.
Selain runtut dan sesuai urutan, penulisan LPJ juga harus terpadu. Artinya terdapat kesinambungan antara satu bagian dan bagian yang lain. Dengan begitu pembaca akan lebih mudah untuk mencari informasi terkait dengan pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana.
4. Komprehensif
Sebuah laporan pertanggungjawaban harus bersifat komprehensif. Maksudnya, isi dari laporan tersebut harus lengkap memuat segala informasi dan data yang dibutuhkan dan harus diketahui oleh pembaca.
Tidak hanya itu, laporan juga harus memuat unsur 5W+1H yang menjadi standar dalam penulisan termasuk penulisan laporan pertanggungjawaban.
Seperti yang diketahui bahwa setiap organisasi pasti pernah melaksanakan atau mengadakan suatu event atau acara. Untuk memberitahu hasil dan keberjalanan kegiatan pada pihak atasan, maka tim penyelenggara membuat laporan pertanggungjawaban.
LPJ ini termasuk di dalamnya berisi laporan penggunaan dana merupakan unsur yang penting dalam sebuah organisasi. Hal ini dikarenakan penyelenggaraan sebuah kegiatan pasti memakan biaya yang secara langsung berpengaruh terhadap keuangan organisasi.
Jadi, dengan adanya laporan, pihak atasan bisa mengetahui bagaimana dana berputar dan menentukan apakah organisasi mendapat untuk atau justru merugi.
Baca juga : Pengertian Manajemen Produksi, Fungsi, Jenis, dan Karakteristiknya
Itulah beberapa hal yang mesti Anda tahu mengenai laporan pertannggungjawaban. Tidak hanya untuk mendapatkan laporan kegiatan, laporan ini juga berguna untuk memantau dan dalam kegiatan secara transparan.
Dalam pencatatan keuangan sebuah organisasi atau bisnis, transparansi adalah hal yang sangat penting. Selain untuk menghindari fraud, transparansi keuangan juga berguna untuk membuat evaluasi finansial menjadi lebih optimal.
Bagi Anda pemilik bisnis yang memiliki masalah dengan proses transparansi usaha pada bisnis, Anda bisa menggunakan software akuntansi online yang memiliki fitur pelaporan dan pemantauan data keuangan dan transaksi secara real time seperti Accurate Online.
Accurate Online adalah software akuntansi yang berbasis cloud yang bisa Anda gunakan kapanpun dan dimanapun Anda mau. Telah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna, menjadikan Accurate Online sebagai software akkuntansi yang terbukti dan teruji.
Anda juga bisa menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari untuk mempermudah proses pengelolaan pembukuan pada bisnis melalui tautan pada gambar di bawah ini: