Mengapa pengendalian penting dalam sebuah organisasi jelaskan dan berikan contohnya

Penulis:      

  Evelyn Sharlica, S.Ak.

Dalam Era Globalisasi persaingan usaha semakin berkembang, adanya moderenisasi dalam sebuah perusahaan, persaingan dalam dunia usaha juga semakin ketat. Perusahaan-perusahaan mulai memasuki lingkungan bisnis yang berbeda dari sebelumnya, kini pasar tidak hanya dimasuki oleh pesaing dalam negeri saja namun telah didatangi oleh berbagai pesaing luar negeri yang produk atau jasanya mengandung persaingan. Selain dampak positif yang dibawa oleh era globalisasi ini, terdapat dampak negatif yang mempengaruhi perusahaan yaitu di era globalisasi ini perusahaan yang tidak mempunyai Sistem Pengendalian Manajemen yang baik akan tersisih. Suatu perusahaan selalu dimulai dengan perencanaan, perencanaan sendiri melibatkan berbagai individu. Aktivitas berbagai individu ini pasti akan selalu diarahkan untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun banyak individu juga mempunyai keinginan yang mungkin tidak selaras dengan tujuan organisasi, ketidakselarasan tujuan ini dapat membuat tujuan dari organisasi tidak tercapai untuk itu diperlukannya Sistem Pengendalian Manajemen sebagai pengendali antara tujuan individu dengan tujuan bisnis, tidak hanya diperlukan oleh perusahaan, namun Sistem Pengendalian Manajemen juga harus ditata dengan baik agar perusahaan tidak tersisih dari persaingan saat ini.

Apa itu Pengendalian Manajemen sehingga penting untuk perusahaan?

Pengendalian manajemen merupakan suatu proses dimana manajemen atau bagian yang mempunyai kewenangan untuk menggerakkan perusahaan mempengaruhi anggotanya untuk mencapai tujuan perusahaan. Pada dasarnya Sistem Pengendalian Manajemen ini adalah alat bagi manajemen untuk membangun masa depan perusahaan.

Pengendalian Manajemen mengandung:

-Sifat Keputusan

Keputusan pengendalian manajemen dibuat dalam kerangka kerja yang sesuai dengan strategi perusahaan, tanpa pedoman yang jelas akan sulit untuk menjalankan pengendalian manajemen dengan benar.

-Pertimbangan Perilaku

Proses pengendalian manajemen melibatkan interaksi antar individu dalam sebuah perusahaan, Seorang manajer pun juga mempunyai tujuannya sendiri yang mungkin berbeda dengan tujuan perusahaan, namun yang harus dilakukan dalam pengendalian manajemen ini adalah bagaimana tujuan masing-masing individu dalam perusahaan harus selaras dengan tujuan perusahaan.

-Alat untuk mengimplementasikan strategi perusahaan

Sistem pengendalian manajemen sendiri adalah alat untuk mencapai tujuan perusahaan sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan. Jadi pengendalian manajemen memfokuskan pada pelaksanaan strategi.

-Proses pengendalian manajemen

Pengendalian manajemen melibatkan hubungan antara atasan-bawahan. Pengendalian dilakukan melalui tingkat atas hingga ke bawah. Proses ini meliputi aktivitas komunikasi, motivasi dan evaluasi.

Pengendalian manajemen dalam hal ini tidak berarti bahwa setiap kegiatan harus sama dengan rencana, pada prosesnya bisa saja pengendalian manajemen berubah karena perbedaan waktu antara rencana dan kegiatan. Tujuan dari pengendalian manajemen ini sendiri adalah menjamin bahwa strategi yang dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan yang diinginkan. Pengendalian manajemen bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih mengarah ke berbagai upaya yang dilakukan manajemen agar tujuan organisasi terpenuhi. Jadi sitem pengendalian manajemen dapat diterapkan pada berbagai bentuk perusahaan, sebab pada dasarnya setiap perusahaan mempunyai komponen sama, yaitu WERE atau Work (Pekerjaan); Employe (Tenaga Kerja); Relationship (Hubungan); Environment (Lingkungan).

Ciri terpenting dalam Sistem Pengendalian Manajemen:

-Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar.

-Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

-Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

Oleh sebab itu dalam pengendalian manajemen, peranan pertimbangan-pertimbangan psikologis lebih dominan. Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah berusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

Agar tugas tersebut dapat dijalankan dengan baik, pada tahap pertama manajer harus memutuskan, apa yang akan dicapai oleh perusahaan dan cara untuk mencapainya, lewat keputusan ini akan diketahui seperangkat tujuan organisasi dan strategi menjadi sejumlah kebijakan-kebijakanyang dapat menuntut arah, maupun program-program kegiatan untuk tercapainya tujuan tersebut.

Apa saja kegiatan-kegiatan dalam proses Pengendalian Manajemen?

-Perencanaan Strategi

Perencanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang.

-Penyususan Anggaran

Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu.

-Pelaksanaan

Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggungjawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun nonkeuangan, informasi internal maupun eksternal.

-Evaluasi Kinerja

Prestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

Jadi kesimpulannya Sistem Pengendalian Manajemen ini adalah alat komunikasi antara manajemen dan karyawan dengan ketetapan kebijakan-kebijakan dari manajemen untuk karyawan agar dapat menjalankan strategi guna mencapai tujuan perusahaan.

Sistem pengendalian manajemen sangat diperlukan dalam sebuah perusahaan karena sistem ini memiliki peranan yang cukup besar dalam perkembangan perusahaan. Suatu perusahaan akan rentan mengalami kemunduran jika tidak memiliki sistem pengendalian manajemen. Sebaliknya, perusahaan memiliki potensi untuk berkembang jika terdapat sistem pengendalian yang baik.

Setiap perusahaan pastinya memiliki standar pengendaliannya masing-masing. Semakin baik sistem pengendalian tersebut, maka akan sangat berpengaruh pada perusahaan.

Namun, sebagian perusahaan juga ada yang tidak terlalu memikirkan sistem pengendalian manajemen ini. Oleh karena itu, tidak sedikit perusahaan besar yang mengalami kemunduran ataupun bangkrut. Berdasarkan kenyataan ini, maka setiap perusahaan dinilai harus kembali menguji dan mengkaji ulang sistem pengendalian manajemen mereka.

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen termasuk dalam kategori bagian dari pengetahuan perilaku terapan. Pada prinsipnya, sistem pengendalian manajemen ini adalah suatu sistem yang berisi tuntutan kepada seluruh orang yang ada didalam perusahaan untuk menjalankan dan mengendalikan perusahaan yang baik berdasarkan asumsi-asumsi tertentu. Dalam hal ini, perusahaan yang baik tersebut bisa diartikan sebagai:

1. Tolak ukur performa perusahaan yang mencerminkan perusahaan berjalan secara efektif, efisien dan juga produktif.
2. Penentuan dalam menentukan tolak ukur di atas.
3. Mengapresiasi sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan, termasuk karyawan di dalamnya.

Setiap perusahaan tentunya mempunyai tingkat kompleksitas yang berbeda-beda dalam pengendalian manajemennya, semakin besar skala perusahaan tersebut tentunya akan semakin kompleks.

Sistem ini lebih bersifat menyeluruh dan terpadu, artinya lebih fokus dalam berbagai upaya yang dilakukan oleh pihak manajemen agar tujuan perusahaan bisa tercapai. Jadi, sistem pengendalian manajemen ini bisa diterapkan pada berbagai skala perusahaan, karena pada dasarnya setiap perusahaan tentu memiliki komponen yang sama yaitu:

1. W = Work (Pekerjaan)
2. E = Employe (Tenaga Kerja)
3. R = Relationship (Hubungan)
4. E = Environment (Lingkungan)

Pengetahuan tentang sistem ini bisa diartikan juga sebagai teoritis-praktis. Oleh karena itu, sistem pengendalian manajemen akan lebih mudah untuk dipahami jika dalam pembelajarannya selalu dihubungkan dengan perilaku manusia dalam suatu perusahaan.

Edy Sukarno menjelaskan bahwa sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem yang terintegrasi antara proses, pemrograman, akuntansi, strategi, penganggaran, dan pertanggungjawaban yang pada dasarnya digunakan untuk membantu mereka yang berada di dalam perusahaan agar hasilnya lebih maksimal.

Sedangkan Anthony dan Govindarajan dalam bukunya yang berjudul Management Control System menjelaskan bahwa manajemen pengendalian adalah suatu proses yang mana pihak manajer memberikan arahan pada tiap member dalam perusahaan untuk bisa menerapkan strategi perusahaan tersebut.

Beberapa ciri penting dari sistem pengendalian manajemen adalah:

1. Sistem pengendalian manajemen akan digunakan oleh perusahaan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian atas seluruh sumber daya yang digunakan, baik itu sumber daya manusia ataupun sumber daya peralatan, serta hasil yang didapatkan oleh perusahaan, sehingga perusahaan bisa mencapai tujuannya secara lancar.
2. Sistem ini akan lebih fokus pada strategi dan teknik evaluasi yang lebih terintegrasi dan menyeluruh dengan sifat perhitungan yang matang dalam mengevaluasi sesuatu di dalamnya.
3. Sistem pengendalian manajemen akan lebih berorientasi pada sumber daya manusia, karena pengendalian manajemen ini lebih difokuskan untuk membantu manajer perusahaan untuk mencapai strategi bukan untuk memperbaikinya.

Oleh karena itu, peranan atas setiap pertimbangan psikologis yang dominan akan lebih diperhatikan dalam sistem pengendalian manajemen. Berdasarkan ciri-ciri diatas, maka bisa diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen pengendalian adalah berupaya mencapai tujuan perusahaan seefektif dan seefisien mungkin.

Agar seluruh tugas bisa dijalankan dengan baik, maka tahap pertama yang harus dilakukan oleh manajer adalah memutuskan apa yang akan diraih oleh perusahaan dan bagaimana cara mencapai tujuan tersebut.

Dengan keputusan ini, maka selanjutnya pihak manajemen bisa menerapkan kebijakan-kebijakan yang mampu menuntun perusahaan dalam mencapai tujuan. Setelah kebijakan tersebut dibuat, maka sistem ini akan mulai melakukan tugasnya untuk memastikan bahwa apa yang diinginkan oleh pihak manajemen bisa dilakukan oleh seluruh anggota perusahaan.

Baca juga: Tingkatan dan Peranan Manajemen dalam Perusahaan yang Harus Anda Ketahui

Fungsi Sistem Pengendalian Manajemen

Sistem pengendalian manajemen adalah suatu upaya sistematis yang dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara melakukan perbandingan atas prestasi kerja agar sesuai rencana awal dan menciptakan suatu tindakan yang tepat untuk bisa mengoreksi setiap perbedaan yang menyimpang.

Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada bagaimana komunikasi yang terjalin antara pihak informasi akuntan dengan manajemen. Dengan menciptakan laporan prestasi kerja, maka pihak controller pun akan memberikan suatu saran pada berbagai tingkat manajemen mengenai suatu tindakan perbaikan yang dibutuhkan oleh suatu kegiatan tertentu.

Laporan tersebut bisa disajikan dalam bentuk pernyataan langsung ataupun tertulis dari controller pada pihak manajemen perusahaan. Isi laporan tersebut juga bisa berupa laporan prestasi kerja yang sudah diraih oleh para karyawannya.

Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Manajemen

Unsur-unsur yang ada pada sistem ini meliputi unsur detektor, selektor, efektor, dan komunikator.

Proses ini diawali dari detektor saat mencari informasi tentang suatu bentuk kegiatan. Detektor dapat berupa sistem informasi, baik informasi formal maupun non-formal, untuk selanjutnya dijelaskan pada pimpinan tentang apa yang terjadi dalam suatu kegiatan.

Setelah informasi berhasil didapatkan, maka kegiatan yang ada didalamnya akan dibandingkan dengan standar yang sudah ditetapkan, lalu kemudian dievaluasi.

Proses perbaikan ini akan dilakukan secara efektif, sehingga segala bentuk penyimpangan bisa diubah agar kemudian mampu mengikuti berbagai kriteria yang sudah ditetapkan.

Baca juga: Manajemen Perkantoran: Pengertian, Fungsi, dan Tujuannya

Proses Pengendalian Manajemen

Proses sistem pengendalian manajemen yang baik akan lebih bersifat normal. Pengendalian manajemen yang formal ini memiliki beberapa tahapan yang salin berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, yang terdiri dari:

Dalam tahapan ini, pihak perusahaan akan menentukan program apa saja yang akan dilakukan dan memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan untuk setiap program yang sebelumnya sudah ditentukan.

Di dalam tahap penganggaran ini, anggaran akan dinyatakan dalam satu keuangan tertentu untuk digunakan dalam periode tertentu. Anggaran ini dilakukan berdasarkan kumpulan anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

Pada tahapan ini, akan dilakukan pencatatan dari berbagai sumber daya yang digunakan dan pendapatan yang diperoleh. Seluruh catatan dan biaya tersebut akan dikategorikan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan oleh pusat tanggung jawab

Pengkategorian yang sesuai dengan program yang sebelumnya sudah dilakukan akan dimanfaatkan sebagai dasar dalam pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan pengkategorian yang sesuai dengan pusat pertanggungjawaban akan digunakan untuk mengukur performa manajer.

Tahapan ini merupakan tahapan yang paling penting karena menjadi penutup atas siklus proses pengendalian manajemen agar seluruh data pada proses pertanggungjawaban akuntansi bisa dikumpulkan.

Analisa laporan manajemen ini bisa berupa:

1. Perlu atau tidaknya strategi perusahaan untuk ditinjau kembali.
2. Perlu atau tidaknya dilakukan kebijakan penghapusan, penambahan, atau perubahan pada program di tahun selanjutnya.
3. Perlu atau tidaknya dilakukan perubahan anggaran.
4. Perlu atau tidaknya perbaikan untuk tiap masalah yang tidak dapat diantisipasi.

Faktor yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Manajemen

Berikut ini adalah faktor-faktor yang memengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen:

Ukuran dan tingkat penyebaran perusahaan besar tentunya akan berbeda daripada perusahaan kecil. Hal ini tentunya akan menentukan isi dan sifat dari sistem pengendalian manajemen.

Anggaran dasar dan konvensi akan mengatur seluruh struktur organisasi perusahan dan sejauh mana desentralisasi dan delegasi pada seluruh perusahaan. Contohnya saja, filosofi yang diterapkan oleh manajemen state bank of India pasti berbeda dengan negara trading corporation.

Selain itu, tingkat desentralisasi dan delegasi perubahan pada suatu perusahaan dari setiap waktunya juga pasti akan disesuaikan dengan tantangan lingkungan yang berubah dan peluang yang mungkin akan hadir. Seluruh sistem pengendalian ini akan mempengaruhi pelaksanaan operasi perusahaan.

Sifat dan pembagian operasi pada suatu perusahaan pasti akan memengaruhi sistem pengendalian manajemen.

Sistem pengendalian manajemen yang berbeda sangat diperlukan untuk berbagai pusat tanggung jawab dalam suatu perusahaan. Hal ini untuk menentukan apakah performa pusat tanggung jawab harus diukur berdasarkan segi biaya atau keuntungan atau laba atas suatu investasi, tergantung pada jenis pusat tanggung jawab.

Baca juga: Total Quality Manajemen (TQM): Pengertian, Prinsip dan Keuntungan Penggunaannya

Kesimpulan

Pada prinsipnya, sistem pengendalian manajemen ini adalah suatu sistem yang berisi tuntutan kepada seluruh orang yang ada didalam perusahaan untuk menjalankan dan mengendalikan perusahaan yang baik berdasarkan asumsi-asumsi tertentu.

Proses pengendalian manajemen yang formal ini memiliki beberapa tahapan yang salin berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, yang terdiri dari: pemrograman, penganggaran, operasi dan akuntnasi, serta laoran dan analisis.

Seluruh catatan dan biaya tersebut akan dikategorikan sesuai dengan program yang sudah ditetapkan oleh pusat tanggung jawab Pengkategorian yang sesuai dengan program akan digunakan sebagai dasar dalam pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan pengkategorian yang sesuai dengan pusat pertanggungjawaban akan digunakan untuk mengukur performa manajer.

Namun, untuk membangun perusahaan yang besar dan sukses, sistem ini saja tidaklah cukup. Dibutuhkan juga manajemen keuangan yang baik dan tepat agar perusahaan bisa menerapkan kebijakan yang baik untuk perusahaan dimasa depan.

Untuk lebih memudahkan Anda dalam melakukan manajemen keuangan, maka Anda bisa memanfaatkan software akuntansi dari Accurate Online.

Dengan Accurate Online, Anda bisa mengatur biaya produk, mengontrol stok barang, dan memantau laporan keuangan bisnis Anda secara mudah.

Tertarik? Anda bisa mencoba menggunakan Accurate Online secara gratis selama 30 hari melalui tautan pada gambar di bawah ini: