Nama lain surat keterangan pengalaman kerja

Karyawan yang berhenti bekerja, entah karena pemutusan hubungan kerja (PHK), mengundurkan diri atas kemauan sendiri, atau berakhirnya kontrak perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT), berhak mendapatkan surat paklaring kerja dari perusahaan.

Apa Itu Paklaring?

Paklaring berasal dari bahasa Belanda verklaring yang berarti “pernyataan”. Jadi, paklaring adalah surat pernyataan dari perusahaan yang menerangkan karyawan yang tertulis dalam surat pernah bekerja di perusahaan bersangkutan dengan jabatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Karena itu, paklaring juga disebut surat pengalaman kerja.

Baca Juga: Aturan Baru Pencairan JHT bagi Karyawan Resign dan PHK

Tak jarang paklaring disalahartikan sebagai surat keterangan kerja, padahal keduanya berbeda. Apa perbedaannya?

Paklaring dibuat untuk karyawan yang berhenti bekerja dari perusahaan, sebagai bukti pengalaman kerja. Fungsinya bisa sebagai referensi untuk melamar pekerjaan ke perusahaan lain atau untuk mencairkan Jaminan Hari Tua (JHT) BPJS Ketenagakerjaan.

Sebaliknya, surat keterangan kerja dibuat untuk karyawan yang masih aktif bekerja di perusahaan bersangkutan. Tujuannya bisa beragam, misalnya sebagai syarat kredit kepemilikan rumah, mengajukan beasiswa, mengikuti pelatihan/kursus, dan sebagainya.

Paklaring Wajib Diberikan Perusahaan

Jika diminta oleh karyawan yang berhenti bekerja, maka surat paklaring wajib dibuat dan diberikan oleh pengusaha. Kewajiban ini diatur dalam Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUH Perdata) Pasal 1602 z:

Si majikan diwajibkan pada waktu berakhirnya perhubungan kerja, atas permintaan si buruh, memberikan kepadanya sepucuk surat pernyataan yang ditandatangani olehnya.

Masih berdasarkan KUH Perdata, surat pernyataan itu memuat keterangan sifat pekerjaan, lamanya hubungan kerja, bagaimana karyawan melakukan pekerjaannya, dan sebab/alasan pengakhiran hubungan kerja.

Baca Juga: Ringkasan Seputar Hubungan Industrial

Bagaimana Cara Membuat Paklaring Kerja?

Surat paklaring kerja umumnya dibuat oleh HRD dan ditandatangani manajer atau pimpinan perusahaan. Sebenarnya tidak ada format baku dalam pembuatan dokumen ini, dan setiap perusahaan dapat menggunakan gayanya sendiri.

Meski demikian, jika merujuk pada KUH Perdata di atas, maka surat paklaring sebaiknya mengandung beberapa unsur pokok berikut ini:

1. jenis pekerjaan atau jabatan
2. lamanya waktu bekerja atau jangka waktu hubungan kerja
3. penilaian atasan terhadap karyawan
4. alasan karyawan berhenti bekerja

Surat paklaring umumnya terdiri atas tiga bagian berikut ini:

a. Kepala surat

Karena merupakan dokumen resmi, paklaring sebaiknya menggunakan kops dengan nama dan logo perusahaan, beserta alamat dan nomor telepon. Bagian kepala surat merupakan judul dan nomor surat.

b. Badan surat

Bagian ini terdiri atas beberapa komponen, yaitu nama karyawan, jabatan, waktu bekerja, penilaian atasan, dan alasan berhenti bekerja.

c. Penutup surat

Bagian penutup adalah tempat dan tanggal surat paklaring dibuat, serta tanda tangan manajer/atasan atau HR di akhir surat, dengan cap/stempel perusahaan.

Contoh Surat Paklaring

Contoh Surat Paklaring Kerja yang Wajib HRD Ketahui | Gadjian

Contoh di atas adalah paklaring untuk karyawan PKWT yang berhenti bekerja karena berakhirnya PKWT. Untuk karyawan resign atau PHK, formatnya tidak beda jauh, hanya perlu disesuaikan bagian sebab/alasan berhenti bekerja.

Khusus untuk karyawan PKWT, paklaring bisa disiapkan menjelang kontrak berakhir. Anda dapat menggunakan HR software Gadjian, yang memiliki fitur reminder PKWT,  yang secara otomatis mengingatkan Anda 30 hari sebelum masa kontrak berakhir.

Dengan reminder, Anda punya cukup waktu untuk menyiapkan administrasi karyawan seperti paklaring, uang kompensasi PKWT, kontrak perpanjangan, atau perubahan status menjadi PKWTT.

Gadjian juga punya fitur analisis kinerja karyawan real-time, yang menyediakan data produktivitas, tingkat absensi, dan kompensasi karyawan. Jadi, Anda tahu setiap saat siapa karyawan kontrak yang punya kinerja paling baik. Data ini membantu Anda membuat keputusan mengenai perpanjangan kontrak atau perubahan status menjadi PKWTT.

Baca Juga: Aturan Lengkap Karyawan Kontrak Menjadi Karyawan Tetap

Proses pembuatan keputusan di dalam struktur organisasi Anda melibatkan beberapa orang di level berbeda? Tenang. Gadjian punya fitur multi approval yang memungkinkan persetujuan dilakukan beberapa pihak sekaligus secara online di aplikasi. Lebih cepat dan lebih hemat waktu.

Gadjian bukan hanya sistem payroll yang andal hitung gaji dan pajak PPh 21 karyawan, tetapi juga software database karyawan. Jadi, Anda punya kendali atas seluruh data administrasi karyawan di dalam satu platform online.

Surat paklaring merupakan dokumen penting yang akan Anda butuhkan untuk berbagai keperluan. Untuk membuat surat ini, Anda perlu memenuhi syarat tertentu terlebih dulu. 

Sebagai informasi untuk Anda, di sini akan dijelaskan secara lengkap surat keterangan yang dibuat oleh kantor ini.

Baca juga: Remunerasi untuk Pegawai, ini Tujuan dan Pertimbangannya

Apa itu Surat Paklaring?

Surat ini bisa dikenal juga dengan surat pengalaman kerja dari kantor. Dokumen ini dibuat sebagai tanda bahwa Anda dulu pernah menjadi karyawan di perusahaan bersangkutan. 

Surat ini biasanya akan dikeluarkan oleh perusahaan ketika Anda sudah pindah ke perusahaan baru. 

Tidak hanya perusahaan besar, perusahaan kecil juga diwajibkan membuat surat ini untuk karyawannya karena mempunyai fungsi penting tertentu. Intinya wajib diterima oleh pekerja di perusahaan mana saja, tanpa terkecuali. 

Biasanya surat ini akan dibuat maksimal 1 bulan setelah Anda menyatakan resign dari perusahaan yang bersangkutan. Ada juga yang seminggu sudah jadi. 

Atau ada juga karyawan yang surat pengalaman kerja lama tidak keluar. Kalau sudah seperti ini, Anda perlu mendatangi kantor lama untuk menyediakan surat pengalaman kerja tersebut. 

Fungsi Surat Paklaring

Surat ini tidak hanya dibuat sebagai tanda pengalaman kerja Anda. Ada fungsi nyata miliknya yang perlu Anda ketahui, sehingga Anda nanti jadi ada niat untuk mengurusnya. Ini penjelasannya.

1. Untuk keperluan BPJS Ketenagakerjaan

Untuk Anda yang ingin mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan lebih awal dari rencana, Anda bisa melakukannya dengan melampirkan paklaring berikut dengan dokumen lainnya. 

Anda mungkin nanti akan diminta melampirkan fotokopi surat pengalaman kerja, tapi ketika konfirmasi harus menyediakan yang asli juga.

2. Melamar kerja

Surat ini juga bisa menjadi dokumen penting ketika Anda melamar kerja. Anda bisa melampirkan surat ini untuk memberikan bukti bahwa Anda dulu adalah karyawan di perusahaan itu dan baik-baik bekerja di sana. 

Walaupun perusahaan baru tidak selalu meminta pembuktian seperti ini, Anda perlu mempersiapkannya untuk memperkuat bukti pengalaman kerja yang nyata. 

3. Melamar beasiswa

Surat ini juga akan sangat berguna untuk Anda yang ingin meraih pendidikan tinggi seperti S2 atau S3. Beberapa beasiswa global mengharuskan Anda membuktikan pengalaman kerja Anda dengan dokumen.

Selain itu, ada juga yang harus menambahkan surat rekomendasi dari atasan yang tercantum tanda tangan beliau. Hal ini tentu akan membantu Anda meraih cita-cita bersekolah di luar negeri.

4. Membuka kartu kredit

Beberapa bank yang menyediakan fasilitas kartu kredit juga mengharuskan Anda melampirkan surat pengalaman kerja ini yang menandakan bahwa Anda sanggup untuk membayar tagihan.

Namun, hal itu hanya salah satu syarat. Biasanya Anda bisa menggantinya dengan slip gaji yang juga dikeluarkan oleh karyawan.

5. Pengajuan pinjaman

Surat ini juga bisa digunakan untuk Anda yang ingin melakukan pengajuan pinjaman berbagai produk bank mulai dari KPR, Kredit Tanpa Agunan (KTA), dan lainnya. 

Pihak biasanya akan meminta Anda untuk menunjukkan surat pengalaman kerja sebagai tanda bahwa Anda punya sumber penghasilan untuk membayar tagihan.

Syarat Membuat Paklaring untuk Karyawan

Untuk menerima surat paklaring, ada syarat yang perlu Anda penuhi. Ini penjelasannya.

1. Resign dengan cara yang baik

Perusahaan biasanya hanya mau menyerahkan surat pengalaman kerja pada karyawan resign kerja dengan cara baik-baik. Maksudnya adalah Anda telah mengikuti prosedur yang diinginkan perusahaan.

Apabila Anda main kabur dari perusahaan karena merasa sudah tidak betah, perusahaan pun tidak akan mengeluarkan suratnya pada Anda.

Bagaimanapun keadaan perusahaan Anda, ajukan resign secara baik-baik, Anda pun bisa mendapatkan hak yang dibutuhkan.

2. Masa kerja minimal 1 tahun

Biasanya perusahaan bersedia membuat surat pengalaman kerja untuk karyawan yang sudah bekerja minimal satu tahun.

Namun, ini bukan syarat mutlak. Ada juga perusahaan yang memberlakukan kontrak minimal 6 bulan dan bersedia memberikan surat pengalaman kerja untuk karyawan yang tidak melanjutkan kontraknya lagi setelah masa habis kontrak itu.

3. Sudah memenuhi syarat dari kantor

Selain itu, ada syarat-syarat lain yang harus dipenuhi dulu sebelum resign, misalnya sudah mengembalikan pinjaman alat kerja dari kantor seperti laptop dalam keadaan baik, mengajukan penutupan email kantor yang selama ini Anda gunakan, dan lainnya.

Syarat ini tergantung dari kebijakan kantor, jadi Anda bisa langsung menanyakan pada pihak HRD.

Perbedaan Surat Paklaring, Surat Rekomendasi, dan Surat Keterangan Kerja

Paklaring sering disangka sama dengan surat rekomendasi dan keterangan kerja, padahal ketiga surat itu memiliki perbedaan yang cukup kentara. 

Surat pengalaman kerja ya berisi pengalaman kerja Anda di suatu perusahaan dalam kurun waktu yang Anda lakukan. 

Surat rekomendasi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perusahaan atas permintaan dari karyawan. Apabila atasan setuju memberikan rekomendasi, maka perusahaan akan mengeluarkan surat itu.

Sedangkan surat keterangan kerja adalah surat yang menandakan bahwa Anda masih menjadi karyawan perusahaan. Biasanya digunakan ketika Anda punya keperluan tertentu menggunakan surat itu. Perusahaan akan menanyakan tujuannya pada Anda.

Format Contoh Surat Paklaring

Sebenarnya Anda tidak perlu repot mencari bagaimana contoh surat paklaring itu karena setiap perusahaan pasti memilikinya. 

Di sini Anda hanya perlu memastikan bahwa surat pengalaman kerja itu memiliki komponen sebagai berikut.

1. Kop surat

Kop surat biasanya berisi nama perusahaan dan alamat jelas.

2. Nomor surat

Ini adalah nomor yang menandakan berkas yang masuk ke daftar arsip yang dimiliki perusahaan Anda.

3. Isi surat

Isi surat biasanya tidak jauh dari menyebutkan nama Anda, posisi Anda di perusahaan, dan berapa lama Anda bekerja.

4. Cap perusahaan dan tanda tangan 

Sebagai penutup, pihak kepala HRD akan membubuhkan tanda tangan yang disertai cap perusahaan.

Baca juga: Freelancer adalah Profesi Pilihan Milenial, ini Contohnya

Surat ini biasanya akan hadir ketika Anda memutuskan keluar dari kantor lama, jadi sudah menjadi sesuatu yang diharuskan. Kebijakannya berbeda setiap kantor. Anda bisa menanyakan pada pihak HRD langsung tentang surat ini apabila membutuhkannya. Semoga informasinya bermanfaat.