Pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan, dan penandatanganan dan pengiriman surat merupakan sebagian dari penanganan surat…..
|
Pencatatan ini sangat penting dilakukan,karena demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan, dan tahun. 5]Penyertaan lembar disposisi Surat kemudian dilampiri lembar disposisi untuk mencatat instruksi pimpinan/atasan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya dari surat tersebut. 6]Pencatatan di buku ekspedisi intern Surat kemudian disampaikan kepada pihak yang dituju, surat tersebut dicatat pada buku ekspedisi intern. 7]Pendistribusian surat Surat kemudian didistribusikan oleh unit tata usaha kepada unit pengolah/unit kerja untuk diproses lebih lanjut. 8]Klasifikasi surat Untuk mengetahui klasifikasi surat, staf administrasi kantor atau sekretaris di unit pengolah/unit kerja harus membaca surat –surat yang telah disortir. 9]Penyampaian surat Surat –surat dalam secretaries desk file selanjutnya segera disampaikan kepada atasan/pimpinan, agar ia dapat memberikan disposisi surat. 10]Tindak lanjut surat pasca dari pimpinan Apabila pimpinan/atasan sudah menuliskan disposisi surat, ada tiga kemungkinan tindak lanjut dari disposisi surat, yaitu surat diedarkan, surt dibalas, atau surat disimpan. Show 23 Sedangkan menurut Basir Barthos [2009 : 216-217] dalam mengelola surat masuk harus melalui beberapa tahap adalah : 1]Penerima surat bertugas : a]Menerima surat b]Memeriksa jumlah dan alamat surat c]Mengisi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi d]Meneliti tanda –tanda kerahasiaan surat, kesesuaian isi surat serta keasahaan surat e]Meneruskan surat kepada penyortir 2]Penyortir surat bertugas : a]Menerima surat masuk b]Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi c]Menyortir surat berdasarkan klasifikasi d]Membuka surat dinas berdasarkan jenis surat penting dan surat biasa dan tidak boleh membuka jenis surat rahasia dan surat pribadi e]Meneliti lampiran surat f]Membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat g]Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya. 3]Pencatat surat bertugas : a]Menerima, menghitung dan mencatat surat yang sudah diteliti b]Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali dan lembar pengantar surat rahasia c]Menyampaikan surat diatas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah 4]Pengarahan surat bertugas : a]Menerima, meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali untuk diarahkan dengan menunjuk siapa pengolah surat b]Menyampaikan surat di atas kepada pengolah dengan melalui petugas tata usaha pengolah c]Menyimpan arsip kartu kendali [1 lembar] 5]Pengolah surat bertugas : 24 a]Menerima surat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia b]Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya 6]Menata arsip bertugas : a]Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada lemari berkas sesuai dengan sistem klasifikasi yang berlaku b]Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya c] Upload your study docs or become a Course Hero member to access this document Upload your study docs or become a Course Hero member to access this document End of preview. Want to read all 145 pages? Upload your study docs or become a Course Hero member to access this document Kamaluddin, Dr, M.Pd, Dip.TEF Video yang berhubungan
Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirimkan kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
 1. Perintah atau Instruksi Pembuatan Surat 2. Pembuatan Konsep Surat Konsep surat (draft) dibuat oleh sekretaris atau bagian Tata Usaha berdasarkan ide dari pimpinan atau dari Kepala Bagian atau seksi. Konsep surat tergantung dari jenis surat. Apabila surat rahasia, maka pembuatan konsep, pengetikan sampai penyampulan dibuat sendiri oleh pimpinannya. Sedangkan apabila surat biasa/ penting maka pembuatan konsep, pengetikan sampai penyampulan dibuat oleh sekretaris atau bagian tata usaha. 3. Persetujuan Konsep Surat Jika konsep surat dibuat oleh seorang konseptor atau bawahan, konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan/ atasan terlebih dahulu. Tujuannya adalah untuk memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki/ dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan atau acc (accepted) dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/ paraf/taklik pada konsep tersebut yang artinya surat dapat diproses lebih lanjut. Simak juga: Mengenal Bagian - Bagian Surat dan Cara Menulisnya 4. Pengetikan dan Penelitian Surat Setelah konsep surat mendapat persetujuan dari pimpinan, selanjutnya konsep surat dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi dalam kop surat. Alamat tujuan pada sampul surat yang akan digunakan juga harus diketikkan. Kemudian juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut di print atau dicetak, untuk menghindari adanya kesalahan pengetikan sekecil apapun, walau hanya satu huruf. 5. Penandatanganan Surat Setelah surat selesai diketik dengan rapi, surat diserahkan kepada pimpinan/ atasan atau pejabat yang berwenang atau yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut. Pimpinan kemudian membubuhkan tanda tangan di atas nama terang, selanjuynya surat diserahkan ke unit tata usaha (TU). 6. Pencatatan Surat Surat selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar oleh unit tata usaha (TU) untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. 7. Pemberian Cap Dinas Surat yang telah ditandatangani oleh penanggung jawab dan diberi nomor surat, selanjutnya diberi cap dinas/ stempel sebagai tanda sahnya surat. Cara memberi cap dinas adalah cap dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut. 8. Melipat dan Penyampulan Surat Sebelum dilipat dan siap dikirim, surat terlebih dahulu dibuat salinannya atau di copy. Surat yang asli dan lampiran (bila ada) dikirimkan ke alamat yang dituju dengan dilipat rapi menggunakan aturan melipat surat. Selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan. 9. Pencatatan Surat di Buku Ekspedisi Ekstern Sebelum dikirimkan, surat dicatat di buku ekspedisi ekstern. Ketika surat diterima oleh pihak yang dituju, maka yang menerima surat harus menandatangani tanda terima surat di buku ekspedisi ekstern. 10. Pengiriman Surat Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara yakni melalui kurir, melalui pos, perusahaan jasa pengiriman, melalui faksimile, juga melalui internet (E-mail). 11. Penyimpanan surat Surat yang asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan salinan/ kopi surat dan lampiran disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, misalnya sistem subjek, tanggal, nomor, wilayah.
2. Prosedur Surat KeluarSurat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto 1991 : 144 adalah surat yang sudah lengkap bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Menurut Widjaja 1990:37, didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu:a. Pembuatan Konsep SuratKonsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.b. Persetujuan KonsepSebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan.c. Pengetikan SuratSetelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.d. Pemberian NomorPemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar. e. Penyusunan Surat Kegiatan penyusunan surat meliputi; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.a. Pengiriman SuratPengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : 1. Dikirim secara langsung Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar 2. Dikirim melalui sarana jasa Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya. Menurut Wurasanto 1991: 145-148, pada dasarnya pengurusan atau pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara lain: a. Pembuatan konsep surat Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu : 1. Konsep surat dibuat oleh pimpinan Biasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru ketik atau sekertarisnya untuk di ketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan. 2. Konsep surat dibuat oleh bawahan Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan, barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte Pembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka face to face dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat konsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut b. Pengetikan Konsep Surat Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut: 1. Persetujuan konsep surat Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep surat 2. Pengiriman konsep surat Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan atau pada bagian surat-menyurat mail departement untuk diadakan penelitian. 3. Pemeriksaan hasil pengetikan Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat. 4. Penandatanganan surat Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat baik asli maupun tembusan harus ditandatangani dengan tandatangan asli bukan tanda tangan cap. c. Pengiriman Surat Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain : 1. Pemberian Cap Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan. 2. Pengetikan amplop atau sampul surat Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran. 3. Pemeriksaan surat Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu: Kelengkapan surat yang meliputi: a. alamat surat b. alamat pengirim apabila perlu c. Tanggal d. nomor surat e. tanda tangan f. cap atau stempel g. Jumlah lampiran Jumlah lampiran upaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri. 3. Melipat surat Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan. 4. Menutup amplop Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat. 5. Menempelkan prangko Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop secukupnya.4.1.2.4 Flow Map Surat KeluarMerupakan gambaran hubungan antara entitas yang ada yaitu Back Office, Pengagendaan surat dan GBAyang terlihat berupa aliran- aliran dokumen yang ada. Flow Map Surat Keluar PIMPINAN PENGIRIM GBA Arsi p Surat keluar Surat Keluar Surat Keluar Catat Surat Keluar validasi Surat Keluar sah Surat Keluar sah Keterangan: a:Arsip Surat Keluar Sah Gambar 4.4 Flowmap Surat Keluar yang Sedang Berjalan4.1.2.5 Diagram Kontek Surat KeluarPIMPINAN Pengelolaan Pengirim Dokumen Surat Keluar Dokumen Surat Keluar sah Dokumen Surat Keluar sah Gambar 4.5 Kontek Diagram Surat Keluar yang Sedang Berjalan 4.1.2.6 Data Flow Diagram Surat Keluar Petugas 1.1 Buat Surat 1.2 Pengetikan Pengiriman File Surat Data Surat Data Surat 1.3 persetujuan File arsip Gambar 4.6 DFD Surat Keluar yang Sedang Berjalan 4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT. Bank Tabungan Negara Persero,Tbk. Kantor Cabang Syariah Bandung masih sangat sederhana sekali. Karena dalam penggunaan pembuatan surat di PT. Bank Tabungan Negara Persero,Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung masih menggunakan apilikasi Microsoft Word sedangkan untuk pengagendaan surat masih manual menggunakan buku agenda. Selain itu masih terdapat kekurangan yang signifikan, yaitu : 1. Tidak menutup kemungkinan data akan hilang, karena data mudah 2. Masih menggunakan buku agenda dalam memberikan nomor surat, sehingga dapat terjadinya redudansi data. 3. Terlalu lama dalam pencarian surat jika surat sewaktu-waktu dibutuhkan 4. Untuk mengatasi permasalahan - permasalahan tersebut, maka perlu adanya suatu aplikasi yang dapat memudahkan kinerja dimana sistem informasi tersebut dapat meminimalisir permasalahan - permasalahan yang terdapat di Bagian Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT. Bank Tabungan Negara Persero,Tbk. Kantor Cabang Syariah Bandung 4.2 Perancangan Sistem yang Diusulan 4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem |
