Persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang untuk menduduki suatu jabatan disebut

Menurut Sastrohadiwiryo, 2002:127, bahwa Analisis jabatan terdiri atas dua kata, analisis dan jabatan. Analisis merupakan aktivitas berpikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen, atau unsur, serta kemungkinan keterkaitan fungsinya. Sedangkan jabatan adalah sekumpulan tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu.

Dari menganalisis sebuah jabatan, akan kita dapati persyaratan apa saja yang harus dipenuhi dimana pekerjaan tersebut dilakukan dan kapabilitas personal yang disyaratkan untuk mencapai kinerja yang maksimal.

Dari kedua paragraph ini, sangatlah mudah dipahami bahwa sebuah analisis jabatan bukanlah sekedar hanya menjelaskan tentang suatu jabatan dalam sebuah Dokumen Anjab, tetapi lebih kepada bagaimana semua pegawai yang memangku jabatan akan memahami batas-batas tugas, tanggung jawab serta wewenangnya untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain.

Selain itu, Analisis Jabatan akan menjadi informasi penting bagi Pejabat Pembina Kepegawaian dalam memenej SDM aparaturdalam setiap pengambilan kebijakan untuk menempatkan orang pada suatu jabatan atau pekerjaan tertentu. Namun kenyataannya ada juga organisasi yang tidak merasa perlu untuk membuat uraian jabatan dan spesifikasi jabatan karena beranggapan bahwa semua pegawai pasti tahu apa yang akan di kerjakan.

Hal ini akan membuat masalah baru pada pegawai itu sendiri karena merasa pekerjaan yang dijalaninya tidak sesuai dengan apa yang di bayangkan,selain itu pegawai terkadang merasa tidak menemukan kecocokan antara pekerjaan dengan kepribadiannya sehingga evaluasi karirnya juga menunjukkan hasil yang tidak maksimal.

Seberapa pentingkah sebuah Analisis Jabatan dalam organisasi? Dari membaca beberapa uraian diatas, semua pasti tahu jawabannya. Tanpa analisis jabatan, sebuah perencanaan SDM Aparatur akan gagal total. Tidak akan diketahui secara pasti tentang kapasitas dan kapabilitas aparatur dalam jabatan yang sesuai dengan pendidikan, keahlian serta pengalamannya.

Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Analisis Jabatan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, pada BAB II Pasal 3 mengamanatkan bahwa Tujuan Analisis Jabatan dilaksanakan untuk penyusunan kebijakan program-program seperti :Pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan;Perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan;Evaluasi kebijakan program pembinaan dan penataan kelembagaan, kepegawaian, ketatalaksanaan dan perencanaan kebutuhan pendidikan dan pelatihan.

Bagaimana seharusnya menganalisis suatu jabatan dengan baik?Secara sederhana, kita hanya perlu mengenali 2 (dua) elemen penting dalam suatu analisis jabatan, yakni Elemen Job Description dan Elemen Job Specification. Kedua elemen ini penjelasannya sebagai berikut :

Job Description merupakan suatu catatan yang sistematis mengenai tugas maupun tanggung jawab pada jabatan tertentu, ditulis berdasarkan fakta yang telah ada dan penting sekali untuk dibuat yang nantinya akan berguna untuk:

1. Untuk menghindari terjadinya perbedaan pemahaman;
2. Untuk menghindari terjadinya pekerjaan yang rangkap;
3. Dan Untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab maupun batas wewenang pada setiap jabatan yang diduduki oleh aparatur.

Adapun beberapa hal yang harus dicantumkan didalam Job Description, biasanya seperti di bawah ini:

1. Menidentifikasi jabatan, misalnya seperti: Nama dari jabatan, bagian jabatan dan kode jabatan yang ada didalam organisasi tempat bekerja;
2. Penjelasan mengenai jabatan yang diduduki;
3. Penjelasan mengenai tugas yang dikerjakan pada jabatan tersebut;
4. Penjelasan mengenai hubungan dengan jabatan lain;
5. Pengawasan apa yang perlu dilakukan;
6. Peralatan apa yang digunakan atau diperlukan pada jabatan tersebut;
7. Serta keadaan lingkungan tempat bekerja.

Job Specification merupakan persyaratan yang harus dipenuhi oleh aparatur yang akan menduduki suatu jabatan, supaya dia dapat melaksanakan pekerjaannya dengan maksimal.

Adapun beberapa hal yang perlu dimasukan kedalam Job Specification, diantaranya seperti dibawah ini:

1. Persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja yang dimiliki;
2. Persyaratan mengenai wawasan dan kemampuan apa saja yang dimiliki;
3. Persyaratan mengenai jenis kelamin dan umur;
4. Dan yang terakhir persyaratan mengenai kesehatan seperti keadaan fisik dan mental.

Dengan bermodalkan 2 elemen ini, kita sudah bisa menyusun analisis sebuah jabatan dengan baik. Penjabarannya disesuaikan dengan kondisi jabatan sesuai yang ada di instansi kita.

Adapun Analisis jabatan dalam organisasi pemerintah bertujuan untuk mengetahui data dan informasi guna menetapkan :

1. Kuantitas dan kualitas PNS yang diperlukan dalam suatu organisasi;
2. Pengembangan kompetensi PNS melalui pendidikan dan pelatihan;
3. Evaluasi jabatan;
4. Penilaian pelaksanaan pekerjaan;
5. Promosi dan/atau pemindahan; serta
6. Pengembangan kinerja organisasi;
7. Kebijakan lain yang berhubungan dengan kesejahteraan PNS.

Manfaat sebuah analisis jabatan tentu akan terlihat pada kualitas pegawai yang dihasilkan dan dapat dilihat dari pendayagunaan SDM dalam organisasi pemerintah. Pendayagunaan tersebut meliputi fungsi-fungsi perencanaan SDM, rekrutmen dan seleksi, penempatan SDM, pengembangan SDM, perencanaan dan pengembangan karier, pemberian kompensasi, kesejahteraan, keselamatan maupun kesehatan kerja. Perencanaan dan pelaksanaan fungsi-fungsi ini tentunyadidapatkan darisebuah analisis jabatan yang baik dan proses penilaian kerja yang obyektif.

https://bkppd.pohuwatokab.go.id/v03/bacablog/9

Pentingnya Analisis Jabatan Dalam Meningkatkan Kinerja Organisasi

Analisis jabatan adalah suatu eksplorasi/penjelajahan secara sistematis, penelitian dan pencatatan tentang tanggungjawab, tugas-tugas, keterampilan, akuntabilitas, lingkungan kerja dan persyaratan kemampuan untuk mengisi suatu jabatan/pekerjaan tertentu. Analisis jabatan juga termasuk penentuan secara relatif pentingnya suatu tugas, tanggungjawab, keterampilan fisik dan emosional untuk jabatan tertentu. Semua faktor itu menentukan apa yang disyaratkan oleh suatu jabatan/pekerjaan dan apa yang harus dimiliki karyawan agar dapat melaksanakan pekerjaan secara baik.

Proses analisis jabatan meliputi investigasi mendalam dengan tujuan untuk mengendalikan keluaran (output), yakni pekerjaan dilakukan dengan baik. Proses ini bermaksud membantu untuk menemukan apa yang dipersyaratkan pada suatu departemen dan apa yang harus dilakukan calon karyawan. Proses ini juga untuk menentukan hal-hal yang berkaitan dengan suatu jabatan, seperti judul jabatan, lokasi/tempat, ringkasan jabatan, tugas-tugas yang termasuk di dalamnya, kondisi kerja, kemungkinan risiko dan mesin yang digunakan, alat kerja, perlengkapan dan bahan yang digunakan oleh karyawan maupun calon yang akan direkrut.

Namun dalam proses investigasi bukan hanya terbatas untuk menentukan faktor-faktor tersebut saja. Hal itu juga untuk mendapatkan kualifikasi manusia yang diperlukan dalam mengemban jabatan. Termasuk di dalamnya adalah tingkat pendidikan, pengalaman, pengambilan keputusan, pelatihan, inisiatif, keterampilan memimpin, keterampilan fisik, keterampilan komunikasi, tanggungjawab, akuntabilitas, karakteristik dan emosi. Faktor-faktor tersebut berbeda-beda tergantung pada tipe, tingkat senioritas, industri dan risiko yang menyertai jabatan.

Rincian yang dikumpulkan lewat analisis jabatan memainkan peran penting untuk mengendalikan keluaran (output) pada jabatan tertentu. Penentuan keberhasilan suatu jabatan tergantung pada analisis jabatan yang tidak bias, tepat dan menyeluruh. Analisis jabatan juga membantu dalam merekrut orang yang tepat pada jabatan tertentu. Tujuan utama melakukan proses menyeluruh ini adalah untuk menciptakan dan mengembangkan kesesuaian antara jabatan dengan orang.

Analisis jabatan juga membantu manajer HR menentukan paket penggajian dan tunjangan tambahan serta insentif untuk suatu posisi jabatan tertentu. Analisis jabatan berkontribusi efektif untuk menilai kebutuhan pelatihan dan kinerja dari karyawan yang sekarang sedang menjabat. Proses analisis jabatan menjadi dasar untuk mendesain dan mengembangkan kebijakan dan strategi untuk memenuhi sasaran dan tujuan organisasi.

Namun, analisis terhadap suatu jabatan tidak menjamin bahwa para manajer atau organisasi akan mendapatkan keluaran yang diinginkan. Sesungguhnya pengumpulan dan pencatatan informasi untuk jabatan tertentu melibatkan beberapa kerumitan. Apabila informasi tentang jabatan tidak akurat dan dicek setiap waktu, karyawan tidak akan dapat melaksanakan tugasnya secara baik. Yang sering terjadi adalah karyawan melakukan lebih banyak tugas-tugas, sementara yang dicatat oleh atasannya hanya sebagian saja. Ini yang kemudian menimbulkan salah persepsi dari atasan.

Selama para manajer tidak menyadari apa yang dikerjakan atau apa yang diharapkan untuk dilakukan dari karyawan, waktu dan tenaga yang dialokasikan untuk melakukan analisis jabatan menjadi sia-sia. Karena itu melakukan analisis jabatan harus mencari informasi sebanyak-banyaknya dari karyawan tentang apa saja yang dilakukan, baik secara kualitas maupun kuantitas.

Investigasi yang menyeluruh dan tidak bias atau penelitian tentang suatu jabatan tertentu adalah baik bukan saja bagi para manajer tetapi juga karyawan. Para manajer tahu siapa dan mengapa mempekerjakan karyawan. Mereka dapat mengisi posisi dengan orang yang tepat. Sebaliknya karyawan yang sudah ada dapat mengetahui apa dan bagaimana mereka seharusnya bekerja dan apa keluaran yang diinginkan. Jadi analisis jabatan menciptakan kesesuaian antara jabatan dengan orang yang mendapat amanah.

Proses Analisis Jabatan

Identifikasi Maksud dari Analisis Jabatan: Setiap proses adalah sia-sia sampai maksudnya didefinisikan secara jelas. Karena itu, langkah pertama dalam proses adalah menentukan kebutuhan dan keluaran yang diinginkan. Penggunaan tenaga , pikiran dan biaya tidak ada manfaatnya sampai manajer HR tahu mengapa data harus dikumpulkan dan apa yang akan dilakukan dengan data tersebut.

Siapa yang Akan Melakukan Analisis Jabatan: Hal kedua yang paling penting dalam analisis jabatan adalah menentukan siapa yang akan melakukannya. Beberapa perusahaan memilih biar hal itu dilakukan oleh departemen HR sementara yang lain lebih memilih konsultan dari luar perusahaan. Konsultan analis jabatan mungkin lebih tepat karena menawarkan nasihat, panduan dan metode yang tidak bias. Ia tidak ada rasa suka atau tidak suka terhadap seseorang, sehingga diharapkan dapat bertindak adil.

Bagaimana Melakukan Proses: Menentukan dengan cara bagaimana analisis jabatan dilakukan adalah langkah berikutnya. Suatu pendekatan terencana tentang bagaimana melakukan keseluruhan proses adalah perlu untuk menginvestigasi suatu jabatan spesifik.

Pengambilan Keputusan Strategis: Kini adalah saatnya untuk membuat keputusan strategis. Ini adalah tentang memutuskan seberapa jauh keterlibatan karyawan dalam proses, seberapa rinci data dikumpulkan dan dicatat, sumber-sumber data, metode pengumpulan data, pemrosesan informasi dan pemilahan data yang dikumpulkan.

Pelatihan Analis Jabatan: Berikutnya adalah melatih analis tentang bagaimana melakukan proses dan memilih metode untuk pengumpulan dan pencatatan data.

Persiapan Proses Analisis Jabatan: Mengomunikasikannya di dalam organisasi adalah langkah berikutnya. Para manajer HR perlu mengomunikasikan segala sesuatunya dengan sepantasnya agar karyawan memberikan dukungan penuh terhadap analisis jabatan. Tahap ini juga termasuk penyiapan dokumen, daftar pertanyaan, wawancara dan formulir umpan balik.

Pengumpulan Data: Berikutnya adalah pengumpulan data terkait dengan jabatan termasuk kualifikasi pendidikan karyawan, keterampilan dan kemampuan yang dipersyaratkan, kondisi kerja, aktivitas jabatan, hirarki pelaporan, ciri kepribadian (traits) manusia yang dipersyaratkan, tugas dan tanggungjawab dan perilaku karyawan.

Dokumentasi, Verifikasi dan Kajian: Pendokumentasian yang baik dilakukan untuk memverifikasi keaslian data yang dikumpulkan dan kemudian mengkajinya. Ini merupakan informasi final yang digunakan untuk menggambarkan suatu jabatan tertentu.

Membuat Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan: Kini saatnya memisahkan data yang terkumpul menjadi informasi yang bermakna. Uraian Jabatan (Job Description) menggambarkan peran, aktivitas, tugas dan tanggungjawab suatu jabatan, sedangkan Spesifikasi Jabatan (job specification) adalah pernyataan tentang kualifikasi, pengalaman, ciri kepribadian perseorangan dan keterampilan yang dipersyaratkan untuk mengemban jabatan.

Jadi proses analisis jabatan, membantu mengidentifikasi nilai suatu jabatan, pemanfaatan talenta manusia semaksimal mungkin, menghapus jabatan yang tidak lagi diperlukan dan menentukan standar pengukuran kinerja yang realistis.

Source: Intipesan