A. Pengertian Telepon
Kata “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.Sebagai sarana komunikasi, telepon dipakai untuk menyampaikan dan menerima informasi dengan cepat, karena dengan telepon baik komunikator [penyampai pesan] maupun komunikan [penerima pesan] dapat menyampaikan berita atau informasi pada saat yang sama, tidak perlu menunggu berjam-jam, apalagi ber hari-hari. Hubungan telepon adalah cara mengadakan hubungan langsung jarak jauh untuk menyampaikan dan menerima pembicaraan melalui alat elektronik dari satu pihak kepada pihak lain. Dewasa ini, melakukan hubungan telepon merupakan bagian biasa dari kehidupan manusia, bahkan telepon telah menjadi sebuah kebutuhan. Melalui telepon setiap orang dapat menjalin komunikasi dengan lebih efektif. Orang bisa membuat janji secara pasti melalui telepon sebelum mereka melakukan pertemuan langsung yang penting. Dalam kegiatan bisnis, telepon merupakan sarana penting dalam menunjang kelancaran aktivitas bisnisnya.
B. Jenis Pesawat Telepon
Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon.1] Intercom
Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut juga dengan istilah interphone atau interTelepon. Di kantor, intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu instansi.2] Pesawat Telepon
Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam lingkungan kantor maupun luar kantor. Pesawat tunggal maksudnya pesawat telepon yang bisa digunakan di lingkungan keluarga, organisasi, maupun instansi tertentu. Pesawat ini pun ada yang dilengkapi dengan pesawat ekstensi [cabang-cabang]. Misalnya, telepon Unesa 031-8280009 [telepon pusat atau hotline], Fakultas Teknik Eks 500, Jurusan Teknik Sipil Eks 501, Jurusan Listrik-Elektronika Eks 502, Teknik Mesin Eks 503, dan Jurusan PKK Eks 504.
3] PMBX [Private Manual Branch Excharge] Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Untuk menelepon, penelpon harus terlebih dahulu melalui operator, penelepon harus menekan nomor yang telah ditentukan. Setelah menyambung, penelepon baru dapat berhubungan langsung dengan nomor telepon luar yang dikehendaki, umumnya menggunakan ekstensi [lihat contoh penggunaan ekstensi pada butir 2 di atas].
4] PABX [Private Automatic Branch Excharge] Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor telepon yang dikehendaki. Operator dapat pula dihubungi bila diperlukan dengan cara memutar nomor [kode] yang telah ditentukan.
5] Switchboard [papan sambungan]
Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat satu ke tempat lain. Saat ini Swithboard masih digunakan untuk keperluan intern kantor yaitu untuk menambah sambungan telepon agar komunikasi setiap bagian dengan bagian lain tetap berjalan dengan lancar.
6] Loudspeaking Telepon [pengeras suara telepone] Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan alat ini adalah kita dapat: a. meningkatkan kemampuan kerja. b. meningkatkan efisiensi waktu. c. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang ada.
7] Telepon answering machine [mesin penjawab telepon]
Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan [berita] yang masuk.
C. Jenis Hubungan Telepon
Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat dikelompokkan menjadi 3 [tiga]:
1] Hubungan antar bagian [intern], yaitu hubungan langsung antara bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.
2] Hubungan lokal [setempat], yaitu hubungan yang dilakukan komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
3] Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode wilayah tempat yang dituju. Misalnya, jika dari Pontianak ingin mengadakan telepon ke Surabaya, maka harus menekan atau memutar lebih dulu nomor 031, yaitu kode wilayah Surabaya. Setelah itu, baru diikuti nomor telepon yang dituju.
4] Hubungan internasional [overseas call], yaitu hubungan telepon langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu negara dengan orang lain atau organisasi negara yang lain. Permintaan hubungan telepon internasional dapat dilakukan dengan menekan atau memutar terlebih dahulu nomor 001 atau 008. Setelah itu, menekan atau memutar kode Negara, kode wilayah, baru kemudian nomor telepon yang dituju. Dalam melakukan hubungan internasional, sekretaris harus memperhatikan perbedaan waktu antar Negara, agar tidak menyalahi etiket bertelepon.
Untuk melakukan hubungan di atas, penelepon bergantung pada jenis pesawat telepon. Sekarang di Indonesia telah menerapkan sistem SLJJ [sambungan langsung jarak jauh] untuk hubungan interlokal dan sistem SLI [sambungan langsung internasional] untuk hubungan internasional.
1. Telepon a. Pengertian Telepon “telepon” berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan mendengar dari jarak jauh. Melalui pesawat telepon di samping mendengar, tentu orang juga berbicara. Pesawat telepon merupakan simbol suatu prestasi sebuah peradaban manusia, karena beberapa saat yang lalu, manusia masih mengalami kesulitan untuk berkomunikasi secara langsung dalam jarak yang jauh. Sebagai alat komunikasi, pesawat telepon mempermudah saling komunikasi antar individu pada tempat yang berlainan dan berjauhan. Hubungan dengan telepon termasuk bentuk komunikasi tidak langsung, antara komunikator dan komunikan secara fisik tidak tatap muka, tetapi diperantarai dengan satu rangkaian elektronik yang disebut pesawat telepon.
b. Jenis Pesawat Telepon
Dari segi kapasitas atau kemampuan peralatan yang digunakan pada
pesawat telepon, macamnya, ada beberapa jenis pesawat telepon.
1] Intercom
Dalam bahasa Inggris disebut intercomunication yang artinya
komunikasi di dalam. Hubungan di dalam intercom sering disebut
juga dengan istilah interphone atau interTelepon. Di kantor,
intercom merupakan alat komunikasi yang dipergunakan untuk
menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan
organisasi sendiri atau dari satu bagian ke bagian lain dalam satu
instansi.
2] Pesawat Telepon
Telepon merupakan alat untuk menyampaikan informasi secara
lisan dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh, baik dalam
lingkungan kantor.
3] PMBX [Private Manual Branch Excharge]
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan kita dapat berhubungan
langsung tanpa melalui operator.
4] PABX [Private Automatic Branch Excharge]
Pesawat ini memungkinkan kita dapat berhubungan langsung
tanpa melalui operator. Penelpon dapat berhubungan langsung ke
luar dengan cara memutar nomor khusus untuk memperoleh
saluran keluar. Setelah itu, penelepon baru memutar nomor
telepon yang dikehendaki.
5] Switchboard [papan sambungan]
Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel
yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen
lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat
satu ke tempat lain.
6] Loudspeaking Telepon [pengeras suara telepone]
Alat ini digunakan untuk memperbesar atau memperkeras volume
suara telepon. Keuntungan yang diperoleh dengan menggunakan
alat ini adalah kita dapat:
a. meningkatkan kemampuan kerja.
b. meningkatkan efisiensi waktu.
c. menerima telepon tanpa harus meninggalkan pekerjaan yang
ada.
7] Telepon answering machine [mesin penjawab telepon]
Yaitu suatu alat yang dapat merekam/menjawab setiap pesan
[berita] yang masuk.
c. Jenis Hubungan Telepon
Hubungan telepon, ditinjau dari segi jarah jangkauannya dapat
dikelompokkan menjadi 3 [tiga]:
1] Hubungan antar bagian [intern], yaitu hubungan langsung antara
bagian satu dengan yang lain dalam satu kantor.
2] Hubungan lokal [setempat], yaitu hubungan yang dilakukan
komunikator dengan komunikan pada satu lingkup daerah
tertentu, yakni dalam satu kota. Pada hubungan ini tidak perlu
menggunakan atau memutar kode area tempat yang dituju.
3] Hubungan interlokal, yaitu hubungan telepon antara dua orang
secara langsung dengan jarak jauh, antar kota atau antar
propinsi, namun tetap dalam satu negara. Untuk melakukan
hubungan ini terlebih dulu penelpon harus memutar nomor kode
wilayah tempat yang dituju.
4] Hubungan internasional [overseas call], yaitu hubungan telepon
langsung berjarak jauh dari seseorang atau organisasi di suatu
negara dengan orang lain atau organisasi lain. Sekarang di Indonesia telah menerapkan
sistem SLJJ [sambungan langsung jarak jauh] untuk hubungan
interlokal dan sistem SLI [sambungan langsung internasional]
untuk hubungan internasional.
d. Peletakan Pesawat Telepon
Ditinjau dari peletakannya, ada macam-macam telepon yang
digunakan pada suatu organisasi, yakni:
1] Telepon meja [tablephone], yaitu telepon yang diletakkan dan
ditempatkan di atas meja.
2] Telepon dinding [wallphone], yaitu telepon yang diletakkan dan
ditempatkan pada dinding.
3] Telepon mobil, kapal, atau pesawat, yakni telepon yang diletakkan
pada mobil, kapal atau pesawat.
4] Telepon mobil atau telepon genggam [Handphone], yakni telepon
yang bisa dibawa kemana-mana oleh pemiliknya.
e. Cara Kerja Telepon
Ditinjau dari cara kerjanya, telepon dapat dikelompokkan dalam 2 [dua]
jenis, yaitu:
1] Hubungan Melalui Operator
Bila melalui operator, penelepon memutar/menekan nomor
operator sentral untuk minta hubungan perorangan. Berikan
nama dan nomor telepon orang yang ingin dihubungi dan
sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Kalau sudah
berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral
akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan
menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.
2] Hubungan Langsung
Hubungan langsung jarak jauh maksudnya penelepon menelpon
sendiri tanpa operator, memutar kode atau nomor sambungan
langsung jarak jauh kemudian langsung
3] Hubungan Langsung dengan SMS
Hubungan langsung jarak jauh, bahkan melintas batas negara
dengan menggunakan layanan pesan pendek, yang bisa secara
tertulis atau melalui suara [voice]. Layanan telepon jenis SMS ini
banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat,
sekaligus tertulis sehingga bisa langsung mengingatkan pesan
tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris.