Tata cara mengirimkan email lamaran kerja

Ada banyak cara untuk melamar pekerjaan. Salah satunya dengan mengirim lamaran pekerjaan lewat email. Email atau surat elektronik kini menjadi bagian penting untuk melakukan komunikasi secara formal, termasuk dalam proses perekrutan tenaga kerja baru pada sebuah perusahaan.

Cara mengirim lamaran kerja lewat email tidak boleh sembarangan. Harus ada etika dalam menyusunnya. Misalnya , seperti penggunaan bahasa yang baik, menyiapkan beberapa dokumen pendukung, dan masih banyak lagi.

Di era digital seperti sekarang, penggunaan email dalam proses recruitment pegawai baru cukup masif. Umumnya perusahaan yang membuka lowongan pekerjaan via website atau aplikasi pencari kerja, akan memberikan instruksi kepada jobseeker (pencari kerja) untuk mengirim lamaran lewat email.

Jika Anda adalah jobseeker dan sedang aktif melamar pekerjaan, berikut tips dan cara melamar kerja lewat email, yang dihimpun dari Indeed, Glints, The Balance Careers, dan sumber lainnya. Simak ulasan lengkapnya di bawah ini.

Ilustrasi mengetik di Microsoft Word (pixabay.com)

Saat ini banyak perusahaan atau lembaga yang membuka lowongan kerja di situs pencari kerja seperti Jobstreet, LinkedIn, Glints, dan semacamnya. Memahami cara melamar kerja lewat email yang baik dan benar, akan membantu Anda untuk mengirim surat lamaran kerja pada posisi yang ditawarkan.

Untuk mengetahui lebih jauh tentang cara melamar kerja lewat email yang baik dan benar, berikut 10 tips yang bisa membantu Anda:

Advertising

Advertising

Ilustrasi contoh surat lamaran kerja (Pexels/Andrea Piacquadio)

Sebelum melamar pekerjaan, hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah melihat kembali kualifikasi pada posisi yang ditawarkan. Contohnya, dalam sebuah proses recruitment untuk posisi copywriting, umumnya ada beberapa syarat yang harus dipenuhi oleh calon pelamar  seperti perlu memahami standar penulisan  SEO (search engine optimization), memiliki gaya penulisan yang menarik, mudah dibaca, serta punya kemampuan persuasif.

Kualifikasi di atas harus Anda kuasai jika ingin melamar pada posisi copywriting. Hal ini pun berlaku untuk semua bagian yang ditawarkan oleh sebuah perusahaan. Singkatnya, ketika ingin melamar kerja lewat email, pastikan dulu apakah Anda sudah memenuhi persyaratan tersebut atau belum. Sebab, perusahaan pun tidak akan merekrut tenaga yang tidak profesional atau tidak memiliki kompetensi.

2. Lihat Contoh Surat Lamaran Kerja dan Cara Melamar Kerja Lewat Email

Ilustrasi Membaca Surat Lamaran Kerja dalam Bahasa Inggris (Tima Miroshnichenko/Pexels)

Tips berikutnya terkait cara melamar kerja lewat email, yaitu melihat beberapa contoh template surat lamaran kerja. Meski proses pengiriman berkas dilakukan via surat elektronik, Anda juga harus bersikap profesional dengan menyiapkan surat lamaran yang baik dan benar.

Sejumlah aplikasi atau situs pencari kerja biasanya sudah menyediakan beberapa contoh surat lamaran kerja. Anda bisa mengunduhnya dan melihat bagaimana struktur surat lamaran kerja tersebut.

Namun demikian, contoh-contoh surat lamaran kerja di internet sifatnya tidak mutlak benar atau salah. Anda perlu memilah dan menyusunnya kembali sesuai selera, tetapi tetap menggunakan struktur penulisan serta memakai gaya penulisan baku.

3. Siapkan Dokumen

Ilustrasi dokumen (sebra - stock.adobe.com)

Langkah berikutnya, Anda perlu menyiapkan beberapa dokumen pendukung untuk melamar sebuah pekerjaan. Dokumen identitas seperti Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), sampai berkas ijazah harus disiapkan dengan rapi.

Mengingat Anda akan melamar kerja lewat email, usahakan berkas-berkas lamaran itu disimpan dalam format .doc atau .pdf. Anda pun harus mengarsipkannya dengan format .zip, .rar, serta lainnya. Cara ini akan memudahkan pihak recruiter untuk melihat dokumen Anda.

Selain itu, Anda juga perlu menamai berkas lamaran tersebut dengan benar. Misalnya nama file itu seperti ini “(Nama)-Curriculum Vitae.pdf” atau  “(nama)-Ijazah Sarjana.doc”.

4. Gunakan Email Profesional

Tips dan cara melamar kerja lewat email selanjutnya yang mesti Anda perhatikan adalah alamat email. Jangan sampai Anda memakai email dengan  nama alamat yang aneh dan tidak mencantumkan nama Anda.

Perlu diingat, HRD (Human Resource Department) tidak memiliki cukup waktu untuk melihat dan mengecek lamaran pekerjaan, yang masuk lewat email. Apabila nama alamat email Anda aneh, maka bisa saja lamaran Anda tidak dibaca oleh pihak recruiter.

Contoh kecilnya seperti ini. Anggap saja nama Anda adalah “Agus Rahmat”. Untuk alamat email, Anda bisa menggunakan format: atau .

5. Gunakan Bahasa Formal atau Baku

Ilustrasi menulis di Microsoft Word (Pexels)

Meski melamar kerja menggunakan email, Anda harus menuliskan isi email pada bodyemail dengan gaya bahasa formal. Artinya penulisannya sesuai kaidah penulisan Bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hal ini pun berlaku jika Anda menggunakan Bahasa Inggris.

Penggunaan tanda baca, huruf kapital, dan tidak ada kesalahan penulisan kata atau typo, dapat mencerminkan bahwa Anda adalah seorang profesional. Pihak recruiter pun akan menyimak dan membaca lamaran Anda dengan leluasa.

6. Tulis Subject Email yang Jelas

Ilustrasi google. (Pexels.com)

Cara melamar kerja lewat email berikutnya yaitu Anda harus menulis subject email yang jelas. Meskipun terlihat sepele, hal ini akan menjadi masalah bagi Anda jika tidak menuliskan subjek email dengan benar.

Sebagai catatan, HRD sebuah perusahaan biasanya akan melirik email calon pelamar kerja dengan melihat subjek email yang ditulis. Untuk langkah antisipasi, Anda harus menuliskan subjek email dengan jelas.

Format penulisan subject email lamaran kerja umumnya hanya mencantumkan “Lamaran Kerja – (posisi yang dilamar”. Anda bisa memakai format “(nama) - Lamaran Kerja – (posisi yang dilamar).

7. Jangan Lupa Menuliskan Pembuka, Isi, dan Penutup Pada Email

Ilustrasi pria menggunakan laptop (Pexels.com/ Buro Milennial)

Selain subjek email, Anda jangan sampai lupa menyusun bodyemail dengan format pembuka, isi, dan penutup. Contoh penulisannya agak mirip seperti surat lamaran kerja. Anda bisa mengikuti gaya penulisan berikut ini:

• Salam dan kalimat pembuka.
• Alasan mengapa Anda tertarik untuk melamar kerja lewat email.
• Jelaskan mengapa Anda yakin dengan posisi yang ditawarkan.
• Uraikan keunggulan dan kelebihan Anda untuk posisi tersebut.
• Cantumkan kontak dan akun media sosial yang dapat dihubungi.
• Tuliskan kalimat dan salam penutup.

8. Cek dan Koreksi Ulang Email

Ilustrasi mengecek ulang email (burst/pexels.com)

Sebelum mengirim lamaran Anda harus mengoreksi kembali tulisan pada bodyemail dan berkas yang dilampirkan. Cek kembali apakah dokumen tersebut sesuai dengan persyaratan atau tidak.

9. Sertakan Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja Steve Jobs (Apple Insider)

Hal ini sering dilupakan oleh para jobseeker yang akan melamar kerja. Bisanya mereka menganggap kalau tulisan pada bodyemail sudah mewakili isi surat lamaran kerja. Sehingga mereka tidak melampirkan surat tersebut.

Padahal, perlu Anda ketahui bahwa dokumen surat lamaran kerja tetap dilampirkan meskipun Anda melamar lewat email. Dokumen atau berkas yang lengkap, akan memberikan nilai lebih kalau Anda sudah bersikap profesional.

10. Perhatikan Waktu untuk Mengirim Email

Ilustrasi mengetik menggunakan laptop ( Startup Stock Photos/Pexels)

Jika semua tahapan di atas sudah dilakukan, Anda bisa langsung mengirimkan lamaran kerja beserta dokumen pelengkapnya via email. Meski begitu, usahakan Anda harus memperhatikan kapan waktu untuk mengirim email tersebut.

Langkah ini dapat membantu Anda, agar pihak recruiter membaca lamaran milik Anda. Anda bisa mengirim email pada jam kerja antara pukul 07.00 WIB sampai pukul 17.00 WIB.

Demikian ulasan tentang tips dan cara melamar kerja lewat email. Sebelum mengirim lamaran, ada baiknya Anda  mengecek lowongan kerja (loker) yang hendak dilamar. Hal ini penting agar Anda bisa menyesuaikan diri dengan posisi yang ditawarkan.

Selain itu, Anda juga harus berhati-hati saat menerima tawaran recruitment. Sebab, saat ini banyak oknum yang melakukan penipuan dengan modus membuka loker. Untuk menghindarinya,  Anda dapat mencari loker yang sesuai di situs atau aplikasi pencari kerja seperti linkedIn, Jobstreet, dan sebagainya.

Mengirim lamaran kerja melalui e-mail memang terlihat praktis dan mudah. Namun, apakah kamu sudah tahu bagaimana cara melamar kerja lewat e-mail yang baik dan benar?

Berikut tujuh tips mengirim lamaran kerja lewat e-mail yang dirangkum dari Huffington Post.

1. Gunakan judul yang tepat

Judul e-mail harus jelas merepresentasikan tujuan email tersebut. Sebutkan bahwa e-mail itu adalah untuk melamar pekerjaan dan posisi apa. Misal, “Lamaran Pekerjaan Posisi Junior Legal Officer Perusahaan XYZ”.

Biasanya ada beberapa perusahaan yang memberikan syarat untuk mencantumkan kode posisi. Tulislah kode tersebut di akhir judul e-mail. Kalau kamu lulusan universitas terkemuka, kamu juga boleh mencantumkannya di judul sebagai penguat.

2. Sampaikan “urusanmu” di paragraf pertama

“Sesuai lowongan yang tertera di laman situs Perusahaan XYZ, bersama email ini saya kirimkan lamaran pekerjaan pada posisi Junior Legal Officer di Perusahaan XYZ. Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan dokumen pendukung berupa surat lamaran dan Curriculum Vitae.”

Maksud mengirim e-mail tertera jelas pada contoh di atas sehingga para perekrut langsung tahu bahwa kamu sedang melamar pekerjaan. Mereka juga tak akan mengira bahwa lampiran adalah spam karena sudah dijelaskan.

Mencari kerja itu seperti menjual diri. Jadilah seorang sales yang baik yang bisa menjelaskan kelebihan dirimu sendiri di hadapan perusahaan yang tengah kamu lamar.

Fokuskan pada pencapaian apa yang kamu pernah lakukan sehingga dirimu layak diterima sebagai karyawan perusahaan tersebut. Tak usah terlalu panjang, cantumkan saja yang menurutmu signifikan agar tak memenuhi badan e-mail.

4. Gunakan alamat email yang “baik”

Alamat e-mail yang kamu gunakan harus mencerminkan dirimu adalah seorang profesional. Cantumkan foto sopan (tak mesti formal) dan gunakan nama email yang merepresentasikan namamu.

Jangan gunakan alamat e-mail alay yang biasa kamu gunakan untuk daftar akun game online. Bisa jadi email yang seperti itu, bukanya dibaca, malah masuk ke folder spam.

5. Tujukan ke seseorang yang spesifik

Jika kamu ingin mengambil perhatian HRD, tujukan e-mailmu ke nama orang yang bertanggung jawab di HRD perusahaan yang kamu lamar. Carilah nama mereka di internet sebagai upaya bahwa kamu peduli dengan mereka. Jika tak kunjung menemukannya emailmu bisa ditujukan ke “Tim Rekrutmen” perusahaan yang kamu lamar.

6. Sertakan identitasmu di akhir email

Identitas ini penting agar pihak HRD perusahaan tahu siapa yang bertanggung jawab menulis e-mail ke mereka. Cantumkanlah minimal nama, jabatan/pekerjaan, dan nomor telepon yang bisa dihubungi. Kamu juga bisa menambahkan tautan profil profesionalmu, misalnya tautan profil LinkedIn.

Baca berkali-kali email lamaran kerjamu sebelum dikirim untuk memastikan tak ada salah ketik atau ejaan. Pastikan juga resume atau CV tak lupa dilampirkan sebagai penguat. Kalau perlu, kamu juga bisa meminta temanmu untuk membacanya agar lebih yakin bahwa e-mailmu sudah cukup menarik.

Supaya kamu lebih memahami bagaimana cara menulis lamaran kerja via e-mail, berikut penulis sajikan dua contoh e-mail yang dapat kamu jadikan referensi.

Subject : Lamaran Kerja Reporter

Berdasarkan informasi yang telah saya dapatkan dari Instagram @lifeatkumparan perihal lowongan pekerjaan di perusahaan tempat Bapak/Ibu pimpin. Melalui surat lamaran ini saya ingin mengajukan diri untuk melamar pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin guna mengisi posisi yang dibutuhkan saat ini.

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Qireyna Audie Syahla

Tempat/Tgl Lahir : Jakarta, 7 Maret 1999

Pendidikan : D3 Jurnalistik

Sebagai bahan pertimbangan Bapak/ Ibu dan untuk melengkapi beberapa data yang diperlukan, dengan ini saya lampirkan juga kelengkapan data diri saya sebagai berikut :

• Scan Sertifikat Kompetensi

Demikian surat lamaran ini saya buat dengan sebenar benarnya dan atas perhatian serta kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Subject : Lamaran Pekerjaan SEO Content Writer

Melalui surat lamaran ini saya ingin mengajukan diri untuk melamar pekerjaan di perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin guna mengisi posisi yang dibutuhkan saat ini yaitu posisi SEO Content Writer.

Saya yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Qalundra Bhanu Biru

Tempat, tanggal : Surabaya, 9 Februari 1995

Jenis Kelamin : Laki-Laki

Pendidikan terakhir : S1 Komunikasi

Alamat : Jl. Takwa No.19 Jakarta

Telepon : 0877-8368 -7281

Sebagai bahan pertimbangan Bapak/ Ibu dan untuk melengkapi beberapa data yang diperlukan, dengan ini saya lampirkan juga kelengkapan data diri saya sebagai berikut :

Demikian surat lamaran ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan atas perhatian serta kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.