Apa saja yang harus diperhatikan dalam menyusun anggaran?

Ekonomi & Bisnis Akuntansi

Anggaran produksi adalah suatu perencanaan secara terperinci mengenai jumlah unit produk yang akan diproduksi selama periode yang akan datang yang didalamnya mencakup rencana mengenai jenis [kualitas], waktu [kapan] produksi akan dilaksanakan [Tendi Haaruman: 2007].

Hal-hal apa yang harus diperhatikan dalam proses penentuan Anggaran Produksi [Production Budget]?

Mengingat manfaat penyusunan anggaran produksi secara umum adalah sebagai pedoman kerja, pengkordinasian kerja dan pengawasan kerja, maka hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat anggaran produksi antara lain :

1. Menentukan kegiatan penjualan sehingaa produk dapat disediakan sesuai dengan waktu yang sudah direncanakan
2. Menjaga tingkat persediaan yang memadai [supaya persediaan tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil]
3. Mengatur produksi agar biaya-biaya produksi dapat ditekan seminimal mungkin

Oleh karena itu, untuk membuaat suatu perencanaan yang baik harus diperhatikan masalah yang berhubungan dengan produksi yang terdapat di dalam perusahaan dan masalah yang datangnya dari luar perusahaan.

Masalah yang bersumber dari perusahaan antara lain:

1. Rencana Penjualan
2. Kapasitas Mesin dan Peralatan
3. Tenaga Kerja Yang dimiliki
4. Stabilitas Bahan Baku
5. Modal Kerja yang dimiliki
6. Fasilitan Gedung

Semakin banyak dan kompleks nya suatu perusahaan tentu akan menyebabkan semakin banyak kegiatan, seperti halnya perencanaan yang harus dilaksanakan secara cermat dan teliti, terutama menyangkut tentang penyusunan anggaran perusahaan. Penyusunan anggaran pada suatu perusahaan sangatlah penting dan erat kaitannya dengan manajemen, khususnya yang berhubungan dengan penyusunan rencana [planning], pengkoordinasian kerja [coordinating] dan pengawasan kerja [controling]. Anggaran diartikan sebagai dana yang harus diterima maupun dikeluarkan oleh perusahaan.

Dengan kata lain, rincian anggaran bisa didapatkan dari sebuah catatan neraca kas yang ada di perusahaan. Di dalam penganggaran [budgeting] terdapat tahapan-tahapan yang harus dilalui biar anggaran tersebut dapat digunakan oleh organisasi atau instansi. Anggaran adalah suatu rencana terinci yang disusun secara sistematis dan dinyatakan secara formal dalam ukuran kuantitatif, biasanya dalam satuan uang. Suatu anggaran biasanya meliputi waktu satu tahun dan menyatakan pendapatan dan beban yang direncanakan untuk tahun itu.

Oleh sebab itu, suatu rencana yang dibentuk dan disusun serta dinyatakan dalam bentuk unit monetor sering disebut dengan rencana keuangan. Perkara ataupun peran yang penting dalam suatu anggaran adalah satuan kegiatan dan satuan uang. Sebab, dengan dua hal tersebut, semua hal kegiatan akan dikuantifikasikan dalam satuan uang. Sehingga bisa diperkirakan seberapa pencapaian efisiensi dan efektivitasi dari semua kegiatan yang dikerjakan.

Sistem anggaran merupakan suatu komitmen yang resmi dalam manajemen terkait, harapannya manajemen yang terkait tentang pendapatan, biaya serta beragam transaksi keuangan dalam jangka waktu mendatang. Pada umumnya, proses penyusunan anggaran keuangan bisnis satu dengan bisnis lainnya sama. Hanya akan ada sedikit penyesuaian saja untuk kegiatannya. Lalu bagaimana menyusun anggaran perusahaan ? Berikut langkah menyusun anggaran yang baik dan benar.

Tahap-Tahap Penyusunan Anggaran

Anggaran membantu manajemen dalam merencanakan kegiatan yang harus di lakukan dalam suatu periode dan mengontrol semua kegiatan agar setiap kegiatan perusahaan dapat menghasilkan profit yang maksimal. Untuk itu manajemen harus sangat berhati-hati dalam menetapkan suatu anggaran, semua divisi dalam perusahaan harus berkordinasi dalam menyusun anggaran, agar dalam penerapannya dapat berjalan sesuai rencana. Agar suatu anggaran bisa efektif, berikut ini saya jelaskan tahapan praktis dalam menyusun anggaran perusahaan.

1. Tahapan Penentuan, Pedoman Perencanaan Anggaran

Langkah pertama yaitu menentukan pedoman anggaran, pedoman ini dapat anda buat berdasarkan anggaran perusahaan selama satu tahun sebelumnya dengan penyesuain kegiatan tahun anggaran berikutnya. Dalam penyusunan ini, dikenal manajemen puncak sebagai dasar dalam menyusun anggaran belanja.

Kegiatan Manajemen Puncak Antara Lain:

• Penetapan rencana besar perusahaan sebagai dasar penyusunan anggaran belanja perusahaan. Rencana besar ini disusun layaknya tujuan, asumsi dan juga kebaikan dari anggaran belanja yang dibuat.
• Pembentukan panitia untuk menyusun anggaran belanja perusahaan selama periode tertentu.

Pedoman anggaran perusahaan didasarkan pada anggaran belanja selama setahun yang telah dibuat dan dipersiapkan beberapa bulan sebelum anggaran tahun berikutnya.

2. Tahapan Persiapan Anggaran

Setelah aktivitas manajemen puncak, perusahaan membutuhkan waktu untuk mempersiapkan anggaran. Dalam hal ini yang melakukan persiapan tidak hanya staf di bagian keuangan saja, melainkan dibutuhkan kerjasama yang solid dari semua divisi supaya penganggaran berjalan sempurna.

Dalam persiapan anggaran, bagian-bagian yang terkait dengan anggaran mengadakan rapat untuk membuat suatu persiapan anggaran. Manajer pemasaran sebelum menyusun anggaran penjualan terlebih dahulu menyusun forecast penjualan [taksiran/ramalan penjualan]. Setelah menyusun forecast penjualan kemudian manajer pemasaran bekerja sama dengan manajer umum dan manajer keuangan untuk menyusun:

• Anggaran Penjualan.
• Anggaran Beban Penjualan
• Anggaran Piutang Usaha.

Setelah itu manajer produksi bekerja sama dengan manajer keuangan dan manajer umum menyusun:

• Anggaran Produksi.
• Anggaran Biaya pabrik.
• Anggaran Persediaan.
• Anggaran Utang Usaha.

Anggaran tersebut di atas dibuat berdasarkan anggaran penjualan yang dibuat oleh manajer pemasaran. Manajer umum bekerja sama dengan manajer keuangan menyusun, Anggaran beban administrasi dan umum. Setelah itu manajer keuangan bekerja sama dengan para manajer menyusun:

• Anggaran Laba Rugi.
• Anggaran Neraca.
• Anggaran Kas.

Namun, dalam tahap-tahap persiapan anggaran ini biasanya diadakan rapat antar bagian yang terkait saja.

3. Tahapan Penentuan Anggaran

Tahapan penyusunan anggaran yang ketiga yaitu berupa penentuan anggaran perusahaan. Pada tahap ini, manajer beserta direksi melakukan pengesahan terhadap anggaran, setelah melakukan pengkajian dan kelayakan terhadap rancangan anggaran yang telah disusun masing masing pengguna anggaran. Ada 3 tahapan dalam penentuan anggaran, antara lain:

• Masing-masing karyawan dari tiap bidang membicarakan dan merundingkan hasil dari persiapan yang telah dilakukan agar anggaran belanja yang disusun nantinya mampu mengakomodasi kebutuhan tiap-tiap bagian.
• Koordinasi dan penelaahan komponen anggaran belanja yang telah disusun.
• Pengesahan dan juga pendistribusian anggaran yang merata ke seluruh bagian.

Namun, sebelum disahkan, direksi dan manajemen harus melakukan uji kelayakan dan mengkaji anggaran belanja yang telah dibuat apakah wajar dan sesuai dengan kebutuhan divisi. Dan setelah melakukan uji kelayakan dan pengkajian dari tiap anggaran belanja perusahaan yang disusun oleh tiap-tiap bagian perusahaan yang nantinya berkedudukan sebagai pengguna anggaran.

4. Tahapan Pelaksanaan Anggaran

Untuk kepentingan pengawasan, setiap manajer membuat laporan realisasi aggaran setelah dianalisis kemudian laporan realisasi anggaran disampaikan pada direksi. Tahapan ini menjadi langkah kesekian kalinya dari proses penyusunan anggaran yang akhirnya diputuskan dengan sebuah keputusan tunggal.

Dalam tahapan ini dibutuhkan pengawasan dari kalangan manajer perusahaan pada masing–masing bagian yang melakukan tugasnya sendiri–sendiri. Setelah pengawasan sudah dilakukan oleh kalangan manajer selanjutnya manajer memiliki wewenang melaporkan pada seorang direksi di perusahaan. Inilah alur final [tahap akhir] dari penerapan anggaran di sebuah perusahaan.

Anggaran merupakan hasil akhir proses penyusunan laporan rencana kerja. Anggaran merupakan cetak biru aktifitas yang akan dilaksanakan perusahaan dimasa yang akan datang. Terdapat beberapa istilah-istilah lain yang digunakan, yang bermakna dan tujuan sama dengan anggaran adalah sebagai berikut:

1. Business Budget.
2. Profit Planning and Control.
3. Comprehensive Budgeting.
4. Managerial Budgeting.
5. Business Budgeting and Control.

Disusunnya anggaran supaya dapat mengkoordinasikan suatu metode yang akan dilalui dalam rangka memaksimalkan sumber daya. Dan dengan dibuatnya anggaran bertujuan mempersiapkan alat pengontrol serta mengendalikan kinerja individu maupun kelompok.

Melalui anggaran pihak manajemen mendapatkan landasan kuat untuk mengubah, menambah atau mengurangi pos-pos anggaran tertentu sebelum rencana-rencana yang termuat didalam anggaran, dilaksanakan.

Selain itu pihak manajemen juga dapat mengetahui hal-hal apa saja yang bisa dikerjakan dan apa saja yang tidak bisa dikerjakan. Nah, sebaiknya agar penyusunan rencana anggaran perusahaan berjalan dengan efektif, maka diperlukan langkah dan strategi sebagai berikut :

• Anggaran disusun berdasarkan divisi dan setiap divisi dalam perusahaan mengajukan rencana kegiatan dan anggaran biaya.
• Dalam merumuskan perencanaan pendapatan dan biaya harus dilihat dan dievaluasi terlebih dahulu dengan data historis laporan keuangan beberapa tahun ke belakang.
• Membandingkan Rencana Anggaran yang telah dibuat dengan laporan keuangan perusahaan lainnya yang sejenis. Apakah biaya yang telah dianggarkan sudah efektif atau masih bisa dilakukan efisiensi.
• Harus dipisahkan antara penyusunan rencana anggaran terhadap proyek yang saat ini yang sedang dikerjakan dengan perencanaan proyek baru untuk masa yang akan datang.
• Pengawasan yang ketat terhadap penggunaan budget perusahaan apakah sudah sesuai dengan perencanaan awal.
• Membuat laporan keuangan perusahaan lengkap yang berisikan laporan aktual dengan analisa perbandingan nilai budget.
• Memberikan penghargaan dan sanksi terhadap pencapaian efisiensi maupun unefisiensi dari nilai budget.

Terlepas dari jenis bisnis, kemampuan dalam menerapkan anggaran adalah masalah hidup dan mati dalam dunia bisnis. Menyusun anggaran diperlukan untuk mengetahui besarnya dana yang diperlukan guna membiayai suatu program dan berfungsi sebagai suatu pedoman atau daftar kerja yang harus dipenuhi. Berdasarkan anggaran yang dirancang, pihak manajemen dapat menilai kesesuaian antara perencanaan kerja dengan rencana perusahaan secara keseluruhan.

Selanjutnya anggaran itu dapat berfungsi untuk mengetahui berapa banyak biaya yang perlu disediakan dengan mempertimbangkan nilai-nilai produktifnya. Dengan demikian anggaran akan menimbulkan disiplin pengeluaran dana, sehingga mencegah pemborosan atau pengeluaran yang tidak perlu. Gimana? Sudah pahamkan dengan penjelasan mengenai tahap penyusunan anggaran, maka dari itu demikianlah artikel pada hari ini, semoga ulasan diatas dapat memberi manfaat kepada pembaca.