Apa yang dimaksud dengan win win solution

12 May

4 Hal Penting Diketahui Untuk Mendapatkan Win-win Solution Dalam Negosiasi

Biasanya ketika bernegosiasi, seringkali situasi, minat, dan keinginan masing-masing pihak terlihat jelas. Ini memfasilitasi kedua belah pihak untuk mendapatkan solusi win-win di mana setiap perjanjian dapat memenuhi kebutuhan dan tujuan kedua belah pihak.

Setiap pihak perlu menetapkan dan memastikan apakah kebutuhan mereka dipenuhi dari penawaran yang dinegosiasikan. Anda dan lawan tidak dapat menebak serta mengatur diri mereka sendiri apakah lawan negosiasi Anda membutuhkan sesuatu.

Kadang-kadang orang menggunakan win-win negosiasi sebagai alasan untuk mengorbankan kebutuhan dan tujuan yang mereka miliki demi mencapai kesepakatan bersama. Meskipun itu bukan definisi win to win.

Win-win hanya terjadi ketika kedua belah pihak merasa mendapatkan sesuatu dengan adil. Gunakan keterampilan Anda dalam negosiasi untuk mencapai perjanjian bersama yang adil agar keinginan dan tujuan masing-masing pihak dapat dicapai.

Berikut adalah 4 hal penting yang perlu anda perhatikan untuk bisa mendapatkan win-win solution dalam bernegosiasi.

1. Memahami perbedaan
   

   Tidak jarang dalam negosiasi anda dihadapkan dengan situasi dimana anda perlu melakukan concession atau keringanan, dimana anda perlu merelakan sesuatu atau beberapa bagian dari kesepakatan demi tercapainya persetujuan bersama. Akan tetapi, bukan berarti anda perlu merelakannya begitu saja.

   Dalam memberikan keringanan, anda juga perlu mendapatkan sesuatu yang lain atas pengorbanan yang anda berikan. Hal tersebut dapat disebut sebagai condition atau kondisi, yaitu apa yang anda butuhkan sebagai ganti anda memberikan keringanan tersebut.

   Ketika anda memberikan keringanan, pastikan bahwa pihak lawan memang berhak mendapatkan keringanan yang anda berikan, serta anda bisa mendapatkan sesuatu yang berguna sebagai gantinya.

   Pastikan agar keringanan yang anda berikan tetap seimbang dengan kondisi yang anda tetapkan untuk bisa memberikannya. Cobalah untuk menggunakan pernyataan yang dapat membantu anda dan pihak lawan dalam memastikan bahwa semua akan mendapatkan yang diinginkan oleh masing-masing pihak.

2. Membuat kesepakatan yang dapat dijalankan
   

   Closing sebuah kesepakatan dapat terjadi ketika kedua belah pihak menyetujui sejumlah persyaratan yang cukup agar dapat dilanjutkan untuk melaksanakan kesepakatan tersebut. Biasanya, apabila anda membuat kesepakatan dengan orang yang sudah anda kenal dan percaya, hal yang bersifat sangat detail mengenai isi kesepakatan tidak perlu dibahas.

   Tetapi ketika anda membuat kesepakatan dengan orang yang belum membangun kepercayaan dengan anda, maka detail yang sangat spesifik seperti kualitas barang atau jumlah tugas yang harus dilakukan itu perlu diberitahu. Bahkan bagi beberapa orang, kesepakatan tidak akan terjadi sebelum semuanya dilakukan dalam bentuk tertulis.

   Untuk bisa mendapatkan kesepakatan yang bisa dijalankan dengan baik, maka anda perlu memastikan empat hal berikut: Apa yang anda dapatkan dari kesepakatan tersebut? Apa yang anda bayar agar bisa mendapatkan hal tersebut? Berapa lama kontrak dari kesepakatan berlangsung? Dan Siapa saja orang yang terikat dalam kontrak tersebut? Ketika ada satu dari empat hal tersebut yang belum ada, maka anda perlu mengatasinya untuk bisa membuat kesepakatan yang dapat dijalankan dengan baik.

3. Mengevaluasi tawaran
   

   Terkadang dalam negosiasi, anda maupun pihak lawan bisa saja memberikan tawaran tertentu. Sebelum anda menerimanya, maka anda perlu memastikan terlebih dahulu apa yang ditawarkan dan apa saja persyaratan dalam menerimanya. Setelah anda menganalisa dengan baik tawaran yang diberikan, anda bisa menerimanya apabila sesuai dengan tujuan maupun kebutuhan anda. Ketika tawaran disajikan dalam bentuk dokumen tertulis, anda bisa menerima tawaran tersebut dengan memberikan tulisan “accepted” atau “diterima” pada dokumen tersebut.

4. Membuat kesepakatan tertulis
   

   Kesepakatan lisan bukan berarti kesepakatan yang tidak bisa dijalankan. Hanya saja, ketika terjadi perselisihan saat kesepakatan dijalankan, akan sulit untuk mengingat mengenai apa yang sebelumnya diucapkan atau disepakati.

   Kedua belah pihak dapat mengingat kesepakatan yang dibuat dengan sangat berbeda, bahkan bisa menjadi 2 versi berbeda dari apa yang diucapkan oleh setiap orang yang terlibat dalam negosiasi. Maka dari itu, penting bagi anda untuk setidaknya memiliki data atau bukti yang dapat menunjukkan persyaratan dalam kesepakatan yang sudah dibuat. Umumnya, kesepakatan dibuat dalam bentuk tertulis untuk mempermudah dilihat kembali apabila dibutuhkan.

Itulah empat hal penting yang perlu anda ketahui. Pahami dan praktekan hal penting tersebut dalam tim Anda untuk bisa mencapai win-win solution dalam melakukan negosiasi.

Oleh: Betti Alisjahbana

Di era perubahan yang semakin lama semakin cepat, kemampuan kita untuk bekerjasama dengan berbagai pihak, baik di dalam organisasi maupun dengan mitra di luar organisasi, dan dengan pelanggan sangat diperlukan. Didalam bekerjasama, sering kita harus bernegosiasi. Misalnya saja bernegosiasi tentang penggunaan sumber daya yang terbatas yang dibutuhkan oleh kedua pihak. Bisa juga bernegosiasi tentang bentuk kerjasama dengan mitra. Negosiasi dengan klien ketika ada perubahan kondisi dibandingkan dengan kesepakatan awal yang telah dituliskan di dalam kontrak dan masih banyak lagi jenis negosiasi.

Seringkali, didalam negosiasi, masing-masing pihak datang dengan usulan yang memenuhi kebutuhannya. Lalu ketika bernegosiasi masing-masing pihak berjuang agar usulannya bisa diterima oleh pihak yang lain. Pada akhir negosiasi, ada yang menang, yaitu yang usulannya diterima, dan ada yang kalah, yaitu yang terpaksa menerima usulan pihak yang lainnya. Yang menang gembira, sementara yang kalah kecewa. Kekecewaan ini bisa menjadi ganjalan dalam hubungan selanjutnya.

Sebuah negosiasi yang Win-win adalah sebuah negosiasi dimana posisi masing-masing di eksplorasi, baik posisi Anda maupun posisi mitra negosiasi, untuk mencapai hasil negosiasi yang bisa diterima oleh kedua pihak. Dan yang memberikan semaksimal mungkin apa yang diinginkan olah masing-masing pihak. Kedua pihak gembira dengan hasil yang diperoleh. Itulah yang disebut sebagai Win-Win. Dengan hasil yang win-win hubungan para pihak untuk selanjutnya pun baik.

Berikut ini adalah kiat-kiat untuk Negosiasi yang Win-win

1. Mulai dengan Pola Pikir Win-win [Win-win Mindset]

Pola pikir Win-win terdiri atas 3 hal, yaitu :

1. 1. 1. 1. 1. Kedewasaan. Kedewasaan bukan tentang umur, melainkan memiliki keseimbangan antara keberanian dan keinginan untuk menang dengan tetap memperhatikan kepentingan pihak lain. Ada orang yang umurnya masih sangat muda, tetapi sudah dewasa, karena memiliki keseimbangan ini. Ada juga yang secara umur sudah banyak, tetapi hanya memikirkan kepentingannya sendiri, dan karenanya belum dewasa.
            2. Integritas. Integritas yang dimaksud dalam hal ini adalah memegang janji dan memperlakukan pihak lain dengan standar yang sama dengan standar yang diterapkan kepada diri sendiri. Jadi bila Anda ingin kepentingan Anda terpenuhi, maka Andapun ingin memastikan bahwa kepentingan pihak lainpun terpenuhi.
            3. An Abundance Mentality. Orang dengan Abundance Mentality merasa ada banyak kemungkinan dan ada serba banyak di dunia ini. Karenanya dia tidak berhenti mencari opsi-opsi yang bisa menjawab kepentingan semua pihak.

2. Tanyakan apa hal-hal yang penting yang ingin dicapai oleh mitra negosiasi

Ketika kita melakukan negosiasi, biasanya kita hanya memperkirakan intensi pihak lain, apa yang menjadi prioritas dan perhatiannya. Sayangnya seringkali para negosiator tidak menanyakan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik apa yang melatarbelakangi posisi pihak lain. Kita perlu tahu apakah kita bisa menghubungkan tujuan kita dengan tujuan mitra negosiasi. Semakin baik kita tahu apa yang di inginkan mitra negosiasi, dan apa yang penting baginya, semakin baik kita bisa sampai pada solusi yang menjawab kebutuhan kedua pihak.

Berbekal pola pikir Win-win, maka tanyakan apa hal-hal yang penting yang ingin dicapai oleh mitra negosiasi. Ajukan pertanyaan-pertanyaan agar kita mengerti latar belakang yang mendasarinya. Di dalam bertanya dan mendengarkan jawaban, pastikan Anda berpikiran terbuka dan tidak menghakimi.

3. Sampaikan hal-hal penting yang ingin Anda capai

Setelah memahami hal-hal yang ingin dicapai oleh mitra negosiasi dan apa yang mendasarinya, sampaikan hal-hal yang penting dari sisi Anda, dan sampaikan juga mengapa itu penting bagi Anda. Biasanya ketika Anda telah menunjukkan kepedulian Anda pada apa yang penting bagi mitra negosiasi, maka kepedulian itu akan berbalas

4. Bersama buat alternatif-alternatif solusi

Setelah masing-masing memahami apa yang penting bagi masing-masing pihak dan mengapa itu begitu penting, Anda bisa mengajak mitra negosiasi untuk Bersama-sama memikirkan alternatif-alternatif solusi yang bisa menjawab kedua kepentingan. Pada tahap ini diharapkan yang terjadi adalah kedua pihak memikirkan kepentingan Bersama dan bukan masing-masing ingin mempertahankan alternative yang diusulkannya dan menyerang usulan pihak lawan. Dengan An Abundance Mentality dimana Anda percaya bahwa alternative nya ada banyak, maka sebelum mendalami salah satu alternative, pastikan ada banyak alternative dulu di atas meja.

5. Bersama pilih alternatif terbaik yang bisa diterima oleh kedua pihak

Setelah memiliki beberapa alternative solusi kini saatnya untuk mengerucutkan pada satu atau dua alternative terbaik yang bisa menjawab hal-hal terpenting bagi kedua pihak. Sempurnakan alternative yang dipilih tersebut agar kedua pihak merasa kepentingannya terjawab dan puas dengan solusi Bersama yang dipilih.

Sebagai ilustrasi bagaimana langkah-langkah diatas dilaksanakan, saya ambil contoh ketika ada salah satu klien berkirim surat, minta penundaan implementasi proyek e-commerce ke tahun depan. Padahal kegiatan implementasi sudah berjalan, dan sudah rampung 50%. Berbekal win-win mindset, tim yang menangani proyek ini bertemu dengan klien untuk mencari solusi yang win-win bagi kedua belah pihak.

Ketika ditanyakan lebih jauh ternyata klien tersebut tetap ingin melanjutkan proyek e-commercenya, hanya saja mereka sedang mengalami problem cash flow, sehingga harus menunda beberapa inisiatif, termasuk e-commerce ini. Tim kami yang menangani e-commerce ini menyampaikan bahwa resources yang sudah dimobilisasi untuk melaksanakan e-commerce ini berasal dari berbagai sumber, dan apabila di tunda, tahun depan belum tentu tim nya akan sama, yang artinya membutuhkan waktu dan upaya tambahan untuk menyelesaikan. Selain itu, pada situasi seperti saat ini, lebih sulit untuk mendapatkan proyek baru.

Setelah saling memahami situasi masing-masing pihak, serta hal-hal yang penting dari masing-masing pihak, Bersama-sama dibahas beberapa alternative solusi. Akhirnya kedua belah pihak bersepakat untuk tetap melanjutkan proyek tersebut, hanya dilakukan penundaan pembayaran hingga tahun depan. Kedua pihak merasa ini adalah solusi yang baik, dan hubungan dengan klien ini menjadi semakin baik lagi.

Situasinya akan sangat berbeda bila masing-masing pihak bersikeras hanya memikirkan kepentingannya sendiri, dan tidak berusaha mencari solusi yang win-win.

Semoga artikel ini memberikan inspirasi untuk melakukan pendekatan yang berbeda dalam bernegosiasi pada kesempatan selanjutnya.

Salam hangat penuh semangat