Komunikasi Elektronik dalam Organisasi
Salah satu hal yang sangat penting dan diperlukan dalam menjalankan suatu organisasi adalah adanya komunikasi. Komunikasi merupakan proses di mana informasi dan pemahaman ditransfer antara pengirim dan penerima. Menurut Agus M. Hardjana, komunikasi dapat dirumuskan sebagai suatu kegiatan disampaikannya suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain melalui media tertentu.
Setelah pesan tersebut diterima dan dipahami sejauh kemampuannya, penerima pesan kemudian menyampaikan tanggapan melalui media tertentu pula kepada penyampai pesan.
Dalam konteks kepemimpinan, pengirim pesan [seperti seorang pemimpin] memulai komunikasi dengan encoding pikiran atau gagasan, yaitu dengan memilih simbol [seperti kata-kata] yang dapat digunakan untuk menyusun dan mengirim pesan. Pesannya adalah berupa pemikiran atau ide yang dikirim ke penerima, dan saluran untuk menyampaikan pesan adalah media yang digunakan untuk mengirim pesan.
Penerima menerjemahkan simbol-simbol untuk menafsirkan makna pesan dari pesan yang dikirimkan oleh pengirim pesan. Dalam proses komunikasi juga diperlukan adanya suatu umpan balik yang merupakan elemen dari proses komunikasi yang memungkinkan seseorang untuk menentukan apakah penerima dengan benar menafsirkan pesan.
Umpan balik dalam suatu komunikasi terjadi ketika penerima merespon komunikasi seorang pemimpin dengan pesan balasan. Tanpa adanya umpan balik, siklus komunikasi menjadi tidak lengkap.
Pada zaman digital sekarang ini, dalam melakukan komunikasi juga dapat dilakukan dengan cara komunikasi melalui media elektronik. Komunikasi elektronik sangat berguna untuk kehidupan di organisasi saat ini.
Teknologi menyediakan cara berkomunikasi yang sangat efisien dan efektif yang berguna untuk menyampaikan suatu pesan secara rutin, seperti contohnya adalah pesan teks, yang memungkinkan orang untuk menyampaikan pesan singkat dengan cepat yang telah berkembang pesat dan lebih memudahkan orang dalam melakukan kegiatan komunikasi.
Di dalam organisasi banyak pemimpin yang menggunakan blog untuk berkomunikasi dengan karyawan dan membangun kembali kepercayaan di antara karyawan, pelanggan, pemegang saham, dan publik.
Menurut Richard L. Daft, terdapat beberapa cara untuk menggunakan komunikasi elektronik secara efektif. Pertama adalah jangan biarkan komunikasi elektronik mengambil alih hubungan langsung antar manusia, orang-orang yang bekerjasama tetap harus bertemu tatap muka secara teratur, dan para pemimpin harus mengenal pengikut mereka, banyak perusahaan yang menggunakan pekerja virtual tetapi tetap mengharuskan mereka datang ke kantor setidaknya sebulan sekali untuk berkomunikasi secara tatap muka.
Kedua adalah pertimbangkan keadaan, orang yang mengenal satu sama lain dengan baik dan telah bekerja bersama dalam waktu yang lama biasanya dapat berkomunikasi tentang masalah yang lebih kompleks melalui sarana elektronik daripada orang-orang yang memiliki hubungan kerja baru. Ketika orang memiliki hubungan kerja jangka panjang, ada lebih sedikit potensi kesalahpahaman.
Selain itu, ketika semua pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang sedang dibahas, saluran elektronik dapat digunakan secara efektif. Ketiga adalah pikirkan dua kali sebelum mengirim pesan, pertimbangkan apakah pesan itu adalah sesuatu yang ingin disampaikan di mana orang bisa membacanya. Jangan pernah mengirim pesan elektronik saat sedang dalam keadaan marah atau kesal dan selalu membaca pesan setidaknya dua kali sebelum mengirim pesan tersebut.