Agung Pratnyawan : Sabtu, 19 Februari 2022 | 18:41 WIB
Hitekno.com - Sudah tahu apa kegunaan Mail Merge di Microsoft Word ini? Ternyata fitur ini memiliki banyak manfaat, teruntama buat kamu yang sering berurusan dengan surat menyurat.
Kegunaan Mail Merge di Microsoft Word yaitu untuk membantu kamu dalam membuat suatu dokumen yang memiliki isi sama namun ingin memiliki perbedaan pada beberapa data penerima dokumen tersebut seperti misalnya pada nama, alamat, nomor telepon, email dan lain-lain.
Oleh karena itu fitur Mail Merge pada program Microsoft Word ini sering digunakan dalam proses pembuatan surat, sertifikat, amplop, dan sebagainya dengan format penerima yang berbeda-beda.
Jadi kamu hanya perlu membuat sumber data yang akan menerima dokumen tersebut saja tanpa harus mengetik semuanya satu per satu.
Baca Juga
Karena fitur Mail Merge akan memfasilitasi kamu untuk menggabungkan dua data yang berbeda menjadi satu, dengan begitu kamu jadi terhindar dari kesalahan input data penerima dari dokumen yang kamu buat.
Selain itu kamu juga bisa mengedit masing-masing lembar dokumen Microsoft Word loh.
Setelah mengetahui kegunaan Mail Merge di Microsoft Word, sudah pasti kamu ingin mengetahui langkah-langkah untuk membuat Mail Merge tersebut kan?
Microsoft Word. [Microsoft]Nah untuk menggunakan fitur Mail Merge pada program Microsoft Word, kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:
- Buka Microsoft Excel dan buat data identitas penerima dokumen dalam format tabel seperti misalnya nama, alamat, jabatan dan lain-lain
- Apabila sudah melengkapi database tersebut, simpan file tersebut
- Buka Microsoft Word dan buat isi dokumen sesuai dengan kebutuhan kamu tapi pada bagian dokumen yang akan diisi dengan format identitas penerima seperti Nama : , Alamat : , Jabatan : dan lain-lain biarkan kosong
- Apabila sudah selesai membuat dokumen, buka menu tab Mailings
- Lalu pilih menu Start Mail Merge
- Dan pilih menu Step By Step Mail Merge Wizard maka akan muncul popup pada sebelah kanan lalu pilih tipe dokumen yang akan kamu buat
- Kemudian klik Next : Starting Document
- Pada tahap selanjutnya klik opsi Use the current document karena dokumen yang akan digunakan sudah kamu buka dan klik Next : Select recipients
- Klik pada opsi Use an existing list dan klik browse untuk mencari file data source yang telah kamu buat sebelumnya
- Selanjutnya klik Next : Write Letter
- Letakkan kursor di samping template identitas penerima dokumen yang kamu kosongkan sebelumnya, lalu klik Insert Merge Field. Kamu hanya perlu melakukan langkah ini pada satu lembar dokumen saja karena pada lembar dokumen berikutnya akan terisi secara otomatis
- Apabila kamu ingin melihat hasilnya maka klik opsi Preview Result
- Setelah itu klik menu Finish and Merge dan pilih opsi Edit Individual Document, maka tampilan Word akan menduplikat sebanyak data penerima dokumen tersebut
Itulah apa kegunaan Mail Merge di Microsoft Word yang bisa mempermudah dan mempercepat pekerjaan kamu sehingga kamu bisa menyelesaikan pekerjaan lainnya. Selamat mencoba!
Kontributor: Jeffry francisco
Pengertian dan Fungsi MAIL MARGE
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen [misalnya surat] yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
- Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya
Pengertian dan Fungsi Mail Merge
Ada banyak pengertian tentang mail merge dari berbagai sumber . Disini saya akan menuliskan pengertian mail merge yang saya ketahui dari berbagai sumber [ kumpulan ] :
- Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .
- Mail Merge adalah Fasilitas dari writter untuk pembuatan surat secara masal .
- Mail Merge adalah Penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen .
- Mail Merge adalah merupakan salah satu aplikasi dari microsoft word untuk membuat surat dalam jumlah besar .
- Di praktikum 4 Penerapan Komputer di bahas tentang Aplikasi pengolahan kata untuk Windows, yaitu Microsoft Word. Inti yang dibahas tentang beberapa fungsi yang ada di Ms. Word :
- Mail Merge
- Page Break
- Table of Content
- Equation Editor
- Autotext table and Thesaurus
Karna
komputer di lab komputer sama di cyber singkkong masih pake Ms. Word 2003 tapi
anak-anak udah lumayan banyak yang pake Ms. Word 2007, jadi di praktikum
kemaren terpaksa gw bikin slide lagi tentang tahap-tahap di Ms.
Word 2007.
Berikut ini reviewnya :
Mail Merge
Terkadang
kita perlu bikin surat untuk beberapa recipient yang isi dari suratnya
sama. Ato pada kasus pembuatan sertifikat, kita cuma butuh ganti-ganti nama ato
statusnya [ Pembicara, MC, Peserta ]. Untuk kasus kaya gitu kita bisa pake
salah satu fungsi yang disediain Ms. Word yaitu Mail Merge.
Untuk Ms. Word 2007, tahapnya adalah sebagai berikut :
- Buat file-nya [ surat ato sertifikat ]. Misal pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat [ atau bagian lain yang diperlukan ]
- Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard
Saatnya step-by-step Mail Merge :
Step 1Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.
Klik Next: Starting document
Step 2
Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document [
artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail
Merge]
Klik Next: Select recipients
Step 3
Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka
Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns
- Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu
- Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add
- Ketik Nomor
- Klik tombol OK
- Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamat sampai hasilnya kaya gini,
- Kalau udah, klik tombol OK
- Pada jendela baru yang muncul [New Address List], silahkan isi data pada baris pertama
- Untuk menambahkan data baru, klik aja tombol New Entry, trus isi lagi deh
- Kalo dirasa daftar namanya udah cukup, klik tombol OK
- Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang [lupa neh bahasa bakunya
- Kalo udah yakin semua nama ter-centang, klik tombol OK
- Klik Next: Write your letters
Step 4
- Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat
- Klik menu More Items
- Pilih Nomor
- Klik tombol Insert
- Klik tombol Cancel
- Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat
- Hasilnya nanti kaya gini
Klik menu
Next: Preview you letters
Step
5
Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karna kita telah
membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol panah >>
atau