Bagaimana cara menyusun perencanaan dan strategi perencanaan sesuai dengan kebutuhan perusahaan

Tahapan Perencanaan SDM • Arah Strategi Perusahaan

Tahapan dalam proses perencanaan SDM dimulai dari arah strategi perusahaan. Arah strategi perusahaan akan memberikan acuan mengenai profil dan kebutuhan pegawai yang perlu dipenuhi.

Dengan demikian, diharapkan akan muncul adanya koneksi antara strategi bisnis di masa depan dengan strategi pengembangan SDM yang akan dijalankan.

Dengan kata lain, strategi dan program perencanaan SDM hanya akan memiliki makna jika ia selalu diintegrasikan dengan kebutuhan strategis perusahaan dalam menghadapi tantangan bisnis yang makin berat – baik dari sisi ekonomi makro maupun persaingan antar perusahaan. Dalam proses ini, kebijakan dan roadmap strategi perusahaan akan menjadi sumber masukan bagi para pengelola SDM dalam merumuskan rangkaian program perencanaan SDM yang akan dijalankan.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM
Dalam melakukan proses perencanaan SDM, terdapat tiga faktor utama yang perlu diperhatikan, yakni :

1. Estimasi jumlah pekerja yang keluar [baik karena pensiun atau mengundurkan diri]. Data mengenai jumlah pegawai yang keluar [pensiun atau mengundurkan diri] merupakan variabel utama dalam menentukan kebutuhan jumlah SDM di masa mendatang

2. Kebutuhan perusahaan karena akan melakukan ekspansi atau pemekaran organisasi. Rencana pengembangan organisasi atau adanya unit usaha baru di masa depan memberikan informasi mengenai berapa jumlah pegawai baru yang diperlukan, dan bagaimana kebutuhan kualifikasinya.

3. Sumber daya keuangan perusahaan. Rencana SDM selalu harus memperhatikan dan disesuaikan dengan sumber daya keuangan perusahaan. Dalam hal ini diharapkan perencanaan SDM akan mampu memberikan solusi penggunaan biaya tenaga kerja yang paling optimal [efisien dan efektif].

Sumber: Pakar Kinerja

Banyak perusahaan terbentuk dengan latar belakang ” kebetulan” atau terbantu karena keadaan. Success story yang terjelaskan dalam seluruh majalah bisnis umumnya menjelaskan bagaimana perusahaan dapat berkembang karena kejelian dari pemilik perusahaan.

Namun tidak sedikit perusahaan yang telah berkembang dan maju kemudian mengalami kesulitan untuk dapat mengoptimalkan usahanya atau maju menjadi perusahaan yang profesional.  Salah satu penyebab mengapai kesulitan atas pengembangan perusahaan tidak dapat tertangani adalah perusahaan tersebut gagal dalam menyusun perencanaan strategis.

Perencanaan Strategis dalam perusahaan adalah perencanaan yang bersifat kontinyu dan terdapat dasar analisis dalam proses penyusunan perencanaan strategis tersebut.

Rencana strategis disusun oleh perusahaan sebagai bentuk suatu proses perencanaan jangka yang panjang yang mana perusahaan itu sendiri telah mengkalkulasikan seluruh resiko jangka panjang tersebut.  Pada perusahaan dengan kepemilikan pribadi dan sektor swasta lainnya, adalah lebih mudah untuk menetapkan Rencana Strategis tersebut dibandingkan dengan  perusahaan BUMN ataupun organisasi pemerikntah. Dimana pada BUMN dan pemerintahan, strategi untuk dapat memastikan adanya kontinyuitas dalam perusahaan adalah persoalan yang sulit dilakukan mengingat kepemimpinan dapat berganti dalam waktu 3-5 tahun.

Perencanaan dilakukan untuk menghitung berapa besaran kapasitas organisasi yang dibutuhkan dalam jangka waktu panjang sesuai dengan kebutuhan persyaratan yang telah ditetapkan.  Proses kalkulasi terhadap agenda kerja juga ditetapkan untuk dapat menghitung bahwa setiap tindakan pasti memiliki resiko yang dapat dikendalikan.

Berikut adalah tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan dalam melakukan Rencana Strategis.

[1] Menganalisis Permasalahan dan Pengembangan Perusahaan

Melakukan proses analisis terkait permasalahan perusahaan baik itu yang akan datang dalam waktu dekat maupun dalam jangka waktu menengah dan jangka waktu panjang.  Pendekatan atas permasalahan ini sangat erat kaitannya dengan proses pengelolaan dari tujuan dan sasaran organisasi.

[2] Menyusun Program Kerja dan Anggaran

Dari tujuan atas organisasi/ perusahaan tersebut, perusahaan menetapkan program kerja serta anggaran yang menjadi pertimbangan dalam perencanaan strategis yang dimaksudkan tersebut.  Program kerja tersebut kemudian dilakukan proses penetapan untuk memastikan bahwa status anggaran tersedia untuk proses berjalannya program kerja yang dimaksud. Beberapa organisasi dan perusahaan menjalankan kegiatan analisis atas kelayakan terlebih dahulu sebelum memastikan program kerja tersebut dijalankan.

[3] Realisasi Program

Pengembangan dan realisasi program dijalankan berdasarkan skema agenda jadwal kerja yang dipersyaratkan oleh perusahaan. Terdapat pertimbangan bagi organisasi untuk dapat memastikan bahwa anggaran tersebut terealisasi dan tepat sasaran dalam pelaksanaan program kerjanya.

Bagaimana dengan penyusunan rencana kerja strategis dalam perusahaan Anda.

Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam mengembangkan sistem dalam perusahaan Anda.  [, 08129369926]

Anda perlu membuat sebuah rencana … sebuah rencana strategis. Ini adalah cetak-biru dari kegiatan, strategi dan rencana kerja bagi organisasi anda atau bisnis anda yang dirancang agar anda bisa meraih tujuan anda secara efisien, bijaksana, dan berbiaya efektif. Rencana Strategi sebaiknya dibuat dengan mengikuti pendekatan empat langkah sederhana:

a.      Membuat MISI

Misi adalah versi ringkas dari keseluruhan rencana anda. Misi harus merangkum dengan jelas siapa anda, apa tujuan yang ingin anda raih dan bagaimana anda akan melakukannya. Jangan terlalu panjang dan rumit. Seperti namanya, misi harus ringkas: sebuah ‘pernyataan’ .

b.      Mengidentifikasi TUJUAN [GOAL] yang akan membimbing anda kepada misi

Tujuan merupakan turunan dari misi. Segala sesuatu dalam misi yang menunjukkan organisasi anda harus ‘berada ditempat tertentu’ [mencapai hal pada tahap tertentu] selama jangka waktu tertentu membutuhkan tujuan. Contohnya, jika misi organisasi anda menyatakan bahwa organisasi akan menjadi ‘penyedia utama pelayanan jasa konsultasi di Indonesia’, maka salah satu tujuan anda seharusnya adalah ‘meningkatkan pasar jasa konsultasi menjadi X% pada tahun 20XX’.

c.      Menentukan SASARAN [OBJECTIVES] yang akan membantu anda meraih tujuan

Sasaran adalah sesuatu yang mendorong anda mencapai tujuan. Tanpa sasaran maka cita-cita anda hanya akan mengapung di angkasa dan tidak akan pernah tercapai. Sasaran menjadi cara untuk mencapai tujuan dan pada akhirnya mencapai misi anda.

d.      Membuat RENCANA KERJA yang mendorong anda mencapai sasaran

Rencana kerja tidak selalu tercantum dalam rencana strategi, tetapi pasti ada gunanya. Sayangnya, rencana kerja juga sangat menyita waktu. Sebuah rencana kerja adalah penjelasan terinci tentang kegiatan tertentu yang diperlukan untuk memenuhi sasaran yang direncanakan. Rencana kerja mencakup permasalahan tertentu dan pada dasarnya dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang harus dikerjakan?
• Bagaimana mengerjakannya?
• Siapa yang akan mengerjakannya?
• Kapan pekerjaan itu akan diselesaikan?

Rencana kerja harus bisa memenuhi kebutuhan sendiri secara nyata, misalnya anda harus bisa mengambil salah satu bagian rencana strategis dan menyerahkannya kepada seseorang yang mengetahui dengan tepat apa yang harus dikerjakan tanpa perlu melihat rencana strategis secara keseluruhan.

Jadi, untuk merangkum semua hal di atas, bahkan sebelum anda sampai pada penjelasan proyek secara terinci, lembaga donor ingin tahu hal-hal berikut ini dari anda:

• Nama dan posisi anda dalam organisasi atau proyek.
• Nama organisasi dan alamat kontak lengkapnya.
• Komunitas yang anda layani dan hubungan anda dengan mereka.
• Misi, tujuan, dan strategi organisasi.
• Struktur lembaga anda dan siapa saja yang ada didalamnya.
• Tingkat keahlian staf dan/atau sukarelawan yang terlibat.
• Kekuatan khusus anda sebagai sebuah organisasi dalam konteks dibagian mana fungsi anda.
• Riwayat anda sehubungan dengan dampak, kompetensi, proyek dan pengelolaan keuangan.

Demi untuk menambah transparansi dan akuntabilitas mereka, organisasi-organisasi Brasil mempublikasikan laporan keuangan mereka di koran-koran utama negeri itu dan juga di situs web lembaga mereka. Laporan tahunan juga tersedia dan bisa di-download. Ada juga inisiatif dari Brazilian institute of Social and Ekonomic Analyses [IBASE= Institut Analisis Sosial dan Ekonomi Brasil], yang telah mengembangkan suatu alat yang dinamakan ‘Social Balance’ bagi LSM-LSM di Brasil. Oxfam

Disarikan dari buku: Buklet Organisasi yang Sehat dan Dapat Dipercaya [Buklet 1 dari 11 Seri Pengerahan Sumber Daya], Penulis: Nina Doyle, Halaman: 14-16.

Terbit pada Senin, 6 April 2015

• KESENJANGAN DALAM PERENCANAAN SDM

Dalam perencanaan SDM tidaklah semudah apa yang dibayangkan, kendati telah ada perhitungan dan pertimbangan berdasarkan kecenderungan dan data yang tersedia, tapi kemelencengan bisa saja terjadi. Hal ini wajar karena selain adanya dinamika perusahaan juga adanya perubahan faktor lingkungan, kebijakan yang tidak diantisipasisi sebelumnya. Persoalan yang dihadapi dalam perencanaan sumber daya manusia dalam pengembangan dan implementasinya dari strategi sumber daya manusia dapat dikelompokkan ke dalam empat permasalahan [Rothwell, 1995]:

1. Perencanaan menjadi suatu problema yang dirasa tidak bermanfaat karena adanya perubahan pada lingkungan eksternal perusahaan, meskipun nampak adanya peningkatan kebutuhan bagiperencanaan.
2. Realitas dan bergesernya kaleidoskop prioritas kebijakan danstrategi yang ditentukan oleh keterlibatan interes group yang memiliki power.
3. Kelompok faktor-faktor yang berkaitan dengan sifat manajemen dan ketrampilan serta kemampuan manajer yang memiliki preferensi bagi adatasi pragmatik di luar konseptualisasi, dan rasa ketidakpercayaan terhadap teori atau perencanaan, yang dapat disebabkan oleh kurangnya data, kurangnya pengertian manajemen lini, dan kurangnya rencana korporasi.
4. Pendekatan teoritik konseptual yang dilakukan dalam pengujian kematangan perencanaan sumber daya manusia sangat idealistik dan preskriptif, di sisi lain tidak memenuhi realita perusahaan dan cara manajer mengatasi masalah-masalah spesifik. Permasalahan tersebut merupakan sebuah resiko yang perlu adanya antisipasi dengan menerapkan aspek fleksibilitas, manakala terjadi kesenjangan di lapangan. Namun sedapat mungkin manajer telah menyiapkan langkah-langkah antisipasi secara cermat setiap perkembangan yang terjadi, karena pada dasarnya sebuah bangunan perencanaan SDM tidak harus dibongkar secara mendasar, jika ada kekurangan dan kelemahan, tentu ada upaya mengatasi jalan keluar yang terbaik. Oleh karena itu diperlukan analisis terhadap perencanaan yang dibuat dengan meneapkan analisis SWOT.

• IMPLEMENTASI DALAM PERENCANAAN SDM

1. Rekrutmen
2. Perencanaan Karir
3. Evaluasi Perencanaan SDM

• Audit sederhana terhadap sasaran apaqkah memenuhi tujuan
• Evaluasi sebagai bagian dari tinjauan prosedur perusahaan
• Evaluasi sebagai bagian dari audit komunikasi generalv atau survai sikap karyawan

1. Melakukan review atas penilaian individu.

Dari uraian di atas dapat dijelaskan bahwa tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah memastikan bahwa orang yang tepat berada pada tempat dan waktu yang tepat, sehingga hal tersebut harus disesuaikan dengan rencana perusahaan secara menyeluruh. Salah satu hasil evaluasi penerapan program jangkan panjang dapat ditujukan bagi perencanaan program sukses.

PENUTUP

Berdasarkan uraian sebelumnya, pada bab ini penulis mengemukakan beberapa kesimpulan:

1. Perencanaan sumber daya manusia [Human Resource Planning] merupakan salah satu fungsi dalam MSDM yang berorientasi pada upaya menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumberdaya manusia [pegawai/karyawan] dalam suatu perusahaan secara tepat dalam jumlah dan kualitas yangdiperlukan. Perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia perusahaan dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan.

2. Perencanaan sumber daya manusia awal difokuskan pada perencanaan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan serta cara pencapaian tujuannya dan implementasi program-program, yang kemudian berkembang, termasuk dalam hal pengumpulan data untuk mengevaluasi keefektifan program yang sedang berjalan dan memberikan informasi kepada perencana bagi pemenuhan kebutuhan untuk revisi peramalan dan program daat diperlukan.
3. Dalam pelaksanaannya, perencanaan sumber daya manusia harus disesuaikan dengan strategi tertentu. Hal ini dimaksudkan untuk meminimalisikan adanya kesenjangan agar tujuan dengan kenyataan dan sekaligus menfasilitasi keefektifan perusahaan dapat dicapai. Perencanaan sumber daya manusia harus diintegrasikan dengan tujuan perencanaan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan. Hal ini diperlukan agar perusahaan bisa terus survive dan dapat berkembang sesuai dengan tuntutan perubahan yang sangat cepat dan dinamis.

4. Seiring dengan semakin dekatnya beberapa karyawan PTPN X yang pensiun, diharapkan pelaksanaan rekruitmen dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan strategi perusahaan supaya diperoleh SDM yang tepat, efisien dan efisien. Metode yang digunakan dapat digunakan langkah-langkah seperti paparan di atas.

5. Penataan/evaluasi karyawan secara berkala mutlak harus dilaksanakan dalam rangka mentukan posisi karyawan di tempat yang tepat.

[Chandra Sukmana_PG MR, OPI_Corcom]

Number 13 of The Best 30 LKTI 2015

DAFTAR PUSTAKA

Jackson, S.E., & Schuler, R.S. 1990.Human Resource Planning : Challenges for Industrial/Organization Psychologists. New York,West Publishing Company

Nawawi, Hadari. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta. Gadjah Mada University Press

Rothwell, S. 1995. Human Resource Planning . In J. Storey [ED]. Human Resource Management: A Critical Text. London: Routledge

Schuler R. S., & Walker, J.W. 1990. Human Resource Strategy: Focusing on Issues and Actions. Organizational Dynamics , New York, WestPublishing Company

& Walker, J.W. 1990. Human Resource Strategy: Focusing on Issues and Actions. Organizational Dynamics , New York, WestPublishing Company