Dalam dunia kerja atau profesional, contoh surat permohonan tentu sudah menjadi istilah yang tak asing lagi ditelinga kamu. Secara umum, setiap orang yang hendak mengajukan suatu hal akan memberikan surat permohonan tertentu kepada pihak yang berwenang.
Selain itu, terdapat pula berbagai jenis surat permohonan menurut perihalnya dan tujuan penyusunannya. Jika kamu telah memasuki dunia kerja maupun dunia formal lainnya, kamu tentu perlu memahami jenis-jenis surat tersebut beserta peruntukannya dan struktur suratnya.
Lantas, apa saja jenis-jenis surat permohonan beserta fungsi dan struktur isinya? Untuk lebih jelasnya, silakan simak ulasan selengkapnya pada artikel kali ini.
Apa Itu Surat Permohonan?
Pernahkah kamu mengajukan izin untuk tidak mengikuti kegiatan dalam bentuk surat? Jika pernah, itu artinya kamu telah memiliki pengalaman membuat salah satu contoh surat permohonan di antara jenis-jenis yang lainnya.
Pada dasarnya, surat permohonan adalah jenis surat resmi yang ditulis oleh pihak perorangan, badan usaha, maupun lembaga keorganisasian dengan maksud untuk meminta suatu hal kepada pihak atau instansi terkait.
Jenis surat ini sangat umum digunakan dalam berbagai lingkup formal seperti di perusahaan bisnis, lembaga pendidikan, organisasi kemasyarakatan, dan sebagainya.
Pada intinya, setiap jenis surat permohonan perlu memiliki tujuan yang jelas dan gaya penyampaian yang formal dan profesional. Oleh karena itu, kamu juga perlu belajar tentang struktur dan gaya penulisan surat permohonan yang sesuai dengan ketentuan umum yang sering dipakai oleh sebagian besar orang.
Sebenarnya, mengapa sih kita harus mengetahui cara pembuatan contoh surat permohonan? Apa saja tujuan dan fungsinya? Selengkapnya, silakan kamu baca pembahasan berikutnya secara seksama.
Fungsi Surat Permohonan
Seperti yang telah kamu baca sebelumnya bahwa surat permohonan bertujuan mengajukan suatu permintaan tertentu kepada pihak atau instansi yang berwenang.
Selain itu, fungsi adanya surat permohonan ini juga akan bertindak sebagai bukti tertulis mengenai suatu permintaan atau kebutuhan yang kamu ajukan. Dengan begitu, pihak atau instansi yang kamu ajukan permohonannya akan berkenan untuk memberikan respon yang baik berkaitan dengan isi surat tersebut.
Surat permohonan ini akan menjadi sarana untuk memperoleh dukungan dan bantuan yang baik dari pihak penerima surat kepada pihak yang mengajukan permintaan.
Jenis Surat Permohonan
Secara umum, terdapat beberapa jenis surat permohonan yang sering banyak orang gunakan baik dalam dunia kerja, bisnis, pendidikan, hingga ranah profesional lainnya.
Jenis-jenis surat ini terbagi menurut perihal dan tujuan pengajuannya. Agar lebih jelas, berikut ini beberapa jenis surat permohonan sesuai peruntukannya, antara lain:
Surat sponsor bertujuan untuk mengajukan permintaan bantuan dana kepada pihak terkait dalam bentuk kerja sama sponsor. Biasanya, jenis surat ini dibuat untuk mendukung terlaksananya suatu kegiatan atau acara baik bersifat formal maupun tidak.
Mengajukan sponsor memang bukanlah hal yang mudah. Namun, surat permohonan sponsor ini dapat membuka peluang yang lebih besar untuk mendapatkan dukungan dana dari pihak penerima permohonan tersebut.
Maka dari itu, kamu perlu menyusun isi surat dengan tujuan dan penjelasan yang jelas beserta pernyataan optimis mengenai kesuksesan acara tersebut jika mendapat dukungan sponsor dari target sponsor.
2. Surat Permohonan Izin Acara
Secara umum, contoh surat permohonan izin acara merupakan bukti dokumen resmi perizinan yang berhubungan dengan adanya penyelenggaraan suatu acara. Biasanya, jenis surat ini disusun oleh panitia penyelenggara atau pihak-pihak lain yang punya keterkaitan dengan terselenggaranya acara tersebut.
Di samping itu, surat izin acara ini juga menjadi acuan dalam mengirimkan undangan kepada para tamu acara. Pembuatan surat ini biasanya dilakukan untuk mendukung kelancaran berbagai jenis event atau acara seperti seminar, pergelaran, pentas seni, dan masih banyak lagi.
3. Surat Permohonan Dinas
Secara umum, jenis surat permohonan dinas merupakan surat resmi yang berisikan permintaan izin untuk melakukan tugas kedinasan di suatu daerah dan dalam jangka waktu tertentu.
Biasanya, surat ini dibuat oleh pihak perorangan dan mengirimkannya kepada pihak manajemen di perusahaan tempat ia bekerja. Selain itu, pihak kantor pusat juga bisa mengirimkan jenis surat tersebut kepada kantor cabang terkait untuk penugasan kedinasan tertentu.
4. Surat Permohonan Beasiswa
Selain dalam dunia kerja, surat permohonan juga sering digunakan untuk urusan pendidikan seperti permohonan pengajuan beasiswa.
Pihak yang membuat surat ini biasanya datang dari kalangan pelajar maupun tenaga akademisi dengan maksud untuk meminta bantuan dana program pendidikan kepada instansi penyedia beasiswa.
Selain itu, pihak yang mengirimkan surat permohonan beasiswa biasanya perlu mengikuti aturan khusus dari pihak penyedia beasiswa yang pemohon tuju. Oleh karena itu, kamu dapat mengisi surat tersebut sesuai struktur surat yang berlaku.
5. Surat Permohonan Kerjasama
Jika surat permohonan pada umumnya bertujuan untuk menyampaikan suatu permintaan kepada pihak atau instansi yang bersangkutan, maka jenis surat permohonan ini bertujuan untuk menyampaikan keinginan dalam menjalin suatu kerjasama kepada pihak penerima surat.
Pada dasarnya, tujuan spesifik dari pemberian surat permintaan kerjasama ini cukup beragam, yakni untuk memperkuat hubungan antar dua badan usaha, memenuhi kekurangan antar badan usaha melalui pemberian bantuan, mengatasi suatu kendala bisnis, dan sebagainya.
Struktur Surat Permohonan
Pada dasarnya, setiap surat permohonan memiliki karakteristik tersendiri sesuai kepentingan dan peruntukannya. Namun secara umum, struktur surat permohonan memiliki format baku umum yang wajib kamu ketahui saat akan membuat suratnya nanti.
Berikut merupakan struktur atau format yang harus ada dalam setiap surat permohonan, antara lain:
1. Kop Surat
Kop atau kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi tentang identitas pihak pengirim kepada instansi penerima. Adapun, jenis-jenis informasi yang tertulis dalam kop surat yakni nama lembaga pengirim, alamat, nomor telepon, email, dan logo.
2. Waktu Surat
Secara umum, setiap jenis surat resmi perlu menunjukkan informasi waktu pembuatan surat. Namun, beberapa jenis surat juga mencantumkan informasi terkait batas waktu tertentu untuk menanggapi surat permohonan tersebut.
3. Nomor Surat
Nomor surat merupakan salah satu format surat yang hampir selalu ada dalam setiap dokumen resmi. Biasanya, nomor surat ditulis di kiri atas setelah penulisan kop surat.
4. Perihal dan Lampiran
Bagian surat ini berisikan tentang tujuan atau isi surat secara garis besar [pada bagian perihal] beserta jenis-jenis berkas pendukung surat [pada bagian lampiran] jika memang ada.
5. Salam
Setiap jenis surat permohonan perlu mencantumkan salam pembuka pada bagian awal sebelum isi surat, dan salam penutup di bagian akhir setelah inti surat telah tersampaikan.
6. Identitas Pengirim dan Penerima
Struktur contoh surat permohonan ini bertujuan untuk memberikan kejelasan informasi tentang penerima surat, pengirim surat, dan hubungan antara kedua belah pihak tersebut atas suatu kepentingan yang disampaikan dalam surat tersebut.
7. Isi Surat
Singkatnya, isi surat merupakan bagian inti yang berada di tengah-tengah surat. Kamu dapat menuliskan maksud atau tujuan pengiriman surat pada bagian ini secara jelas dan singkat.
8. Tanda Tangan dan Nama Terang
Di bagian akhir, kamu perlu membubuhkan tanda tangan diri beserta nama terang yang sebenar-benarnya. Selain itu, kamu juga dapat memberikan cap organisasi atau instansi tempat kerja jika memang ada.
Contoh Surat Permohonan
Berikut ini beberapa contoh surat permohonan yang bisa kamu jadikan referensi saat akan membuatnya nanti:
Sumber: lezgetreal.com
2. Contoh Surat Permohonan Izin Acara
Sumber: scribd.id
3. Contoh Surat Permohonan Menjadi Guru Kontrak
Sumber: lezgetreal.com
4. Contoh Surat Permohonan Beasiswa
Sumber: lsplbwiki.net
5. Contoh Surat Permohonan Kerjasama
Sumber: scribd.id
Sekarang, apakah kamu sudah semakin paham dan siap untuk membuat surat permohonan?
Baca Juga:
Contoh Surat Perjanjian Kerjasama untuk Berbagai Bisnis
Contoh Surat Perjanjian Kontrak Kerja Sesuai Hukum
Contoh Surat Dinas Dengan Struktur yang Baik dan Benar
Contoh Surat Penawaran Barang
Contoh Surat Paklaring dan Fungsinya