Selama satu dekade terakhir, digitalisasi terbukti mampu meningkatkan pertumbuhan ekonomi dan bisnis, baik dalam skala perusahaan maupun negara. Informasi dalam bentuk digital menjadi lebih terorganisasi dan mudah untuk diakses sehingga menghemat lebih banyak waktu dan usaha untuk menyelesaikan aktivitas bisnis yang lebih krusial dan produktif.
Dalam konteks procurement alias pengadaan pun, digitalisasi memegang peranan yang sangat penting. Didukung dengan kemajuan teknologi sebagai sarana mendapatkan informasi dan referensi, perusahaan pun dapat melakukan analisis prediktif dalam pengadaan dengan lebih efektif dan efisien baik dari segi waktu, biaya, dan usaha yang harus dikeluarkan.
Mengenal Big Data
Istilah big data sendiri sebenarnya terbilang cukup baru. Meski ada banyak definisi yang berusaha untuk menafsirkan istilah ini, premis dasar yang paling memungkinkan untuk mengartikannya adalah sekumpulan data dalam jumlah yang sangat besar dengan informasi yang sangat kompleks, baik secara terstruktur maupun tidak terstruktur.
Fenomena big data sendiri berawal ketika Doug Laney, seorang analis industry menyampaikan konsep big data yang terdiri atas tiga bagian penting, yakni 3v: volume, velocity, dan variety.
Perusahaan mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, mulai dari sumber internal seperti transaksi bisnis perusahaan hingga sumber eksternal seperti media sosial, survei, dan sebagainya. Sebelumnya, perusahaan cenderung mengalami kesulitan dalam menyimpan data sebanyak ini. Namun, kemudahan teknologi digital khususnya mempermudah penyimpanan data dalam volume besar.
Aliran data yang padat perlu untuk segera ditangani dan diolah dengan cepat dan tepat. Semakin real time arus data dapat diproses, semakin efektif dan produktif pula perusahaan dapat bekerja walau harus disesuikan dengan kebutuhan. Untuk menciptakan kondisi ini, ada banyak perangkat baik hardware maupun software yang dapat digunakan untuk membantu brainware.
Setiap informasi dan data mempunyai jenis format yang berbeda. Sebuah big data memuat masukan yang terdiri atas berbagai format, mulai dari yang terstruktur dan tidak, berupa teks, audio, video, dan gambar, dan sederet lainnya.
Seiring dengan pemahaman terhadap konsep big data di atas, para peneliti kemudian menemukan bahwa masih ada komponen lain yang menjadi bagian dasar dari sebuah big data. Menambahkan dari apa yang dikemukakan Doug Laney, mereka menyepakati bahwa variabilitas dan kompleksitas adalah bagian tak terpisahkan dari sebuah mahadata.
Di samping proses pengumpulan data yang semakin cepat, variasi data apa yang tengah dikumpulkan juga semakin beragam. Faktor ini pun sangat jauh dari standar konsisten. Seperti contoh, dalam sebuah pengambilan informasi terhadap tren apa yang tengah terjadi di suatu media sosial informasi yang diperoleh akan sangat bervariasi. Bila hari ini tren yang tengah naik adalah berita soal politik misalnya, bukan tidak mungkin dalam beberapa jam ke depan saja tren pembicaraan berubah menjadi isu ekonomi.
Dari sekian banyak dan ‘kacau’ informasi dan data yang berhasil dikumpulkan, integrasi boleh jadi faktor yang paling menantang. Bagaimana sebuah perusahaan dapat menjadikan data tersebut bahan untuk pengambilan kebijakan bila masukan yang diperoleh masih carut marut? Untuk itu, big data diperlukan untuk membuat hirarki dan menemukan benang merah atau korelasi antardata.
Seberapa Penting Keberadaan Big Data bagi Bisnis?
Big data merupakan tool yang sangat hebat dan memiliki potensi sangat besar untuk implikasi positif bagi keberlangsungan bisnis atau perusahaan. Bagaimanapun, perlu diingat, hal ini tidak hanya terbatas dan bertumpu pada seberapa besar data yang dimiliki. Big data hanya sebuah implemen yang akan memberikan signifikansi bilamana digunakan dengan tepat.
Melalui analisis dari kumpulan data yang telah dihimpun dengan baik, maka pengambilan kebijakan strategis pun akan lebih mudah dilakukan. Di samping itu, kombinasi antara big data dan analisis yang kuat dan cerdas akan sangat membantu bisnis dalam hal:
- efisiensi waktu dan biaya;
- menghitung ulang keseluruhan risiko bisnis dalam waktu yang relatif cepat;
- mengetahui akar permasalahan dengan efektif;
- dan lain-lain.
Big Data Mempermudah Procurement Analytics
Kemajuan teknologi yang pesat, fluktuatifnya perubahan permintaan pasar , dan praktik bisnis, pengadaan sebagai bagian dari keseluruhan rantai bisnis pun harus melakukan pivot yang juga cepat sebagai respon strategis. Untuk menentukan langkah-langkah apa saja yang harus diambil, pengadaan juga memerlukan perencanaan yang detail dan matang sesuai dengan ukuran kinerja bisnis.
Di sinilah, data berperan sangat penting. Setiap bisnis semestinya menyadari arti penting big data untuk membantu mereka dalam menghasilkan keputusan dan melakukan langkah-langkah strategis yang berkontribusi langsung terhadap pertumbuhan bisnis. Dengan analisis pengadaan [procurement analytics] ini, tim juga akan lebih mudah untuk melakukan peninjauan kembali terhadap barang dan jasa yang dibeli. Selain itu, data yang telah diolah dan sortir sesuai kebutuhan juga sangat membantu untuk mengelola penghematan biaya dan risiko kinerja vendor atau pemasok.
Big data memberikan kesempatan yang sangat besar bagi bisnis dan perusahaan untuk melihat tren pasar hingga perilaku konsumen. Yang lebih menarik dan mendukung, seluruh informasi ini sangat mungkin diperoleh secara real time.
Big Data Sebagai Elemen Disruptif dalam Bisnis
Menurut penelitian yang dilakukan oleh SCM World pada September 2015, diketahui bahwa sebanyak dua pertiga dari eksekutif pengadaan meyakini analisis big data bersifat sangat penting dan disruptif bagi perkembangan bisnis. Walau begitu, masih ada pula sebagian pejabat yang menganggap bahwa analisis big data tidak memiliki relevansi terhadap keberlangsungan bisnis dibandingkan faktor lain seperti supply chain, cloud computing, dan beberapa lainnya.
Lebih lanjut, berikut adalah perbandingan pemahaman eksekutif pengadaan terhadap faktor-faktor yang memengaruhi perkembangan bisnis.
|
Elemen Faktor |
Pemahaman Elemen Faktor Terhadap Perkembangan Bisnis [%] | ||
| Disruptif dan Penting | Menarik, tetapi kurang jelas kegunaannya |
Tidak relevan |
|
| Analisis big data |
77 |
21 |
2 |
| Supply chain digital |
71 |
25 |
4 |
| Internet of things |
64 |
31 |
5 |
| Cloud computing |
56 |
37 |
8 |
| Robotika canggih |
38 |
42 |
20 |
Berdasarkan hasil riset tersebut, terlihat bahwa telah cukup banyak bisnis yang memahami betapa pentingnya data procurement. Meski tidak dapat berdiri sendiri untuk menciptakan keseluruhan bisnis berjalan lancar, analisis big data tetap menjadi dasar yang kuat sebagai penopang langkah perusahaan ke arah yang lebih besar.
Gambaran umum mengenai pentingnya big data dalam bisnis dan pengadaan telah dipaparkan. Namun, adakah alasan yang lebih spesifik mengapa kumpulan data sebesar ini dapat memberikan benefit bagi pengadaan perusahaan? Adakah signifikansi yang diberikan big data terhadap efisiensi analisis data pengadaan?
Analisis pengeluaran [spend analytics] merupakan hal yang paling fundamental dan krusial dalam konteks pengadaan. Beberapa perusahaan yang telah menyepakati arti penting big data dalam keberlangsungan bisnis mereka dan menggunakan aset tersebut untuk menunjang produktifitas dan performansi kinerja nyatanya juga masih belum benar-benar memahami bagaimana memanfaatkannya.
Tentu, analisis pengeluaran merupakan area yang dipenuhi oleh para ahli dan profesional dalam bidang pengadaan. Meski begitu, tidak selamanya, mereka adalah seorang ahli dalam mengelola data mentah dari big data hingga menjadi masukan yang dibutuhkan. Tidak peduli seberapa cakap merka menggunakan alat bantu seperti software untuk mengolah data, perusahaan semestinya tetap mempekerjakan seorang spesialis dalam bidang solusi analisis data.
Baca juga : Pengadaan Online Bantu Produktivitas Perusahaan
Hal ini dikarenakan perusahaan membutuhkan analisis pembelanjaan yang benar-benar mampu beradaptasi dengan tujuan dan strategi bisnis yang lebih luas. Kemampuan analisis yang diingankan pun diharapkan terperinci dan lebih dari sekadar metrik, yakni seperti menemukan tren, meningkatkan kinerja, menginformasikan kebijakan, hingga menerapkan pengambilan keputusan berdasarkan fakta.
Oleh karena tidak setiap mereka yang ahli dan profesional memahami pendekatan semacam ini, penting bagi perusahaan untuk memiliki tenaga spesialis analis data. Mereka akan membantu mengemas informasi dari data masukan sehingga para pemangku kebijakan terbantu dalam membuat keputusan.
Pernah dengar kalimat, “what gets measured gets managed”? Dalam bisnis, hal ini memiliki relevansi yang sangat tinggi. Dari sini, perusahaan dapat meninjau pemasok mana yang paling berkompeten: mana yang menyediakan layanan paling efisien, mana yang menyajikan produk paling berkualitas, mana yang paling inovatif, dan lain-lain.
Informasi semacam ini perlu dikumpulkan dan dianalisis untuk kemudian dijadikan bahan penilaian dan pertimbangan bila nanti akan melakukan tender atau perpanjangan kontrak. Adapun sumber informasi yang diinginkan bisa diperoleh secara internal seperti dari laporan point of sales maupun eksternal seperti respon dari pelanggan.
- Peramalan dan analisis prediktif
Boleh jadi, salah satu kesempatan terbesar bagi pengadaan dari pemanfaatan big data adalah permalan yang akurat. Analisis yang komprehensif terhadap pasar dari ketersediaan data yang begitu luas dapat membantu analisis prediktif dalam pengadaan. Tim akan lebih mudah dalam memperkirakan arah pasar, permintaan, dan sebagainya.
Memang, pengumpulan data bisa saja masih dilakukan dengan cara yang manual dan belum terintegrasi. Namun, justru di situlah letak risikonya. Usaha yang dilakukan untuk mengumpulkan dan menganalisis data menjadi lebih lama dan tidak sebanding dengan perubahan tren yang sangat cepat. Di samping itu, big data juga bisa dimanfaatkan oleh tim pengadaan untuk mengidentifikasi masalah dengan pemasok sebelum terlambat.
Bagaimana Langkah Tepat untuk Mengombinasikan Big Data dan Analisis Pengadaan?
Departemen pengadaan merupakan bagian dari bisnis yang sangat kaya akan data. Berawal dari data-data tersebut, perusahaan dapat menentukan langkah dan arah bisnis dengan lebih teratur.
Lantas, bagaimana cara menggunakan big data secara efisien?
Masih banyak organisasi maupun perusahaan yang terlalu menyibukkan diri dengan melakukan analisis. Padahal, bisa jadi sumber data yang dijadikan acuan belum sepenuhnya maksimal.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sumber informasi dapat berasal dari lingkungan internal maupun eksternal. Agar akurat, pastikan bahwa informasi yang diperoleh masih dalam rentang waktu yang belum terlalu basi. Pertimbangan ini sangat penting untuk meminimalisasi keputusan kebijakan yang relevan terhadap kondisi yang tengah terjadi di saat ini.
Dari variasi data yang ada, pastikan untuk selalu fokus terhadap isu apa yang tengah menjadi sorotan. Pun saat menyampaikan kepada pihak lain, tidak perlu memberikan terlalu banyak wawasan yang sebenarnya melenceng atau tidak dibutuhkan. Dalam kata lain, selalu berusaha untuk to the point agar tidak mengurangi efisiensi.
Setelah dua hal sebelumnya terpenuhi, maka saatnya mengolah big data melalui analisis yang matang. Secanggih apa pun perangkat tambahan [aplikasi] yang digunakan, pastikan ada campur tangan ahli atau spesialis yang tetap terlibat proses analisis tersebut. Gunakan pendekatan dan tren analisis yang sesuai untuk mencapai konklusi sebagai dasar pengambil keputusan perusahaan.
Potensi Big Data dalam Pengadaan dan Bisnis
Hingga saat ini, big data dipercaya akan semakin memegang peranan penting dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam bisnis dan procurement. Dikutip dari Tech in Asia, beberapa faktor yang membuat big data berkembang begitu besar antara lain adalah ledakan data, perubahan komponen teknologi penyimpanan data, peningkatan metode analisis, dan persaingan.
Prediksi ini tidak lepas dari kebudayaan masyarakat yang semakin terikat dengan teknologi. Meski kerap dianggap remeh, setiap informasi yang keluar dari end user teknologi terutama dalam konteks internet tetap dapat menjadi masukan bagi pihak lain yang membutuhkan.
Bahkan setiap harinya, data yang disumbangkan baik oleh pelaku bisnis maupun konsumen mencapai nilai 2.500 kuadriliun data dengan jenis format yang bervariasi. Mengingat sekitar sembilan puluh persen dari total data tersebut adalah data yang tidak terstruktur, tentu dibutuhkan sebuah tool khusus untuk menjembatani. Adapun sumbangan terbesar aliran data ini didominasi oleh media sosial dan aplikasi pada ponsel yang digunakan sehari-hari.
- Perubahan teknologi penyimpanan
Aliran data yang kencang dan tak terbatas kemudian berimplikasi terhadap teknologi penyimpanan. Ledakan data yang sedemikian besar tidak memungkinan teknologi penyimpanan data tradisional untuk terus dipertahankan. Mengikuti arus informasi yang kencang, maka kemampuan dan kecepatan pemrosesan data juga harus mengikuti.
Ada banyak bisnis yang mulai bermain di ranah ini. Mereka menyediakan fasilitas penyimpanan yang beragam. Seperti contoh, beberapa tidak melakukan penyimpanan secara terpusat, melainkan memecah data ke dalam beberapa media penyimpanan.
- Peningkatan metode analisis
Salah satu hal yang ditawarkan oleh big data adalah automatisasi. Sebanyak apa pun informasi masukan yang tidak terstruktur diampung, big data dapat melakukan penyederhanaan dan menemukan korelasi serta membentuk hirarki tertentu. Dengan begitu, analisis jadi lebih mudah dilakukan dan meningkatkan efisiensi baik dari segi waktu, usaha, maupun biaya.
Percaya atau tidak, big data menjadi semakin berkembang juga dipengaruhi oleh tren. Penggunaan teknologi digital ini dalam perkembangan bisnis menjadi semacam pride tertentu yang mengakibatkan adanya ‘perang status’ antara perusahaan yang satu dan lainnya. Hanya karena kompetitor telah meggunakan big data, tidak jarang perusahaan lain pun menjadi ‘latah’.
Kondisi ini tentu sangat disayangkan. Perusahaan semestinya tahu betul permasalahan apa yang tengah dilakoni bisnisnya dan benefit apa yang akan diterimanya. Pemikiran ini juga sangat membantu perusahaan untuk justru mengeluarkan biaya yang sia-sia.
Terlepas dari semuanya, big data mempunyai prospek cerah dalam revolusi bisnis. Walau begitu, perlu diingat bahwa big data tidak bisa berdiri sendiri dan memberikan keseluruhan manfaatnya bila tidak didukung dengan ekosistem yang tepat, meliputi sumber daya manusia yang berkompeten, wawasan terhadap big data, dan mindset. Khusus untuk yang terakhir, hal ini difokuskan bagi perusahaan-perusahaan yang telah berdiri cukup lama dan selalu ‘merasa cukup’ untuk melakukan ekspansi dengan car-cara yang modern.
- Pengadaan Online Bantu Produktivitas Perusahaan
- E-Procurement, Strategi Investasi Pengadaaan Melalui Transformasi Digital