Ada banyak jenis surat yang digunakan dalam dunia bisnis, salah satunya surat penawaran barang. Bila kamu merupakan seorang pengusaha pasti sudah tak asing lagi dengan salah satu jenis surat formal ini. Apalagi jika kamu kerap menjalankan transaksi bisnis dengan pihak luar, maka penting untuk memahami contoh surat penawaran barang.
Pasalnya, dokumen ini bisa membantu kamu dalam membangun kerjasama yang menguntungkan untuk bisnis kamu. Nah, untuk mengetahui informasi lebih lanjut mengenai surat ini, yuk simak artikel berikut!
Apa Itu Surat Penawaran Barang?
Surat penawaran barang adalah jenis surat resmi yang dibuat untuk kegiatan usaha dengan menawarkan produk dari produsen kepada pelaku usaha lain. Dokumen ini tergolong sebagai contoh surat resmi yang penting dalam dunia bisnis.
Selain itu, surat ini digunakan tidak hanya untuk kegiatan bisnis tetapi juga untuk perusahaan yang akan bekerjasama dengan perusahaan lain dalam bidang yang sama. Pada umumnya, dokumen ini diterbitkan setelah surat permintaan barang atau jasa dari calon pelanggan kepada distributor.
Jadi, distributor akan memberikan surat negosiasi kepada calon konsumen. Surat tersebut dapat menjadi media kerjasama dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan bisnis antara distributor dan konsumen.
Sering kali bisnis atau perusahaan baru menggunakan surat ini dengan tujuan untuk memperkenalkan bisnis atau produk mereka kepada pihak lain. Dalam surat tersebut kamu bisa mencantumkan penjelasan mengenai produk atau jasa yang kamu tawarkan, keunggulannya, serta rincian harganya.
Baca Juga: Distributor adalah: Perbedaannya dengan Supplier, Agen dan Reseller
Tujuan Surat Penawaran Barang
Secara garis besar, tujuan dibuatnya surat ini sebagai media untuk memberikan penjelasan atau deskripsi tentang suatu produk beserta rincian harganya. Dengan adanya surat ini, pihak yang kamu ajak kerjasama jadi lebih mudah untuk memahami barang yang kamu tawarkan.
Selain itu, kamu juga berkesempatan untuk bisa memperkenalkan produk dan bisnis kamu kepada pihak luar sekaligus meyakinkan mereka untuk menjalin kerjasama yang saling menguntungkan. Dengan kata lain, surat ini juga bertujuan sebagai perantara untuk mencapai kesepakatan transaksi antara dua belah pihak yang bekerjasama.
Komponen dalam Surat Penawaran Barang
Ada beberapa komponen penting yang perlu kamu ketahui tentang surat penawaran barang sebelum kamu hendak membuatnya. Nah, berikut ini beberapa komponen yang harus ada:
1. Nama Perusahaan dan Bidang Usaha yang Kamu Jalankan
Nama perusahaan merupakan hal yang penting untuk dilampirkan dalam surat penawaran barang. Dengan mencantumkan nama perusahaan dan profil yang singkat akan memudahkan calon pelanggan untuk mengetahui jenis perusahaan yang kamu jalankan.
2. Kualitas dan Merek Produk
Dengan memberikan informasi tentang kualitas produk yang kamu tawarkan, konsumen akan tahu manfaat apa yang bisa mereka dapatkan dari produk atau bisnis kamu. Selain itu, komponen ini juga berfungsi untuk menjelaskan bahwa distributor telah menjamin kualitas produk.
Mencantumkan merek produk juga merupakan hal yang tidak boleh Kamu lewatkan. Pasalnya, pelanggan jadi bisa membedakan produk kamu dengan produk pesaing melalui merek.
3. Harga Produk yang Kamu Tawarkan
Dalam hal membuat surat negosiasi produk, kamu wajib mencantumkan komponen yang satu ini, yaitu harga. Dengan mencantumkan rincian harga produk, konsumen bisa yakin apakah harga yang ditawarkan sepadan dengan manfaat dan keuntungan yang akan mereka dapatkan dari transaksi jual beli produk kamu.
Apalagi setiap calon konsumen pasti menginginkan harga terbaik untuk produk yang akan dibelinya. Terutama calon konsumen yang membeli dalam jumlah banyak, maka pemberian harga khusus untuk produk tersebut menjadi hal wajib.
4. Metode Pembayaran Produk
Tidak semua calon pelanggan ingin membayar penuh pada awalnya. Maka dari itu, memberikan beberapa metode pembayaran seperti uang muka, pembayaran di tempat [COD], atau pembayaran tunai juga harus kamu cantumkan dalam contoh surat penawaran barang.
5. Lampiran Detail Produk
Dalam membuat surat negosiasi produk ini, jangan lupa untuk melampirkan informasi yang berisi detail produk yang kamu tawarkan secara lengkap. Pasalnya, lampiran ini bisa jadi cara yang ampuh untuk menarik perhatian calon pelanggan terhadap produk atau bisnis kamu.
6. Penawaran Diskon atau Promo
Sebagaimana telah disinggung pada poin sebelumnya, bahwa penting untuk memberikan tawaran diskon atau potongan harga jika ada pelanggan yang membeli produk kamu dalam jumlah yang banyak. Dengan mencantumkan penawaran menarik ini, calon pelanggan akan jadi lebih tertarik untuk melakukan pembelian.
Jangan lupa untuk mencantumkan penjelasan mengenai berbagai kemudahan yang bisa kamu tawarkan bila calon pelanggan akan membeli produk kamu. Misalnya dengan menawarkan gratis ongkos kirim, garansi, service gratis, bonus item, dan lain sebagainya.
Baca Juga: Cara Menghitung Diskon dengan Rumus dan Contohnya
Contoh Surat Penawaran Barang
Supaya kamu lebih jelas dalam memahami bagaimana contoh surat negosiasi produk yang baik dan benar, perhatikan beberapa contohnya berikut ini:
1. Penawaran Produk Kemasan Galon
Sumber: artikel.rumah123.com
Contoh surat penawaran barang yang pertama yaitu penawaran kemasan galon dan sewa dispenser kepada pihak yang membutuhkan produk tersebut. Pada contoh surat di atas bisa kamu lihat bahwa surat tersebut mencantumkan komponen dengan cukup lengkap.
2. Surat Penawaran Buku Sekolah
Sumber: nesabamedia.com
Pada contoh surat penawaran barang selanjutnya, bisa kamu lihat bahwa Penerbit Haruka sebagai pihak pertama ingin menawarkan barang berupa buku sekolah kepada kepala sekolah sebagai pihak kedua. Meskipun tak mencantumkan harga pada isi surat, namun pihak pertama tak lupa melampirkan daftar buku beserta harganya.
Ini karena mungkin daftar buku yang ditawarkan Penerbit Haruka jumlahnya cukup banyak dan masing-masing buku memiliki rincian harga yang berbeda. Maka dari itu, pada surat tertulis bahwa Penerbit Haruka menyertakan lampiran yang berisi daftar buku-buku yang mereka miliki beserta harganya.
3. Surat Penawaran Sebidang Tanah
Sumber : 99.co
Surat negosiasi produk juga bisa kamu gunakan untuk menawarkan sebidang tanah, tidak hanya sebatas produk. Seperti pada contoh di atas bahwasannya Bapak Wiranto sebagai pihak pertama menawarkan sebidang tanah kepada PT. Kusuma sebagai pihak kedua agar tertarik membeli tanahnya.
Selain mencantumkan deskripsi dan lokasi tanah, Bapak Wiranto juga menyebutkan beberapa keunggulan tanah tersebut untuk meyakinkan pihak kedua. Tujuannya tentu untuk menarik perhatian pihak kedua untuk membeli tanah tersebut dari pihak pertama.
4. Surat Penawaran Produk Sepatu
Sumber: ekrut.com
Contoh selanjutnya berupa surat untuk menawarkan produk sepatu. Hampir mirip dengan contoh sebelumnya, kamu bisa lihat bahwa pihak pertama mencantumkan komponen surat penawaran secara lengkap. Mulai dari identitas perusahaan, merek produk, harga, lampiran, hingga kontak yang bisa dihubungi.
Baca Juga: Ini Pinjaman dengan Bunga Rendah tanpa Jaminan
Sudah Paham Contoh Surat Penawaran Barang dalam Bisnis?
Nah, demikianlah artikel tentang contoh surat penawaran barang beserta definisi, tujuan, dan komponennya yang perlu kamu pahami sebelum melakukan transaksi dengan pihak luar. Yang tak kalah penting dalam membuat surat ini yaitu pastikan kamu mencantumkan informasi yang bisa dipertanggungjawabkan. Semoga bermanfaat!
Beranda » Surat »
Apa yang dimaksud dengan surat penawaran? Pengertian Surat Penawaran barang dan jasa adalah surat yang dibuat untuk menunjukkan maksud suatu pihak yang ingin menjalin kerjasama bisnis dengan pihak lain. Bentuk kerjasama tersebut biasanya adalah untuk kegiatan jual-beli barang / jasa, atau penawaran kerjasama bisnis.
Surat penawaran barang dibuat dalam bentuk surat formal dimana di sana tertera dengan jelas penjelasan mengenai barang atau jasa yang ditawarkan serta rincian harganya. Surat penawaran tersebut dibuat karena ada permintaan penawaran dari calon konsumen. Namun, tidak jarang produsen [distributor] juga memberikan surat penawaran umum kepada konsumen [sub-distributor].
Baca juga: Pengertian Surat dan Jenisnya
Fungsi Surat Penawaran
Sesuai dengan pengertian surat penawaran barang dan jasa di atas, fungsi utama dari surat ini adalah untuk menawarkan kerjasama jual-beli dengan pihak lain. Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat penawaran tersebut:
- Sebagai cara untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
- Sebagai salah satu cara untuk melakukan kegiatan promosi suatu produk.
- Untuk meningkatkan pemasaran produk yang ingin dijual, baik itu barang atau jasa.
- Sebagai sarana menjalin kerjasama dengan pihak lain.
- Untuk membantu memperluas jaringan bisnis
Melihat beberapa fungsi surat penawaran tersebut, tentunya kita menjadi tahu bahwa surat penawaran ini begitu penting bagi suatu bisnis. Karena itu, perlu diperhatikan juga cara membuat surat penawaran yang baik. Tidak ada salahnya melihat beberapa contoh surat penawaran yang pernah dikeluarkan oleh perusahaan lain sebagai referensi.
Baca juga: Pengertian Proposal
Tujuan Surat Penawaran
Secara umum tujuan surat penawaran adalah untuk memberikan penjelasan mengenai suatu produk, baik itu barang dan jasa, serta menjelaskan rincian harganya. Dengan kata lain, surat penawaran merupakan surat yang berisi informasi tentang barang/ jasa yang diperjual-belikan dan rincian harganya agar mudah dimengerti oleh konsumen.
Selain itu, surat penwaran tersebut juga berperan sebagai dasar kesepakatan untuk hal jual-beli atau hal lainnya yang dilakukan dua pihak.
Isi Surat Penawaran
Beberapa hal pokok yang menjadi isi dari suatu surat penawaran adalah sebagai berikut:
- Nama produk, jenis, mutu, merk, dan jumlah yang ditawarkan.
- Harga barang/ jasa yang ditawarkan bila dibeli satuan dan dalam partai besar
- Menawarkan berbagai kemudahan, misalnya gratis ongkos kirim, service gratis, garansi, dan lainnya
- Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh konsumen.
- Menawarkan mengenai potongan harga [bila ada] jika membeli dengan jumlah tertentu.
- Cara pengiriman barang/ jasa kepada konsumen.
Perhatikan dengan seksama isi dari surat penawaran tersebut. Selain membuat bahasa penawaran dengan cara yang menarik, penjelasan mengenai informasi produk, rincian harga, dan informasi lainnya sangat penting dibuat secara akurat.
Baca juga: Pengertian SIUP
Ciri-Ciri Surat Penawaran
Sebuah surat penawaran dapat kita kenali dari karakteristiknya. Berikut ini adalah beberapa ciri-ciri surat penawaran tersebut:
- Surat penawaran bentuknya formal atau surat resmi dimana terdapat kop surat dan alamat surat
- Surat penawaran berisi informasi produk [barang, jasa, atau bisnis] serta rincian harganya.
- Surat penawaran dibuat dengan struktur surat yang baik dan rapih untuk memudahkan pihak lain mengerti isinya.
Contoh Surat Penawaran
Berikut ini adalah salah satu contoh surat penawaran barang yang dibuat dengan format sederhana:
PT Maxmanroe Office
Peralatan dan Mesin Kantor
Jl. Merdeka Raya No.17 Jakarta Indonesia,
Telp. [021]777363 , Fax [021]777364
Email : [email protected]
Nomor: 124/SRTPN/IV/2018 Lampiran: 2 lembar
Perihal: Surat Penawaran Barang
Kepada Yth. Direktur PT Ale Interior
Bp. Alexander HM
Jl. Milano No. 145
Dengan hormat,
Melalui surat ini, Kami dari perusahaan PT Maxmanroe Office yang bergerak di bidang peralatan dan mesin kantor ingin menawarkan produk kami untuk perusahaan Bapak. Kami menawarkan produk berkualitas dan modern dengan harga yang lebih murah, serta bergaransi.
Adapun produk yang kami tawarkan kepada Anda yaitu sebagai berikut:
- Merek dan warna: Fuji Xerox DC SC2020, warna Putih Gading
- Jenis barang: Mesin Foto Copy
- Tahun pembuatan: Thn. 2017
- Harga: Rp42.000.000,- [harga sudah termasuk PPN 10%]
- Gratis Ongkos Kirim
- Opsi Cara Pembayaran: Cash, Credit
Besar harapan Kami, perusahaan Bapak tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga akan memberikan diskon 10% untuk pembelian pertama kepada Bapak jika membeli produk kami.
Untuk informasi lebih lanjut, Bapak bisa menghubungi kami di Jl. Merdeka Raya No. 17 Jakarta, Telp. 021-777363, Fax. 021-777364.
Atas perhatian dan kerjasamanya, Kami ucapkan banyak terima kasih.
Jakarta, 04 April 2018
Hormat Saya,
Rio Brian
Marketing Manager
Baca juga: Pengertian Perusahaan Jasa
Di atas tadi adalah penjelasan ringkas mengenai pengertian surat penawaran barang dan jasa, fungsi, tujuan, ciri-ciri, isi surat penawaran, dan juga contoh surat penawaran barang. Semoga bermanfaat.