Kantor tanpa surat berarti tidak ada aktivitas yang dapat dilakukan. Besar kecilnya kantor dapat dilihat dari banyak sedikitnya surat yang terdapat di kantor tersebut, baik surat yang masuk maupun surat yang keluar.
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang/dari suatu organisasi. Sedangkan surat keluar adalah surat yang dikeluarkan suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perorangan maupun kelompok.
A. Sistem pengurusan surat masuk dan surat keluar
Pengurusan surat masuk dan surat keluar dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu sebagai berikut :1. Sistem buku agenda [sistem tradisional]
2. Sistem kartu kendali [sistem pola baru modern]
3. Sistem Takah [Tata naskah] di gunakan di lingkungan TNI
B. Pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem buku agenda
1. Pengurusan surat masuk sistem buku agenda
a] Penerimaan surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian depat kantor [front office] seperti satpam dan resepsionis [receptionist]. Tugas penerima surat adalah mengumpulkan setiap surat yang masuk, meneliti ketetapan alamat dan menandatangani bukti pengiriman surat bahwa surat sudah diterima.
b] Penyortiran surat
Setelah surat di terima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan alamat yang dituju. Ada dua pola penyortiran pada bagian penerimaan surat, yaitu penyortiran berdasarkan alamat tujuan [untuk bagian apa surat ditujukan], lalu penyortiran jenis surat dilihat dari amplopnya dengan ciri khusus.
c] Pencatatan surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda . pencatatan ini sangat penting dilakukan, karena dengan demikian dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu, bulan dan tahun. Pencatatan juga memudahkan dalam penyimpanan, sehingga surat akan lebih mudah ditemukan.
d] Pengarahan surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses surat berkaitan dengan masalah surat. Pengarahan surat dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut. Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
e] Penyampaian surat
Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang ditunjuk, maka penerima harusmenandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi intern.
Buku ekspedisi ada dua macam, yaitu :
1] Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
2] Buku ekspedisi ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/ pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan.
f] Penyimpanan surat
Jika surat selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu, seperti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem nomor.
2. Pengurusan surat keluar sistem buku agenda
a] Pembuatan konsep
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara :
1] Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu
2] Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit
Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh :
1] Atasan atau pimpinan
2] Orang yang ditunjuk [konseptor]
Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep surat ditulis di lembar konsep surat agar lebih rapi dan memudahkan dalam membuat konsep surat serta mencegah ada informasi yang tertinggal.
b] Persetujuan konsep
Jika konsep surat dibuat oleh konseptor/bawahan, maka konsep tersebut harus mendapat persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi.
c] Pencatatan surat
Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.
d] Pengetikan konsep surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi.
e] Pemeriksaan pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikan sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun.
f] Penandatangan surat
Setelah surat diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.
g] Pemberian cap dinas
Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.
h] Melipat surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi dengan menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet.
i] Penyampulan surat
Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi. Perhatikan hal-hal berikut :
1] Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.
2] Cantumkan nomor surat bila diperlukan.
3] Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul sebelah kiri.
4] Perangko secukupnya
j] Pengiriman surat
Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat, antara lain sebagai berikut :
1] Jenis surat.
2] Informasi yang tercantum dalam surat.
3] Tujuan/alamat surat.
4] Volume/banyaknya surat.
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut :
1] Melalui kurir.
2] Melalui pos, perusahaan jasa pengiriman.
3] Melalui faksimile.
4] Melalui internet
k] Penyimpanan surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan.
Catatan :
1] Setiap surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar ke-2 untuk arsip.
2] Apabila alamat/orang yang dituju jumlahnya banyak, maka dapat diperbanyak dengan mesin pengganda, sedangkan yang asli untuk arsip dan salinannya untuk alamat yang dituju.
C. Pengurusan surat masuk dan surat keluar sistem kartu kendali
Kartu kendali adalah lembar isisan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat, sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Perlu diperhatikan, bahwa yang dicatat dalam kartu kendali tersebut hanya surat masuk dan surat keluar yang sifatnya penting saja, sedangkan untuk surat-surat yang sifatnya biasa menggunakan lembar pengantar surat biasa.
1. Prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar yang bersifat biasa
a] Pengurusan surat masuk biasa
Langkah-langkah pengurusan surat masuk biasa adalah sebgai berikut :
1] Surat-surat masuk biasa dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2.
2] Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan ke unit pengolah bersama lembar pengantarnya.
3] Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat.
b] Pengurusan surat keluar biasa
Langkah-langkah pengurusan surat keluar biasa adalah sebagai berikut :
1] Unit pengolah
Unit pengolah mencatat surat keluar biasa dalam dua lembar pengantar surat biasa, kemudian surat asli, lembar pengantar [lembar 1 dan lembar 2], tembusan diteruskan ke pencatat surat unit kearsipan.
2] Pencatatan surat
Pencatat surat menerima surat, tembusan dan lembar pengantar surat biasa [lembar 1 dan lembar 2], kemudian memberi cap stempel tanggal pada tembusan surat dan mengembalikan lagi tembusan dan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.
2. Prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar yang bersifat rahasia
a] Pengurusan surat masuk rahasia
Langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia adalah sebagai berikut :
1] Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.
2] Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia [rangkap 2] lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3] Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.
4] Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5] Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.
b] Pengurusan surat keluar rahasia
Langkah-langkah pengurusan surat keluar rahasia adalah sebagai berikut :
1] Surat rahasia diketik sendiri oleh pimpinan atau dibuat oleh seseorang yang ditunjuk langsung oleh pimpinan berikut tembusannya.
2] Surat tertutup dan lembar pengantar surat rahasia [lembar 1 dan 2] diserahkan kepada pengarah surat. Kemudian surat diserahkan kepada ekspeditor untuk dikirim dan lembar pengantar 1 diserahkan kepada penata arsipmdan lembar pengantar 2 kepada unit pengolah.