Bagi para pemula, cara menyematkan [embed] atau menautkan [link] file Excel ke dalam slide presentasi PowerPoint terasa masih asing dan membingungkan.
Namun, Microsoft telah melakukan yang terbaik untuk membuat proses berbagi antara kedua aplikasi tersebut menjadi semudah mungkin untuk semua pengguna.
Dalam artikel tutorial ini, OKEGUYS akan menjelaskan cara menyisipkan file Excel, baik itu data maupun grafik, ke dalam slide PowerPoint kamu.
Tapi pertama-tama, sebelum kita masuk ke tutorial utama, OKEGUYS mau menyoroti perbedaan antara menyematkan dan menautkan file Excel di PowerPoint.
Perbedaan Embed dan Link dari File Excel ke PowerPoint
Kedua istilah [embed dan link] mungkin terdengar sama, tetapi dari segi fungsinya tetap ada perbedaan besar, yang dapat kamu lihat pada tabel di bawah ini:
Menyematkan [Embedding]Menautkan [Linking]1. Sangat bagus untuk mendistribusikan file PowerPoint secara online karena semua informasi dari Excel terkandung dan disimpan dalam file PowerPoint.1. Tidak begitu cocok untuk mendistribusikan file PowerPoint secara online karena kamu juga perlu mengirim file Excel yang ditautkan.2. Setiap perubahan yang dilakukan pada PowerPoint tidak diperbarui dalam file Excel asli.2. Semua pembaruan atau pengeditan file Excel, otomatis kamu juga harus melakukan pembaruan di file PowerPoint yang terkait.3. Tidak perlu membuka file Excel saat menghubungkan ke dalam PowerPoint, selama file Excel tersebut dapat diakses di komputer kamu.3. Kamu harus membuka Excel dan PowerPoint di komputer secara bersamaan.3. Kamu harus membuka Excel dan PowerPoint di komputer secara bersamaan.4. Karena data Excel disimpan secara lokal dalam file PowerPoint, ukuran file juga akan bertambah. Ini dapat menjadi masalah besar jika kamu menyematkan terlalu banyak data, tabel, dan bagan dari Excel ke PowerPoint.4. Tidak memperbesar ukuran file PowerPoint karena data Excel tidak disimpan dalam file PowerPoint.Cara Menyisipkan File Excel ke dalam PowerPoint
Nah, setelah kamu mengetahui apa perbedaan antara embed dan link file Excel ke PowerPoint seperti yang disusun rapi dalam tabel di atas, selanjutkan kita akan bahas tutorialnya.
Berikut ini tutorial cara menyisipkan file Excel ke dalam PowerPoint. Ikuti langkahnya step by step ya, Goodguys!
Cara Menautkan File Excel di PowerPoint secara Otomatis
Pada bagian ini, saya akan membahas dua metode. Yang pertama adalah bagaimana menautkan seluruh spreadsheet Excel [ini termasuk data dan bagan jika ada].
Kemudian metode yang kedua yaitu cara menghubungkan hanya sebagian data atau bagan Excel ke slide presentasi.
Metode 1. Cara Menautkan Seluruh Spreadsheet Excel
1. Lakukan langkah ini di Excel terlebih dahulu:
- Simpan spreadsheet Excel yang ingin ditautkan ke dalam PowerPoint kamu.
- Saat menyimpan, pastikan bahwa spreadsheet tersebut adalah yang pertama kamu lihat saat membuka file Excel nantinya. Langkah ini sangat penting jika kamu memiliki banyak spreadsheet di Excel.
2. Dalam PowerPoint, klik menu Insert dan pilih Object.
3. Dalam kotak dialog Insert Object, klik Create from File lalu jelajahi file Excel yang ingin kamu gunakan. Jangan lupa untuk mengklik kotak Link sehingga pembaruan apapun yang kamu buat pada file Excel secara otomatis diterapkan ke PowerPoint juga.
4. Klik tombol OK untuk menyelesaikan proses penautan. Seperti inilah tampilan spreadsheet Excel yang ditautkan pada slide PowerPoint. Seperti yang dilihat, di dalamnya ada data mentah dalam format tabel serta bagan yang sebelumnya telah dibuat di Excel.
5. Jika kamu perlu mengedit data, kamu dapat mengklik dua kali pada file yang ditautkan. Selanjutnya, kamu akan dibawa langsung ke Excel dan bisa langsung mengedit file tersebut.
Semua pengeditan yang kamu buat di Excel secara otomatis akan dimasukkan ke dalam slide PowerPoint kamu.
Metode 2. Cara Menghubungkan Data Parsial atau Bagan di Excel ke PowerPoint
Dalam metode ini, OKEGUYS akan menunjukkan cara menautkan sebagian data dari spreadsheet Excel ke dalam PowerPoint. Di sini, ada dua kolom yang akan ditautkan.
1. Pada file Excel, sorot data yang ingin kamu tautkan ke PowerPoint dan klik CTRL + C pada keyboard. Atau cara lainnya dengan mengklik kanan mouse, lalu klik Copy.
Contohnya dapat dilihat pada Kolom 1 dan 2 berikut ini:
2. Kemudian di PowerPoint, buka tab Home. Klik panah kecil di bawah Paste untuk menampilkan lebih banyak opsi dan pilih Paste Special.
3. Dalam kotak dialog Paste Special, klik Paste Link > Microsoft Excel Worksheet Object.
4. Klik OK untuk menyelesaikan proses penautan. Dengan begitu, data yang telah ditautkan akan terlihat seperti ini:
5. Jika kamu ingin menghubungkan Chart dari data parsial, kamu harus membuat bagan terlebih dahulu di Excel. Lalu, klik Copy. Dalam contoh ini, Chart akan dibuat dari 2 kolom.
6. Seperti inilah yang terjadi ketika menggunakan metode Paste Special di PowerPoint [seperti di langkah 2 dan 3]:
7. Seperti inilah tampilan grafik tertaut terakhir untuk data 2kolom di PowerPoint:
Sama seperti di Metode 1, jika kamu perlu memperbarui data, cukup klik dua kali pada data atau bagan Excel di slide PowerPoint.
Secara otomatis, kamu akan diarahkan ke Excel untuk mengerjakan pengeditan. Nantinya, semua pembaruan di Excel secara otomatis akan terhubung ke PowerPoint.
Cara Menghubungkan File Excel di PowerPoint secara Manual
Pada bagian ini, OKEGUYS akan membahas dua metode. Yang pertama adalah bagaimana menyematkan data Excel dan yang kedua yaitu cara menambahkan bagan dalam presentasi PowerPoint.
Metode 1. Cara Memasukkan Data Excel dalam PowerPoint
1. Sorot data yang ingin disalin di Excel. Kemudian tekan CTRL + C pada keyboard atau klik kanan pada mouse, lalu pilih Copy.
2. Dalam PowerPoint, klik kanan pada slide tempat kamu ingin menambahkan data Excel. Atau cara lainnya dengan membuka menu Home > Paste > Paste Special.
3. Kemudian kamu akan melihat ada lima opsi pada jendela Paste Options, sebagai berikut:
[photo ke lima ikon]
- Opsi 1: Use Destination Styles
- Opsi 2: Keep Source Formatting
- Opsi 3: Embed
- Opsi 4: Picture
- Opsi 5: Keep Text Only
Metode 2. Cara Menyematkan Bagan Excel di PowerPoint
1. Sorot grafik atau bagan yang ingin kamu salin di Excel. Kemudian tekan CTRL + C pada keyboard atau klik kanan pada mouse, lalu pilih Copy.
2. Di PowerPoint, klik kanan pada slide di mana kamu ingin menambahkan grafik Excel. Atau cara lainnya, pilih Home > Paste > Paste Special.
3. Kamu kemudian akan melihat lima ikon seperti yang terlihat pada gambar di bawah:
- Opsi 1: Use Destination Theme & Embed Workbook
- Opsi 2: Keep Source Formatting & Embed Workbook
- Opsi 3: Use Destination Theme And Link Data
- Opsi 4: Keep Source Formatting And Link Data
- Opsi 5: Picture
Penutup
Seperti yang telah OKEGUYS tunjukkan dalam tutorial ini, ada cukup banyak cara untuk membagikan dan menyajikan file Excel di dalam slide Microsoft PowerPoint.
Yang terpenting di sini, kamu harus benar-benar paham perbedaan utama antara menautkan dan menyematkan file Excel ke PowerPoint.
Selanjutnya, kamu bisa mengikuti satu per satu langkah di atas sesuai dengan kebutuhan kamu. Semoga bermanfaat ya, Goodguys.