Bagi kita yang masih dalam tahap belajar untuk membuat sebuah pameran, rencana sebuah pameran perlu dirancang secara sistematis dan logis agar pada waktu pelaksanaannya dapat berjalan lancar tanpa ada hambatan. Tanpa perencanaan yang sistematis sebuah pameran tidak dapat berjalan lancar sesuai dengan yang kita inginkan. Berikut ini beberapa tahapan umum dalam perencanaan penyelenggaran pameran seni rupa berikut ini.
Menentukan Tujuan Pameran
Langkah awal dalam membuat pameran atau menyusun program pameran adalah menetapkan tujuan pameran tersebut. Penyelenggaraan pameran dapat saja bertujuan untuk menggalang dana yang bersifat komersial, sosial maupun kemanusiaan.
Menentukan Tema Pameran
Setelah kita menentukan tujuan pameran, berikutnya yang harus kita perhatikan adalah menentukan tema pameran. Penentuan tema pameran berfungsi untuk memperjelas tujuan yang ingin dicapai, dengan adanya tema dapat memperjelas misi pameran yang akan dilaksanakan. Setelah rumusan tujuan dan tema telah kita tetapkan, selanjutnya adalah menyusun kepanitiaan pameran.
Baca Juga
- Pengertian Pameran Seni Rupa
Menyusun Kepanitiaan
Untuk menyelenggarakan kelancaran penyelenggaraan pameran agar berjalan dengan baik, maka perlu dibuat kepanitiaan dalam sebuah organisasi kepanitiaan pameran. Penyusunan struktur organisasi kepanitiaan pameran disesuaikan dengan tingkat kebutuhan, situasi, maupun kondisi lingkungan. Umumnya struktur kepanitiaan sebuah pameran terdiri atas panitian inti yang dibantu dengan seksi-seksinya. Penyelenggaraan pameran seni rupa sekolah akan berjalan lancar bila ada pembagian tugas kepanitian yang jelas. Berikut ini adalah pembagian tugas kepanitiaan dalam pemaran seni rupa.
1. Ketua
Ketua panitia adalah pemimpin dari pameran yang bertanggungjawab untuk melancarkan pamerannya. Ketua disini diharapkan dapat membantu mencari jalan keluar untuk menyelesaikan masalah yang akan atau dapat timbul sejak perencanaan hingga diselenggarakannya pameran. Seorang ketua seharusnya memiliki sikap kepemimpinan yang tegas, jujur, sabar dan bijaksana serta penuh rasa tanggung jawab terhadap tugas dan kewajiban yang telah menjadi garapannya. Dalam menjalankan tugasnya, seorang ketua harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan berbagai pihak, yang mendukung kegiatan pameran.
2. Wakil Ketua
Tugas seorang wakil ketua adalah untuk mendampingi ketua, serta membantu kepengurusan berbagai hal khususnya untuk memperlancar kegiatan seksi-seksinya, disamping itu juga wakil ketua dapat mengganti [melaksanakan] tugas ketua, apabila ketua berhalangan. Sebagai seorang wakil ketua, ia harus memiliki sikap tegas, jujur, sabar, dan memiliki rasa tanggung jawab atas pekerjaan.
3. Sekretaris
Tugas pokok sekretaris dalam suatu kegiatan pameran atau suatu organisasi adalah untuk menulis seluruh kegiatan kepanitiaan selama penyelenggaraan pameran. Pembuatan surat pemberitahuan ke orang tua siswa, kepala sekolah, maupun kepada Dinas Pendidikan setempat, apabila penyelenggaraan tersebut akan berlangsung di sekolah. Sedangkan apabila pameran tersebut berlangsung di luar sekolah, maka perlu ada surat izin dan dan pemberitahuan kepada instansi pemerintah yang berwewenang
Tugas sekretaris lainnya yang tidak kalah penting adalah mengarsipkan surat-surat penting dan menyusunnya sesuai dengan tanggal, waktu pengeluaran surat-surat tersebut secara cermat dan teratur. Selian itu, sekertaris bersama ketua juga membuat laporan kegiatan sebelum, sedang dan sesudah pergelaran berlangsung.
4. Bendahara
Seorang bendahara bertanggung jawab secara penuh tentang penggunaan, penyimpanan, dan penerimaan uang dana yang masuk selama perencanaan dan diselenggarakannya pameran. Bendahara juga dapat menyusun laporan pertanggungjawaban penggunaan atau pengelolaan keuangan selama pameran. Oleh karena itu dalam fungsi dan tugas bendahara memang harus betul-betul memiliki sikap yang jujur, teliti, cermat, sabar, tidak boros, dan tidak lepas rasa tanggung jawab terhadap seluruh tugas yang dilaksanakannya.
5. Seksi-Seksi Penunjang Pelaksanaan Pameran
Selain susunan panitia inti di atas, seksi-seksi pun dibentuk sebagai penunjang pelaksanaan pameran, di antaranya adalah
Seksi Kesekretariatan
Seksi Kesekretariatan bertugas membantu sekretaris dalam membuat dokumen tertulis seperti menyusun proposal kegiatan, surat-surat, dan mencatat segala hal yang terjadi hingga pameran selesai.
Seksi Usaha
Seksi Usaha berkewajiban membantu Ketua dalam pencarian dana atau sumbangan dari berbagai pihak, untuk menutupi biaya pameran. Beberapa contoh cara untuk memperoleh dana dalam penyelenggaraan pameran diantaranya seperti dari sumbangan dari siswa secara kolektif, iuran peserta pameran, sumbangan dari donatur atau para simpatisan pameran, biasanya berupa uang atau barang dan sebagainya.
Seksi Publikasi dan Dokumentasi
Seksi publikasi dan Dokumentasi bertugas sebagai juru penerang melalui berbagai media, seperti dengan surat-surat pemberitahuan, spanduk kegiatan, pembuatan poster pameran, katalog, undangan, dan sebagainya.
Jika dalam pemberitahuan ternyata diperlukan adanya surat izin, maka dapat berhubungan secara langsung dengan sekertaris penyelenggaraan pameran, maka seksi publikasi dapat membantu untuk membuat laporan dokumentasi pameran, dengan jalan mengumpulkan hasil pemotretan tentang kegiatan dari awal hingga selesai.
Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang
Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang pameran bertugas mengatur tata ruang yang akan digunakan untuk pameran. Seksi ini selain bertugas untuk menghias ruang pameran juga mengatur denah dan penempatan karya yang dipamerkan. Dalam penataan ruang pameran Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang pameran perlu memperhatikan beberapa hal seperti berikut ini:
- Pengaturan benda-benda yang dipajang tergantung di dinding ruangan berupa lukisan, jangan sampai dicampur atau satu tempat dengan benda-benda seni kerajinan lainnya yang dipajang di atas meja pameran, bila mungkin disediakan ruangan gelar yang terpisah.
- Penataan benda-benda untuk mengarahkan pengunjung agar dapat berkonsentrasi sewaktu menonton dan melihat berbagai barang [karya] yang dipamerkan.
- Pemberian hiasan atau dekorasi ruangan diharapkan tidak bersifat berlebihan sehingga tidak mengganggu penikmatan karya yang dipamerkan.
- Merencanakan jalan masuk dalam ruang pameran sesuai keinginan karya siapa yang ingin diperlihatkan pertama kali dan karya mana yang diharapkan dilihat terakhir kali.
- Penyertaan musik serta lagu sebagai pengantar dan pengisi suasana pameran bertujuan untuk membantu pengunjung pameran agar dapat menikmati karya yang dipamerkan.
Seksi Stand
Seksi stand [petugas stand] adalah penjaga pameran yang menjaga keamanan dan kelancaran selama pameran berlangsung, termasuk mengatur dan mengarahkan pengunjung dari pintu masuk sampai ke luar dari ruang pameran. Petugas penjaga stand diwajibkan melayani pengunjung dengan ramah dan sopan terutama dalam memberikan informasi tentang karya yang dipamerkan.
Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya
Karya yang akan dipamerkan dikumpul dan dipilih atau dikategorikan sesuai dengan tema pameran yang telah ditentukan. Seksi pengumpulan dan seleksi karya bertugas melakukan pencataan dan pendataan karya [nama seniman, judul, tahun pembuatan, kelas, harga, dll] serta melakukan pemilihan karya yang akan dipamerkan.
Seksi Perlengkapan
Seksi Perlengkapan bertugas untuk mengatur berbagai perlengkapan termasuk alat dan fasilitas lain yang digunakan dalam penyelenggaraan pameran. Seksi Perlengkapan bekerjasama dengan seksi dekorasi dan penataan ruang dalam mempersiapkan tempat penyelenggara pameran serta berkordinasi dengan seksi pengumpulan dan seleksi karya dalam mengumpulkan dan memilih karya.
Seksi Keamanan
Tugas seksi keamanan diantaranya adalah menjaga ketertiban dan keamanan lokasi pameran khususnya kemanan dari karya-karya yang akan dipamerkan.
Seksi Konsumsi
Saat pembukaan pameran umumnya disediakan hidangan bagi tamu undangan. Seksi Konsumsi bertugas mengatur konsumsi ketika pembukaan pameran tersebut. Seksi konsumsi juga bertanggung jawab menyediakan dan mengatur konsumsi dalam kegiatan kepanitian pameran.
Menentukan Waktu dan Tempat
Penentuan waktu pameran dilakukan saat tidak ada kegiatan belajar di kelas atau pada akhir semester hingga saat pembagian rapor. Hal ini dimaksudkan agar penyelenggaraan pameran tidak mengganggu kegiatan belajar dan dapat diikuti serta disaksikan oleh segenap warga sekolah.
Untuk menentukan tempat pameran disesuaikan dengan kondisi sekolah termasuk juga hal yang harus diperhitungkan seperti ukuran, jumlah serta karakteristik karya yang akan dipamerkan, apakah akan dilakukan di kelas, di aula, gedung serba guna, dihalaman sekolah atau tempat lain di luar sekolah.
Menyusun Agenda Kegiatan
Penyusuan agenda kegiatan dimaksudkan untuk memberikan kejelasan waktu pelaksanaan kepada semua fihak yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pameran. Agenda kegiatan disusun dalam sebuah tabel yang tercantum didalamnya komponen jenis kegiatan dan waktu [biasanya dalam bulan, minggu dan tanggal].
Menyusun Proposal Kegiatan
Penyusunan proposal kegiatan sangat penting dalam kegiatan persiapan pameran. Proposal kegiatan akan digunakan sebagai pedoman dalam menyelenggarakan kegiatan pameran. Selain itu, proposal ini juga dapat digunakan untuk mencari dana dari berbagai pihak[sponsorship] untuk membantu kelancaran penyelenggaraan pameran.Secara umum sistematika isi proposal biasanya mencakup: latar belakang, tema, nama kegiatan, landasan atau dasar penyelenggaraan, tujuan kegiatan, susunan panitia, anggaran biaya, jadwal kegiatan, ketentuan sponsorship, dan masih banyak lagi.