SISTEM KAS
Kas merupakan suatu aktiva lancar [Current Assets] yang meliputi uang logam, uang kertas atausejenisnya yang bisa digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi. Kas merupakan asset yang paling lancar/likuid dan paling beresiko, sehingga perlu manajemen kas yang seketat mungkin untuk menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.
Ada dua sistem kas, yaitu:
1. Sistem Penerimaan Kas
2. Sistem Pengeluaran Kas
1. SISTEM PENERIMAAN KAS
Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segara digunakan, yang berasal dari transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan. “Sumber pnerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai” [Mulyadi,2003:455].
Penerimaan kas bisa berasal dari berbagai macam sumber yaitu dari:
- Penjualan Tunai,
- Penjualan Aktiva Tetap,
- Pinjaman baik dari Bank maupun dari Wesel,
- Setoran Modal Baru.
Tetapi penerimaan kas perusahaan biasanya berasal dari 2 sumber utama :
- Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
- Penerimaan Kas dari Piutang.
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
1. PENGERTIAN SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Definisi menurut Mulyadi [2008:455], sumber penerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang adalah berasal dari transaksi penjualan tunai. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :
i] Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.
ii] Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan penerimaan kas.
2. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
i] Fungsi Penjualan.
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke fungsi kas.
ii] Fungsi Kas.
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.
iii] Fungsi Gudang.
Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang disimpan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.
iv] Fungsi Pengiriman.
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.
v] Fungsi Akuntansi.
Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.
3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENJUALAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan tunai adalah :
[1] Faktur Penjualan Tunai.
Dokumen ini digunakan untuk merekam sebagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.
[2] Pita Register Kas [cas register tape].
Dokumen ini dihasilkan oleh fungi kas dengan cara mengoperasikan mesin register. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.
[3] Credit Card Sales Slip.
Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu ktedit dan diserahkan kepada perusahaan [disebut merchant] yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atu jasa, dokumen ini di isi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bang yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu ktedit.
[4] Bill of Lading.
Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjulan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
[5] Faktur Penjualan COD [Cash-on Delivery].
Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD
[6] Bukti Setor Bank.
Dibuat oleh fungsi ksa sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas.
[7] Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.
4. CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai adalah:
1. Jurnal Penjualan.
Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerkukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guns meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
2. Jurnal Penerimaan Kas.
Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya penjulan tunai.
3. Jurnal Umum.
Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
4. Kartu Persediaan.
Kartu persedian digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persedian ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persedian barang yang disimpan digudang.
5. Kartu Gudang.
Catatan ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat. Kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.
6. FLOWCHART SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PENJUALAN TUNAI
SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
1. PENGERTIAN SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Definisi menurut Mulyadi [2008:493], menjelaskan bahwa untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari piutang mengharuskan:
1. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau dengan cara pemindahbukuan melalui rekening bank [giro bilyet]. Jika perusahaan hanya menerima kas dalam bentuk cek atas nama perusahaan , akan menjamin kas yang diterima oleh perusahaan masuk ke rekening giro bank perusahaan. Pemindahbukuan juga akan memberikan jaminan penerimaan kas masuk ke rekening giro bank perusahaan.
2. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh.
2. UNIT ORGANISASI YANG TERKAIT DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Pendapat yang dikemukakan oleh Mulyadi [2001:487] mengenai fungsi yang terkait dalam penerimaan kas adalah:
1. Fungsi Sekretariat.
Fungsi sekretariat ini bertanggung jawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan [remittance ad-vice] melalui pos dari para debitur perusahaan.
2. Fungsi Penagihan.
Fungsi penagihan ini bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3. Fungsi Kas.
Fungsi kas bertanggung jawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke Bank dalam jumlah penuh.
4. Fungsi Akuntansi.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang.
5. Fungsi Pemeriksa Intern.
Fungsi pemeriksa intern bertanggung jawab dalam melaksanakan perhitungan kas yang ada ditangan kas secara periodik.
3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Dokumen yang digunakan dalam penerimaan kas dari piutang menurut Mulyadi [2001:488] adalah:
a] Surat Pemberitahuan.
Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukan. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos.
b] Daftar Surat Pemberitahuan.
Daftar surat pemberitahuan merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi secretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilaksanakan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari.
c] Bukti Setor Bank.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas piutang ke bank.
d] Kuitansi.
Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran uang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancelled check kepada check insuer.
4. CATATAN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah:
a. Buku Besar Piutang.
Catatan ini merupakan buku besar yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debitur.
b. Jurnal Penerimaan Kas.
Catatan ini digunakan untuk mencatat adanya penerimaan kas yang berasal dari pelunasan para debitur
5. FLOWCHART SISTEM PENERIMAAN KAS DARI PIUTANG
a. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Penagihan Perusahaan
Prosedur:
1] Bagian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagih.
2] Bagian penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur.
3] Bagian penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.
4] Bagian penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa.
5] Bagian penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang.
6] Bagian kasa mengirim kuitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur.
7] Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
8] Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
b. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Pos
Prosedur:
1] Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit tersebut.
2] Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuan melalui pos.
3] Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.
4] Bagian secretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang.
5] Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur sebagai tanda terima pembayaran.
6] Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang.
7] Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur.
c. Flowchart Sistem Penerimaan Kas dari Piutang melalui Lock-Box Collection Plan
Prosedur:
1. Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi terjadi.
2. Debitur melakukan pembayaran uangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan mengirimkan cek dan surat pemberitahuan ke PO BOX di kota terdekat.
3. Bank membuka PO BOX dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.
4. Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini di lampiri dengan surat pemberitahuan dikirimkan oleh bank ke bagian sekretariat.
5. Bank mengurus check clearing.
6. Bagian secretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untk mengkredit rekening pembantu piutang dari debitur yang bersangkutan.
7. Bagian secretariat menyerahkan surat pemberitahuan ke bagian kasa.
8. Bagian kas menyerahkan daftar surat pemberitahuan ke bagian jurnal untuk mencatat di dalam jurnal penerimaan kas.