Sebutkan jenis-jenis pengadaan sarana dan prasarana

Lihat Foto

KOMPAS.com/Gischa Prameswari

Ilustras cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana

KOMPAS.com - Pengadaan sarana dan prasarana harus direncanakan dengan matang supaya tidak terjadi kesalahan. Pengadaan ini diperlukan untuk mencukupi kebutuhan akan sarana dan prasarana.

Menurut H. Syarwani Ahmad dan Zahruddin Hodsay dalam buku Profesi Kependidikan dan Keguruan [2020], pengadaan sarana dan prasarana adalah kegiatan untuk menghadirkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan sesuai keperluan.

Cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana

Sebelum melakukan pengadaan sarana dan prasarana, proses perencanaan harus dilakukan, supaya dapat meminimalisasi kesalahan yang mungkin terjadi.

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas. Sebagai contoh perlengkapan yang sudah habis akan diprioritaskan untuk didapatkan terlebih dahulu dibanding perlengkapan lainnya.

Tidak hanya menyusun analisis kebutuhan dan skala prioritas, dalam proses perencanaan juga dibutuhkan penyusunan proposal pengadaan sarana dan prasarana, serta pembuatan draf anggaran atau biaya yang dibutuhkan.

Baca juga: Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Setelah perencanaan, proses pengadaan akan mulai dilaksanakan dengan memperhitungkan cara pemerolehan sarana dan prasarana tersebut.

Mengutip dari buku Seminar Ke-SD an [Dalam Pendidikan Tinggi untuk Penulisan Skripsi dan Tesis] [2020] karya Yullys Helsa dan Syamsu Arlis, pemerolehan atau pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan membeli, membuat sendiri, penerimaan bantuan, menyewa, meminjam, atau mendaur ulang barang sebelumnya.

Bisa disimpulkan, ada dua cara melakukan pengadaan sarana dan prasarana, yakni:

1. Proses perencanaan
   Meliputi analisis kebutuhan dan fungsi, penentuan skala prioritas kebutuhan, penyusunan proposal pengadaan, serta pembuatan draf anggaran atau biaya yang harus disesuaikan dengan ketersediaan dana untuk melakukan proses pengadaan.
2. Proses pengadaan
   Meliputi proses penentuan cara memperoleh sarana dan prasarana, seperti membeli, membuat sendiri, menerima bantuan, dan lainnya.

Tujuan pengadaan sarana dan prasarana

Dalam jurnal Manajemen Sarana dan Prasarana di SMKN 1 Kasihan Bantul [2013] karya Putri Isnaeni Kurniawati dan Suminto A. Sayuti, disebutkan bahwa pengadaan sarana dan prasarana dilakukan untuk menyediakan barang sesuai kebutuhan.

Baca juga: Komunikasi Kantor: Definisi, Bentuk, dan Ruang Lingkup

Dapat dikatakan bahwa salah satu tujuan pengadaan sarana dan prasarana ialah untuk memenuhi kebutuhan agar kegiatan dapat berjalan lancar serta tidak terhambat.

Selain untuk memenuhi kebutuhan, pengadaan sarana dan prasarana juga ditujukan untuk mengganti barang yang rusak atau sudah tidak layak digunakan, menjaga ketersediaan barang yang dibutuhkan, serta membantu perencanaan anggaran di periode mendatang.

Dapatkan update berita pilihan dan breaking news setiap hari dari Kompas.com. Mari bergabung di Grup Telegram "Kompas.com News Update", caranya klik link //t.me/kompascomupdate, kemudian join. Anda harus install aplikasi Telegram terlebih dulu di ponsel.

Baca berikutnya

Perbedaan sarana dan prasarana – Pastinya dalam kehidupan sehari-hari kita sudah sering mendengar tentang kata sarana yang beriringan dengan kata “prasarana”. Bahkan penggunaannya ini dapat diterapkan untuk banyak kepentingan. 

Meskipun sering kita dengar, ternyata ada bedaan sarana dan prasarana yang akan diulas tuntas dalam artikel ini. Namun sebelum mengulas lebih lanjut, kita akan mengintip pengertian dari kata sarana dan kata prasarana menurut beberapa sumber. Nah, berikut ulasannya 

Pengertian sarana dan prasarana

Ditinjau dari pengertian sarana dan prasarana, ternyata memiliki banyak pengertian. Hal ini tampak dari banyaknya para ahli dan pengkaji yang mencoba mendefinisikan. Langsung saja, berikut adalah pengertian sarana dan prasarana menurut para ahli. 

1. KBBI

Menurut KBBI sarana dan prasarana diartikan sebagai sesuatu yang dipergunakan untuk mencapai tujuan, media dan alat. Sedangkan prasarana sebagai sesuatu yang berperan sebagai penunjang utama terselenggaranya sebuah proses atau kegiatan. 

2. Werang

Menurut Werang sarana dan prasarana pendidikan adalah proses pengadaan, pengawasan, dan pendayagunaan terhadap peralatan dan prasarana untuk menunjang terwujudnya pendidikan yang bermutu. 

3. Mulyasa

Berbeda dengan pendapat Mulyasa [2004] yang mendefinisikan sarana dan prasasrana sebagai perlatan baik secara langsung dapat dipergunakan oleh guru, siswa atau siapapun dalam proses belajar mengajar di kelas. Mulyasa pun mencontohkan bentuk dari sarana dan prasarana dalam dunia pendidikan, yaitu adanya gedung, meja, kursi atau papan tulis. 

4. Rohiat

secara garis besar dan umum, menurut Rohiyat [2012] sarana dan prasarana adalah keseluruhan proses perencanaan, pengadaan pendayagunaan dan pengawasaran sarana dan prasarana yang digunakan demi mencapai tujuan secara efektif dan jelas. 

5. Tholib

Jika Mulyasa memfokuskan sarana dan prasarana dalam bentuk pendidikan, maka Tholib [2000] juga tidak jauh berbeda dengan Mulyasa yang mendefinisikan dalam perspektif pendidikan. Dimana sarana pendidikan sebagai peralatan yang secara langsung dapat digunakan untuk mencapai pendidikan.

6. Bafadal

Sedangkan menurut Bafadal [2014] sarana dan prasarana adalah proses kerjasama pendayagunaan semua perlengkapan yang ada secara efektif dan efisien. 

7. Mustari

Sedangkan menurut Mustari [2014] sarana dan prasarana sebagai kegiataan untuk menata, dan menganalisis kebutuhan serta menginventarisasi, dan pengadaan terhadap barang-barang bergerak ataupun tidak bergerak.

8. Daryanto

Daryanto pun juga ikut berpendapat bahwasanya prasarana jika dilihat dari segi bahasa dapat diartikan sebagai alat yang tidak langsung digunakan demi mencapai tujuan. 

9. Makin & Baharuddin

Sedangkan Makin dan Baharuddin [2010] mengartikan prasarana sebagai fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya kegiatan

Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat disimpulkan bahwa sarana dan prasarana sebagai media untuk memudahkan dalam pencapaian tujuan.

Baca juga: 6 Ciri Fasilitas Perpustakaan Yang Baik

Tujuan Sarana dan Prasarana

Nah, sebelum masuk kepembahasan tentang perbedaan keduanya, ada tujuan dari kehadiran sarana dan prasarana. Apa saja sih tujuan tersebut? akan di bahas di sub bab di bawah. 

• Membantu melakukan pengadaan secara terencana, seksama dan berhati-hati. Sehingga dapat menyiapkan perlengkapan semaksimal mungkin
• Memberikan hasil secara efisien dan tepat
• Membantu pemeliharaan prasaran dan sarana agar siap pakai kapanpun dibutuhkan

Tentu saja masih banyak lagi tujuan dari adanya kedua hal primer ini yang mungkin kamu rasakan sendiri. nah, setelah mengetahui tujuannya, ada juga prinsip-prinsipnya. 

Prinsip-prinsip Sarana dan Prasarana

Dilihat dari prinsipnya, memang tidak akan habis kita bahas karena ada banyak bentuknya. Untuk mengkerucutkan pembahasan, kita fokus pada prinsip-prinsip sarana prasarana dalam dunia pendidikan. Apa saja itu? Berikut pembahasannya. 

– Prinsip pencapaian tujuan

Pencapaian tujuan yang dimaksud adalah kesiapan sarana prasarana menjadi dasar penting di dunia pendidikan. Jadi, setiap saat membutuhkan prasarana yang ingin digunakan harus siap juga sarananya, harus selalu siap sedia. 

– Prinsip efisiensi

Sedangkan prinsip efisiensi yang dimaksud adalah tindakan yang bersifat hati-hati, dilakukan secara terencana. Agar tercipta efisiensi, umumnya disertai dengan petunjuk teknis agar dapt dipraktekan dan dipahami oleh semua stakeholder. 

– Prinsip administrative

Karena konteksnya di dunia pendidikan, maka tidak heran jika segala kegiatan dan tindakan dilakukan berdasarkan pada undang-undangan, peraturan dan pedoman yang sudah ditetapkan oleh pemerintah. 

– Prinsip kejelasan tanggung jawab

Sedangkan yang dimaksud dengan prinsip kejelasan tanggung jawab lebih menekankan pada mengikutsertakan personil yang ada di sekolah dengan memberikan jobdesk masing-masing agar memudahkan dalam mengimplementasikan sesuai tujuan yang diinginkan. 

– Prinsip kekohesifan

Prinsip kekohesifan adalah prinsip yang seharusnya dilaksanakan secara kompak. Kompak dalam menjalankan tugas dan tanggungjawab masing-masing yang sudah diberikan. 

Itulah beberapa prinsip dalam sarana serta prasarana di bidang pendidikan. Jika sebelumnya sudah mempelajari tentang prinsip, maka pada kesempatan kali ini kita akan membahas perbedaan kedua hal tersebut.

Baca juga: 6 Kriteria Perpustakaan Desa Berstandar Nasional

Perbedaan sarana dan prasarana

Sarana berbeda dengan prasarana, hal ini dapat dibedakan berdasarkan beberapa perspektif. Bisa dilihat dari bentuknya, kepemilikan, fungsi dan berdasarkan pembiayaan pengadaan. Dan berikut pembahasan masing-masing. 

1. Perbedaan berdasarkan bentuk

Perbedaan berdasarkan bentuk, sarana bisa berbentuk fasilitan ataupun alat, sedangkan prasarana bentuknya bisa fasilitas umum saja. Sarana bisa di pindah-pindah, sedangkan prasarana bersifat menetap tidak bisa dipindah seenaknya. 

2. Perbedaan berdasarkan kepemilikan

Perbedaan berdasarkan kepemilikan, sarana bisa dimiliki oleh individual, pemerintah ataupun swasta. Sedangkan prasarana hanya dimiliki oleh pihak pemerintah saja dan fungsinya sebagai penunjang. 

3. Perbedaan berdasarkan fungsi

Dilihat berdasarkan fungsinya, sarana sebagai alat utama dalam sebuah kegiatan. Maka tidak heran jika sarana fungsi memiliki peranan penting dalam menyelesaikan sebuah kegiatan. Sedangkan prasarana berdasarkan fungsi berperan sebagai pendukung kegiatan secara umum dari sebuah kegiatan. 

4. Pembiayaan Pengadaan

Berdasarkan pembiayaan pengadaan, sarana bisa berupa individu dan peserta kegiatan. Jadi semisal kamu ingin melakukan kegiatan event, maka penyelenggara yang siap membiayai semua kegiatan. 

Sedangkan prasarana pembiayaan pengadaan bisa dilakukan oleh pemerintah, masyarakat dan pelaku kegiatan. Prasarana pembiayaan pengadakan yang melibatkan pemerintah, masyakat dan pelaku kegiatan adalah pembayaran pajak atau APBN.

Itulah beberapa perbedaan sarana dan prasarana yang umum kita temukan dan rasakan. Barangkali kamu menemukan perbedaan selain beberapa poin di atas, kamu bisa tuliskan di komentar ya.

Baca juga: 4 Rekomendasi Buku Pengantar Manajemen Untuk Mahasiswa

Contoh sarana dan prasarana

Membicarakan mengenai contoh sarana dan prasarana sebenarnya tidak terlalu repot dan pelik. Bahkan dalam kehidupan sehari-hari pun kita juga sudah mempraktekannya. Berikut adalah beberapa contoh sarana dan prasarana. 

	Sarana	Prasarana
	Gojek	Smartphone
	Transportasi umum Bus	Terminal
	Belajar di Kelas	Gedung sekolah
	Becak	Pangkalan becak
	Menanam	Media tanam
	Memasak	Dapur
	Tidur	Kasur

Dari sedikit contoh sarana dan prasarana di atas, tentu saja masih banyak lagi contoh yang bisa kita temukan dalam kehidupan sehari-hari.  Prinsip dari sarana berperan aktif secara langsung. Sedangkan prasarana hanya sebagai pendukung terselenggaranya kegiatan tersebut.

Baca juga: 6 Masalah Pendidikan Di Indonesia dan Analisisnya

Standar Sarana dan Prasarana

Secara garis besar, standarisasi sarana dan prasarana menurut Permendiknas No. 24/2007 menyatakan bahwa standar sarana dan prasarana sekolah dibedakan menurut jenjang sekolah. Adapun jenis-jenis sesuai standar yang meliputi satuan pendidikan, lahan, bangunan gedung dan kelengkapan sarana dan prasarana. 

Ternyata dari beberapa standar yang disebutkan dalam permendiknas di atas memiliki aturan main yang berbeda-beda tiap jenjang pendidikan. Nah, buat kamu yang tertarik ingin mengetahui lebih dalam batasan atau standarisasinya, bisa langsung intip di permendiknas ya. Karena jika dijelaskan satu persatu di artikel ini, tidak cukup ruang. 

Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana

Setelah mempelajari tentang pengertian, tujuan, prinsip dari sarana dan prasarana. Maka saat kita membicarakan tentang ruang lingkupanya masih ada banyak lagi capaiannya.  Ruang lingkup tersebut meliputi perencanaan, pengadaan, penyaluran, inventarisasi, pemeliharaan, penyimpanan, penghapusan sarana dan prasarana.

1. Perencanaan

Perencanaan dapat diartikan sebagai rancangan, atau ada juga yang menyebutnya dengan kerangka yang akan dicapai di masa yang akan datang. Nah, jika konteknys untuk ranah pendeidikan, maka perencanaan adalah sebagai proses perancangan membeli, menyewa, daur ulang, rehabilitasi dsb dalam upaya pemenuhin kebutuhan yang sudah disesuaikan dengan standarisasi.

2. Pengadaan

Pengadaan adalah kegiatan mengadakan kegiatan dari berbagai kebutuhan yang bertujuan untuk mencapai tujuan secara efektif, efisien, terbuka, transparan adil dan akuntable. 

Kesuksesan pengadaan, dibutuhkan yang namannya analisis jenis program. Adapun langkah yang perlu di siapkan, setidaknya ada sekitar 6 persiapan yang dapat kamu simak sebagai berikut 

• Menampung usulan dari masing-masing unit kerja dan melakukan inventarisasi perlengkapan apa saja yang belum ada
• Membuat susunan perlengkapan sekolah pada periode tertentu
• Memadukan susunan rencana yang sudah dibuat dengan perlengkapan yang sudah ada
• Menyesuaikan rencana kebutuhan dengan anggaran yang ada, dan tentu saja sarana prasarana yang menyesuaikan anggaran yang ada
• Memadukan rencana yang paling penting terlebih dahulu, caranya bisa dengan membuat skala prioritas
• Membuat ketetapan rencana pengadaan akhir

Jadi, untuk membuat sebuah pengadaan, dibutuhkan persiapan yang matang. Tidak hanya sekedar membuat dan membeli begitu saja.

Baca juga: Pengertian Pengadaan Barang Dan Jasa

3. Penyaluran

Maksud dari penyaluran adalah upaya untuk menyalurkan perlengkapan ke unit atau orang yang membutuhkan barang tersebut. Nah, di sini seorang kepala sekolah wajib mengetahui apa saja yang disalurkan dan kemana disalurkan. 

Sedangkan dalam proses penyaluran, penting sekali memperhatikan beberapa hal penting, yaitu 

• 1. memperhatikan ketepan barang yang disampaikan, baik jumlah maupun jenisnya
• 2. memperhatikan ketepatan sasaran penyampaian
• 3. memperhatikan ketepan kondisi barang yang disalurkan

Dari ketiga proses penyaluran di atas, penting juga ada pihak yang bertanggungjawab dalam proses penyaluran. Setidaknya ada yang bertanggung jawab terhadap alokasi barang, pengiriman barang dan ada yang diberi tugas bertanggung jawab dibidang penerahan barang.

4. Inventarisasi

Istilah inventarisasi dapat dimaknai sebagai kegiatan untuk melaksanakan pengaturan, penyelenggaraan, penggunaan dan pencatatan barang-barang dan menyusun daftar agar lebih teratur. Pada umumnya inventarisasi diselenggarakan agar lebih teratur, secara administrasi juga tertib dan sebagai arsip. Inventarisasi memiliki tiga jenis kegiatan yang meliputi 

• Pencatatan
• Pemberian kode
• Pelaporan

Dari ketiga jenis kegiatan diatas, dibutuhkan laporan pencatatan yaitu buku penerimaan barang, buku induk inventarisasi, buku pembelian barang dan buku kartu stok barang. Beberapa lembaga lain juga ada yang menyediakan buku catatan barang yang bukan inventaris atau yang bukan peminjaman.

5. Pemeliharaan

Sesuai dengan namannya, pemeliharaan adalah segala sesuatu yang sifatnya merawat, menyimpan dan menjaga bentuk barang agar bisa bertahan lebih lama dan tersimpan baik. Adapun tujuan dari pemeliharaan supaya dapat terkondisikan dan siap untuk digunakan kapan saja.  Cara Pemeliharaan dibagi menjadi dua jenis. 

Pemeliharaan yang dilakukan setiap hari umumnya jenis pemeliharaan yang sewaktu-waktu siap dipakai. Contohnya, mengepel lantai, membersihkan debu komputer, membersihkan meja dan lain sebagainya. 

• Pemeliharaan secara berkala

Sedangkan pemeliharaan yang bersifat berkala lebih ditekankan pada pemeliharaan yang dapat dilakukan sesekali waktu. Misalnya, mengecet tembok, mencuci bendara, membersihkan kaca jendela dan lain sebagainya. 

Jadi, setiap kali membahas tentang sarana prasarana, kita tidak melulu membicarakan perbedaan keduanya. Ternyata masih ada banyak sekali sub pembahasan yang bisa kita angkat.  Salah satunya tujuan melakukan pemeliharaan. Diantarannya sebagai berikut. 

• Mengoptimalkan masa pakai perlengkapan
• Menjamin kesiapan operasional
• Menjamin ketersediaan perlengkapan
• Menjamin keselamatan dan keamanan
• Penyimpanan

Penyimpanan dapat diartikan sebagai upaya untuk menampung barang yang sudah dimiliki. Ada dua aspek dalam melakukan penyimpanan, yaitu aspek fisik dan aspek administratif. 

Aspek fisik adalah wadah yang mampu menambung barang. Baik barang milik negara ataupun barang yang berasal dari pengadaan. Bentuk aspek fisik ini bisa berbentuk gedung. Nah, membicarakan masalah gedung, ada beberapa macam gedung loh, ada gedung pusat, gedung penyalur, gedung transit dan gedung pemakai. 

Aspek administratif adalah hal-hal yang sifatnya melakukan pencatatan demi mendukung pelaksanaan kegaitan dalam penyimpanan. Kegiataan pelaksaan yang bekerja secara administratif ada bagian urusan tata usaha, bagian pemeliharaan, urusan pengeluaran, urusan penerimaan dan penyimpanan dan masih banyak lagi. 

Aspek administratif memiliki prosedur dan cara menyimpan barang dengan cara penerimaan dan penyimpanan. 

Penerimaan administrasi dapat berbentuk :

1. Menerima pemberitahuan pengiriman barang dari pihak menerima barang
2. Memeriksa barang yang diterima baik fisik ataupun kelengkapan administrasi
3. Membuat cerita acara penerimaan dan hasil pemeriksaan barang

Ranah kegiatan penyimpanan barang dapat dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut :

1. Meneliti barang yang hendak disimpan
2. Menyiapkan barang sesuai klasifikasi harga, model, atau jenis
3. Mencatat barang ke dalam buku penerimaan, kartu stok dan kartu barang
4. Membuat denah lokasi barang akan disimpan dimana
5. Pengeluaran barang dilakukan berdasarkan SPMB atau Surat Perintah Mengeluarkan Barang

Ternyata saat membicarakan tentang perbedaan sarana dan prasarana, masih ada banyak sekali bahasan turunan yang tidak kalah penting. 

Semoga dari pembahasan yang cukup panjang dan melelahkan di baca ini ada manfaatnya. [Irukawa Elisa]