Loading Preview
Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.
PERENCANAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA KANTOR
1. Pengertian Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan [Sondang P. Siagian]. Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.
Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.
Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi [kualitas] sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.
2. Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana
Berikut ini beberapa Prosedur Perencanaan Kebutuhan Sarana dan Prasarana di Kantor:
A. Menganalisis kebutuhan
B. Menginventarisasi saran dan prasarana yang ada
C. Mengadakan seleksi
D. Menyediakan dana
E. Memberikan wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana
Dalam Pandangan lain juga dikemukakan oleh Emery Stoops dan Russel E Johnson [1969], keduanya menegaskan bahwa prosedur perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan, sebagai berikut:
· Pembentukan panitia pengadaan barang atau perlengkapan.
· Penetapan kebutuhan perlengkapan
· Penetapan spesifikasi.
· Penetapan harga satuan perlengkapan.
· Pengujian segala kemungkinan.
· Rekomendasi.
· Penilaian kembali.
Menurut Djati Juliatriarsa [1998] dalam bukunya Manajemen Umum, menyebutkan lima syarat perencanaan yang baik, diantaranya yaitu:
1. Berdasarkan alternatif
Ketika menerapkan suatu perencanaan, sebaiknya ada alternatif perencanaan untuk mempertimbangkan untung dan ruginya [cost & benefit] sehingga ada alternatif perencanaan terbaik
2. Realistis
Perencaanaan tidak hanya tertulis dilaporan, tetapi harus dapat dilaksanakan. Rencana-rencana realistis bisa saja terjadi karena para pembuat rencana tidak memperkirakan adanya kekuatan, kelemahan, kesempatan dan batas-batasan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan
3. Ekonomis
Apabila dalam pembuatan rencana tidak ada pertimbangan faktor ekonomis, kemungkinan saat pelaksanaan perencanaan tersebut akan timbul pemborosan-pemborosan, baik dari segi tenaga, waktu maupun sumber daya
4. Fleksibel/luwes
Perencanaan yang sudah dibuat hendaknya dapat dievaluasi setiap waktu yang dapat disesuaikan dengan perkembangan organisasi/perusahaan ataupun situasi dan kondisi pada waktu tersebut
5. Rencana harus dilandasi partisipasi
Ketika anda membuat perencanaan, hendaknya anda melibatkan berbagai pihak pada organisasi/perusahaan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
1. Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
2. Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
3. Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
4. Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
5. Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
6. Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.
7. Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
3. Analisis perencanaan sarana prasarana
Dalam sebuah perencanaan sarana prasarana juga harus mengadakan analisis agar perencanaan itu berjalan dengan baik. Departemen pendidikan nasional merinci analisisis kebutuhan sarana dan prasarana sebagai berikut :
ü Analisis kebutuhan dan perencanaan pengadaan alat, Analisis kebutuhan alat dan pengadaannya dilaksanakan melalu pendekatan sebagai berikut :
· Tuntutan kompetensi yang tertuang dalam dokumen kurikulum. Kegiatan analisis ini lebih difokuskan pada pencermatan berbagai keteknikan atau praktek keterampilan yang tersirat dan tersurat dalam semua kompetensi yang telah terformulasikan dalam kurikulum.
· Jumlah kelompok belajar atau kelompok praktik. Jumlah kelompok belajar teori klasikal [36 atau 40 peserta didik pada setiap tingkat]. Jumlah kelompok belajar praktek disesuaikan dengan pola pengetahuan peserta didik secara seri, paralel, atau semi paralel.
· Komposisi kelas praktek. Pada dasarnya, kebutuhan alat dalam komposisi kelas paralel adalah sama dengan jumlah alat yang digunakan untuk satu kelas paralel.
· Alokasi waktu untuk mencapai kompetensi yang tertuang dalam dokumen kurikulum pada dasarnya merupakan satuan waktu total untuk mencapai kompetensi dalam program pendidikan.
· Faktor guna alat, merupakan koefisien dari jam alat yang disediakan dengan jam alat yang dipergunakan.
· Spesifikasi alat, ditentukan berdasarkan tuntutan kompetensi. Selain itu juga didasarkan pada tuntutan memenuhi kapasitas, kemampuan, keamanan, dan kenyamanan, serta kelestarian desain alat agar tidak kadaluarsa [out of date].
Berdasarkan pendekatan tersebut, sekolah perlu menentukan jenis, spesifikasi dan jumlah alat yang dibutuhkan dengan menggunakan rumus :
JKA= JAD/JAS X FGA
Keterangan :
JKA ; Jumlah Kebutuhan Alat
JAD ; Jumlah Alat yang Dibutuhkan
JAS ; Jumlah Alat yang Disediakan
FGA : Faktor Guna Alat
Dalam pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut :
l Penelitian kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor standarisasi dan normalisasi.
l Standarisasi dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan standarisasi ialah :
1. Klasifikasi alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
2. Spesifikasi dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
3. Standarisasi alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan pertimbangan efisiensi kerja.
l Pembelian benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau barang-barang ialah:
1. Sedapat mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
2. Menimbulkan kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan baik.
3. Mendapatkan keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
4. Mendapatkan keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
5. Mempertimbangkan semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
l Pengiriman barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:
a. Barang habis pakai
Kegiatan perencanaan barang habis pakai:
1. Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
2. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang
3. Menyusun rencana pengadaan barang
b. Barang tak habis pakai
1. Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada
2. Memperkirakan biaya perlengkapan
3. Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia
4. Menyusun rencana pengadaan tahunan
c. Barang tidak bergerak
1] Tanah
Perencanaan tanah sebagai berikut;
a] Menyusun rencana pengadaan tanah
b] Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah
c] Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan
d] Mengadakan survei harga dilokasi
e] Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey
2] Bangunan
Perencanaan bangunan meliputi:
a] Mengadakan survei tentang keperluan bangunan
b] Mengadakan perhitungan luas bangunan
c] Menyusun rencana anggaran biaya
d] Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas