Komputerisasi akuntansi adalah pemakaian komputer dan perangkat lunak [software] akuntansi untuk mencatat, menyimpan, dan menganalisis data keuangan. Komputerisasi sistem akuntansi ini memiliki banyak kelebihan, tetapi juga memiliki kekurangan karena buatan manusia tidak ada yang sempurna. Kelebihan dan kekurangan komputerisasi akuntansi sebagai berikut.
A. Kelebihan Komputerisasi Akuntansi
Sistem akuntansi berupa perangkat lunak komputer telah dirancang dengan baik sehingga bisa dipakai sesuai dengan detail terkecil. Setelah data dimasukkan ke sistem maka semua perhitungan termasuk penambahan dan pengurangan bisa dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak. Hal ini tentu menjamin keakuratan angka karena tidak ada yang diproses dan dicatat dua kali. Semua data akan didapatkan dari awal pencatatan.
- Adanya Penerapan Otomatisasi
Semua perhitungan dilakukan oleh perangkat lunak sehingga dapat menghilangkan banyak proses yang memakan waktu dibandingkan dengan akuntansi secara manual. Akuntansi sebagai sistem informasi yang dikomputerisasi bisa menyederhanakan proses penyimpanan catatan transaksi dalam bentuk elektronik. Pada saat yang sama, transaksi diposting secara otomatis ke akun-akun dalam buku besar [cara membuat buku besar] dan buku besar pembantu. Contohnya, stok barang yang dikeluarkan akan tercatat sehingga faktur akan diproses secara otomatis. Pencatatan akuntansi bisa dilakukan dengan lebih efisien.
- Akses Data Menjadi Lebih Mudah
Penggunaan perangkat lunak akuntansi semakin memudahkan setiap individu untuk mengakses data akuntansi di luar kantor dengan aman. Kemudahan dan keamanan akses bisa dirasakan jika solusi akuntansi online digunakan. Komputerisasi akuntansi menyajikan informasi tentang saldo akun untuk mendukung pengambilan keputusan karena saldo akun diposting sejak transaksi muncul sesuai dengan hakikat akuntansi.
- Keandalan atau Reliabilitas Laporan Keuangan
Perhitungan transaksi bisnis perusahaan dengan software tentu saja sangat akurat sehingga laporan keuangan yang dihasilkan sangat andal. Reliabilitas bisa terwujud karena data bisa diakses dengan cepat akibat adanya pemakaian alat perhitungan yang sudah tersistem.
Perusahaan yang sedang berkembang tentu saja membutuhkan jenis jenis akuntansi yang banyak jumlahnya dan lebih kompleks. Adanya sistem komputerisasi membuat semua hal tetap terjaga karena pemilihan data dengan komputerisasi akuntansi lebih mudah daripada menyaring sejumlah dokumen satu per satu secara manual.
- Kecepatan dalam Proses Akuntansi
Penggunaan komputerisasi akuntansi membuat keseluruhan proses pembuatan akun menjadi lebih cepat. Setelah input data maka jenis jenis laporan keuangan bisa dihasilkan secara langsung semudah menekan tombol yang diinginkan. Seorang manajer tidak usah menunggu berjam-jam, bahkan berhari-hari untuk menyerahkan laporan keuangan pada pihak internal perusahaan yang membutuhkannya.
Data keuangan akan disimpan secara online sehingga aman dari bencana alam seperti gempa bumi, kebakaran, banjir, dan hal-hal tidak menyenangkan lainnya. Jika bencana atau musibah terjadi maka sistem bisa cepat dipulihkan dari komputer lain di lokasi lain karena data tidak rusak atau hilang.
Komputerisasi akuntansi lebih efisien daripada akuntansi berbasis kertas sehingga lebih hemat biaya. Pekerjaan terkait siklus akuntansi biaya dan konsep dasar akuntansi akan dilakukan lebih cepat dan lagsung disimpan sehingga menghemat [efisiensi] waktu.
Berbagai akun dapat dilihat melalui komputer sehingga memungkinkan untuk mengambil keuntungan dari opsi melihat data dalam format yang berbeda. Data dalam tabel dan berbagai jenis grafik bisa mudah dibuat sehingga visualisasi data dalam fungsi akuntansi mudah untuk diwujudkan.
B. Kekurangan Komputerisasi Akuntansi
Tidak hanya memiliki banyak kelebihan, ternyata komputerisasi akuntansi juga memiliki kekurangan sebagai berikut.
- Butuh Biaya untuk Membeli Perangkat
Teknologi membutuhkan biaya yang cukup besar terkait pembelian computer beserta software dan hardware pendukung sebagai alat kerja.
- Butuh Biaya untuk Perawatan [Maintenance]
Biaya perawatan [maintenance] tentu saja dibutuhkan agar tidak terjadi kerusakan parah pada perangkat. Hal ini hanya bisa dilakukan oleh orang yang memahami tentang sistem akuntansi dalam komputer. Para akuntan harus diberi pelatihan oleh orang yang ahli agar bisa memakai teknologi dengan baik dan benar.
Itulah kelebihan dan kekurangan dari komputerisasi akuntansi. Kelebihan jauh lebih banyak daripada kekurangannya sehingga penggunaan komputerisasi komputer harus dilaksanakan oleh berbagai perusahaan berskala menengah dan besar. Sedangkan kelebihan akuntansi manual saat ini sudah tidak terlalu dibutuhkan oleh perusahaan.
Perkembangan teknologi yang sangat pesat, membuat semua pekerjaan saat ini bisa dilakukan lebih cepat.
Nah, kabar bahagia bagi para akuntan karena kini ternyata kemajuan teknologi pun telah menghadirkan accounting software yang dapat membantu urusan akuntansi sehingga pekerjaan menjadi lebih maksimal.
Untung Ruginya Menggunakan Software Akuntansi di Bisnis Anda
Penerapan sistem akuntansi yang terkomputerisasi akan memberikan banyak manfaat bagi Anda.
Namun, yang tidak boleh dilupakan adalah Anda tidak boleh gegabah dalam memilih software akuntansi karena nantinya justru akan berakibat fatal bagi usaha Anda.
Menerapkan sistem yang terkomputerisasi di perusahaan sama halnya Anda berinvestasi.
Jika harga yang dikeluarkan untuk membeli paket aplikasi akuntansi tersebut sepadan dan sesuai dengan yang Anda harapkan, tentu penerapan software tersebut akan memberikan banyak benefit bagi perusahaan.
Sebaliknya jika software tersebut tidak bisa digunakan secara optimal atau tidak bisa meng-cover kebutuhan usaha, maka akan sia-sia.
Agar tidak salah dalam memilih software akuntansi, jauh lebih baik jika Anda mempelajari detail:
- Apa itu software akuntansi?
- Fitur-fitur apa saja yang harus ada pada software akuntansi
- Manfaat penting menggunakan software akuntansi untuk perkembangan bisnis
- Bagaimana cara memilih software akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda
Apa itu Accounting Software?
Accounting Software atau software akuntansi merupakan program aplikasi yang dirancang khusus guna mengelola pencatatan hasil transaksi.
Program ini diciptakan untuk para akuntan agar lebih mudah dalam mengelola data seputar transaksi.
Data yang akan diolah dalam program ini adalah data pembelian penjualan, pembayaran gaji, laporan, dan data-data lainnya yang berhubungan dengan pelaporan keuangan perusahaan.
Software ini bekerja secara real-time. Jadi, divisi yang saling berhubungan sebelumnya dapat ter-update juga.
Oleh sebab itu, seluruh transaksi perusahaan secara otomatis akan masuk dalam jurnal yang sesuai dan data akan selalu diperbaharui.
Baca Juga : Bagaimana Mengakui Harta Tetap Properti Yang Belum Rampung?
Accounting software memiliki berbagai fitur yang di mana bisa dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Aplikasi ini memiliki tingkat harga yang berbeda-beda tergantung dengan seberapa banyak kebutuhan perusahaan.
Semakin banyak fitur yang diinginkan atau ditawarkan oleh aplikasi, maka semakin mahal pula harganya.
Fitur-fitur yang Wajib Ada di Software Akuntansi
Tidak semua software akuntansi diciptakan memiliki fitur yang sama.
Oleh karena itu, sebelum menggunakan software akuntansi, Anda harus paham mengenai fitur-fitur penting yang dapat menunjang dan memudahkan aktivitas akuntansi bisnis Anda.
Berikut ini adalah beberapa fitur canggih yang harus ada di software akuntansi karena terbukti dapat membantu operasional bisnis Anda:
1. Fitur Laporan Keuangan
Bukan hal yang asing lagi bahwa accounting software merupakan alat bantu dalam membuat laporan keuangan seperti laba rugi, arus kas, neraca, dan lainnya.
Dengan menggunakan fitur ini laporan keuangan membuat laporan keuangan lebih cepat dan tepat.
2. Fitur Financial Forecasting
Fitur ini berguna sebagai alat untuk mengontrol keuangan perusahaan dengan baik.
Selain itu, fitur ini juga dapat mengoptimalkan keuangan perusahaan, sehingga dapat membantu dalam mengatur perencanaan keuangan perusahaan.
3. Fitur Manajemen Depresiasi Aset
Fitur ini berfungsi untuk menghitung penyusutan sebuah aset secara akurat dan otomatis.Perhitungan yang dilakukan harus sesuai dengan standar akuntansi dan pajak yang berlaku.
4. Fitur Laporan Bank dan Rekonsiliasi Akun
Fitur software ini berfungsi untuk membantu dalam laporan dan rekonsiliasi akun dalam waktu singkat. Pada fitur ini juga dapat memastikan keakuratan data keuangan perusahaan.
5. Fitur Faktur dan Penagihan
Melalui fitur ini perusahaan akan lebih cepat dan efisien dalam mengelola dan membuat berbagai macam jenis faktur dan penagihan.
E-Faktur mengandung berbagai macam komponen yang bisa digabungkan sesuai dengan kebutuhan.
Keunggulan Accounting Software dalam Menjalankan Pekerjaan Akuntansi di Bisnis Anda
Menggunakan software akuntansi jelas memberikan banyak benefit untuk kemajuan bisnis Anda.
Dengan beragam fitur yang lengkap, software ini dapat membantu perusahaan Anda dalam menghasilkan berbagai laporan keuangan yang penting untuk bisnis Anda.
Adapun beberapa keunggulan menggunakan software akuntansi adalah sebagai berikut:
1. Akurat
Menggunakan akuntansi konvensional memiliki banyak kelemahan, seperti halnya salah meng-input data yang mengakibatkan harus melakukan perhitungan kembali dari awal.
Tentunya hal itu membuat pekerjaan menjadi tidak efisien. Dengan fitur accounting software dapat meminimalkan kesalahan.
2. Pengolahan Data Lebih Cepat dan Tepat
Dengan menggunakan software akuntansi akan lebih cepat dan mudah dalam pengelolaan data. Tidak perlu untuk menunggu untuk mengetahui hasil perhitungan perusahaan, karena langsung pembaharuan secara otomatis.
3. Penggunaan Mudah
Accounting software memang memberikan kemudahan, tidak hanya dapat digunakan oleh seorang akuntan saja melainkan orang awam juga bisa menggunakannya.
Baca Juga : Cara Menghitung Penjualan Tiap Cabang Dengan Software Akuntansi
Sehingga apabila Anda sebagai pemilik perusahaan kurang memahami akuntansi bisa menggunakan software ini, dapat menghemat waktu dan juga biaya.
4. Real-Time dan Multi-Platform
Mengapa dapat dikatakan real-time dan multi-platform? Karena accounting software dapat digunakan di mana saja dan data yang disajikan sesuai dengan waktu sebenarnya.
Jadi Anda dapat mengontrol dan mengecek urusan keuangan perusahaan kapanpun.
Manfaat Penting Software Akuntansi Untuk Perkembangan Bisnis Anda
Adapun kami berikan informasi beberapa manfaat ketika perusahaan Anda menggunakan accounting software:
- Memudahkan untuk pengerjaan laporan dalam waktu singkat. Dimana laporan keuangan merupakan bagian paling vital.
- Meminimalisir kesalahan perhitungan atau terjadinya human error.
- Meminimalisir penghitungan dari awal, dikarenakan jikan menggunakan software hanya mengganti kesalahan yang ditemukan saja.
- Dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan.
- Data akuntansi yang disajikan lebih akurat dan lebih bisa mendukung dalam menentukan langkah keputusan yang akan diambil oleh perusahaan.
Tips Memilih Vendor Layanan Accounting Software
Agar kegiatan akuntansi bisnis Anda berjalan dengan baik, Anda juga harus pintar dalam memilih vendor accounting software yang akan digunakan.
Untuk memilih software akuntansi yang tepat untuk Anda, terdapat beberapa tips yang perlu Anda ikuti, yakni:
1. Pilih yang memberikan kemudahan dalam mengakses
Setiap developer software tentunya memiliki ciri khas tampilannya.
Sebagai pengguna software, Anda harus mampu untuk memilih vendor yang tepat yang memiliki kemudahan akses agar dapat digunakan dengan mudah oleh seorang yang belum begitu paham tentang akuntan.
2. Pastikan keamanan datanya terjamin
Selain itu, yang wajib Anda perhatikan adalah sistem keamanan data yang dimiliki oleh vendor tersebut.
Tanyakan secara detail pada developer mengenai keamanan data agar terhindar dari kebocoran data secara online maupun offline.
3. Tersedia fitur back-up data
Selanjutnya pilih vendor yang memiliki fitur back up data. Umumnya laporan keuangan diakses melalui Microsoft Excel, sebaiknya memilih software yang menyediakan layanan ekspor impor data berupa excel.
4. Memiliki customer support yang responsif
Tips terakhir adalah pilih vendor yang memiliki customer support, di mana tentu saja tim vendor dan Anda masih memerlukan komunikasi terkait dengan software tersebut.
Apa Saja yang Harus Disiapkan Sebelum Menggunakan Software Akuntansi?
Sebelum memutuskan untuk menggunakan software akuntansi pada perusaahaan Anda, pertama-tama Anda harus terlebih dahulu mengetahui aktivitas dan kebutuhan usaha secara mendalam.
Hal ini bertujuan agar Anda dapat memutuskan software yang benar-benar sesuai. Selain itu, pertimbangkan juga berbagai benefit yang ditawarkan oleh sistem tersebut, seperti:
- Dapat menyajikan laporan dengan cepat dan akurat
- Menyediakan informasi piutang yang tidak tertagih
- Adanya fitur pengelolaan inventory
- Dapat mengetahui produk best seller
- Dapat mencetak faktur penjualan, pajak
- Keamanan data yang terjamin
Nah, setelah mengetahui berbagai manfaat tersebut, lalu bagaimana sebuah perusahaan dapat menerapkan software akuntansi dalam aktivitasnya?
Baca Juga : Membandingkan Nilai Aktiva Di Daftar Aktiva Tetap Dan Di Neraca
Bagi perusahaan yang sebelumnya menerapkan sistem pencatatan keuangan manual dan kemudian beralih ke software akuntansi akan membutuhkan berbagai penyesuaian dan persiapan.
Tentunya bukan pekerjaan yang mudah, karena dibutuhkan persiapan yang matang.
Proses peralihan tersebut membutuhkan waktu yang tidak sebentar, selain kesiapan perangkat dan personel yang menjalankannya, juga harus dipersiapkan data-data keuangan yang akan diolah untuk menghasilkan laporan keuangan yang akurat.
Berikut adalah beberapa langkah yang harus dilakukan saat persiapan menggunakan software akuntansi:
- Mengumpulkan bukti transaksi seperti nota, faktur untuk di-input dalam software.
- Menentukan nomor perkiraan akun yang akan digunakan dalam transaksi harian .
- Menentukan perkiraan akun buku besar seperti akun kas, persediaan, peralatan, penjualan, sewa, dan lainnya.
- Meng-input saldo awal dari saldo akhir bulan sebelumnya yang digunakan sebagai acuan dalam transaksi bulan sekarang. Jika Anda memulainya di awal tahun, maka hanya menggunakan saldo akhir tahun sebelumnya di neraca. Apabila perusahaan yang dikelola baru berdiri, maka tidak ada saldo awal baru.
Setelah tahapan-tahapan tersebut dijalankan, maka Anda dapat segera menginput transaksi bulanan dan yang berjalan.
Satu hal lagi yang perlu diingat adalah penting pula membuat pengaturan akun yang benar akan mencegah Anda dari kekacauan hasil laporan keuangan.
Selain itu, kesiapan dalam hal perangkat dan kemampuan personel juga harus diperhatikan.
Kesimpulan
Software akuntansi memang memiliki peran penting bagi pebisnis yang ingin perusahaannya naik kelas dengan pesat dan cepat.
Namun, beralih dari sistem akuntansi manual ke sistem komputerisasi berbasis program komputer butuhlah proses.
Proses transisi dari manual ke sistem membutuhkan adanya skill baru dan pembiasaan di mana personel terkait harus mampu mempelajari dan menggunakan software akuntansi sebagaimana mestinya.
Untuk itu, pilihan terbaik adalah dengan menggunakan software developer yang menyediakan layanan support, training, dan maintenance, seperti halnya Zahir Accounting.
Zahir Accounting tidak hanya menyajikan software yang user friendly, namun juga memberikan dukungan penuh pada usernya.
Sehingga saat user mengalami kendala atau hambatan, dapat segera menghubungi Zahir untuk mendapatkan solusi.
Kecepatan dalam memberikan solusi ini tentunya juga akan mempengaruhi aktivitas usaha Anda.
Software akuntansi yang handal, hardware yang memadai, personel yang terampil dan konsisten dalam melakukan pencatatan keuangan, serta adanya dukungan dari software developer dan manajemen merupakan kunci keberhasilan usaha Anda.