Apa yang dimaksud dengan swakelola Pengadaan barang dan jasa pemerintah?

Dalam bidang pengadaan barang atau jasa, ada istilah swakelola. Secara sederhana, swakelola merupakan salah satu cara dalam pengadaan barang atau jasa. Berikut uraian mengenai definisi dan tipe swakelola, waktu pelaksanaannya, serta contoh-contohnya.

Definisi Swakelola

Arti swakelola sebagaimana termuat dalam KBBI adalah pengelolaan sendiri. Dalam konteks hukum, pengertian proyek swakelola merupakan salah satu cara yang dilakukan dalam memenuhi pengadaan barang/jasa pemerintah [PBJ].

Ketentuan Pasal 1 angka 23 Perpres 16/2018 jo. Perpres 12/2021 menerangkan bahwa swakelola adalah cara memperoleh barang/jasa yang dikerjakan sendiri oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah, kementerian/lembaga/perangkat daerah lain, organisasi kemasyarakatan, atau kelompok masyarakat.

Baca juga:

Waktu Pelaksanaan Swakelola

Diterangkan BPPK, swakelola dilaksanakan saat barang atau jasa yang dibutuhkan tidak dapat disediakan atau tidak diminati oleh pelaku usaha. Selain itu, swakelola juga dapat dilaksanakan karena tiga alasan.

Pertama, dilaksanakan dalam rangka pengoptimalan sumber daya atau kemampuan teknis yang dimiliki pemerintah. Kedua, saat barang dan jasa yang dibutuhkan bersifat rahasia dan mampu dilaksanakan oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah yang bersangkutan. Ketiga, dalam rangka peningkatan peran serta pemberdayaan ormas dan kelompok masyarakat.

Tim Penyelenggara Swakelola

Penyelenggara swakelola merupakan salah satu pelaku yang berperan dalam pengadaan barang/jasa pemerintahan. Diterangkan Pasal 16 Perpres 16/2018jo. Perpres 12/2021, penyelenggara swakelola terdiri atas tiga tim. Tim yang dimaksud adalah sebagai berikut.

1. Tim persiapan dengan tugas menyusun sasaran, rencana kegiatan, jadwal pelaksanaan, dan rencana biaya.
2. Tim pelaksana dengan tugas melaksanakan, mencatat, mengevaluasi, dan melaporkan secara berkala kemajuan pelaksanaan kegiatan, dan penyerapan anggaran.
3. Tim pengawas dengan tugas mengawasi persiapan dan pelaksanaan fisik maupun administrasi.

Langkah pertama yang dilakukan dalam perencanaan pengadaan melalui swakelola adalah menentukan tipe swakelola. Penentuan pilihan tipe ini dilakukan berdasarkan aspek pelaksanaan, proses, dan prosedur.

Tipe-tipe swakelola berdasarkan Pasal 18 Perpres 16/2018 dan keterangan yang disarikan dari laman BPPK adalah sebagai berikut.

1. Tipe I: swakelola yang direncanakan, dilaksanakan, dan diawasi oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah penanggung jawab anggaran. Contoh kegiatan tipe ini adalah kegiatan bimbingan teknis, penyuluhan, dan sosialisasi peraturan baru.
2. Tipe II: swakelola yang direncanakan dan diawasi oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah penanggung jawab anggaran dan dilaksanakan oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah lain pelaksana swakelola. Contoh kegiatan tipe ini adalah kegiatan pendidikan dan pelatihan, pengujian laboratorium, dll.
3. Tipe III: swakelola yang direncanakan dan diawasi oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah penanggung jawab anggaran dan dilaksanakan oleh ormas pelaksana swakelola. Contoh kegiatan tipe ini adalah pemberian vaksin rabies pada hewan, pelatihan tata cara pemotongan hewan kurban, dll.
4. Tipe IV: swakelola yang direncanakan oleh kementerian/lembaga/perangkat daerah penanggung jawab anggaran dan/atau berdasarkan usulan kelompok masyarakat, dan dilaksanakan serta diawasi oleh kelompok masyarakat pelaksana swakelola. Contoh kegiatan tipe ini adalah renovasi rumah tidak layak huni, perbaikan jalan, dll.

Ketentuan dalam Pelaksanaan Pengadaan Melalui Swakelola

Setelah mengetahui tipe-tipe dari swakelola, penting untuk diketahui pula proses pelaksanaan dalam pengadaan barang/jasa melalui swakelola berdasarkan tipenya. Pasal 47 Perpres 16/2018 menerangkan sejumlah hal berikut.

Pelaksanaan tipe I memiliki tiga ketentuan, antara lain:

1. Pengguna Anggaran [PA] atau Kuasa Pengguna Anggaran pada Pelaksanaan APBN [KPA] dapat menggunakan pegawai kementerian/lembaga/perangkat daerah lain dan/atau tenaga ahli.
2. Penggunaan tenaga ahli tidak boleh melebihi 50% dari jumlah tim pelaksana.
3. Jika dibutuhkan pengadaan barang/jasa melalui penyedia, harus dilaksanakan sesuai ketentuan.

Pelaksanaan tipe II memiliki dua ketentuan, antara lain:

1. PA/KPA melakukan kesepakatan kerja sama dengan kementerian/lembaga/perangkat daerah lain pelaksana swakelola.
2. Pejabat Pembuat Komitmen [PPK] menandatangani kontrak dengan Ketua Tim Pelaksana Swakelola sesuai dengan kesepakatan kerja sama tersebut.

Kemudian, untuk pelaksanaan tipe III dilakukan berdasarkan kontrak PPK dengan pimpinan ormas. Lalu, untuk pelaksanaan tipe IV dilakukan berdasarkan kontrak PPK dengan pimpinan kelompok masyarakat.

Pada intinya, swakelola adalah cara memperoleh barang atau jasa yang dikerjakan sendiri oleh kementerian, lembaga, perangkat daerah, organisasi kemasyarakatan, atau kelompok masyarakat. Berdasarkan aspek pelaksanaan, proses, dan prosedur, ada empat tipe swakelola yang dikenal, yakni tipe I, tipe II, tipe III, dan tipe IV.

Baca berita Hukumonline lainnya di sini!

Swakelola dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah merupakan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa yang penyelenggaran pekerjaannya direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh K/L/D/I sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau kelompok masyarakat.

Lebih jauh lagi dijelaskan di dalam Perlem LKPP Nomor 8 Tahun 2018 tentang Pedoman Swakelola yang merupakan aturan turunan dari Perpres No. 16 Tahun 2018, Barang/Jasa yang diadakan melalui Swakelola dapat dilaksanakan apabila memenuhi salah satu jenis pekerjaan yang dapat dilakukan dengan cara Swakelola.

1. Barang/jasa yang dilihat dari segi  nilai, lokasi, dan/atau sifatnya tidak diminati oleh  Pelaku Usaha, contoh: pemeliharaan rutin [skala kecil, sederhana], penanaman gebalan rumput, pemeliharaan  rambu suar, Pengadaan Barang/Jasa di lokasi terpencil/pulau terluar, atau renovasi rumah tidak layak huni;
2. Jasa penyelenggaraan penelitian dan pengembangan, pendidikan dan/atau pelatihan, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan;
3. Penyelenggaraan sayembara atau kontes;
4. Barang/jasa yang dihasilkan oleh usaha ekonomi kreatif dan budaya dalam negeri untuk kegiatan pengadaan festival, parade seni/budaya, contoh: pembuatan film, tarian musik, olahraga;
5. Jasa sensus, survei, pemrosesan/pengolahan data, perumusan kebijakan publik, pengujian laboratorium dan pengembangan sistem, aplikasi, tata kelola, atau standar mutu tertentu;
6. Barang/jasa yang masih dalam pengembangan sehingga belum dapat disediakan atau diminati oleh Pelaku Usaha;
7. Barang/jasa yang dihasilkan oleh Ormas, Kelompok Masyarakat, atau masyarakat,  contoh: produk kerajinan masyarakat, produk Kelompok Masyarakat, produk  Kelompok Masyarakat penyandang disabilitas,  tanaman atau bibit milik masyarakat atau produk warga binaan lembaga permasyarakatan;
8. Barang/jasa yang pelaksanaan pengadaannya  memerlukan partisipasi masyarakat. Dalam hal pengadaan yang memerlukan partisipasi masyarakat tersebut berupa Pekerjaan Konstruksi maka hanya dapat berbentuk rehabilitasi, renovasi, dan konstruksi sederhana. Konstruksi bangunan baru yang tidak sederhana, dibangun oleh Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah penanggung jawab anggaran untuk selanjutnya diserahkan kepada  Kelompok Masyarakat  penerima sesuai  dengan peraturan perundang-undangan. Contoh:  pembangunan/pemeliharaan  jalan  desa/kampung, pembangunan/pemeliharaan  saluran irigrasi  mikro/kecil, pengelolaan sampah di  pemukiman, atau pembangunan/peremajaan kebun rakyat;atau
9. Barang/jasa yang bersifat rahasia  dan mampu dilaksanakan oleh Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah yang bersangkutan, contoh: pembuatan soal ujian dan pembuatan sistem keamanan informasi.

Jika kondisi tersebut sudah bisa terpenuhi, artinya pelaksanaan pengadaan dapat dilakukan dengan cara swakelola. Dengan begitu, baru di dalamnya bisa saja terdapat penyedia barang/jasa. Contohnya sebagai berikut :

Dalam pelaksanaan penyelenggaraan kegiatan seperti diklat, kursus, penataran, seminar, lokakarya atau penyuluhan, seluruh kegiatan memang dilaksanakan secara swakelola dan telah sesuai dengan definisi dari swakelola itu sendiri. Panitia berasal dari K/L/D/I sendiri, perencanaan dilaksanakan sendiri, juga pengawasan dilaksanakan sendiri. Namun, apabila membutuhkan jasa katering makanan, dimana katering tersebut disediakan oleh perusahaan makanan, maka hal ini tetap menggunakan penyedia, dan untuk memilih perusahaan yang mana yang akan dipilih wajib menggunakan metode pemilihan penyedia yang sesuai dengan cara pelelangan. Artinya, apabila pelaksanaan lokakarya membutuhkan katering yang bernilai di atas 200 Juta, maka tetap dilakukan pelelangan. Apabila dilaksanakan di hotel, maka dapat dilakukan penunjukan langsung dengan tata cara yang sesuai dengan aturan pengadaan barang/jasa.

Penetapan Pemilihan Pengadaan dengan Cara Swakelola

Jika ditarik kesimpulan dari uraian diatas bahwa pemilihan metode pengadaan dengan cara Swakelola harus sudah direncanakan. Jangan memilih swakelola atau penyedia setelah dokumen anggaran ditetapkan, tetapi pilihlah pada saat perencanaan pengadaan. Pemilihan metode pengadaan dilakukan pada saat penyusunan Rencana Umum Pengadaan [Rencana Umum Pengadaan] dan dilaksanakan sebelum penyusunan anggaran. Metode ini sudah harus tertuang dalam Kerangka Acuan Kerja [KAK] atau Term of Reference [TOR] yang disusun oleh tim perencana swakelola. Berikut ini tugas dari Tim Perencana Swakelola :

1] uraian kegiatan yang akan dilaksanakan meliputi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran serta sumber pendanaan;

2] waktu pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan;

3] keperluan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan secara rinci yang dijabarkan dalam rencana kerja bulanan, rencana kerja mingguan, dan rencana kerja harian;

4] rincian biaya pekerjaan yang dijabarkan dalam rencana biaya bulanan dan biaya mingguan;

5] produk yang dihasilkan; dan

6] gambar rencana kerja dan spesifikasi teknis [apabila diperlukan].

b. Penyusunan Jadwal Rencana Pelaksanaan Pekerjaan

1] Tim Perencana membuat jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan kebutuhan waktu pelaksanaan pekerjaan dalam KAK, termasuk jadwal pengadaan bahan, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan yang diperlukan.

2] Jadwal pelaksanaan pekerjaan adalah waktu dimulainya pelaksanaan pekerjaan hingga berakhirnya pelaksanaan pekerjaan.

3] Pembuatan jadwal rencana pelaksanaan pekerjaan disusun dengan mempertimbangkan waktu yang cukup bagi pelaksanaan/penyelesaian pekerjaan.

c. Penyusunan Rincian Biaya Pekerjaan

RAB ini dimasukkan sebagai bagian dari dokumen anggaran. Dalam dokumen aanggaran juga sudah terurai komponen akomodasi dan konsumsi, honorarium panitia, narasumber, Alat Tulis Kantor [ATK], dan berbagai pernak-pernik lainnya. Namun apabila hendak menggunakan penyedia, maka dalam RAB walaupun diuraikan secara detail, namun dalam dokumen anggaran hanya dimasukkan dalam 1 mata anggaran secara gelondongan. Rincian RAB akan berubah menjadi rincian HPS yang sifatnay rahasia, sedangkan total RAB menjadi total anggaran yang masih harus disusun HPS-nya dan kemudian dilakukan pemilihan terhadap penyedia menggunakan metode pemilihan yang sesuai [Pelelangan, Penunjukan Langsung, atau Pengadaan Langsung].

Di dalam Aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan [SIRUP] juga sudah membagi metode pengadaan sejak awal, sehingga tidak ada lagi pertanyaan setelah dokumen anggaran diterima, “Apakah ini dilaksanakan dengan cara swakelola atau penyedia?”. – //www.pengadaan.web.id