Apa yang dimaksud komunikasi atas ke bawah

Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan proses penyampaian pesan dari atasan ke bawahan dilakukan secara lisan dan tulisan yaitu melalui rapat, surat edaran dan perintah langsung. contoh komunikasi dari atasan ke bawahan adalah direktur m remberikan perintah kepada kepala bagian keuangan untuk membuat laporan keuangan Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan yang akan digunakan sebagai laporan akhir tahun. Maka dari itu bawahan dalam hal ini kepala bagian keuangan harus mengerjakan perintah pimpinan itu untuk membuat laporan keuangan tersebut.

2. Komunikasi Dari Bawah Ke Atas Bottom Up Upward Communication

Komunikasi dari bawah ke atas dimana bawahan menyampaikan informasi kepada atasan. Bentuk informasi yang disampaikan dapat berupa laporan, pengaduan, dan pengajuan usul. Untuk memecahkan masalah-masalah yang terjadi di dalam suatu organisasi dan untuk pengambilan keputusan secara tepat dan cepat sudah sepantasnya bila pimpinan memperhatikan usulan-usulan yang berasal dari bawahan. Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas yaitu dengan meningkatkan kepercayaan kepada bawahannya. Pelaksanaan komunikasi dari bawah ke atas pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan dilakukan secara lisan dan tulisan dalam bentuk laporan, dan telaah staf Contoh komunikasi dari bawah ke atas pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan adalah Bagian Litbang memerlukan internet untuk menunjang pekerjaan mereka, Universitas Sumatera Utara kemudian Bagian Litbang harus melapor keperluan mereka tersebut langsung kepada wadir yang terkait, lalu wadir tersebut melaporkannya kepada direktur.

3. Komunikasi Horizontal Horizontal Communication

Komunikasi horizontal horizontal communication atau sering juga disebut dengan istilah lateral communication adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajarsederajat dalam organisasi. Tujuan organisasi lateralhorizontal antar lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departermen yang memiliki kedudukan yang sejajar. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik dalam suatu departemen maupun di antar beberapa departemen, dimana komunikasi ke samping mampu meningkatkan koordinasi antar bagian, meningkatkan nilai-nilai yang dianut karyawan, meningkatkan kekompakkan karyawan, dan selanjutnya akan meningkatkan kinerja perusahaan atau lembaga secara umum. Komunikasi horizontal di Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Medan terselenggara dalam berbagai bentuk kegiatan. Pada suatu ketika komunikasi itu terlaksana dalam suatu rapat dimana dilibatkan setiap anggota dari bidang yang terkait, pada kesempatan lain, staf yang memerlukan koordinasi itu mendatangi sejawatnya dan terjadi diskusi dan pertukaran informasi antar mereka. Apabila informasi yang diperlukan tidak terlalu rumit atau kebutuhan sangat Universitas Sumatera Utara mendadak koordinasi dapat dilakukan dengan perangkat telekomunikasi seperti telepon, faximile dan lain-lain. Pada Dinas Tata Ruang Dan Bangunan TRTB Tingkat ll Kotamadya Medan komunikasi horizontal dicontohkan sebagai berikut, misalnya Bagian Kesekretariatan berkoordinasi dengan Bagian Perencaan Informasi. Komunikasi horizontal yang terjadi antar sesama karyawan dalam suatu bagian komunikasi antar karyawan ini selain membicarakan masalah pekerjaan tidak jarang juga mereka menjurus kepada kepentingan pribadi mereka terhadap perusahaan, misalnya berupa jaminan kesejahteraan, fasilitas yang mereka terima dan beban pekerjaan yang mereka pikul.

4. Komunikasi Diagonal Diagonal Communication

Komunikasi ke bawah menunjukkan arus pesan yang mengalir dari atas ke bawah. Komunikasi ke bawah biasanya diberikan pimpinan kepada bawahan atau para anggota organisasi dengan tujuan untuk memberikan pengertian mengenai apa yang harus dikerjakan oleh para anggota sesuai dengan kedudukannya. Pesan-pesan tersebut dapat dijalankan melalui kegiatan: pengarahan, petunjuk, perintah, teguran, penghargaan, dan keterangan umum. Menurut Lewis, komunikasi ke bawah juga dimaksudkan untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan, kecurigaan yang timbul karena salah informasi, dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan. Komunikasi ke bawah ini dapat diberikan secara lisan, tertulis, dengan gambar atau simbol-simbol, dalam bentuk edaran, pengumuman atau buku-buku pedoman karyawananggota dalam Muhammad, 2009:107. Kebanyakan komunikasi ke bawahan digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan yang berkenaan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan dan kebijakan umum. Tujuan komunikasi ke bawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan Muhammad, 2009:108.

II.2.3.2 Fungsi Komunikasi ke Bawah Downward Communication

Para pegawai di seluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi.Kualitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat.Manajemen puncak harus meimiliki informasi dari semua unit dalam organisasi, dan harus memperoleh informasi untuk semua unit.Aliran informasi dari manajemen yang turun ke tingkat operatif merupakan aktivitas yang berkesinambungan dan sulit. Pemelihan cara menyediakan informasi mencakup tidak hanya pengeluaran sumber daya langsung monoter tetapi juga sumber daya psikis dan emosional. Universitas Sumatera Utara Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication 2000:135 menguraikan fungsi arus komunikasi ke bawah dalam organisasi adalah: a. Pemberian atau penyampaian instruksi kerja job instruction b. Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan job rationale c. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku procedures and practices d. Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.Tubbs, dalam Stewart L Styvia Moss, 2000:135 Menurut Purwanto fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah adalah: 1. Pembuatan instruksi kerja. 2. Penjelasan tentang mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan. 3. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku. 4. Pemberian motivasi. Purwanto, 1997:49 Seorang pimpinan harus lebih memperhatikan komunikasi dengan bawahannya, dan memahami cara-cara mengambil kebijaksanaan terhadap bawahannya.Keberhasilan organisasi dilandasi oleh perencanan yang tepat dan seorang pimpinan organisasi yang memiliki jiwa kepemimpinan.Kedua hal tersebut merupakan modal utama untuk kemajuan organisasi yang dipimpinya. Menurut Katz dan Kahn ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan dalam Pace dan Faules, 2009, yaitu: 1 informasi bagaimana melakukan pekerjaan, 2 informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan, 3 informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi, 4 informasi mengenai kinerja pegawai , dan 5 informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas sense of mission. Kegunaan dari komunikasi ke bawah dapat memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan Universitas Sumatera Utara prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja. Secara umum komunikasi vertikal ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe antara lain: 1. Instruksi Tugas Intruksi tugaspekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan , dilakukan dan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan- pesan tugas dan sebagainya. 2. Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. 3. Ideologi Pesan mengenai ideologi lebih mencari sokongan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi. 4. Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. 5. Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya.Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan. Muhammad, 2009:108-109 Universitas Sumatera Utara Menurut Katz dan Kahn, komunikasi dari atas ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu: a. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu. Tipe informasi ini memusatkan pada apa yang harus karyawan lakukan dan bagaimana melakukannya. Instruksi kerja yang berbentuk perintah, pengarahan, penjelasan dan deskripsi pekerjaan merupakan cara untuk menyampaikan informasi jenis ini. b. Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan. Tipe informasi ini bertujuan agar karyawan mengetahui bagaimana pekerjaan mereka berhubungan dengan tugas-tugas dan posisi lainnya dalam organisasi dan mengapa mereka melakukan pekerjaannya. Dengan kata lain, tipe informasi ini membantu karyawan mengetahui bagaimana pekerjaan mereka membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. c. Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional. Karyawan diberikan informasi mengenai jumlah jam kerja, gaji, program pensiun, asuransi kesehatan, liburan dan ijin cuti, program insentif, penalti dan hukuman. d. Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan. Informasi mengenai hasil kerja karyawan sangat penting dalam mempertahankan operasional perusahaan. Karyawan sering mengeluh, seperti mereka tidak tau bgaimana supervisor melihat performans mereka. e. Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai. dalam Muhamad, 2009:110 Adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan kepada bawahan, maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan yang efektif memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut: 1. Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi Universitas Sumatera Utara yang dibutuhkan mereka dan perlu mengatakan terus terang dan berjanji akan mencarikannya. 2. Pimpinan hendaklah membagi informasi yang dibutuhkan oleh karyawan.Pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi. 3. Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehingga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya untuk diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan pengelolaan yang dipengaruhi mereka. 4. Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan yang diperlukan antara bawahan dan atasan Muhammad, 2009:112. Informasi dalam melaksanakan komunikasi ke bawah dapat berupa: a. Mengadakan rapat b. Memasang pengumuman c. Menerbitkan majalah intern d. Pemberian pujian Effendy, 2002:148 Dalam realitas setiap organisasi yang mulai tumbuh dan berkembang, struktur jenjang, tugas dan penerapan teknologi tinggi yang makin pasif, serta tingkat pelayanan produksi barang dan jasa semakin variasi dan makin meningkat dalam volume dan kuantitas serta kualitas. Secara komunikatif, organisasi cenderung akan mengalami banyak “kemunduran” yang akan dirasakan karyawannya Pohan, 2005:76.

II.2.3.3 Bentuk Komunikasi Atasan Kepada Bawahan