A. PERLENGKAPAN KANTOR
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.
Perlengkapan kantor dapat dibedakan dalam dua jenis, yaitu barang bergerak dan barang tidak bergerak.
1. Barang Bergerak, terdapat dua jenis barang bergerak, yaitu :
a. Barang habis pakai
Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan
satu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa meninggalkan
bekas dalam pemakaiannya.
Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsb.
b. Barang tidak habis pakai
Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya.
Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.
2. Barang Tidak Bergerak, misalnya tanah, gedung, dsb.
B. JENIS-JENIS dan ISTILAH-ISTILAH PERALATAN KANTOR
1. Bekal Kantor [Office Supplies]
Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor. Misalnya : kertas, tinta, karbon, dll.
2. Mesin-mesin Kantor [Office Machine]
Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.
Macam-macam mesin kantor antara lain :
· Mesin tik [type writer]
· Mesin dikte [dictating machine]
· Mesin hitung [calculating machine]
· Mesin keperluan surat menyurat [mailing equipment]
· Mesin pengganda dokumen [duplicator/copier]
· Mesin komunikasi [communication equipment]
Mesin komunikasi disebut juga sebagai pesawat kantor, yang membantu kegiatan komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi di antaranya : intercom, telepon, handphone, switchboard, loudspeaker, dictaphone, teleks, facsimile.
Alat Bantu Peraga [audio visual aids] adalah alat yang digunakan untuk membantu kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contohnya :
Tape recorder, VCD/DVD player, radio, televisi, slide projector, film, over head projector [OHP], projector LCD, white board, dll.
3. Peralatan Kantor [Office Appliances]
Adalah segenap alat yang digunakan untuk membantu dalam pekerjaan kantor.
Macam-macam peralatan yang bukan mesin kantor :
· Bak Surat [desk tray]
· Kalender Meja [desk calendar]
· Penggaris [ruler]
· Pena [pens]
· Tempat Pena [pens holder]
· Pensil [pencil]
· Penghapus pensil [eraser]
· Kertas isap [blotter]
· Gunting
· Stapler
· Bak untuk jepitan kertas
· Bak untuk jarum
· Bak untuk karet gelang
· Jepitan kertas [binder]
· Cap tanggalan [band dater]
· Bantalan cap [stamp pad]
4. Perabot Kantor [Office Furniture]
Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.
Macam-macam perabot kantor yang utama :
· Meja tulis, meja mesin tik, meja komputer
· Kursi
· Lemari yang dapat dikunci
· Rak buku/arsip
· Box
Meja kantor dapat dibedakan berdasarkan ukuran dan fungsinya sbb :
a. Meja besar atau meja biro, yaitu
meja yang mempunyai ukuran sbb :
- Panjang 121,5 cm- 130 cm
- Lebar 70 – 80 cm
- Tinggi 74 cm
Meja ini biasa digunakan oleh direktur.
b. Meja sedang atau meja setengah biro
- Panjang 96,5 cm
- Lebar 71 cm
- Tinggi 71 cm
Meja ini biasa digunakan oleh Kepala Bagian.
c. Meja biasa, yaitu meja yang dipakai oleh pegawai biasa, dengan ukuran :
- Panjang 120 cm
- Lebar 70-72 cm
- Tinggi 75 cm
d. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu, misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out.
Meja mesin tik tingginya lebih rendah dari meja biasa, kurang lebih 62 cm.
e. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat,
pengaturannya didasarkan pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan.
Persyaratan kursi yang baik :
a. Kursi dapat diatur tinggi randahnya sehingga cocok bagi pemakai.
b. Kursi dibuat secara kokoh
c. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang
d. Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung pemakainya.
Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi
rendahnya termasuk kursi yang baik dan
paling enak dipakai untuk berbagai
pekerjaan kantor.
Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak
membaca, sebaiknya kursi kerjanya
berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih.
5. Perabot Kantor Tempelan [Office Fixture]
Adalah perabot kantor yang telah melekat [menjadi satu] dengan bangunan lain dalam kantor. Misalnya : lemari, rak yang menempel di dinding.
6. Hiasan Kantor [Office Ornament]
Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya bertujuan untuk menambah kenyamanan dalam kantor. Misalnya lukisan, gambar-gambar, bunga, lampu hias, dll.