Kantor Virtual atau Virtual Office adalah sebuah “ruang kerja” yang berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional atau pribadi tanpa memiliki “fisik” lokasi usaha. Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan menggunakan teknologi komputer seperti PC, laptop, ponsel dan akses internet.
Secara umum perkantoran maya dapat didefinisikan sebagai otomatisasi proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual [document-driven] menjadi otomatis [electronic-driven] sehingga dokumen yang dipergunakan dalam proses bisnis tidak lagi dalam bentuk hard copy, melainkan dalam bentuk elektronik.
Kantor virtual dimulai tahun 1964 ketika IBM memasarkan mesin yang disebut MT/ST [magnetic tape/selectic typewriter]. Awal perkembangan virtual office dibangun dalam modul-modul yang diakses secara terpisah. Seseorang yang akan melakukan pertemuan dengan rekan bisnisnya harus mengisi aplikasi to-do yang dibuat secara online ataupun tidak. Lain halnya ketika akan mengirim email, orang tersebut harus juga login dan mengakses aplikasi yang berbeda dalam bentuk webmail ataupun email client yang terpasang di komputer pribadi.
Hal inilah yang mengilhami para pengembang aplikasi perangkat lunak untuk mengembangkan suatu aplikasi yang memungkinkan seorang pengguna melakukan apapun layaknya berada dalam sebuah kantor virtual atau biasa kita sebut sebagai virtual office. Dalam perjalananya penggunaan virtual office sangat banyak kendalanya, mulai dari sulitnya menggabungkan banyaknya account yang terpisah-pisah dalam berbagai modul hingga kebutuhan infrastruktur seperti kebutuhan akan server yang bekapasitas besar dan kebutuhan akan besarnya bandwidth untuk mengakses aplikasi virtual office.
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun 1994, ketika Ralph Gregory mendirikan “Kantor Virtual, Inc.” di Boulder, Colorado. Awalnya, virtual office dimaksudkan untuk membantu pekerja secretariat dan administrative [clerical], tetapi kemampuannya untuk memudahkan komunikasi formal dan informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan menarik para manager dan professional sebagai pemakai. Semua pemakai kantor virtual ini menggunakan untuk meningkatkan produktifitas mereka.
Kantor Virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya [cost reduction] yang salah satunya adalah pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional. Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran [office automation] yang bertujuan membantu pemilik atau karyawan perusahaan untuk meningkatkan produktifitas kerja. Keberadaan kantor virtual seorang pemilik atau karyawan persahaan dapat “datang” ke kantor secara cepat yang sebetulnya, kedatangan dan kepergian tersebut berlangsung secara virtual yang tidak secara fisik datang dan hadir di lingkungan kantor.
Pengertian Otomatisasi
Menurut KBBI, Otomatisasi adalah penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin yang secara otomatis melakukan dan mengatur pekerjaan sehingga tidak memerlukan lagi pengawasan manusia [dalam industri dan sebagainya].
Pengertian Otomatisasi Kantor
Otomatisasi kantor didefinisikan oleh O’Brien [1996] sebagai system informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi. Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk meningkatkan perusahaan
Otomatisasi kantor, mencakup sema sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang yang didalam maupun diluar perusahaan. Beberapa sistem Otomatisasi kantor direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasika dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Tujuan dan Manfaat Otomatisasi Kantor
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui:
- Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
- Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
- Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn tertulis pada memo, dan sejenisnya.
- Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer, jaringan internet, satelit, dll.
- Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
Manfaat Otomatisasi Kantor:
- Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi. mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehingga perusahaan mampu berkompetisi dengan baik.
- Sistem otomatisasi kantor yang mampu mengelola data inputan kerja menjadi sebuah laporan dengan waktu yang lebih cepat, efisien serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam input atau User error.
Tahapan Penerapan Otomatis Kantor:
- Tradisional; penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktifitas. Terfokus pada penggunaan Word Processing.
- Transisional; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.
- Transformasional; merupakan fase integrasi informasi dan pematangan konsep Information Resource Management [IRM] yang merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi [ICT]
Model Otomatisasi Kantor:
- Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari system fisik perusahaan [SIA mengumpulkan datanya]. Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
- Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis computer seperti pengolah kata, e-mail, dann konferensi komputer
- Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yang memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
- Model tersebut juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seperti konferensi video dan audio.
Macam-Macam System Otomatisasi Kantor
- System Komunikasi Elektonik
System komunikasi elektronik [electronic communication system] merupakan system teknologi informasi yang digunakan untuk berkomunikasi diantara individu, grup-grup kerja dan organisasi-organisasi. Yang termasuk dalam system ini adalah e-mail, voice mail, facsimile dan bulletin board system. Bulletin board system [BBS] adalah suatu lokasi lewat jaringan internet yang memungkinkan suatu pesan disimpan di lokasi dan selanjutnya dapat diakses dan didesain oleh orang lain.
- System Kolaborasi Elektronik
Sytem kolaborasi elektronik adalah suatu system yang tidak hanya pertukaran komunikasi atau pesan, tetapi juga bagaimana informasi atau pesan tersebut digunakan untuk bekerja sama. Contoh aplikasi yang ada pada OA, yang tergolong dalam system kolaborasi adalah teleconference dan telecommuting. Telecommuting adalah kolaborasi elektronik yang digunakan oleh pekerja yang bekerja dari jarak jauh dengan kantornya
- System Publikasi Dan Pengolahan Imej Elektronik
System publikasi elektronik [electronic publishing system] adalah penggunaan teknologi informasi untuk keperluan pembuatan dokumen tercetak. Yang termasuk aplikasi dari system pubikasi dan pengolahan imej elektronik adalah desktop publishing, elektonik document management, presentase graphics dan multimedia presentation. Elektonik document management [EDM] merupakana system penyimpanan document yang membentuk basis data imej [image database] yang nantinya dapat diakses dan diproses kembali. Presentation graphic digunakan untuk menampilkan grafik yang akan dipresentasikan. Sedangkan multimedia presentation tidak hanya mempresentasikan grafik saja, tetapi memungkinkan untuk mempresentasikan dalam beberapa bentuk media seperti teks, grafik, foto, suara dan video.
System pengolahan kantor [office management systems] merupakan system kantor otomatis yang mendukung orang-orang di organisasi untuk mengorganisasikan aktivitas-aktivitas kerja mereka. Yang termasuk dalam system ini adalah desktop accessories dan electronic scheduling atau kalender elektronik. Desktop accessories menyediakan alat-alat seperti kalkulator, kalender, jam, notepad, daftar nomer telepon dan daftar jam janjian. Electronic scheduling membantu pemakai-pemakai system ini untuk mengatur skejul kerja mereka.
Didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM
- System Elektronik Informal
Tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS
Aplikasi Otomasisasi Kantor:
- Pengolahan kata [word Processing].
Word Processing adalah penggunaan suatu peralatan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak. Word processing memberikan kontribusi terhadap pemecahan masalah dengan memberikan kemampuan kepada manajer untuk membuat komunikasi tertulis yang lebih efektif untuk diberikan kepada anggota lain.
- Surat elektronik [electronic mail].
Penggunaan jaringan computer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan, dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan computer dan alat penyimpanan. Electronic Mail dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvesional.
Voice Mail hampir sama dengan Electronic Mail. Perbedaannya ketika akan mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya dan menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan.
- Kalender elektronik [electronic calendaring].
Electronic Calendaring merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.
Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Aplikasi ini tidak memerlukan computer tetapi hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
Video Conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video. Orang yang berada dalam suatu lokasi dapat melihat dan mendengar suara orang yang berada di lokasi lain selagi konferensi dilakukan.
Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasiakan. Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channelnya dan pengoperasian peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.
Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt. Materi tekstual dapat berbentuk naratif atau tabulasi, dan ia disimpan dalam penyimpanan sekunder pada computer.
- Image Storage and Retrieval
Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
Desktop Publishing merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hampir sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter. System desktop publishing terdiri atas mikrokomputer dengan layar crt yang beresolusi tinggi, printer laser, software desktop publishing.
Referensi:
- 2016. Sistem Informasi Manajemen. WordPress
- Google-Images
- 2017. Sistem Informasi Manajemen: Otomatisasi Kantor. WordPress
IER